壹、適用範圍
    一、臺中市立西苑高級中學（以下簡稱本校）為統一公文處理作業，
        提高行政效率，特訂定本要點。
    二、本要點所稱文書，係指處理公務或與公務有關，不論其形式或
        性質如何之一切紀錄資料。凡機關與機關或機關與人民往來之
        公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務
        有關者，均包括在內。
    三、本要點所稱文書暨檔案處理，係指文書自收文或交辦起至發文
        、歸檔止之全部流程。

貳、分層負責
    一、各處室主任對各該處室分層負責處理公務，負監督考核責任，
        並得指定人員抽查授權處理之公文，做為考核及研究改進之準
        據。
    二、分層負責之層級劃分，校長為第一層；處室主管為第二層；
        組長為第三層；承辦人員為第四層。
    三、各處室核決公文（包括決行、核批、核會文件）行使最後
        核定職權者，應親筆簽名並加蓋代為決行章。代為核決文
        稿者，應負行政與法律上責任。
    四、公文承辦人員製作公文，其敘述事實或引敘人名、地名、物名
        、日期、數字、法規條文及有關解釋等，發生錯誤遺漏者，應
        由承辦人員負責。

玖、檔案管理
    一、檔案之管理，除性質特殊專案簽奉機關首長核准由承辦
        單位保存者外，以統一規劃、集中管理為原則。
    二、檔案管理作業包括點收、立案、編目、保管、檢調、
        清理、安全維護、其他檔案管理作業及相關設施事項。
    三、各單位歸檔案件以原件為原則，有附件者，每一種以一份
        為限。
    四、歸檔文件之點收處理，應依下列規定辦理：
       〈一〉歸檔案件屬紙本型式者，應由承辦人員逐件依下列規
             定編寫頁碼：
             １、依文件產生日期之先後順序，晚者在上，早者在
                 下，依序編寫頁碼；文件係雙面書寫或列印者，
                 亦同。
             ２、附件頁碼之編寫，除已編有頁碼或為書籍型式或
                 難以隨文裝訂者外，應併同其本文連續為之。
       〈二〉業務承辦單位應將辦畢案件於五日內逐件依序彙齊後
             ，併同歸檔清單送交檔案管理單位歸檔。但下列物品
             不得歸檔：
             １、現金、有價證券及其他貴重物品。
             ２、司法訴訟有關物證。
             ３、流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身
                 與公共安全之物品。
             ４、易變質而不適長期保存之物品。
        前項本文所稱辦畢案件，指依文書處理規定完成發文或存查程
        序之案件。
    五、機密檔案歸檔時，應由單位承辦人員用機密檔案專用封套
        裝封〈附式二〉，並於封面上註明單位名稱、收發來文字
        號、案由或案名、分類號、頁數、件數、附件數、案卷內
        文件起迄日期、保存年限、機密等級及保密期限或解密條
        件，封口加蓋業務單位主管及承辦人員印章後送檔案管理
        單位辦理歸檔。但案由或案名得以代碼或代名表示。檔案
        管理人員點收機密檔案時，僅得依封套上記載事項檢視，
        不得拆開封套；封套上記載不全者，應退回補正。經確認
        無誤者，應於歸檔清單及封面上註記點收日期或蓋點收章
        備查。

    六、機密檔案經核定變更或註銷其機密等級者，應由業務承辦
        單位於檔案上浮貼機密等級變更或註銷紀錄單〈附式三〉
        外，並應將案卷封面及文件上原有機密等級之註記以雙線
        劃去。
    七、檔案管理人員點收文件，應依下列規定辦理：
       〈一〉文書單位辦理點收作業，應以件為單位，詳細核對
             其內容與數量。經確認無誤後，於歸檔清單上註記
             點收日期，並簽章或蓋點收章備查。
       〈二〉歸檔案件有第玖點四第〈二〉項所定之物品者，應
             退回承辦單位處理。
       〈三〉歸檔案件有下列情形者，應退回承辦單位補正，並
             於歸檔清單上註記其原因及日期：
             １、案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。
             ２、案件污損或內容不清楚者。
