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臺中市政府主管法規共用系統

列印時間:113.05.19 03:36

法規內容

法規名稱: 臺中市新建工程處檔案開放應用作業要點
公發布日: 民國 108 年 06 月 26 日
發文字號: 中市建新秘字第1080021682號 函
法規體系: 臺中市法規/區公所及二級機關等類/臺中市新建工程處
圖表附件:
法規功能按鈕區
一、臺中市新建工程處(以下簡稱本處)為落實檔案法有關申請閱覽、抄
    錄或複製檔案之開放應用事項,特訂定本要點。
二、申請人申請閱覽、抄錄或複製本處開放應用之檔案,應填具申請書
   (如附表一)並敘明理由向本處提出申請。
    前項申請書得以親自持送或以書面通訊方式為之。
三、審核及準備檔案:
   (一)本處總收發人員接到檔案應用申請書收文掛號後,分發業務承辦
         單位派員審理。
   (二)業務單位承辦人員接到收發人員移來之檔案應用申請書,應檢查
         申請書所載檔案資料是否正確,如有誤繕者,應於申請書補正檔
         號、檔案名稱或內容要旨相關資料。
   (三)業務單位承辦人員審查檔案應用申請書,認其不符合規定或資料
         不全者,應於七日內通知申請人補正;逾期不補正或不能補正者
         ,得敘明理由駁回其申請。
   (四)業務單位承辦人員審理申請案時,可向檔案管理單位辦理調案,
         以供准駁之參考。
   (五)業務單位承辦人員應檢查檔案是否有限制公開,如僅其中一部分
         有應限制公開或提供之情形,應採「分離原則」去除不得公開部
         分,就其他部分公開或提供,檔案可拆卷者,將不宜公開部分抽
         離後提供應用;檔案不可拆卷者,將不宜公開部分適當隱藏或遮
         蓋後影印提供應用,並於檔案應用簽收單註記檔案部分抽離或遮
         蓋情形。
   (六)業務單位承辦人員應就檔案內容可提供部分先予審查,檢具審核
         通知書併同申請審核表(如附表二)及通知函稿簽陳機關主管或
         其授權人員核准,並自受理日起(有不合規定或資料不全者,自
         申請人補正之日起算)三十日內將審核結果以書面通知申請人。
   (七)申請案件經核准者,業務單位承辦人員應於檔案應用約定日期前
         就核准應用項目備妥檔案。
   (八)業務承辦單位函復申請人前來應用檔案或駁回申請時,應副知檔
         案管理人員,並附檔案應用申請審核表影本;經審核駁回,應辦
         理調案歸還。
   (九)准予檔案原件閱覽或准予受理申請複製,則將原件或備妥之複製
         品併同審核通知函副本及檔案應用簽收單放置一處待用。
四、閱覽抄錄或複製檔案時間及地點:
   (一)時間:上午九時起至十一時三十分止,下午一時三十分起至四時
         三十分止。
   (二)地點:本處檔案閱覽室或指定處所。
五、應檢具證明文件: 
   (一)申請人為個人:檢具個人身分證、駕照或護照正本。 
   (二)申請人為營利事業或機關團體:檢具登記或設立之證明文件(如
         以影本代之,應加註與正本相符,如有不實願負法律責任字句)
         及負責人、代表人或管理人之證明文件。 
   (三)授權代理人或受委任之受任人,除前述證件外,應加附下列證明
         文件:
         1、授權書或委任書正本。
         2、代理人或受任人身分證、駕照或護照正本。
六、申請人於約定日至各業務承辦單位,出示審核通知函及身分證明文件
    予業務單位承辦人員,經該承辦人員確認身分後,陪同至指定閱覽場
    所,請申請人在檔案應用簽收單(如附表三)上簽名,再將備妥之檔案
    提供申請人應用。
七、檔案應用完畢,申請人應將檔案交還陪同承辦人員點收無訛,由申請
    人依申請書中申請項目(如須複印應先計算頁數)以收費標準換算繳
    費金額,由陪同承辦人員書寫在檔案應用簽收單下方處,並陪同至機
    關出納處繳交費用後,領回身分證明文件。
八、申請人閱覽抄錄檔案應保持檔案資料之完整,如發生下列情形之一者
    ,承辦人員應停止其閱覽或抄錄,其涉及刑事責任者,移送機關所在
    地之檢察機關偵辦:
   (一)添注、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
   (二)拆散已裝訂完成之檔案。 
   (三)以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
九、檔案管理單位(人員)依下列程序辦理應用事宜:
   (一)接獲核准申請之副本,應在約定日前備妥檔案供業務承辦單位
         調取(以調卷單調卷)。
   (二)準備閱覽場所並隨時注意場所清潔及維護,且應於閱覽場所備
         妥影印機、可上網查詢資料之電腦設備、鉛筆及桌椅供經核准
         應用檔案之申請人使用。
   (三)應提供申請書、檔案應用簽收單供需要者取用,並應在閱覽場
         所明顯處張貼檔案閱覽室使用須知,以便使用人遵循。
   (四)應用檔案歸還時應注意檢查是否有異常情況,並做必要處理。
十、檔案歸還程序:
   (一)申請人閱畢檔案應歸還業務單位承辦人員,並當場檢視該檔案
         之完整性,經點收無誤後,業務單位承辦人員應於檔案應用簽
         收單上註記還卷,並將一聯交付申請人;如有污損、破壞等不
         當使用情形,應於檔案應用簽收單註記後依第八點規定辦理。
   (二)申請人應用檔案應於當日歸還,如未能於當日應用完畢者,業
         務單位承辦人員應先於檔案應用簽收單註記應用情形後,先辦
         理還卷,另日再調案。
   (三)業務單位承辦人員應將檔案應用簽收單影本併同供閱覽檔案交
         檔案管理人員,並依相關規定辦理調案歸還。
十一、檔案應用收費標準及程序:
     (一)申請閱覽、抄錄或複製檔案之費用,除其他法令另有規定外
           ,應依檔案管理局訂定之檔案閱覽抄錄複製收費標準及檔案
           複製收費標準表規定繳納收費。
     (二)收費應由業務承辦單位收取閱覽抄錄或複製費後,至秘書室
           開立收據交付申請人。
資料來源:臺中市政府主管法規共用系統