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臺中市政府主管法規共用系統

列印時間:113.06.18 14:54

法規內容

法規名稱: 臺中市政府文書處理作業要點 (改制前)
公發布日: 民國 88 年 12 月 22 日
廢止日期: 民國 99 年 12 月 25 日
發文字號: 中華民國99年12月25日府授法規字第0990000099號
法規體系: 原臺中市法規/行政處
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壹、適用範圍
一、臺中市政府(以下簡稱本府)為統一公文處理作業,提高行政效率,
    特訂定本要點。
二、本要點所稱文書,係指處理公務或與公務有關,不論其形式或性質如
    何之一切紀錄資料。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書,機關
    內部通行之文書,以及公文以外之文書而與公務有關者,均包括在內
    。
三、本要點所稱文書處理,係指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全
    部流程。
四、本要點適用於下列機關(以下簡稱各機關):
(一)本府及所屬各機關。
(二)各市立學校。
貳、分層負責
五、各機關首長對各該機關分層負責處理公務,負監督考核責任,並得指
    定適當單位或人員抽查各層級基於授權處理之公文,做為考核及研究
    改進之準據。
六、各機關分層負責處理公務,應由其上級機關督導之。
七、各機關公文之處理,應就各該機關職權及單位職掌實施分層負責。其
    分層負責之層級劃分,應依下列規定辦理:
(一)本府:市長為第一層;處局主管為第二層;科長為第三層;承辦人
      員為第四層。
(二)本府附屬機關:機關首長為第一層;科室主管為第二層;承辦人員
      為第三層。
(三)區公所:區長為第一層;課室主管為第二層;承辦人員為第三層。
八、各機關應就各該機關職權範圍內之全部公務,衡酌其性質及權責之輕
    重,予以分類詳明列舉,擬訂分層負責明細表,經機關首長核定實施
    ,並報請上一級機關備查。
九、本府所屬機關之分層負責明細表,應報本府核定。
十、各機關核決公文(包括決行、核批、核會文件)行使最後核定職權者
    ,應親筆簽名。其方式規定如下:
(一)本府機關首長核決文稿,應由市長簽名,由副市長代為核決者,應
      由副市長親筆簽名,加蓋市長職名章;由秘書長代為核決者,應由
      秘書長親筆簽名,加蓋市長、副市長之職名章。
(二)本府單位主管或所屬機關首長代為核決本府文稿時,應由單位主管
      或所屬機關首長在核決位置親筆簽名,並加蓋代為決行章;由其副
      首長或幕僚長代為核決者,應由副首長或幕僚長在其原職稱位置親
      筆簽名,另在核決位置加蓋其首長職名章及代為決行章。
(三)本府第三層主管代為核決本府文稿時,應在其本人職稱位置先蓋職
      名章,另在核決位置親筆簽名及加蓋代為決行章。
   前項代為核決文稿者,應負行政與法律上責任。
十一、各機關副首長、幕僚長襄助首長處理第一層公務,副首長在二人以
      上者,得劃分其襄助公務之範圍。其責任除機關首長臨時交辦處理
      事項外,其餘於分層負責明細表內規定之。
十二、依照首長已核定處理辦法擬辦之公文,由副首長、幕僚長或第二層
      主管判發者,文稿內容如違背原核定之辦法判發,判發者、核稿及
      承辦人員應負共同違誤責任。
十三、公文承辦人員製作公文,其敘述事實或引敘人名、地名、物名、日
      期、數字、法規條文及有關解釋等,發生錯誤遺漏者,應由承辦人
      員負責。
十四、機關首長因故不能視事,應由副首長或指定人員代理並負其責任。
      由代理人代行首長職務時,其機關公文除署首長姓名,註明不能視
      事事由外,應由代行人附署職銜、姓名於後,並加註「代行」二字
      。
十五、代理人代為決行上一層公文,除署上一層首長姓名外,並附署本層
      首長姓名,註明不能視事事由,加署代行人職銜、姓名及加註「決
      行」二字。
十六、前二點代行之文稿,應予儘速繕發。如延至首長視事後繕發,仍應
      照原稿由代行人附署。
十七、各機關第二層以下置有副主管者,副主管襄助主管處理各該層公務
      ,並於主管因故不能執行職務時代行主管職務,同時負其責任。
十八、前點各層級單位未置有副主管者,其主管因故不能執行職務時,應
      指定適當人員簽報首長核准後代行其主管職務。如本單位無適當人
      員代理,應由首長另行指定適當人員代理,並負其代行責任。
十九、前二點代理人代行主管職務對外行文之附署,應比照第十四點規定
      辦理。
二十、各機關核閱文稿人員,對公文之處理規定如下:
  (一)主辦單位簽擬內容如有不明確之處,應先洽商再行核簽。但主辦
        單位之意見顯與事實不符或違背法令者,得逕行核簽。
  (二)對次一層陳核案件,依分層負責明細表屬各該層決定事項,得逕
        行簽註退還。
二十一、上一層收文或核定案件,其性質屬於次一層權責範圍內,而以次
        一層主管名義對外行文時,其內應敘明「奉交下」、「層奉交下
        」或「奉核定」、「層奉核定」等字樣。
二十二、各機關除由首長對外行文外,其各層主管根據分層負責之授權對
        外行文,附署規定如下:
    (一)本府第二層代為決行之文稿,仍以本府名義為之,由市長署名
          。決行人應在市長簽章後附署職銜、姓名,並加註「決行」二
          字。
    (二)本府第三層代為決行之文稿,仍以本府名義為之,由市長署名
          。決行人應在市長簽章後,附署科長職銜、姓名,並加註「決
          行」二字。
    (三)其他各機關第二層以下各層主管代為決行之文稿,仍以各機關
          名義行之,由機關首長署名。其決行人之附署,比照第一款、
          第二款規定辦理。
    (四)使用機關長戳之公文,由各層代為核決者發文時,應附署各該
          層決行主管職銜、姓名,並加註「決行」二字。
參、文書處理程序
二十三、各機關文書處理應依下列規定辦理:
    (一)各機關之文書作業,均應按照同一程序集中於文書單位處理。
          惟機關之組織單位不在同一處所及以電子文件行之者,不在此
          限。
    (二)公文之機密性、時間性,由各機關依業務性質及實際需要自行
          區分,以作為公文處理作業之依據。
    (三)文書處理,應隨到隨辦、隨辦隨送,不得積壓。
    (四)各機關得視實際需要,採用收發文同號,但以符合工作簡化為
          原則。
    (五)文書製作應採由左至右之橫行格式。
    (六)任何文書均須記載年、月、日、時;文書中記載年份,一律以
          中華民國紀元為準,惟外文或譯件,得採用西元紀年。
    (七)文書處理過程中之有關人員,均應於文面適當位置蓋章或簽名
          ,並註明時間(例如十一月八日十六時,得縮記為 1108/1600
          ),以明責任。簽名必須清晰,以能辨明為何人所簽。
    (八)各機關在辦公時間外,遇有公文收受,應由值日人員按照值日
          及值夜規則之規定辦理。
    (九)機關內部各單位間文書之傳遞,均應視業務繁簡及辦公室分布
          情形,設置送文簿或以電子方式簽收為憑;另公文之陳核流程
          並得以線上簽核方式處理。
    (十)本府應設立公文交換中心,定時集中交換,以加速公文之傳遞
          。
二十四、各機關公文傳遞應注意事項如下: 
