您的瀏覽器不支援JavaScript功能,若網頁功能無法正常使用時,請開啟瀏覽器JavaScript狀態

臺中市政府主管法規共用系統

列印時間:113.07.19 10:00

法規內容

法規名稱: 臺中市立西苑高級中學文書暨檔案處理作業要點
公發布日: 民國 101 年 03 月 22 日
發文字號: 中總字第1010001747號 函
法規體系: 臺中市法規/區公所及二級機關等類/臺中市政府教育局所屬各級學校
圖表附件:
法規功能按鈕區

壹、適用範圍
    一、臺中市立西苑高級中學(以下簡稱本校)為統一公文處理作業,
        提高行政效率,特訂定本要點。
    二、本要點所稱文書,係指處理公務或與公務有關,不論其形式或
        性質如何之一切紀錄資料。凡機關與機關或機關與人民往來之
        公文書,機關內部通行之文書,以及公文以外之文書而與公務
        有關者,均包括在內。
    三、本要點所稱文書暨檔案處理,係指文書自收文或交辦起至發文
        、歸檔止之全部流程。

貳、分層負責
    一、各處室主任對各該處室分層負責處理公務,負監督考核責任,
        並得指定人員抽查授權處理之公文,做為考核及研究改進之準
        據。
    二、分層負責之層級劃分,校長為第一層;處室主管為第二層;
        組長為第三層;承辦人員為第四層。
    三、各處室核決公文(包括決行、核批、核會文件)行使最後
        核定職權者,應親筆簽名並加蓋代為決行章。代為核決文
        稿者,應負行政與法律上責任。
    四、公文承辦人員製作公文,其敘述事實或引敘人名、地名、物名
        、日期、數字、法規條文及有關解釋等,發生錯誤遺漏者,應
        由承辦人員負責。

參、文書處理程序
    一、文書處理應依下列規定辦理:
        (一)文書處理,應隨到隨辦、隨辦隨送,不得積壓。
        (二)文書製作應採由左至右之橫行格式。
        (三)文書均須記載年、月、日,配合流程管理,得註明時間;
            文書中記載年份,一律以國曆為準,惟外文或譯件,得採
            用西元紀年。
        (四)文書處理過程中之有關人員,均應於文面適當位置蓋章或
            簽名,並註明時間(例如十一月八日十六時,
            得縮記為 1108 /1600),以明責任。
    簽名必須清晰,以能辨明為何人所簽。
二、公文電子交換收發文處理應依下列規定辦理:
   (一)機關公文電子交換,係指將文件資料透過電腦及電信網路,
         予以傳遞收受者。機關公文電子交換機制分為三類:
         1、第一類:屬經由第三者(公文電子交換服務中心) 集中處
                     理,具有電子認證、收方自動回復、加密(電子
                     數位信封)等功能,並提供交換紀錄儲存、正副
                     本分送及怠慢處理等加值服務者。
         2、第二類:屬點對點直接電子交換,並具有電子認證、收方
                     自動回復、加密(電子數位信封)等功能者。
         3、第三類:屬發文方登載於電子公布欄,並得輔以電子郵遞
                     告之,不另行文者。加密(電子數位信封)之功能
                     ,得視安全控管之需要自行選用。
     上述三類機制之選用,視公文性質考量決定。
   (二)應由文書單位負責辦理公文電子交換作業。但依公文性質、
         行文單位及時效,有適當控管程序者,可指定專人辦理。
   (三)公文電子交換作業收文、發文、登載電子公布欄之相關紀錄
         及文稿,得視需要予以儲存。
三、前點之公文處理程序如下:
   (一)公文電子交換收文處理程序:識別通行、電子認證、收文確認、
       收文列印、檢視處理、分文、編號、登錄、傳送等。
   (二)公文電子交換發文處理程序:列印全文、繕校、列示清單、
       識別通行、電子認證、發文傳送、發文確認、加蓋「已電子交
       換」章戳、檢視發送結果、處理失敗訊息等。
四、公文電子交換之收文、傳遞、發文等作業及人民、法人或其他
    非法人團體於參加政府機關公文電子交換作業時,應符合
    「機關公文電子交換作業辦法」、「文書及檔案管理電腦化作
    業規範」、「臺中市政府公文電子交換作業要點」等相關規定。
五、為減少文書數量,各處室處理文書應依下列規定辦理:
    (一)無轉行或答復必要之文書或例行准予備查之案件,應逕予存
        查。
    (二)無機密性之通案,得於電子公布欄公布、登載於公報、公告
        或其他公務性刊物,以代替行文。
    (三)接到之副本,如僅為通知性質,不須辦理,亦無其他意見者,
        不必行文答復。
    (四)內容簡單毋須書面行文者,可用電話接洽。
    (五)首長到任就職,地址、電話變動、年度發文代字號,或其他
        一般性通報週知事項,應登載電子公布欄。
    (六)凡造送各種報表,除必須備文附送者外,一律由主辦單位逕
        行送發。
    (七)屬內部通報性質之公文,得利用內部網路,以登載或以電子
        郵遞方式告知;其採電子郵遞方式者,須確認相關收受人員
        必能獲知該項訊息。
    (八)收文、發文、簽稿及電子文件之歸檔,應依檔案法及相關規
        定辦理。
肆、收文處理
    一、文書單位應設立登記桌,辦理公文收發登記及查詢。
    二、收文應依下列規定辦理:
       (一)收文人員負公文點收之責,凡收到公文或函電,除普通
           郵遞信件外,應先將送件人所持之送文簿或清單逐一查
           對點收,並就原簿、(單),註明收到時間蓋戳歸還。
       (二)收件應注意封口是否完整,如有破損或拆閱痕跡,應當
           面會同送件人於送件簿、單上,註明退還或拒收。
    三、電子公文簽收應注意事項如下:
       (一)電子交換收文人員應輸入識別碼、通行碼或其他辨識方
           法實施身分辨識程序,並於電腦系統確認相符後,即時
           或定時進行收文作業,且應立即傳送回復訊息,並依一
           般收文作業程序繼續辦理。
       (二)電子交換收文人員應注意傳遞交換之前置處理設備是否
           解開電子文件封包、儲存電子檔、確認發文單位,及檢
           查附件與文件有否疏漏或被竄改。
       (三)電子交換收文人員於電子收文後須列印收受之公文,同
           時得由收方之電腦系統標明電子公文;如電子公文超過
           一頁以上時,須加印頁碼及騎縫標識。
       (四)電子交換收文人員於檢視來文無誤後,應按收文程序辦
           理;如發現來文有誤送或疏漏時應通知原發文機關另為
           處理。
     四、收文拆驗應依下列規定辦理:
       (一)收文人員收到文件拆封後,除無須登錄者外,如為機密件
           或書明親啟字樣之文件,應於登錄後,送由機關首長指定
           之機密件處理人員或收件人收拆;如為普通文件,應即點
           驗來文及附件名稱、數量是否相符,如有錯誤或短缺,除
           將原封套保留註明外,應以電話或書面向原發文機關查詢。
       (二)公文附件如屬現金、有價證券、貴重或大宗物品,應先送
           出納單位或承辦單位點收保管,並於文內附件右側簽章證
           明。
       (三)附件應不與公文分離為原則,由收文人員裝訂於文後隨文
           附送;附件較多或不便裝訂者,應裝袋附於文後,並書明
           ○○號附件字樣。
       (四)來文如屬訴願案、訴訟案、人民陳情案或申請案等,且有
           封套者,其封套應釘附於文後,以備查考;郵寄公文之封
           套所貼郵票,不得剪除。
       (五)來文如有誤投,應退還原發文機關;其有時間性者得代為
           轉送,並通知原發文機關。
     五、收受外文文件,應指定精通外文人員譯出主旨後,收文單位
         用送文簿登記,送主辦單位處理。
     六、分文應依下列規定辦理:
        (一)收發人員收到來文經拆驗後,應辦理分文。如係電子交
            換、傳真、電報或外文文電,應按程序收文分辦。
        (二)收發人員應視公文之時間性、重要性,依各單位之組織
            與職掌,認定承辦單位並分別在右下角加註單位後,依
            序迅確登錄公文系統並分辦。
        (三)來文內容涉及二個單位以上者,應以來文所敘業務較多
            或首項業務之主辦單位為主辦單位,於收辦後再行會辦
            或協調分辦。
        (四)校長交下之公文,分文時應於公文上加註「校長交下」
             戳記。
     七、收文編號、登錄應依下列規定辦理:
        (一)來文完成分文手續後,將公文來文機關、公文類別、
            公文性質、來文日期及文號、附件、主旨、承辦單位
            及承辦人員等登錄於公文系統,並在來文正面適當位
            置加蓋收文日期編號戳及填寫收文號分送承辦單位;
            急要公文應提前登錄編號分送。機密案件點選公文類
            別為密,主旨即自動帶出密不錄由。
