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臺中市政府主管法規共用系統

列印時間:113.06.21 18:36

法規內容

法規名稱: 臺中市就業服務處內部檔案借調須知
公發布日: 民國 104 年 11 月 12 日
發文字號: 中市服字第1040003137號 函
法規體系: 臺中市法規/區公所及二級機關等類/臺中市就業服務處
圖表附件:
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一、臺中市就業服務處(以下簡稱本處)為有效辦理內部員工檔案借閱事
    項,特訂定本須知。
二、本處員工申請借調檔案,應於公文系統列印調卷單並經主管核章後
    ,向本處第二課提出借調。
三、借調檔案以與承辦業務有關者為限。因業務需要,借調非主管案件
    時,應送會承辦業務主管同意。
四、核准借調之檔案,檔案管理人員於收到調卷申請單後,除因公差、
    勤務或其它特殊情況外,應於上班時間4小時內完成,俾利借調人
    使用。
五、借調人應於借調歸還期限前辦理還卷。借調一般檔案應於7日內歸
    還,機密檔案應於3日內歸還。屆期如需繼續使用,應提出展期申
    請,經單位主管核章後,知會本處第二課,始得為之,且每次借
    調展期天數為7天,以1次為限。
六、對於逾期未歸還之檔案,本處第二課定期辦理稽催;經洽催二次仍
    不歸還時,將該借調人及稽催情形移請單位主管列為平時考核扣分
    之依據,並簽報處長由借調單位立即查明追還檔案。
七、借調人退休、調(離)職前,應將所借檔案全部清查歸還。
八、借調人應妥善保管檔案及保持檔案資料之完整性,不得發生下列情
    形:
   (一)遺失、拆散或檔案缺頁。
   (二)沾有食物、飲料、墨汁及修正液等污損或破壞檔案之物品。
   (三)添註、增加、塗改、更換、抽取、圈點等變更檔案內容。
   (四)轉借、轉抄或非法提供他人閱覽。
   (五)以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
    有違反前項各款情形者,經查證屬實,將取消借調,並簽報議處。
九、違反前項(二)、(四)規定者,移請單位主管作為平時考核之依據,
    並紀錄之;違反前項(一)、(三)、(五)規定者,依情節輕重,簽請
    處長予以處分。
十、歸還檔案時應將調卷單一聯由借調人收執,另一聯由本處第二課備
    查。歸還檔案經查檢有缺頁或缺件時,應即退回予借調人補齊,並
    確認借調檔案全數歸還,始得退還調卷單。
十一、本處內部檔案借調流程圖(如附件一)。
十二、本須知奉處長核定後實施,修正時亦同。
資料來源:臺中市政府主管法規共用系統