    (一)在機關內部傳遞屬於絕對機密、極機密文件、急要文件或附有
          大量現金、有價證券及貴重物品之公文,應由承辦人員親自持
          送。 
    (二)內部傳遞文件以下列為限:
          1.各機關本於職權所訂定之內部文件。
          2.文書單位收受之外來文件。  
          3.各主辦單位間核擬核會之文件。  
          4.經辦結外發之文件。  
          5.機關首長交辦之文件。
    (三)文件之遞送除急要文件應隨到隨送外,普通件以每日上午分批
          遞送為原則。
二十五、公文傳真應依「機關公文傳真作業辦法」規定辦理。
二十六、各機關公文電子交換收發文處理應依下列規定辦理:
    (一)機關公文電子交換,係指將文件資料透過電腦及電信網路,予
          以傳遞收受者。各機關對於適合電子交換之機關公文,於設備
          、人員能配合時,應以電子交換行之。機關公文電子交換機制
          分為三類:
          1.第一類:屬經由第三者(公文電子交換服務中心)集中處理
            ,具有電子認證、收方自動回復、加密(電子數位信封)等
            功能,並提供交換紀錄儲存、正副本分送及怠慢處理等加值
            服務者。
          2.第二類:屬點對點直接電子交換,並具有電子認證、收方自
            動回復、加密(電子數位信封)等功能者。
          3.第三類:屬發文方登載於電子公布欄,並得輔以電子郵遞告
            之,不另行文者。加密(電子數位信封)之功能,各機關得
            視安全控管之需要自行選用。
          上述三類機制之選用,由各機關視公文性質,自行考量決定。
    (二)各機關應由文書單位或單位收發負責辦理機關公文電子交換作
          業。但依公文性質、行文單位及時效,有適當控管程序者,可
          指定專人辦理。
    (三)各機關應於機關網站上設置電子公布欄專區,供第三類電子交
          換機制公文登載之用,便利各界查詢、參考。
    (四)登載電子公布欄之公文應註明登載期限,超過期限者,應自電
          子公布欄專區移除。
    (五)各機關公文電子交換作業收文、發文、登載電子公布欄之相關
          紀錄及文稿,得視需要予以儲存。
    (六)各機關對於其他機關電子公布欄所登載之資訊,應視內容性質
          自行下載使用並為必要之處理。
二十七、前點之公文處理程序如下:
    (一)公文電子交換收文處理程序:識別通行、電子認證、收文確認
          、收文列印、檢視處理、分文、編號、登錄、傳送等。
    (二)公文電子交換發文處理程序:列印全文、繕校、列示清單、識
          別通行、電子認證、發文傳送、發文確認、加蓋「已電子交換
          」章戳、檢視發送結果、處理失敗訊息等。
二十八、各機關公文受文對象為人民、法人、或其他非法人團體,其公文
        電子交換收、發文程序,由發文機關依業務需要與受文對象相互
        約定,但應採電子認證方式處理,並得視需要增加其他安全管制
        措施。
二十九、公文電子交換之收文、傳遞、發文等作業及人民、法人或其他非
        法人團體於參加政府機關公文電子交換作業時,應符合「機關公
        文電子交換作業辦法」、「文書及檔案管理電腦化作業規範」、
        「臺中市政府公文電子交換作業要點」等相關規定。
三十、線上簽核係指公文以電子方式在安全之網路作業環境下,進行線上
      傳遞、簽核工作。文書之陳核採線上簽核者,應採用電子認證、權
      限控管或其他安全管制措施,以確保電子文件之可認證性。公文線
      上簽核應注意事項如下:
  (一)可判別文件簽章人。
  (二)可標示公文時效性。
  (三)應提供代理人設定之功能。
  (四)應詳實記錄各會簽意見。
  (五)應詳實記錄各陳核流程人員之修改與批註文字。
三十一、為減少文書數量,各機關處理文書應依下列規定辦理:
    (一)各級機關本於其職掌範圍規定處理之事項,除法令規定及性質
          重要者外,不必報備。
    (二)無轉行或答復必要之文書或例行准予備查之案件,應逕予存查
          。
    (三)無機密性之通案,得於電子公布欄公布、登載於公報、公告或
          其他公務性刊物,以代替行文。
    (四)同一機關之內部各單位,必須以書面洽辦公務者,應以書函或
          便箋行之,或將原文影印分送會簽,並儘量利用電子方式處理
          。
    (五)各機關自其他機關電子公布欄所擷取之資訊,可直接利用機關
          內部網路轉登或辦理,無須另外行文。
    (六)接到之副本,如僅為通知性質,不須辦理,亦無其他意見者,
          不必行文答復。
    (七)內容簡單毋須書面行文者,可用電話接洽。
    (八)機關團體首長到任就職,地址、電話變動、年度發文代字號,
          或其他一般性通報週知事項,應登載電子公布欄。
    (九)上級交下級核議之文件,如在同一地區,可將原件發交下級機
          關,下級機關即於原件上簽註意見送還。不在同一地區者,可
          用交辦(議)案件通知單為之。
    (十)凡造送各種報表,除必須備文附送者外,一律由主辦單位逕行
          送發。
    (十一)屬機關內部通報性質之公文,得利用機關內部網路,以登載
            或以電子郵遞方式告知;其採電子郵遞方式者,須確認相關
            收受人員必能獲知該項訊息。
    (十二)上級機關公報或通訊刊載之文件,下級機關應即照辦,毋庸
            逐級函轉。如須行文催辦,祇錄該案所登公報或通訊之期數
            、頁數、發文日期、字號及主旨,以便檢查。
    (十三)登載於電子公布欄之資訊,如對某些特定對象有所影響或需
            其有所作為者,可另以書函或結合電子目錄服務之電子郵遞
            方式告知前述訊息,以利其配合辦理。訊息中須明確告知登
            載之位址及內容概要,另承辦人員對適宜長期對外宣告之公
            文或其相關附件資料,應洽網站管理人員長期登載。
三十二、收文、發文、簽稿及電子文件之歸檔,應依檔案法及相關規定辦
        理。
肆、收文處理
三十三、各機關均應設立登記桌,辦理公文收發登記及查詢。
三十四、各機關之公文收發,依層級區分為:
    (一)總收發(包括外收發)。
    (二)單位收發。
    (三)基層收發。
        前項公文收發,以本府為主體者,行政處為總收發,各處局為單
        位收發,處局下設科收發者,其科收發為基層收發。以本府所屬
        機關為主體者,各該機關為總收發,其所屬之科為基層收發。各
        收發人員應與文書主管單位及公文稽催單位保持密切聯繫。
三十五、每基層單位設立一個登記桌,並得視實際需要增設或合併其他基
        層單位設立。
三十六、收發人員如有調動,應將業務有關事項詳細交代接任人員,並與
        主辦研考業務單位(人員)連繫,必要時得由研考單位(人員)
        予以輔導或訓練。
三十七、收發人員每日應將收發文件統計按月彙製月報表,陳主管核閱。
三十八、總收文應依下列規定辦理:
    (一)總收文人員負公文點收之責,凡收到公文或函電,除普通郵遞
          信件外,應先將送件人所持之送文簿或清單逐一查對點收,並