        (二)收文號按年順序編號,年度中間如遇機關首長更動時,
            其編號仍應持續,不另更換。
        (三)每日下班前二小時前送達收發人員之文件,應於當日
            編號登錄分送承辦單位。
        (四)承辦單位因故遺失業經收文編號之公文,經原發文機關
            補發後要求補辦收文手續時,仍應沿用原收文日期及原
            收文號。
        (五)電子交換收發人員於檢視來文無誤後,應收文登錄,並
            將相關電子檔與收文號連結,加蓋收文日期章戳,分送
            承辦單位。
     八、文書組收發及各單位承辦人應依下列規定辦理:
         (一)公文收發應用之分文清單,由公文系統列印產出。
             分文清單應視各單位收受公文之性質,至少保存五
             年以上,以供查詢。
         (二)各單位承辦人收到文書組收發送來之文件,經點收無
             誤後於分文清單上簽收。
         (三)承辦單位收受之文件,認為非屬本單位承辦者,應敘
             明理由經單位主管核閱後,即時由單位收發退回收發
             人員改分,或逕行移送其他單位承辦並通知分文人員;
             受移單位如有意見,應即簽明理由陳請首長裁定,不
             得再行移還,以免輾轉延誤。
         (四)會辦之文件,受會單位應視同速件,並依收發文程序
             辦理。
         (五)經發文或核定存查之文件,應銷號。
     九、下列文件,不予編號,應另送承辦單位辦理:
         (一)各種定期及例行表報。
         (二)通報及知會之文件。
         (三)邀請參加紀念性集會之文件。
         (四)贈送書刊及資料之文件。
         (五)宣導海報及文宣。
伍、發文處理
    一、文書之繕校,由各承辦單位自行辦理。
    二、公文由承辦人員自行校對並依下列規定辦理:
       (一)校對公文之密等、速別,與原稿是否相符。
       (二)校對繕寫文件款式內容、標點符號是否無誤。
       (三)電子文件電子檔是否與批示及訂正內容一致。
       (四)數字、人名、地名及時間等,應特別注意校對。
       (五)校對受文單位是否相符及附件是否齊全。
       (六)公文以電子文件發文者,除應校對外,並應注
             意其格式是否相符,附件是否齊全。
    三、公文稿件決行後,由承辦人員依批示內容訂正電子檔及校
        對後,將公文稿上傳送至「發文台」,收發人員點收紙本
        稿件無誤辦理發文作業,電子公文進行電子交換公文發文
        程序;非電子交換公文(含附件)整理完妥,並經用印後,
        掛號郵寄至受文機關。
    四、電子交換發文傳送作業應注意事項如下:
        (一)收發人員發文前應輸入識別碼、通行碼或其他識別方
            式,實施身分辨識程序。並於電腦系統確認相符後,
            始可進行發文作業。
        (二)收發人員應於傳送後,確認電腦系統已發送之訊息。
        (三)公文電子交換後,得於公文原稿加蓋「已電子交換」
            章戳,並將原稿歸檔。
        (四)電子交換發文人員於傳送後,至遲應於次日在電腦
            系統檢視發送結果,並為必要之處理。
     五、收發文人員對待發之公文,應詳加檢查核對,如有漏蓋
         印信、附件不全或受文單位不符者應分別退還補辦。
         但電子公文,得不蓋用印信或章戳。
     六、發文後之稿件,承辦單位註明有先發後會或發後補判者,
         應退還承辦單位自行處理。
     七、文稿發文時,除特殊情況外,原則上以來文收到時所編
         之號碼為發文號碼發文。如係創稿,則按發文當時編號
         順序編號或由承辦人員自公文系統取號。其所編之發文
         號,承辦人員得登記承辦案件登記簿或由公文系統列印
         產出,以供查案參考。
     八、經發文人員清點無誤之文稿,即以來文收到時所編之號
         碼為發文號碼,並蓋發文日戳。如有兩號以上來文彙案
         辦理者,以其中最後收到之來文所編收文號碼為發文號
         碼。其他各號均註明「併某號辦理」字樣。
     九、發文冠字除沿用收文冠字外,應冠承辦單位之代字,
         不得加冠會辦單位及首長姓名代字。原稿及發出公文紙
         之日期、字號項下,並應分別標示中華民國年、月、日
         及字號。
     十、封發公文應依下列規定辦理:
         (一)經編號待發之公文,應檢查附件是否齊全,文與封
             是否相符後再封固,並標明速別,登錄後送外收發
             人員遞送或郵寄。
         (二)同一受文機關之公文,除最速件得提前封發外,其
             餘普通件得併封發出,並在封套上註明文號件數。
         (三)密件、速件公文,應按文稿註明區分之密等或速別
             ,於封套上加蓋戳記。但機密文件,應另加外封套
             。定有期限公文,加蓋「本件有時間性」戳記。
             開會通知加蓋「開會通知,提前拆閱」戳記。
     十一、發文附件應依下列規定辦理:
           (一)發文附件由承辦人備妥並檢點清楚。有二種以上
               附件時,應分  別標示附件序號送由文書單位隨
               文辦理封發外,其不能隨文裝訂之附件,由承辦
               單位負責個案固封加蓋「封迄」戳記,於封面註
               明受文者後送發。
           (二)重要附件、現金、支票、匯票、郵票、各種有價
               證券、貴重物品或各種證件等,應由承辦單位檢
               齊固封。封面書明附件名稱、數量、封口加蓋經
               手人印章,隨同文稿交發。發文人員應將原封附
               件連同公文編號、登記,加封發出。
           (三)凡體積較大數量過多之附件需另寄者,應在公文
               附件項下註明附件另寄,並應在附件封面書明某
               字號之附件,該公文及附件應同時付郵。
           (四)附件為重要包裹,應以防水之紙張或塑膠製品等
               包裝後,書明收件地點、機關名稱或人名。
           (五)附件為大宗物品,得由承辦單位協同文書單位派
               員遞送。 
      十二、發文在未封口前,應再抽出複檢後封固。其送達方式
            ,如交換、傳遞、專人送達、郵寄、寄存、公示等,
            由文書單位視公文性質及實際情形自行決定。
      十三、公文交換、傳遞、專人送達、郵寄,應依下列規定辦
            理:
           (一)公文傳遞應指定傳遞方法或傳遞人,並按公文內容
               性質選取交換方式。
           (二)專人送達文件應用送文簿填寫封套正面所列之字號
               、收件者、送出月日時各欄,分派專人送達,並由
               收件單位點收蓋章。
           (三)郵寄文件應先過磅,以登記簿登記。分上、下午兩
               次送郵。最速件以限時掛號隨時送郵,並登記。
           (四)專人送達或郵寄公文,應於公文封之發文字號欄內
               逐一詳列公文封內裝之公文號碼,供受文機關點收
               公文之依據。
           (五)機關內部機密件、急要文件或附有大量現金有價證
               券及貴重物品之公文,應由承辦人員親自送達。
               不能依前項第五點規定送達之公文,得依「行政程
               序法」規定公示送達、寄存送達方式為之。
      十四、各單位送發函件包括付郵及專人送達,應以有關公務
            者為限,由承辦人員登記送文簿送發。
      十五、收發人員應定時查驗送文簿(表)登記之文件送達情形。
      十六、公文發出後,其所有原稿及附件應加整理,辦理歸檔。
      十七、收發文人員每月列印「收文件數及發文件數統計表」。
陸、公文製作
    一、公文程式之類別及用法如下:
        (一)公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」
            、「其他公文」六種:
            1、令:公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量
                    基準之行政規則及人事命令時使用。
            2、呈:對總統有所呈請或報告時使用。
            3、咨:總統與立法院、監察院公文往復時使用。
            4、函:各機關處理公務有下列情形之一時使用:
                   (1)上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦
                       、批復時。
                   (2)下級機關對上級機關有所請求或報告時。