             ３、案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。
             ４、案件未編列文號或文號有誤者。
             ５、案件未填註保存年限或分類號者。
             ６、案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。
             ７、案件未依規定蓋騎縫章或職名章者。
             ８、樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋
                 「樣張」或「註銷」字樣者。
             ９、案件與歸檔清單之登載不符者。
             １０、案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官
                   核准者。
        前項所定情形之補正，應由承辦業務相關人員查明補註蓋章，
        並經單位權責長官核可後，併同原案歸檔備查。
    八、應歸檔而未歸檔之公文及其附件，應由單位主管督促歸
        檔外，文書單位並應定期辦理稽催；經稽催仍未辦理者，
        簽請機關權責長官處理。  
    九、檔案分類及保存年限由承辦單位依照臺中市政府核定之
        檔案分類及保存年限區分表填列。
    十、檔案如有破損，應依下列規定處理：
        (一)破損之案卷，應保持原形予以適當之裱補。
        (二)破損較大或字跡不清之案卷，應以重抄、印刷或
            照相等方法予以重製。
    十一、重製檔案，須分別註明原因、日期及份數，陳經機
          關首長核定。
    十二、檔案如有遺失，文書單位或業務主管單位應即查明
          原因簽報校長，並依下列規定處理：
       (一)普通檔案，應向原承辦單位或其有關單位查抄。
       (二)對無法查抄之案件，應由原承辦單位依據資料或
           記憶補錄。
       (三)檔案遺失及處理之經過，須在各種目錄上分別註明
           ，並查明責任簽請機關首長依下列規定議處：
            1、遺失保存年限三十年以下（不包括本數三十年）
               之檔案者，一件檔案予以申誡一次。但所遺失者
               為一卷宗，而該卷宗內含有二件至五件檔案者，
               以一件論；內含六件至十件檔案者，以二件論；
               十一件至十五件檔案者，以三件論；含十六件至
               二十件檔案者，以四件論。遺失二十一件以上者
               ，每遺失十件以一件論。
            2、遺失保存年限三十年以上或永久保存之檔案，
               每遺失一件，記過一次。檔案有遺失、污損、
               抽換、拆散等情事時，文書單位或業務主管單位
               應查明責任，依規議處；其涉及法律責任者，並
               應依法處理。
    十三、公務員於職務移交或離職時，應將其職務上掌管之檔
          案連同辦理移交，並應保持完整，不得隱匿、銷毀或
          藉故遺失。
    十四、檔案借調應依下列規定辦理：
         （一）借調檔案以與主管業務有關者為限，因業務需
               要借調非主管案件時，應先經承辦單位同意或
               簽請本機關權責長官核准後，始可借調。
         （二）借調檔卷應由調案人員於公文系統登錄並列印
               調案單，以一案一單為原則，並載明調案人姓
               名、單位、檔號或文號、案由或案名及調案日
               期等，經核准後，送文書單位調取。但借調機
               密檔案應依下列規定辦理：
               1、借調機密檔案應依前款規定外，如屬國家
                  機密者，除辦理該機密事項業務者外，
                  應經原核定機關或其上級機關有核定權
                  責人員書面授權或核准。
               2、借調極機密以上等級者，應由調案人親自
                  至檔案管理單位簽收。
         （三）檔案借調後調案人應負妥善保管及維護案卷完
               整之責任，並不得有遺失、轉借、拆散、污損、
               添註、塗改、更換、抽取、增刪及圈點等破壞
               或變更檔案內容之情事；違反者，除調案單不