          就原簿、(單),註明收到時間蓋戳退還;如無送文簿、單,
          應填給送件回單(詳附式一)。機關應指定專人辦理外收文事
          宜。
    (二)總收文人員收到之文件應登錄於收文簿,急要文件、機密件、
          電報或附有現金、票據等者,應隨收隨送總收文人員,普通文
          件應依性質定時彙送。文件封套上指定收件人姓名者,應另用
          送文簿登錄,並比照上述文件性質,隨時或按時送達。
    (三)來人持同文件須面洽者,應先以電話與承辦單位接洽,如有必
          要再引至承辦單位,其所持文件應囑承辦單位補辦收文手續。
    (四)收件應注意封口是否完整,如有破損或拆閱痕跡,應當面會同
          送件人於送件簿、單上,註明退還或拒收。
    (五)人民持送之申請書件,應先檢視是否符合規定,如手續不全應
          指導其補齊後再行簽收。
三十九、電子公文簽收應注意事項如下:
    (一)電子交換收文人員應輸入識別碼、通行碼或其他辨識方法實施
          身分辨識程序,並於電腦系統確認相符後,即時或定時進行收
          文作業,且應立即傳送回復訊息,並依一般收文作業程序繼續
          辦理。
    (二)電子交換收文人員應注意傳遞交換之前置處理設備是否解開電
          子文件封包、儲存電子檔、確認發文單位,及檢查附件與文件
          有否疏漏或被竄改。
    (三)電子交換文人員於電子收文後須列印收受之公文,同時得由收
          方之電腦系統標明電子公文;如電子公文超過一頁以上時,須
          加印頁碼及騎縫標識。
    (四)收文方對發文方告知登載電子公布欄之訊息,應依其訊息擷取
          相關資料,並為妥適處理。
    (五)電子交換收文人員於檢視來文無誤後,應按收文程序辦理; 如
          發現來文有誤送或疏漏時應通知原發文機關另為處理。
四十、總收文拆驗應依下列規定辦理:
  (一)總收文人員收到文件拆封後,除無須登錄者外,如為機密件或書
        明親啟字樣之文件,應於登錄後,送由機關首長指定之機密件處
        理人員或收件人收拆;如為普通文件,應即點驗來文及附件名稱
        、數量是否相符,如有錯誤或短缺,除將原封套保留註明外,應
        以電話或書面向原發文機關查詢。
  (二)應檢視文內之發文日期與送達日期或封套郵戳日期是否相稱,如
        相隔時日較長時,應在文面註明收到日期。
  (三)公文附件如屬現金、有價證券、貴重或大宗物品,應先送出納單
        位或承辦單位點收保管,並於文內附件右側簽章證明。
  (四)附件應不與公文分離為原則,由總收文人員裝訂於文後隨文附送
        ;附件較多或不便裝訂者,應裝袋附於文後,並書明○○號附件
        字樣。
  (五)附件未到而公文先到者,應俟附件到齊後再分辦;公文如為急要
        文件,可先送承辦單位簽辦,其附件如逾正常時間未寄到時,應
        速洽詢。
  (六)來文如屬訴願案、訴訟案、人民陳情案或申請案等,且有封套者
        ,其封套應釘附於文後,以備查考;郵寄公文之封套所貼郵票,
        不得剪除。
  (七)來文如有誤投,應退還原發文機關;其有時間性者得代為轉送,
        並通知原發文機關。
  (八)機密文件經機關首長指定之處理人員拆封後,如須送總收文登錄
        掛號者,應在原文加註「本件陳奉親拆」或「本件由○○○單位
        拆封」,以資識別。
四十一、各機關收受外文文件,應指定精通外文人員譯出主旨後,收文單
        位用送文簿登記,送主辦單位處理。
四十二、分文應依下列規定辦理:
    (一)總收文人員收到來文經拆驗後,應彙送分文人員辦理分文。如
          係電子交換、傳真、電報或外文文電,應按程序收文分辦。
    (二)分文人員應視公文之時間性、重要性,依各機關之組織與職掌
          ,認定承辦單位並分別在左上角加蓋單位戳後,依序迅確分辦
          ;對來文未區分等級而認定內容確係急要者,應加蓋戳記,以
          提高承辦人員之注意。
    (三)來文內容涉及二個單位以上者,應以來文所敘業務較多或首項
          業務之主辦單位為主辦單位,於收辦後再行會辦或協調分辦。
    (四)來文屬急要文件或案情重大者,應先提陳核閱,然後再照批示
          分送承辦單位,如認有及時分送必要者,應同時影印分送。
    (五)機關首長或單位主管交下之公文,分文時應於公文上加註「○
          ○○交下」戳記。
四十三、收文編號、登錄應依下列規定辦理:
    (一)來文完成分文手續後即在來文正面適當位置加蓋收文日期編號
          戳(詳附式二),依序編號並將來文機關、文號、附件及案由
          摘要登錄於總收文登記表,分送承辦單位;急要公文應提前編
          號登錄分送。
    (二)總收文登記表之格式,得視機關實際之需要自行製作。
    (三)總收文號按年順序編號,年度中間如遇機關首長更動時,其編
          號仍應持續,不另更換。
    (四)總收文人員於每日下班前二小時收到之文件,應於當日編號登
          錄分送承辦單位。
    (五)機密件應由機關首長指定之處理人員向總收文人員洽取總收文
          號填入該文件,並在總收文登記表案由欄內註明密不錄由。
    (六)承辦單位因故遺失業經收文編號之公文,經原發文機關補發後
          要求補辦收文手續時,仍應沿用原收文日期及原收文號。
    (七)電子交換收文人員於檢視來文無誤後,應依序編收文號,加蓋
          收文日期章戳,登(轉)錄摘要資訊,並將相關電子檔與收文
          號連結。
四十四、各機關總收發、單位收發應依下列規定辦理:
    (一)各機關公文收發應用之公文登記表,得視事實需要,分別採用
          甲、乙、丙三聯或簽收清單(詳附式三)。簽收清單應視各單
          位收受公文之性質,至少保存五年以上,以供查詢。
    (二)單位收發人員收到總收文送來之文件,經點收並登錄後,立即
          送請主管(或副主管)批示或依其授權分送承辦人員。
    (三)承辦單位收受之文件,認為非屬本單位承辦者,應敘明理由經
          單位主管核閱後,即時由單位收發退回分文人員改分,或逕行
          移送其他單位承辦並通知分文人員;受移單位如有意見,應即
          簽明理由陳請首長裁定,不得再行移還,以免輾轉延誤。
    (四)未經文書單位收文之文件,應送由總收文補辦收文登錄手續。
    (五)會辦之文件,受會單位應視同速件,並依收發文程序辦理。
    (六)經核定之存查文件,應銷號後歸檔。
四十五、單位收發人員將收受公文編號登記後,應交承辦人員簽收登記表
        (簿),其簽收後登記表退回登記桌。在午後下班前一小時內收
        到之公文,承辦人得於次日上午退還登記桌。
四十六、收發人員對承辦人員認為所分文件非其辦理之業務,要求改分另
        一承辦人時,應即在登記表上或便簽上註明改分,並簽章後退登
        記桌改分。移文時亦同。經二次改分仍無法定權責者,登記桌人
        員應即提陳主管,指定承辦人辦理。
四十七、簽稿或提閱文件經核判後,應於登記表蓋銷號戳記,交還承辦人
        員簽收。
四十八、交辦文件或各機關經由電子信箱收受之陳情、建議、查詢、反映
        等案件,應用送件簿登記,送總收文編號收文。
四十九、下列文件,不予編號,應另登送文簿送承辦單位辦理:
    (一)各種定期及例行表報。
    (二)通報及知會之文件。
    (三)機關首長私人往來之文電。
    (四)邀請參加紀念性集會之文件。
    (五)贈送書刊及資料之文件。
伍、發文處理
五十、各機關文書之繕校,由各該單位自行辦理之。
五十一、公文由承辦人員自行校對並依下列規定辦理後,於校對欄蓋章:
    (一)校對公文之密等、速別,與原稿是否相符。
    (二)校對繕寫文件款式內容、標點符號是否無誤。
    (三)電子文件電子檔是否與批示及訂正內容一致。
    (四)數字、人名、地名及時間等,應特別注意校對。
    (五)校對受文單位是否相符及附件是否齊全。
    (六)公文以電子文件發文者,除應校對外,並應注意其格式是否相
          符,附件是否齊全。
    (七)行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿時,於校對無誤後
          應將非電子交換公文列印附於文稿內,並依發文程序辦理。
五十二、公文稿件決行後,由收發人員送交承辦人員依批示內容訂正電子
        檔及校對後,將公文稿轉成函,傳送至「發文台」。單位收發遇
        行文單位兼有電子交換或非電子交換之文稿時,應列發文清單,
        並將非電子交換公文(含附件)整理完妥,送請發文人員發文。
五十三、各機關發文人員點收紙本稿件及發文清單無誤後(詳附式四),
        交監印人員用印。電子發文之文件,經核對發文清單、點收稿件
        無誤後,交電子交換發文處理。
五十四、電子交換發文傳送作業應注意事項如下:
    (一)電子交換發文人員發文前應輸入識別碼、通行碼或其他識別方
          式,實施身分辨識程序。並於電腦系統確認相符後,始可進行
          發文作業。
    (二)電子交換發文人員發文傳送前,應依據文稿上註明之交換處理
          機制及安全管制措施項目,執行公文電子交換作業。
    (三)電子交換發文人員應於傳送後,確認電腦系統已發送之訊息。
    (四)電子交換文稿遇行文單位兼有電子交換及非電子交換者,應於
          發送後檢視清單並得在清單上標明「已電子交換」。
    (五)公文電子交換後,得於公文原稿加蓋「已電子交換」章戳,並
          將抄件併同原稿歸檔。
    (六)電子交換發文人員於傳送後,至遲應於次日在電腦系統檢視發
          送結果,並為必要之處理。
    (七)公文以電子交換者,其發送或登載日期應配合公文上之發文日
          期,立即辦理。避免發文日期與發送或登載日期產生落差。
五十五、總發文人員對待發之公文,應詳加檢查核對,如有漏蓋印信、附
        件不全或受文單位不符者應分別退還補辦。但電子公文,得不蓋
        用印信或章戳。
五十六、發文後之稿件,承辦單位註明有先發後會或發後補判者,應退還
        承辦單位自行處理。
五十七、文稿發文時,除特殊情況外,原則上以來文收到時所編之號碼為
        發文號碼發文。如係創稿,則按發文當時統一編號順序編號。其
        所編之發文號,承辦人員應登記承辦案件登記簿,以供查案參考
        。
五十八、經發文人員清點無誤之文稿及丙表,即以來文收到時所編之號碼
        為發文號碼,並蓋發文日戳。如有兩號以上來文彙案辦理者,以
        其中最後收到之來文所編收文號碼為發文號碼。其他各號均註明
        「併某號辦理」字樣,丙表均蓋發文日戳。
五十九、各機關承辦單位辦理之密等為極機密以上公文,應由承辦人員照
        原編收文號碼自行填註發文字號,封固送發。如屬創稿之極機密
        以上公文,應由承辦發文單位向總收發提號辦理。
六十、發文冠字除沿用收文冠字外,應冠承辦單位之代字,不得加冠會辦
      單位及首長姓名代字。原稿及發出公文紙之日期、字號項下,並應
      分別標示中華民國年、月、日及字號。
六十一、各機關授權內部單位對外行文時,其發文冠字應加處局或科之字
        樣。
六十二、各機關對外行文,應由各該機關統一辦理編號、登記、封發及歸
        檔手續。但其第二、三層主管逕行處理之事項,由各單位逕行編
        號封發。
六十三、封發公文應依下列規定辦理:
    (一)經編號待發之公文,應由專人負責複檢附件是否齊全,文與封
          是否相符後再封固,並標明速別,登錄後送外收發人員遞送。
    (二)同一受文機關之公文,除最速件得提前封發外,其餘普通件得
          併封發出,並在封套上(詳附式五)註明文號件數。
    (三)密件、速件公文,應按文稿註明區分之密等或速別,於封套上
          加蓋戳記。但機密文件,應另加外封套。定有期限公文,加蓋
          「本件有時間性」戳記。開會通知加蓋「開會通知,提前拆閱
          」戳記。
六十四、發文附件應依下列規定辦理:
    (一)發文附件由承辦人備妥並檢點清楚。有二種以上附件時,應分
          別標示附件序號送由文書單位隨文辦理封發外,其不能隨文裝
          訂之附件,由承辦單位負責個案固封加蓋「封迄」戳記,於封
          面註明受文者後送發。
    (二)重要附件、現金、支票、匯票、郵票、各種有價證券、貴重物
          品或各種證件等,應由承辦單位檢齊固封。封面書明附件名稱
          、數量、封口加蓋經手人印章,隨同文稿交發。發文人員應將
          原封附件連同公文編號、登記,加封發出。
    (三)凡體積較大數量過多之附件需另寄者,應在公文附件項下註明
          附件另寄,並應在附件封面書明某字號之附件,該公文及附件
          應同時付郵。
    (四)附件為重要包裹,應以防水之紙張或塑膠製品等包裝後,書明
          收件地點、機關名稱或人名。
    (五)附件為大宗物品,得由承辦單位協同文書單位派員遞送。
六十五、發文在未封口前,應再抽出複檢後封固。其送達方式,如交換、
        傳遞、專人送達、郵寄、寄存、公示等,由文書單位視公文性質
        及實際情形自行決定。
六十六、公文交換、傳遞、專人送達、郵寄,應依下列規定辦理:
    (一)公文傳遞應指定傳遞方法或傳遞人,並按公文內容性質選取交
          換方式。
    (二)專人送達文件應用送文簿填寫封套正面所列之字號、收件者、
          送出月日時各欄,由外收發視速別戳記,分派專人送達,並由
          收件單位點收蓋章。
    (三)郵寄文件應先過磅,以逐日發文郵遞單(表)(詳附式六)登
          記。分上、下午兩次送郵。最速件以限時專送隨時送郵,並登
          記郵資日報表(詳附式六之一);採用郵資機計資發郵之機關
          ,得依郵局規定辦理。(詳附式六之二)
    (四)專人送達或郵寄公文,應於公文封之發文字號欄內逐一詳列公
          文封內裝之公文號碼,或製做郵遞表,連同公文裝入公文封內
          ,供受文機關點收公文之依據。
    (五)機關內部機密件、急要文件或附有大量現金有價證券及貴重物
          品之公文,應由承辦人員親自送達。
        不能依前項第五點規定送達之公文,得依「行政程序法」規定公
        示送達、寄存送達方式為之。
六十七、各處局送發函件包括付郵及專人送達,應以有關公務者為限,由
        承辦處局收發人員登記送文簿(表)送發。
六十八、收發人員應定時查驗送文簿(表)登記之文件送達情形。
六十九、公文發出後,其所有原稿及附件應加整理,製作歸檔清單一式二
        份,逕送檔管人員點收後,以一份蓋章退還收發人員保存。發文