                   (3)同級機關或不相隸屬機關間行文時。
                   (4)民眾與機關間之申請或答復時。
            5、公告:各機關就主管業務或依據法令規定,
                      向公眾或特定之對象宣布週知時使用。
            6、其他公文:其他因辦理公務需要之文書,例如:
                   (1)書函:
                       甲、於公務未決階段需要磋商、
                           徵詢意見或通報時使用。
                       乙、代替過去之便函、備忘錄、
                           簡便行文表,其適用範圍較
                           函為廣泛,舉凡答復簡單案
                           情,寄送普通文件、書刊,
                           或為一般聯繫、查詢等事項
                           行文時均可使用,其性質不
                           如函之正式性。
                    (2)開會通知單:召集會議時使用。
                    (3)公務電話紀錄:凡公務上聯繫、
                        洽詢、通知等可以電話簡單正確
                        說明之事項,經通話後,發(受)
                        話人如認有必要,可將通話紀錄
                        作成兩份並經發話人簽章,以一
                        份送達受(發)話人簽收,雙方附
                        卷,以供查考。
                    (4)手令或手諭:機關長官對所屬有
                        所指示或交辦用。
                    (5)簽:承辦人員就職掌事項,或下
                        級機關首長對上級機關首長有所
                        陳述、請示、請求、建議時使用。
                    (6)報告:公務用報告如調查報告、
                        研究報告、評估報告等;或機關
                        所屬人員就個人事務有所陳請時使用。
                    (7)箋函或便箋:以個人或單位名義
                        於洽商或回復公務時使用。
                    (8)聘書:聘用人員時使用。
                    (9)證明書:對人、事、物之證明時使用。
                    (10)證書或執照:對個人或團體依
                          法令規定取得定資格時使用。
                    (11)契約書:當事人雙方意思表示一致,
                          成立契約關係時使用。
                    (12)提案:對會議提出報告或討論
                                      事項時使用。
                    (13)紀錄:記錄會議經過、決議或
                                      結論時使用。
                    (14)節略:對上級人員略述事情之
                          大要,亦稱綱要。起首用「敬陳者」,
                          末署「職稱、姓名」。
                    (15)說帖:詳述機關掌理業務辦理
                          情形,請相關機關或部門予以支持
                          時使用。
                    (16)定型化表單。
        (二)上述各類公文屬發文通報週知性質者,以登載機關電
            子公布欄為原則;另公務上不須正式行文之會商、聯
            繫、洽詢、通知、傳閱、表報、資料蒐集等,得以發
            送電子郵遞方式處理。
    二、公文結構及作法應依下列規定辦理:
        (一)公布自治條例、發布法規命令、解釋性規定與裁量基
            準之行政規則及人事命令:
            1、公布自治條例、發布法規命令、解釋性規定與裁
                量基準之行政規則:
                (1)令文可不分段,敘述時動詞一律在前,例如
                    :
                    甲、訂定「○○○施行細則」。
                    乙、修正「○○○辦法」第○條條文。
                    丙、廢止「○○○辦法」。
                (2)多種自治條例之制定或廢止,同時公布時,
                    可併入同一令文處理;法規命令之發布,亦
                    同。
                (3)公、發布應以刊登政府公報或新聞紙方式為
                    之,並得於機關電子公布欄公布;必要時,
                    並以公文分行各機關。
            2、人事命令:
                (1)人事命令:任免、遷調、獎懲。
                (2)人事命令格式由人事主管機關訂定,並應
                    遵守由左至右之橫行格式原則。
         (二)函:行政機關之一般公文以「函」為主,函的結
                 構採用「主旨」、「說明」、「辦法」三段
                 式。
        (三)公告:
              1、公告之結構分為「主旨」、「依據」、「公
                  告事項」(或說明)三段,段名之上不冠數字
                  ,分段數應加以活用,可用「主旨」一段完
                  成者,不需分段。
              2、公告分段要領:
                  (1)「主旨」應扼要敘述,公告之目的和要求
                        ,其文字緊接段名冒號之下書寫。公告
                        登載時,得用較大字體簡明標示公告之
                        目的,不署機關首長職稱、姓名。
                  (2)「依據」應將公告事件之原由敘明,引據
                        有關法規及條文名稱或機關來函,非必
                        要不敘來文日期、字號。有兩項以上
                      「依據」者,每項應冠數字,並分項條列
                        ,另列縮格書寫。
                  (3)「公告事項」(或說明)應將公告內容分項
                        條列,冠以數字,另列縮格書寫。公告
                        內容僅就「主旨」補充說明事實經過或
                        理由者,改用「說明」為段名。公告如
                        另有附件、附表、簡章、簡則等文件時
                        ,僅註明參閱「某某文件」,公告事項
                        內不必重複敘述。
               3、一般工程招標或標購物品等公告,得用定型化
                   格式處理,免用三段式。
               4、公告除登載於機關電子公布欄者外,張貼於機
                   關公布欄時,必須蓋用機關印信,於公告兩字
                   右側空白位置蓋印,以免字跡模糊不清。
         (四)其他公文:
               1、書函之結構及文字用語比照「函」之規定。
               2、定形化表單之格式由各單位自行訂定,並應
                   遵守由左至右之橫行格式原則。
    三、公文製作一般原則如下:
        (一)文字使用應儘量明白曉暢,詞意清晰以達到公文程
              式條例第八條所規定「簡、淺、明、確」之要求,
              其作業要求:
              1、正確:文字敘述和重要事項記述,應避免錯誤
                        和遺漏,內容主題應避免偏差、歪曲。
                        切忌主觀、偏見。
              2、清晰:文意清楚、肯定。
              3、簡明:用語簡練,詞句曉暢,分段確實,主題
                        鮮明。
              4、迅速:自搜集資料,整理分析,至提出結論,
                        應在一定時間內完成。