               予歸還外，業務主管單位或文書單位應按個案
               情節輕重，簽報機關首長議處；其觸犯民事、
               刑事法令者，並依各該法令處罰。
         （四）借調檔案以一個月為限，期限屆滿如有繼續使
               用之必要，應敘明理由申請展期，經業務單位
               主管或校長核准後，向文書單位辦理展期，展
               期次數以三次為限；展期次數超過三次，仍需
               使用檔案者，應先行歸還檔案後，再依規定辦
               理借調。
    前項借調為機密檔案者，應於借調期限內歸還。屆期如需
    繼續使用，應提出展期申請，經前第二項第一目核定權責
    人員核准後，始可延展借調期限。
         （五）調案人逾期未歸還其調借之案卷，經催後無正
               當理由不歸還時，除暫停其借調案卷至前案歸
               還為止外，並簽請機關首長依下列規定議處：
                1、經函催達三次仍不歸還者，予以申誡一次。
                2、經函催達六次仍不歸還者，予以申誡二次。
                3、經函催達九次仍不歸還者，予以記過一次。
                4、經函催十次以上仍不歸還者，比照檔案遺
                   失規定議處。
         （六）調出之檔案如業務主管單位有公務急用時，
               得隨時催還。
         （七）機關人員調職、離職或退休時，人事單位應知
               會檔案管理單位，以查驗其借調檔案情形。
               調職、離職或退休人員如有借調檔案，應將所
               借之案卷全數歸還後始准離（調）職。
    前項借調檔案如屬依法調用或機關借調且未屆滿歸還期限者
    ，應依相關規定列為職務移交事項。
    十五、檔案應定期依下列規定辦理清理：
         （一）依據檔案分類總目錄簿，逐案核對。
         （二）按照案卷之目次表，逐件清理。
         （三）對已屆保存年限之案件，應按照規定程序銷毀。
         （四）合於移轉規定之永久保存檔案，應依規定辦理移
               轉。
         （五）續存檔案，應妥善編訂典藏。
    十六、檔案之銷毀，應依照下列程序辦理：
         （一）凡屆滿保存年限之檔案，應先製作擬銷毀檔案目
               錄，送請業務承辦單位審查。
         （二）業務承辦單位應依擬銷毀檔案目錄逐件審查。
               對延長保存年限之案件，認有必要者，應簽註
               延長年限或具體理由。
         （三）經承辦單位同意銷毀之檔案，檔案管理單位應制
               定檔案銷毀計畫及檔案銷毀目錄，經校長核定，
               一份依「機關檔案銷毀目錄送請地方文史機關先
               行檢選機制作業流程」先送地方文史機關及國史
               館臺灣文獻館檢選後，函送檔案中央主管機關審
               定；一份存案。
         （四）已銷毀之檔案應逐案分別於檔案分類總目錄加蓋
              「０年０月０日奉准銷毀」字樣之戳記，並逐件分
               別於檔案銷毀目錄及案卷目次表等有關目錄，註
               記核准銷毀之文號及銷毀日期；但全卷銷毀者，
               其案卷目次表得不註記。
         （五）會計帳簿及憑證之銷毀，應先依會計法規定辦理
               後，再送檔案中央主管機關審核。
         （六）銷毀檔案，應會同政風單位派員監督辦理。
         （七）機密檔案之銷毀，應依照機密檔案管理辦法第
               十八條、第十九條之規定辦理。
     十七、屆臨移轉期限之永久保存檔案，應依國家檔案移轉辦
           法之規定，移轉檔案中央主管機關管理。機密檔案移
           轉前，應依法檢討辦理機密等級之變更或解密事宜。

拾貳、考核獎懲
      一、各機關公文處理時限及逾期積壓責任之議處，應依「臺中
          市政府及所屬機關公文處理逾限懲處作業要點」辦理。
      二、各單位如有違反本要點規定，或將承辦公文私自交與他人
          攜出、傳送、或發生公文遺失、洩密時，主管或文書單位
          （人員）應按情節輕重，簽報校長議處。
      三、依本要點規定應予獎懲之人員，由各單位擬具獎懲類別，
          簽報校長核定後，送由人事單位依規辦理。