        原稿如須發後補判者,承辦人員應於補陳核判後退回發文單位辦
        理歸檔。
七十、各機關發文人員應每日繕造「發文件數及實發件數統計表」(詳附
      式十七)。
陸、公文製作
七十一、公文程式之類別及用法如下:
    (一)公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其
          他公文」六種:
          1.令:公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行
            政規則及人事命令時使用。
          2.呈:對總統有所呈請或報告時使用。
          3.咨:總統與國民大會、立法院公文往復時使用。
          4.函:各機關處理公務有下列情形之一時使用:
         (1)上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。
         (2)下級機關對上級機關有所請求或報告時。
         (3)同級機關或不相隸屬機關間行文時。
         (4)民眾與機關間之申請或答復時。
          5.公告:各機關就主管業務或依據法令規定,向公眾或特定之
            對象宣布週知時使用。其方式得張貼於機關之公布欄、電子
            公布欄,或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。如需他機關
            處理者,得另行檢送。
          6.其他公文:其他因辦理公務需要之文書,例如:
       (1)書函:
         甲、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。
            乙、代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表,其適用範圍較
                函為廣泛,舉凡答復簡單案情,寄送普通文件、書刊,
                或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用,其性質不
                如函之正式性。
         (2)開會通知單:召集會議時使用。
         (3)公務電話紀錄:凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡
              單正確說明之事項,經通話後,發話人如認有必要,可將
              通話紀錄作成兩份並經發話人簽章,以一份送達受話人簽
              收,雙方附卷,以供查考。(詳附式七)
         (4)手令或手諭:機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。
         (5)簽:承辦人員就職掌事項,或下級機關首長對上級機關首
              長有所陳述、請示、請求、建議時使用。
         (6)報告:公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等;
              或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用。
         (7)箋函或便箋:以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用
              。  
         (8)聘書:聘用人員時使用。
         (9)證明書:對人、事、物之證明時使用。
        (10)證書或執照:對個人或團體依法令規定取得特定資格時使
              用。
       (11)契約書:當事人雙方意思表示一致,成立契約關係時使用
              。
        (12)提案:對會議提出報告或討論事項時使用。
        (13)紀錄:記錄會議經過、決議或結論時使用。
        (14)節略:對上級人員略述事情之大要,亦稱綱要。起首用「
              敬陳者」,末署「職稱、姓名」。
        (15)說帖:詳述機關掌理業務辦理情形,請相關機關或部門予
              以支持時使用。 
        (16)定型化表單。
    (二)上述各類公文屬發文通報週知性質者,以登載機關電子公布欄
          為原則;另公務上不須正式行文之會商、聯繫、洽詢、通知、
          傳閱、表報、資料蒐集等,得以發送電子郵遞方式處理。
        前項各類公文格式,詳如附式八。
七十二、公文結構及作法應依下列規定辦理:
    (一)公布自治條例、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政
          規則及人事命令:
          1.公布自治條例、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行
            政規則:  
         (1)令文可不分段,敘述時動詞一律在前,例如:   
            甲、訂定「○○○施行細則」。
         乙、修正「○○○辦法」第○條條文。
         丙、廢止「○○○辦法」。
         (2)多種自治條例之制定或廢止,同時公布時,可併入同一令
              文處理;法規命令之發布,亦同。
         (3)公、發布應以刊登政府公報或新聞紙方式為之,並得於機
              關電子公布欄公布;必要時,並以公文分行各機關。
          2.人事命令:
         (1)人事命令:任免、遷調、獎懲。
         (2)人事命令格式由人事主管機關訂定,並應遵守由左至右之
              橫行格式原則。
    (二)函:
          1.行政機關之一般公文以「函」為主,函的結構採用「主旨」
            、「說明」、「辦法」三段式。
          2.行政規則以函檢發,多種規則同時檢發,可併入同一函內處
            理;其方式以公文分行或登載政府公報或機關電子公布欄。
            但應發布之行政規則,依本點(一)1 所定法規命令之發布
            程序辦理。
    (三)公告:
          1.公告之結構分為「主旨」、「依據」、「公告事項」(或說
            明)三段,段名之上不冠數字,分段數應加以活用,可用「
            主旨」一段完成者,不需分段。
          2.公告分段要領:
         (1)「主旨」應扼要敘述,公告之目的和要求,其文字緊接段
              名冒號之下書寫。公告登載時,得用較大字體簡明標示公
              告之目的,不署機關首長職稱、姓名。
         (2)「依據」應將公告事件之原由敘明,引據有關法規及條文
              名稱或機關來函,非必要不敘來文日期、字號。有兩項以
              上「依據」者,每項應冠數字,並分項條列,另列縮格書
              寫。
         (3)「公告事項」(或說明)應將公告內容分項條列,冠以數
              字,另列縮格書寫。公告內容僅就「主旨」補充說明事實