              5、整潔:文稿均應保持整潔,字體力求端正。
              6、一致:機關內部各單位撰擬文稿,文字用語、
                        結構格式應力求一致,同一案情的處
                        理方法不可前後矛盾。
              7、完整:對於每一文件,應作深入廣氾之研究,
                        從各種角度、立場考慮問題,與相關單
                        位協調聯繫。所提意見或辦法,應力求
                        周詳具體、適切可行,並備齊各種必需
                        之文件。
         (二)擬稿注意事項如下:
               1、擬稿須條理分明,其措詞以切實、誠懇、簡
                   明扼要為準。
               2、引敘來文或法令條文,以扼要摘敘足供參證
                   為度。
               3、敘述事實或引述人名、地名、物名、日期、
                   數字、法規條文及有關解釋等,應詳加核對
                   ,避免錯漏。
               4、各種名稱如非習用有素,不宜省文縮寫,如
                   遇譯文且關係重要者,請以括弧加註原文,
                   以資對照。
               5、文稿表示意見,應以負責態度,或提出具體
                   意見供受文者抉擇。
               6、擬稿以一文一事為原則,來文如係一文數事
                   者,得分為數文答復。
               7、引敘原文其直接語氣均應改為間接語氣,如
                   「貴」「鈞」等應改為「本」「該」等。
               8、簽宜載明年月日及單位。
               9、擬辦復文或轉行之稿件,應敘入來文機關之
                   發文日期及字號,俾便查考。
               10、案件如已分行其他機關者,應於文末敘明
                     ,以免重複行文。
               11、文稿中多個機關名稱同時出現時,按照既
                     定機關順序,由左至右依序排列。
               12、文稿分項或分條撰擬時,應分別冠以數字
                     。上下左右空隙力求勻稱,機關全銜、受
                     文者、本文等應採用較大字體,以資醒目。
               13、文稿有2頁以上者應裝訂妥當,並於騎縫處
                     蓋(印)騎縫章或職名章,同時於每頁之下
                     緣加註頁碼。
         (三)分段要領如下:
               1、「主旨」:
                   (1)「主旨」:為全文精要,以說明行文目
                                  的與期望,應力求具體扼要。
                   (2)「主旨」不分項,文字緊接段名冒號下
                           書寫。
               2、「說明」:
                   (1)當案情必須就事實、來源或理由,作較
                         詳細之敘述,無法於「主旨」內容納時
                         ,用本段說明。本段段名,可因公文內
                         容改用「經過」、「原因」等名稱。
                   (2)如無項次,文字緊接段名冒號之下書寫
                         ;如分項條列,應另列縮格書寫。
               3、「辦法」:
                   (1)向受文者提出之具體要求無法在「主旨」
                         內簡述時,用本段列舉。本段段名,可
                         因公文內容改用「建議」、「請求」、
                         「擬辦」、「核示事項」等名稱。
                   (2)其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型
                         態時,應編列為附件。
               4、「主旨」、「說明」、「辦法」3段,得靈活運
                    用,可用1段完成者,不必勉強湊成2段、3段。
          (四)製作公文,應遵守以下全形、半形字形標準之規定:
              1、分項標號:應另列縮格以全形書寫為一、二、三
                  、……,(一)、(二) 、(三)……,1、2、3、
                  ……,(1)、(2)、(3);但其中“()”以半型
                  為之。
              2、內文:
                 (1)中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以
                     全形為之。
                 (2)阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用
                     之標點符號應以半形為之。
    四、公文用語規定如下:
        (一)期望及目的用語,得視需要酌用「請」、「希」、
            「查照」、「鑒核」或「核示」、「備查」、
            「照辦」、「辦理見復」、「轉行照辦」等。
        (二)准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語,
            必須明確肯定。
        (三)直接稱謂用語:
            1、有隸屬關係之機關:上級對下級稱「貴」;
                下級對上級稱「鈞」;自稱「本」。
            2、對無隸屬關係之機關:上級稱「大」;
                平行稱「貴」;自稱「本」。
            3、對機關首長間:上級對下級稱「貴」;
                自稱「本」;下級對上級稱「鈞長」,
                自稱「本」。
            4、機關(或首長)對屬員稱「台端」。
            5、機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱
                「君」、「台端」;對團體 稱「貴」,
                自稱「本」。
            6、行文數機關或單位時,如於文內同時提及,
                可通稱為「貴機關」或「貴單位」。
        (四)間接稱謂用語:
            1、對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」,
                如一再提及,必要時得稱「該」;對職
                員稱「職稱」。
            2、對個人一律稱「先生」「女士」或「君」。
    五、簽、稿之撰擬規定如下:
        (一)簽稿之一般原則:
            1、性質:簽為處理公務表達意見,以供上級
                      瞭解案情、並作抉擇之依據;「稿」
                      為公文之草本,依規定程序核判後
                      發出。
            2、擬辦方式:
                (1)先簽後稿:
                    甲、制定、訂定、修正、廢止法令案件。
                    乙、有關政策性或重大興革案件。
                    丙、牽涉較廣,會商未獲結論案件。
                    丁、擬提決策會議討論案件。
                    戊、重要人事案件。
                    己、其他性質重要必須先行簽請核定案件。
                (2)簽稿併陳:
                    甲、文稿內容須另為說明或對以往處理情形
                        須酌加析述之案件。
                    乙、依法准駁,但案情特殊須加說明之案件。
                    丙、須限時辦發不及先行請示之案件。
                (3)以稿代簽為一般案情簡單,或例行承轉之案
                    件。
                (4)公文案件相同者及同一案情之正副本,應併
                    案簽辦。
                (5)不同機關之來文,其案情相同者,應併案彙
                    辦。
        (二)簽之撰擬:
            1、款式:
                (1)先簽後稿:簽應按「主旨」、「說明」、
                              「擬辦」三段式辦理。
                (2)簽稿併陳:如案情簡單,可不分段,
                              以條列式簽擬。
                (3)一般存參或案情簡單之文件,得於原件文
                    中空白處靠左側簽擬,以便由左而右,逐
                    級核章。
            2、撰擬要領:
                (1)「主旨」:扼要敘述,概括「簽」之整個
                              目的與擬辦,不分項,一段完成。
                (2)「說明」:對案情之來源、經過與有關法
                              規或前案,以及處理方法之分析
                              等,作簡要之敘述,並視需要分
                              項條列。
                (3)「擬辦」:為「簽」之重點所在,應針對案
                              情,提出具體處理意見,或解決
                              問題之方案,意見較多時分項條
                              列。
                (4)「簽」之各段應截然劃分,「說明」一段不
                      提擬辦意見,「擬辦」一段不重複「說明」。
       (三)稿之撰擬:
           1、草擬公文按文別應採之結構撰擬。
           2、撰擬參考要領:
               (1)按行文事項之性質選用公文名稱,如「令」
                   、「函」、「書函」、「公告」等。
               (2)一案須辦數文時,請參考下列原則辦理:
                   甲、一文之受文者有數機關時,內容大同
                       小異者,同稿併敘,將不同文字列出,
                       並註明某處文字針對某機關。
                   乙、文稿中多個機關名稱同時出現時,按
                       照既定機關順序,由左而右依序排列。
                   丙、內容小同大異者,用同一稿面分擬,
                       如以電子方式處理者,可用數稿。
                   丁、文稿分項或分條撰擬時,應分別冠以
                       數字,機關全銜、受文者、本文等應
                       採用較大字體,以資醒目。
               (3)「函」之正文,除按規定結構撰擬外,並
                    請注意下列事項:
                    甲、訂有辦理或復文期限者,請在
                        「主旨」內敘明。
                    乙、承轉公文,請摘敘來文要點,不宜在
                        「稿」內書:「照錄原文,敘至某處」
                        字樣,來文過長仍請儘量摘敘,無法
                        摘敘時,可照規定列為附件。
                    丙、概括之期望語「請核示」、「請查照」
                        、「請照辦」等,列入「主旨」,不在
                       「辦法」段內重複;至具體詳細要求有所
                        作為時,請列入「辦法」段內。
                    丁、「說明」、「辦法」分項條列時,每項
                          表達一意。
                    戊、文末首長簽署、敘稿時,為簡化起見,
                        首長職銜之後可僅書「姓」,名字則以
                        「○○」表示。
                    己、須以副本分行者,請在「副本」項下列
                        明;如要求副本收受者作為時,則請在
                       「說明」段內列明。
                    庚、如有附件,得在文內敘述附件名稱及份
                        數;正、副本檢附附件不同時,應於文
                        內分別敘述附件名稱及份數。
    六、各機關對有隸屬關係機關之行文,應依層級為之,不得越級。
        因緊急情況越級行文時,得以副本抄送其直屬上級或下級機
        關。
    七、前點越級行文案件,答復時如無時限性,仍不得越級。
    八、無機密性之通案公文,或必須轉行所屬機關之一般公文,
        除用公報刊登外,並得利用其他定期性之公務刊物刊登,
        及大眾傳播工具傳播。
    九、召開會議,應先製作開會通知單。其有議程及討論資料者,
        應另做附件併送,如時間急迫,並應以電話告知。開會通知
        單應致送主持人。
    十、造送各種報表,除必須備文附送外,一律由主辦單位逕行送
        發。
    十一、受理檢舉文件,應將原件批交有關單位辦理者外,不得將檢
          舉人之姓名、住址及身份資料轉行。匿名或不具名之檢舉文
          件不予受理。但內容具有事證者,仍應審酌處理。
    十二、各單位對速件、最速件、或定有期限之文件,如確有特殊原
          因,為收文機關無法及時收到處理者,應先以電話通知,並
          做成電話紀錄附卷查考。
    十三、承辦人員辦稿時,處理附件應依下列規定辦理:
          (一)附件應檢點清楚,隨稿附送。
          (二)附件有二種以上時,應依序標明序號。
          (三)附件隨文附送時,應於文稿內加註附件名稱及數量。
          (四)如需以原本發出,而原本僅一份時,請註明:「原本隨
              文發出,抄本或影印本存卷」。
          (五)如需以電子文件、抄本或影印本發出,辦稿時請書
              「附電子檔」、「抄送」或「檢送○○影印本」等
              字樣,並註明「原本存卷,另以電子檔、抄本或影
              印本發出」。
          (六)發文附件宜儘量用電子文件。
          (七)附件如不及或不能隨稿附送時,請註明「文先發,
              附件後送」或「封發時,附件請向承辦人員或洽
              ○○取」字樣。
    十四、較為繁複之圖表經核定後,承辦單位應按所需份數,自行繕
          校或繪製。
    十五、承辦人員擬辦案件,應依輕重緩急依序辦理,並於規定時限
          內完成,不得積壓。
    十六、簽稿如有修改,應由修改人員,於修改處蓋職名章,以明責
          任。
    十七、辦理會稿應注意事項如下:
          (一)凡先簽後稿之案件已於擬辦時會核者,如稿內所敘與會
              核時並無出入,應不再送會,以節省時間及手續。
          (二)各單位於其他單位送會之簽稿,如有意見應即提出,如
              未提出意見,一經會簽,即認為同意,應共同負責。
          (三)會稿單位對於文稿有不同意見時,應由主辦單位綜合修
              改後,再送決定,會銜者亦同。
          (四)會辦公文視同速件處理,涉及二單位以上之案件,除須
              依次遞會者外,應複製分會,以爭取時效。
    十八、文書之陳核、陳判、會辦等過程中,均應使用公文夾。
    十九、承辦人員處理公務,應備承辦案件登記簿登記或由公文系統
          列印產出。職務異動時,並應連同業務相關資料列入移交。
    二十、下列文件,得逕行簽辦存查:
          (一)無轉行或答覆必要之文件。
          (二)下級機關送請例行備案或備查之文件及表報。
          (三)本機關蒐集或受贈與之參考資料。
          (四)屬通知、參考性之副本。
          (五)其他依規可予存查之案件。
    二十一、知會性質之案件,不必事先會辦,核定後以副本抄知。
    二十二、會辦案件有下列情形之一者,得於簽辦前會商協調:
            (一)有時間性或重要案件。
            (二)涉及三單位以上職掌案件。
            (三)案情繁複或意見不一致之案件。
柒、監用印
    一、各單位公文蓋用印信及簽署,應依下列規定辦理:
        (一)各單位任何文件,非經校長或依分層負責規定授權
            各層主管判發者,不得蓋用印信。
        (二)監印人員如發現原稿未經判行或有其他錯誤,應即
            退送補判或更正後再蓋印。
        (三)監印人員於待發文件檢點無誤後,依下列規定蓋用
            印信:
            1、發布令、公告、派令、任免令、獎懲令、考績通
               知書、聘書、訴願決定書、授權狀、獎狀、褒揚
               令、證明書、執照、契約書、證券、匾額及其他
               依法規定應蓋用印信之文件,均蓋用機關印信及
               首長協銜簽字章。
            2、呈:用機關首長全銜、姓名,蓋職章。
            3、函:上行文署機關首長職銜、姓名,蓋職章。
                   平行文蓋職銜簽字章或職章。行文蓋職銜簽
                   字章。
            4、書函、開會通知單、移文單及一般事務性之通知
               、聯繫、洽辦等公文,蓋用機關或承辦單位條戳。
            5、機關內部單位主管依分層負責之授權,逕行處理
               事項,對外行文時,由單位主管署名,蓋單位主
               管職章或蓋條戳。
            6、機關首長出缺由代理人代理首長職務時,其機關
               公文應由首長署名者,由代理人署名。機關首長
               因故不能視事,由代理人代行首長職務時,其機
               關公文,除署首長姓名註明不能視事事由外,應
               由代行人附署職銜、姓名於後,並加註代行二字
               。機關內部單位基於授權行文,得比照辦理。
        (四)一般公文蓋用機關印信之位置,以在首頁右側偏上方
            空白處用印為原則,簽署使用之章戳位置則於全文最
            後。
        (五)公文及原稿用紙在兩頁以上者,其騎縫處均應蓋(印)
            騎縫章。   
        (六)附件以不蓋用印信為原則,但有規定須蓋用印信者,
            依其規定。
        (七)副本之蓋印與正本同,抄本(件)及譯本不必蓋印,
            但應分別標示「抄本(件)」或「譯本」。
        (八)不辦文稿之文件,如需蓋用印信時,應先由申請人填
            具「用印信申請書」,陳奉核定後,始予蓋用印信。
           (詳附式一)
        (九)用印信申請書應妥為保存,以備查考,於新舊任交接
            時,應隨同印信專案移交。
    二、職名章使用範圍規定如下:
        (一)擬簽。
        (二)辦稿。
        (三)會簽核簽。
        (四)會稿核稿。
        (五)各種表報蓋章。
        蓋職名章時,應注意蓋章位置,並註明月、日、時。
    三、基於業務需要,須將印信拓模或縮小製模套印於文件者,
        應經簽奉核准套印後,填具印信啟用報備表二份,於一週
        內報請印信原製發機關備查。並套印之底片印版予以銷燬,
        或由文書人員保管列入移交。
    四、套印文書時,應由文書人員監印並登記套印文書種類、數目、
        及起迄號碼,送使用單位點收。
    五、定型公文紙,包括證照、書狀、預蓋印信應由承辦單位編定
        號碼,簽准用印,由文書人員登記其種類、數目及起迄號碼,
        送使用單位點收。
    六、套印文書及預蓋印信定型公文紙,由使用單位指定人員負責
        保管。填發時應分別設置專用簿冊登記。
    七、機關印信應由校長指定人員負責保管,不使用時應鎖於保險
        櫃內。因可歸責事由如遺失或誤用情事,由監印人負完全責
        任。
捌、文書保密
    一、機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書。
        各機關處理機密文書,除依國家機密保護法與其施行細則及
        其他法規外,依本要點辦理。
    二、一般保密事項規定如下:
        (一)各機關員工對於本機關任何文書,除經特許公開者外
            ,應遵守公務員服務法第四條之規定,絕對保守機密,
            不得洩漏。
        (二)文書之處理,不得隨意散置或出示他人。
        (三)各級人員經辦案件,無論何時,不得以職務上之秘密作
            私人談話資料。非經辦人員不得查詢業務範圍以外之公
            務事件。
        (四)文書之核判、會簽、會稿時,不得假手本機關以外之人
            員,更不得交與本案有關之當事人。
        (五)文書放置時,應背面向上或放於公文夾內,以防止被他
            人窺視。
        (六)下班或臨時離開辦公室時,應將公文收藏於辦公桌抽屜
            或公文櫃內並即加鎖。
        (七)職務上不應知悉或不應持有之公文資料,不得探悉或持
            有。因職務而持有之機密文件,應保存於辦公處所,並
            隨時檢查,無繼續保存之必要者,應繳還原發單位;無
            法繳回者應銷毀之。
        (八)私人日記、通信、撰文及著作,其內容不得涉及機密及
            依法應保密事項。
        (九)承辦機密文書人員,發現承辦或保管之機密文件已洩漏
            、遺失或判斷可能洩漏、遺失時,應即報告所屬主管查
             明處理。
    三、國家機密文書區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」;
        一般公務機密文書列為「密」等級。
        不同等級之機密文書合併使用或處理時,以其中最高之等級
        為機密等級。
    四、一般公務機密,指本機關持有或保管之資訊,除國家機密外,
        依法令或契約有保密義務者。
    五、核定機密文書之機密等級、保密期限、解密條件等,應依相
        關保密法規辦理。
    六、機密文書拆封、分文、繕校、蓋印、封發、歸檔應指定專責
        人員負責辦理。
    七、機密文書之簽擬、陳核(判),應由業務主管或其指定之人員
        處理,並應儘量減少處理人員層級及程序。
    八、各單位承辦人員處理一般文書,應審核鑑定是否具保密價值,
        如確有保密必要,應即改作機密文書處理。如為他機關來文,
        得依本要點機密等級變更或解密程序,建議來文機關變更密等
        及解密條件或保密期限。機關內部行政流程如有保密必要時,
        於文書核擬過程中採取保密措施即可。
    九、一般公務機密文書之知悉、持有、使用或複製,除辦理該機密
        業務者外,以經單位主管以上人員同意者為限。
        前項單位主管以上人員,於有下列情形之ㄧ者,得不同意:
        (一)有事實足認有洩密之虞。
        (二)無知悉、持有、使用或複製機密文書之必要。
    十、處理機密文書應依下列規定辦理:
        (一)收受機密文書時,應先詳細檢查封口有無異狀後,並依內
            封套記載情形完成登錄,受文者為機關或機關首長者,
            應送校長或其指定人員啟封;受文者為其他人員者,逕送
            各該人員本人啟封;另啟封人員,應核對其內容及附件。
        (二)機密文書之收發處理,以專設文簿或電子檔登記為原則,
            並加註機密等級。如採混合方式,登記資料不得顯示機密
            之名稱或內容。
        (三)機密文書用印時,由承辦人員持往辦理。
        (四)機密文書之裝封,由承辦人員辦理。
        (五)使用電腦設備處理機密公文時,對於簽入資訊系統所需之
            帳號及密碼應建立安全管理機制並不得使其暴露於他人可
            見之狀態,有關公文交換所需之簽章加密等相關電子憑證
            亦需妥善保存。
    十一、保密期限或解除機密條件之標示,應以括弧標示於機密等級
          之下。其解密條件如下:
          (一)本件於公布時解密。
          (二)本件至某年某月某日解密。
          (三)附件抽存後解密(適用於附件已完成機密等級及解密條件
              標示者)。
          (四)其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)。
              機密等級標示位置,依「國家機密保護法」施行細則第十
              七條規定辦理。
    十二、機密文書之傳遞方式如下:
          (一)分文(交辦)、陳核(判)、送會、送繕、退稿、歸檔等
              流程,除「絕對機密」及「極機密」應由承辦人員親自持
              送外,其餘非由承辦人員傳遞時,應密封交遞。傳送一般
              公務機密文書應交指定專責人員或承辦人員親自簽收。
          (二)在機關外傳遞,屬於國家機密之「絕對機密」或「極機
              密」者,由承辦人員或指定人員傳遞,必要時得派武裝
              人員或便衣人員護送。屬「機密」者,由承辦人員或指
              定人員傳遞,或以外交郵袋或雙掛號函件傳遞。「密」
              等級者,須切實密封後按一般人工傳遞方式辦理。
    十三、機密文書對外發文時,應封裝於雙封套內,封套之紙質,
          須不能透視且不易破裂。內封套正面適當位置處加蓋機密