              經過或理由者,改用「說明」為段名。公告如另有附件、
              附表、簡章、簡則等文件時,僅註明參閱「某某文件」,
              公告事項內不必重複敘述。
          3.一般工程招標或標購物品等公告,得用定型化格式處理,免
            用三段式。
          4.公告除登載於機關電子公布欄者外,張貼於機關公布欄時,
            必須蓋用機關印信,於公告兩字右側空白位置蓋印,以免字
            跡模糊不清。
    (四)其他公文:
          1.書函之結構及文字用語比照「函」之規定。
          2.定形化表單之格式由各機關自行訂定,並應遵守由左至右之
            橫行格式原則。
七十三、公文製作一般原則如下:
    (一)文字使用應儘量明白曉暢,詞意清晰以達到公文程式條例第八
          條所規定「簡、淺、明、確」之要求,其作業要求:
          1.正確:文字敘述和重要事項記述,應避免錯誤和遺漏,內容
            主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。
          2.清晰:文意清楚、肯定。
          3.簡明:用語簡練,詞句曉暢,分段確實,主題鮮明。
          4.迅速:自搜集資料,整理分析,至提出結論,應在一定時間
            內完成。
          5.整潔:文稿均應保持整潔,字體力求端正。
          6.一致:機關內部各單位撰擬文稿,文字用語、結構格式應力
            求一致,同一案情的處理方法不可前後矛盾。
          7.完整:對於每一文件,應作深入廣氾之研究,從各種角度、
            立場考慮問題,與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法,應
            力求周詳具體、適切可行,並備齊各種必需之文件。
    (二)擬稿注意事項如下:
          1.擬稿須條理分明,其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為準。
          2.引敘來文或法令條文,以扼要摘敘足供參證為度。
          3.各種名稱如非習用有素,不宜省文縮寫,如遇譯文且關係重
            要者,請以括弧加註原文,以資對照。
          4.文稿表示意見,應以負責態度,或提出具體意見供受文者抉
            擇。
          5.擬稿以一文一事為原則,來文如係一文數事者,得分為數文
            答復。
          6.引敘原文其直接語氣均應改為間接語氣,如「貴」「鈞」等
            應改為「本」「該」等。
          7.簽宜載明年月日及單位。
          8.擬辦復文或轉行之稿件,應敘入來文機關之發文日期及字號
            ,俾便查考。
          9.案件如已分行其他機關者,應於文末敘明,以免重複行文。
         10.文稿中多個機關名稱同時出現時,按照既定機關順序,由左
            至右依序排列。
         11.文稿分項或分條撰擬時,應分別冠以數字。上下左右空隙力
            求勻稱,機關全銜、受文者、本文等應採用較大字體,以資
            醒目。
    (三)分段要領如下:
          1.「主旨」:
         (1)「主旨」:為全文精要,以說明行文目的與期望,應力求
              具體扼要。
         (2)「主旨」不分項,文字緊接段名冒號下書寫。
          2.「說明」:
         (1)當案情必須就事實、來源或理由,作較詳細之敘述,無法
              於「主旨」內容納時,用本段說明。本段段名,可因公文
              內容改用「經過」、「原因」等名稱。
         (2)如無項次,文字緊接段名冒號之下書寫;如分項條列,應
              另列縮格書寫。
          3.「辦法」:
         (1)向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時,用本
              段列舉。本段段名,可因公文內容改用「建議」、「請求
              」、「擬辦」、「核示事項」等名稱。
         (2)其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態時,應編列為
              附件。
    (四)製作公文,應遵守以下全形、半形字形標準之規定:
          1.分項標號:應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……,(
            一)、(二)、(三)……,1、2、3、……,(1)、(
            2)、(3)。
          2.內文:
         (1)中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。
         (2)阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號
              應以半形為之。
七十四、公文用語規定如下:
    (一)期望及目的用語,得視需要酌用「請」、「希」、「查照」、
          「鑒核」或「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見復」、
          「轉行照辦」等。
    (二)准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語,必須明確肯定
          。
    (三)直接稱謂用語:
          1.有隸屬關係之機關:上級對下級稱「貴」;下級對上級稱「
            鈞」;自稱「本」。
          2.對無隸屬關係之機關:上級稱「大」;平行稱「貴」;自稱
            「本」。
          3.對機關首長間:上級對下級稱「貴」;自稱「本」;下級對
            上級稱「鈞長」,自稱「本」。
          4.機關(或首長)對屬員稱「台端」。
          5.機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「台端」
            ;對團體稱「貴」,自稱「本」。
          6.行文數機關或單位時,如於文內同時提及,可通稱為「貴機
            關」或「貴單位」。
    (四)間接稱謂用語:
          1.對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」,如一再提及,必要時
            得稱「該」;對職員稱「職稱」。
          2.對個人一律稱「先生」「女士」或「君」。
七十五、簽、稿之撰擬規定如下:
   (一)簽稿之一般原則:
          1.性質:
         (1)簽為幕僚處理公務表達意見,以供上級瞭解案情、並作抉
              擇之依據,分為下列兩種:
            甲、機關內部單位簽辦案件:依分層授權規定核決,簽末不