          等級,並加密封,封口及接縫處須加貼薄棉紙或膠帶並加
          蓋「密」字戳記;外封套不得標示機密等級或其他足以顯
          示內容之註記。體積及數量龐大之機密文件,無法以前述
          方式封裝者,應作適當之掩護措施。
    十四、辦理機密文書之簽擬稿、繕印打字時之廢件,或誤繕誤印
          之廢紙及複寫紙等,應由承辦人員即時銷毀之。不能即時
          銷毀時,應視同複製品,依「國家機密保護法」第十八條
          規定保護之。
    十五、機密文書如非必要,應儘量免用或減少副本。
    十六、機密文書非經權責主管人員核准,不得攜出辦公處所。
    十七、機密文書應存放於具安全防護功能之金屬箱櫃,並裝置密
          鎖,保管人員必須經常檢查。
    十八、會議使用之機密文書資料應編號分發,會議結束當場收回;
          與會人員如需留用時,應經主席核准並辦理借用簽收。
    十九、各機關凡經核定機密等級之文書,不論其性質屬研究報告、
          會議資料、業務統計、各式簽擬文稿等,均應依檔案法及
          相關規定辦理。
    二十、納入檔案管理之機密文書,應隨時或定期查核,其須變更
          機密等級或解密者,應即按規定辦理變更或解密手續。
    二十一、處理文書機密等級之變更或解密,其權責劃分如下:
            (一)機密等級變更或解密,由承辦人員於區分密等時預
                為註明或主動檢討辦理。
            (二)國家機密之變更或解密,依國家機密保護法第十條
                第一項規定為之。
            (三)一般公務機密文書,由原核定主管核定之。
            (四)機密文書原核定機關因組織裁併或職掌調整,致該
                機密事項非其管轄者,相關保護作業由承受其業務
                之機關辦理;無承受業務機關者,由原核定機關之
                上級機關或主管機關為之。
    二十二、文書機密等級之變更及解密程序規定如下:
            (一)承辦人員依據機密件登錄主動檢查,或其他機關建
                議將解密之案件,提出審查,並填具機密等級變更
                或解密之處理意見表或建議單陳送核定。
            (二)經核定原機密等級解密後,應填寫機密等級變更或
                註銷通知單,陳奉核定,再行繕發,並通知前曾受
                領該機密文件之受文機關。
            (三)文書機密等級之附加變更或解密標示者,屆時即照
                標示自動變更或解密,檔案保管單位或人員並即辦
                理有關手續。
            (四)建議其他機關變更機密等級或解密者,於獲得答復
                同意後,參照(一)至(三)之程序辦理。
            (五)機密案件經解密後應照普通案件放置保管。非經解
                密者,不得銷毀,解密後,其銷毀方式,須依檔案
                法及相關規定辦理。
     二十三、保管機密文書人員調離職務時,應將所保管之機密
             文書,逐項列冊點交單位主管或其指定人員。

玖、檔案管理
    一、檔案之管理,除性質特殊專案簽奉機關首長核准由承辦
        單位保存者外,以統一規劃、集中管理為原則。
    二、檔案管理作業包括點收、立案、編目、保管、檢調、
        清理、安全維護、其他檔案管理作業及相關設施事項。
    三、各單位歸檔案件以原件為原則,有附件者,每一種以一份
        為限。
    四、歸檔文件之點收處理,應依下列規定辦理:
       〈一〉歸檔案件屬紙本型式者,應由承辦人員逐件依下列規
             定編寫頁碼:
             1、依文件產生日期之先後順序,晚者在上,早者在
                 下,依序編寫頁碼;文件係雙面書寫或列印者,
                 亦同。
             2、附件頁碼之編寫,除已編有頁碼或為書籍型式或
                 難以隨文裝訂者外,應併同其本文連續為之。
       〈二〉業務承辦單位應將辦畢案件於五日內逐件依序彙齊後
             ,併同歸檔清單送交檔案管理單位歸檔。但下列物品
             不得歸檔:
             1、現金、有價證券及其他貴重物品。
             2、司法訴訟有關物證。
             3、流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身
                 與公共安全之物品。
             4、易變質而不適長期保存之物品。
        前項本文所稱辦畢案件,指依文書處理規定完成發文或存查程
        序之案件。
    五、機密檔案歸檔時,應由單位承辦人員用機密檔案專用封套
        裝封〈附式二〉,並於封面上註明單位名稱、收發來文字
        號、案由或案名、分類號、頁數、件數、附件數、案卷內
        文件起迄日期、保存年限、機密等級及保密期限或解密條
        件,封口加蓋業務單位主管及承辦人員印章後送檔案管理
        單位辦理歸檔。但案由或案名得以代碼或代名表示。檔案
        管理人員點收機密檔案時,僅得依封套上記載事項檢視,
        不得拆開封套;封套上記載不全者,應退回補正。經確認
        無誤者,應於歸檔清單及封面上註記點收日期或蓋點收章
        備查。

    六、機密檔案經核定變更或註銷其機密等級者,應由業務承辦
        單位於檔案上浮貼機密等級變更或註銷紀錄單〈附式三〉
        外,並應將案卷封面及文件上原有機密等級之註記以雙線
        劃去。
    七、檔案管理人員點收文件,應依下列規定辦理:
       〈一〉文書單位辦理點收作業,應以件為單位,詳細核對
             其內容與數量。經確認無誤後,於歸檔清單上註記
             點收日期,並簽章或蓋點收章備查。
       〈二〉歸檔案件有第玖點四第〈二〉項所定之物品者,應
             退回承辦單位處理。
       〈三〉歸檔案件有下列情形者,應退回承辦單位補正,並
             於歸檔清單上註記其原因及日期:
             1、案件或其附件不全,或附件未經簽准而抽存者。
             2、案件污損或內容不清楚者。
             3、案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。
             4、案件未編列文號或文號有誤者。
             5、案件未填註保存年限或分類號者。
             6、案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。
             7、案件未依規定蓋騎縫章或職名章者。
             8、樣張或已作廢之契約憑證等文件,有漏蓋
                 「樣張」或「註銷」字樣者。
             9、案件與歸檔清單之登載不符者。
             10、案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官
                   核准者。
        前項所定情形之補正,應由承辦業務相關人員查明補註蓋章,
        並經單位權責長官核可後,併同原案歸檔備查。
    八、應歸檔而未歸檔之公文及其附件,應由單位主管督促歸
        檔外,文書單位並應定期辦理稽催;經稽催仍未辦理者,
        簽請機關權責長官處理。  
    九、檔案分類及保存年限由承辦單位依照臺中市政府核定之
        檔案分類及保存年限區分表填列。
    十、檔案如有破損,應依下列規定處理:
        (一)破損之案卷,應保持原形予以適當之裱補。
        (二)破損較大或字跡不清之案卷,應以重抄、印刷或
            照相等方法予以重製。
    十一、重製檔案,須分別註明原因、日期及份數,陳經機
          關首長核定。
    十二、檔案如有遺失,文書單位或業務主管單位應即查明
          原因簽報校長,並依下列規定處理:
       (一)普通檔案,應向原承辦單位或其有關單位查抄。
       (二)對無法查抄之案件,應由原承辦單位依據資料或
           記憶補錄。
       (三)檔案遺失及處理之經過,須在各種目錄上分別註明
           ,並查明責任簽請機關首長依下列規定議處:
            1、遺失保存年限三十年以下(不包括本數三十年)
               之檔案者,一件檔案予以申誡一次。但所遺失者
               為一卷宗,而該卷宗內含有二件至五件檔案者,
               以一件論;內含六件至十件檔案者,以二件論;
               十一件至十五件檔案者,以三件論;含十六件至
               二十件檔案者,以四件論。遺失二十一件以上者
               ,每遺失十件以一件論。
            2、遺失保存年限三十年以上或永久保存之檔案,
               每遺失一件,記過一次。檔案有遺失、污損、
               抽換、拆散等情事時,文書單位或業務主管單位
               應查明責任,依規議處;其涉及法律責任者,並
               應依法處理。
    十三、公務員於職務移交或離職時,應將其職務上掌管之檔
          案連同辦理移交,並應保持完整,不得隱匿、銷毀或
          藉故遺失。
    十四、檔案借調應依下列規定辦理:
         (一)借調檔案以與主管業務有關者為限,因業務需
               要借調非主管案件時,應先經承辦單位同意或
               簽請本機關權責長官核准後,始可借調。
         (二)借調檔卷應由調案人員於公文系統登錄並列印
               調案單,以一案一單為原則,並載明調案人姓
               名、單位、檔號或文號、案由或案名及調案日
               期等,經核准後,送文書單位調取。但借調機
               密檔案應依下列規定辦理:
               1、借調機密檔案應依前款規定外,如屬國家
                  機密者,除辦理該機密事項業務者外,
                  應經原核定機關或其上級機關有核定權
                  責人員書面授權或核准。
               2、借調極機密以上等級者,應由調案人親自
                  至檔案管理單位簽收。
         (三)檔案借調後調案人應負妥善保管及維護案卷完
               整之責任,並不得有遺失、轉借、拆散、污損、
               添註、塗改、更換、抽取、增刪及圈點等破壞
               或變更檔案內容之情事;違反者,除調案單不
               予歸還外,業務主管單位或文書單位應按個案
               情節輕重,簽報機關首長議處;其觸犯民事、
               刑事法令者,並依各該法令處罰。
         (四)借調檔案以一個月為限,期限屆滿如有繼續使
               用之必要,應敘明理由申請展期,經業務單位
               主管或校長核准後,向文書單位辦理展期,展
               期次數以三次為限;展期次數超過三次,仍需
               使用檔案者,應先行歸還檔案後,再依規定辦
               理借調。
    前項借調為機密檔案者,應於借調期限內歸還。屆期如需
    繼續使用,應提出展期申請,經前第二項第一目核定權責
    人員核准後,始可延展借調期限。
         (五)調案人逾期未歸還其調借之案卷,經催後無正
               當理由不歸還時,除暫停其借調案卷至前案歸
               還為止外,並簽請機關首長依下列規定議處:
                1、經函催達三次仍不歸還者,予以申誡一次。
                2、經函催達六次仍不歸還者,予以申誡二次。
                3、經函催達九次仍不歸還者,予以記過一次。
                4、經函催十次以上仍不歸還者,比照檔案遺
                   失規定議處。
         (六)調出之檔案如業務主管單位有公務急用時,
               得隨時催還。
         (七)機關人員調職、離職或退休時,人事單位應知
               會檔案管理單位,以查驗其借調檔案情形。
               調職、離職或退休人員如有借調檔案,應將所
               借之案卷全數歸還後始准離(調)職。
    前項借調檔案如屬依法調用或機關借調且未屆滿歸還期限者
    ,應依相關規定列為職務移交事項。
    十五、檔案應定期依下列規定辦理清理:
         (一)依據檔案分類總目錄簿,逐案核對。
         (二)按照案卷之目次表,逐件清理。
         (三)對已屆保存年限之案件,應按照規定程序銷毀。
         (四)合於移轉規定之永久保存檔案,應依規定辦理移
               轉。
         (五)續存檔案,應妥善編訂典藏。
    十六、檔案之銷毀,應依照下列程序辦理:
         (一)凡屆滿保存年限之檔案,應先製作擬銷毀檔案目
               錄,送請業務承辦單位審查。
         (二)業務承辦單位應依擬銷毀檔案目錄逐件審查。
               對延長保存年限之案件,認有必要者,應簽註
               延長年限或具體理由。
         (三)經承辦單位同意銷毀之檔案,檔案管理單位應制
               定檔案銷毀計畫及檔案銷毀目錄,經校長核定,
               一份依「機關檔案銷毀目錄送請地方文史機關先
               行檢選機制作業流程」先送地方文史機關及國史
               館臺灣文獻館檢選後,函送檔案中央主管機關審
               定;一份存案。
         (四)已銷毀之檔案應逐案分別於檔案分類總目錄加蓋
              「0年0月0日奉准銷毀」字樣之戳記,並逐件分
               別於檔案銷毀目錄及案卷目次表等有關目錄,註
               記核准銷毀之文號及銷毀日期;但全卷銷毀者,
               其案卷目次表得不註記。
         (五)會計帳簿及憑證之銷毀,應先依會計法規定辦理
               後,再送檔案中央主管機關審核。
         (六)銷毀檔案,應會同政風單位派員監督辦理。
         (七)機密檔案之銷毀,應依照機密檔案管理辦法第
               十八條、第十九條之規定辦理。
     十七、屆臨移轉期限之永久保存檔案,應依國家檔案移轉辦
           法之規定,移轉檔案中央主管機關管理。機密檔案移
           轉前,應依法檢討辦理機密等級之變更或解密事宜。

拾、處理時限
    公文速別,分最速件、速件、普通件、限期公文四種,
    其處理時限標準如下:
    (一)最速件:指特別緊急必須當時或在一日內處理完畢之案件,
                隨到隨辦,迅速發出。
    (二)速件:指次於前款亦應從速處理完畢之案件,以不超過三日
              為限。
    (三)普通件:指一般例行之案件,以不超過六日為限。
    (四)限期公文:
        1.各機關來文要求答復,定有期限,應依來文所定期限
           處理。
        2.訴願、陳情及其他依法定有期限之案件,應依其規定
           期限處理。
        3.人民申請案件,應依人民申請案件處理期限表所訂期
           限處理。
        4.列管案件,應依列管機關(單位)所訂之預定完成期
           限處理。定期表報,應依各該表報所訂之填報期限處
           理。
        5.涉及政策、法令或須多方會辦、分辦,且需三十日以
           上方可辦結之複雜案件,得由承辦單位擬訂處理期限
           ,並敘明理由,經機關首長核准後,以專案管制案件
           依限處理。但人民陳情、申請或訴願之案件,不在此
           限。
拾壹、文書流程管理
      一、承辦人員對經辦文件,自收文至結案止,應負各階段查
          催之責,如查催發生困難時,應即時向單位主管或文書
          單位反應處理。
      二、單位主管,應依下列規定,負責公文處理及查詢:
          (一)屬員差假時之公文處理,應依下列規定:
              1.職務代理人應實際代其處理公文。因特殊情形無
                 法代為處理時,應責由指定人員負責處理。
              2.屬員一週以上之差假,主管應嚴格審核。其承辦
                 案件久未清結者,應責成清理後始得派遣公差。
              3.遇有屬員職務異動時,除特殊情況,無法即時處
                 理結案,須移交另一承辦人員辦理者外,主管應
                 清查其所承辦公文。有未辦結者,即應督促辦結
                 。如疏於督查致有貽誤時,應負共同責任。
          (二)充分掌握查催資料,確實瞭解屬員公文處理情形,
              並為必要之督導。
          (三)覈實審核屬員展期之申請。
      三、下列各款文件,不辦理查詢:
          (一)絕對機密、極機密、機密、密之案件。
          (二)各單位內部之便箋通知。
          (三)無須辦理之複製文書、公報、通報、表報或其他印刷
              品。

拾貳、考核獎懲
      一、各機關公文處理時限及逾期積壓責任之議處,應依「臺中
          市政府及所屬機關公文處理逾限懲處作業要點」辦理。
      二、各單位如有違反本要點規定,或將承辦公文私自交與他人
          攜出、傳送、或發生公文遺失、洩密時,主管或文書單位
          (人員)應按情節輕重,簽報校長議處。
      三、依本要點規定應予獎懲之人員,由各單位擬具獎懲類別,
          簽報校長核定後,送由人事單位依規辦理。

拾叁、本要點經行政會議通過後實施,修訂時亦同。
資料來源:臺中市政府主管法規共用系統