                必敘明陳某某長官字樣。
            乙、機關首長對直屬上級機關首長之「簽」,文末得用敬陳
                ○○長官字樣。
         (2)「稿」為公文之草本,依各機關規定程序核判後發出。
          2.擬辦方式:
         (1)先簽後稿:
            甲、制定、訂定、修正、廢止法令案件。
            乙、有關政策性或重大興革案件。
            丙、牽涉較廣,會商未獲結論案件。
            丁、擬提決策會議討論案件。
            戊、重要人事案件。
            己、其他性質重要必須先行簽請核定案件。
         (2)簽稿併陳:
            甲、文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案
                件。
            乙、依法准駁,但案情特殊須加說明之案件。
            丙、須限時辦發不及先行請示之案件。
         (3)以稿代簽為一般案情簡單,或例行承轉之案件。
         (4)公文案件相同者及同一案情之正副本,應併案簽辦。
         (5)不同機關之來文,其案情相同者,應併案彙辦。
   (二)簽之撰擬:
          1.款式:
         (1)先簽後稿:簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式
              辦理。
         (2)簽稿併陳:視情形使用「簽」,如案情簡單,可使用便條
              紙,不分段,以條列式簽擬。
         (3)一般存參或案情簡單之文件,得於原件文中空白處靠左側
              簽擬,以便由左而右,逐級核章。  
          2.撰擬要領:
         (1)「主旨」:扼要敘述,概括「簽」之整個目的與擬辦,不
              分項,一段完成。
         (2)「說明」:對案情之來源、經過與有關法規或前案,以及
              處理方法之分析等,作簡要之敘述,並視需要分項條列。
         (3)「擬辦」:為「簽」之重點所在,應針對案情,提出具體
              處理意見,或解決問題之方案,意見較多時分項條列。
         (4)「簽」之各段應截然劃分,「說明」一段不提擬辦意見,
              「擬辦」一段不重複「說明」。
    (三)稿之撰擬:
          1.草擬公文按文別應採之結構撰擬。
          2.撰擬參考要領:
         (1)按行文事項之性質選用公文名稱,如「令」、「函」、「
              書函」、「公告」等。
         (2)一案須辦數文時,請參考下列原則辦理:
            甲、一文之受文者有數機關時,內容大同小異者,同稿併敘
                ,將不同文字列出,並註明某處文字針對某機關。
            乙、文稿中多個機關名稱同時出現時,按照既定機關順序,
                由左而右依序排列。
            丙、內容小同大異者,用同一稿面分擬,如以電子方式處理
                者,可用數稿。
            丁、文稿分項或分條撰擬時,應分別冠以數字,機關全銜、
                受文者、本文等應採用較大字體,以資醒目。
         (3)「函」之正文,除按規定結構撰擬外,並請注意下列事項
              :
            甲、訂有辦理或復文期限者,請在「主旨」內敘明。
            乙、承轉公文,請摘敘來文要點,不宜在「稿」內書:「照
                錄原文,敘至某處」字樣,來文過長仍請儘量摘敘,無
                法摘敘時,可照規定列為附件。
            丙、概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等
                ,列入「主旨」,不在「辦法」段內重複;至具體詳細
                要求有所作為時,請列入「辦法」段內。
            丁、「說明」、「辦法」分項條列時,每項表達一意。
            戊、文末首長簽署、敘稿時,為簡化起見,首長職銜之後可
                僅書「姓」,名字則以「○○」表示。
            己、須以副本分行者,請在「副本」項下列明;如要求副本
                收受者作為時,則請在「說明」段內列明。
            庚、如有附件,得在文內敘述附件名稱及份數。
七十六、各機關對有隸屬關係機關之行文,應依層級為之,不得越級。因
        緊急情況越級行文時,得以副本抄送其直屬上級或下級機關。
七十七、前點越級行文案件,答復時如無時限性,仍不得越級。
七十八、上級機關對下級機關行文發布令函時,屬於發布法規或一般通案
        性之公文,其已發行公報者,應刊登公報,並敘明生效日期。
七十九、上級機關對下級機關請示、解釋之個案答復,其屬通案性經刊登
        公報者,對所屬相關之機關,應加註為副本受文者。
八十、須分行而內容性質有主從之文件,除對主要受文者行文外,其他機
      關或個人,不論上行、平行或下行,概以副本抄送,並於副本項下
      列明。倘有附件應加註明。收受副本者,應為適當之處理,對與業
      務無關之單位,不得濫發副本。
八十一、對外國機關或人員行文,應用本國程式,並以中文本為主。其所
        附之外文譯本,得依其慣例行之。
八十二、無機密性之通案公文,或必須轉行所屬機關之一般公文,除用公
        報刊登外,並得利用其他定期性之公務刊物刊登,及大眾傳播工
        具傳播。
八十三、召開會議,應先製作開會通知單。其有議程及討論資料者,應另
        做附件併送,如時間急迫,並應以電話告知。
八十四、開會通知單應致送主持人。
八十五、各種表報,應依下列原則力求簡化:
    (一)造送種類及期限,依據須要予以合併,以減少其次數與數量。
    (二)業務單位與統計單位所製之表報,內容應求一致。
八十六、造送各種報表,除必須備文附送外,一律由主辦單位逕行送發。
八十七、受理檢舉文件,應將原件批交有關機關辦理者外,不得將檢舉人
        之姓名、住址及身份資料轉行。匿名或不具名之檢舉文件不予受
        理。但內容具有事證者,仍應審酌處理。
八十八、送核文件,如須檢附有關文卷者,應由承辦人員檢齊附送,並於
        簽稿上註明。
八十九、各機關對速件、最速件、或定有期限之文件,如確有特殊原因,
        為收文機關無法及時收到處理者,應先以電話通知,並做成電話
        紀錄附卷查考。
九十、核復之公文,如須由陳核機關轉行原請求之機關團體或人民查照者
      ,應視需要加發副本,以免陳核機關再行轉知。
九十一、承辦人員辦稿時,處理附件應依下列規定辦理:
    (一)附件應檢點清楚,隨稿附送。
    (二)附件有二種以上時,應依序標明序號。
    (三)附件隨文附送時,應於文稿內加註附件名稱及數量。
    (四)如需以原本發出,而原本僅一份時,請註明:「原本隨文發出
          ,抄本或影印本存卷」。
    (五)如需以電子文件、抄本或影印本發出,辦稿時請書「附電子檔
          」、「抄送」或「檢送○○影印本」等字樣,並註明「原本存
          卷,另以電子檔、抄本或影印本發出」。
    (六)發文附件宜儘量用電子文件。
    (七)附件如不及或不能隨稿附送時,請註明「文先發,附件後送」
          或「封發時,附件請向承辦人員或洽○○取」字樣。
九十二、較為繁複之圖表經核定後,承辦單位應按所需份數,自行繕校或
        繪製。
九十三、承辦人員擬辦案件,應依輕重緩急依序辦理,並於規定時限內完
        成,不得積壓。
九十四、簽稿如有修改,應由修改人員,於修改處蓋職名章,以明責任。
九十五、辦理會稿應注意事項如下:
    (一)凡先簽後稿之案件已於擬辦時會核者,如稿內所敘與會核時並
          無出入,應不再送會,以節省時間及手續。
    (二)各單位於其他單位送會之簽稿,如有意見應即提出,如未提出
          意見,一經會簽,即認為同意,應共同負責。
    (三)會稿單位對於文稿有不同意見時,應由主辦單位綜合修改後,
          再送決定,會銜者亦同。
    (四)非政策性之緊急文稿,為爭取時效,得先發後會。
    (五)會辦公文視同速件處理,涉及二單位以上之案件,除須依次遞
          會者外,應複製分會,以爭取時效。
九十六、文書之陳核、陳判、會辦等過程中,均應使用公文夾(詳附式九
        ),並以公文夾顏色做為機關內部傳送速度之區分。
九十七、公文夾之顏色區分如下:
    (一)最速件、速件用紅色。
    (二)普通件用藍色或白色。
    (三)機密文件用黃色或特製密件袋。
九十八、承辦人員處理公務,應備承辦案件登記簿(詳附式十)登記之。
        職務異動時,並應連同業務相關資料列入移交。
九十九、下列文件,得逕行簽辦存查:
    (一)無轉行或答覆必要之文件。
    (二)下級機關送請例行備案或備查之文件及表報。
    (三)本機關蒐集或受贈與之參考資料。
    (四)屬通知、參考性之副本。
    (五)其他依規可予存查之案件。
一○○、知會性質之案件,不必事先會辦,核定後以副本抄知。
一○一、會辦案件有下列情形之一者,得於簽辦前會商協調:
    (一)有時間性或重要案件。
    (二)涉及三單位以上職掌案件。
    (三)案情繁複或意見不一致之案件。
一○二、會辦案件協調未獲協議者,應即由主辦單位簽請機關首長或副首
        長協調或提業務會報解決。
一○三、會辦案件經協商獲致結論後,不再會簽、會稿。承辦單位應將協
        調記錄隨同原案逕行敘稿陳判,並以副本分送有關單位。
一○四、先簽後稿之案件,應以核定原簽附稿。其必須以上一層名義行文
        者,得出次一層主管代為決行方式處理。
一○五、各機關依市務會議決議或其他會議經市長裁示、指示、提示、通
        知辦稿者,依前點規定辦理。
一○六、受文單位復文時,應於說明段內,書明發文機關之發文年月日及
        字號。
一○七、承辦人員經辦之簽稿,應注意其「時間性」及「機密性」,分別
        於稿面「速別」及「密等」項下予以適當標明。
一○八、承辦人員經辦之簽、稿,應依分層負責明細表規定,在原公文簽
        稿內註明決行層次。
一○九、機關內部各單位間必須以書面洽辦之公務,得以便箋行之。
一一○、機關內部各單位承辦公務,必須通報其他單位或員工者,應以承
        辦單位名義通報或以原件傳閱會章,不必以機關名義行文轉知。
一一一、承辦通案性文稿,如受文機關過多時:得刊登公報,免再辦文轉
        行各機關,陳復時仍應逐級陳轉。
柒、監用印
一一二、各機關公文蓋用印信及簽署,應依下列規定辦理:
    (一)各機關任何文件,非經機關首長或依分層負責規定授權各層主
          管判發者,不得蓋用印信。
    (二)監印人員如發現原稿未經判行或有其他錯誤,應即退送補判或
          更正後再蓋印。
    (三)監印人員於待發文件檢點無誤後,依下列規定蓋用印信:
          1.發布令、公告、派令、任免令、獎懲令、聘書、訴願決定書
            、授權狀、獎狀、褒揚令、證明書、執照、契約書、證券、
            匾額及其他依法規定應蓋用印信之文件,均蓋用機關印信及
            首長職銜簽字章。
          2.呈:用機關首長全銜、姓名,蓋職章。
          3.函:上行文署機關首長職銜、姓名,蓋職章。平行文蓋職銜
            簽字章或職章。下行文蓋職銜簽字章。
          4.書函、開會通知單、移文單及一般事務性之通知、聯繫、洽
            辦等公文,蓋用機關或承辦單位條戳(詳附式十一)。
          5.機關內部單位主管依分層負責之授權,逕行處理事項,對外
            行文時,由單位主管署名,蓋單位主管職章或蓋條戳。
          6.機關首長出缺由代理人代理首長職務時,其機關公文應由首
            長署名者,由代理人署名。機關首長因故不能視事,由代理
            人代行首長職務時,其機關公文,除署首長姓名註明不能視
            事事由外,應由代行人附署職銜、姓名於後,並加註代行二
            字。機關內部單位基於授權行文,得比照辦理。
          7.會銜公文如係發布命令應蓋機關印信,其餘蓋機關首長職銜
            簽字章。
    (四)一般公文蓋用機關印信之位置,以在首頁右側偏上方空白處用
          印為原則,簽署使用之章戳位置則於全文最後。
    (五)公文及原稿用紙在兩頁以上者,其騎縫處均應蓋(印)騎縫章
          。   
    (六)附件以不蓋用印信為原則,但有規定須蓋用印信者,依其規定
          。
    (七)副本之蓋印與正本同,抄本(件)及譯本不必蓋印,但應分別
          標示「抄本(件)」或「譯本」。
    (八)文件經蓋印後,由監印人員在原稿加蓋監印人員章,送由發文
          單位辦理發文手續。
    (九)不辦文稿之文件,如需蓋用印信時,應先由申請人填具「蓋用
          印信申請表」,其格式由機關自訂,惟內容應包括申請人簽章
          、蓋用印信之文別、受文者、主旨、用途、份數及蓋用日期等
          項目,陳奉核定後,始予蓋用印信。(詳附式十二)
    (十)監印人員應備置印信蓋用登記表,對已核定需蓋印之文件,應
          予登錄並載明收(發)文字號,申請表應妥為保存,以備查考
          。登記表及蓋用印信申請表,於新舊任交接時,應隨同印信專
          案移交。
    (十一)監印人員對行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿,應
            核對其清單無誤後,方得於非電子交換公文蓋印,並循發文
            程序作業。
一一三、職名章使用範圍規定如下:
   (一)擬簽。
   (二)辦稿。
   (三)會簽核簽。
   (四)會稿核稿。
   (五)各種表報蓋章。
        蓋職名章時,應注意蓋章位置,並註明月、日、時。
一一四、各機關基於業務需要,須將印信拓模或縮小製模套印於文件者,
        應經該機關首長核准套印後,填具印信啟用報備表二份,於一週
        內報請印信原製發機關備查。並將套印之底片印版予以銷燬,或
        由監印人員保管列入移交。
一一五、套印文書時,應由監印人員監印並登記套印文書種類、數目、及
        起迄號碼,送使用單位點收(詳附式十三)。
一一六、定型公文紙,包括證照、書狀、預蓋印信應由承辦單位編定號碼
        ,簽准用印,由監印人員登記其種類、數目及起迄號碼,送使用
        單位點收。
一一七、套印文書及預蓋印信定型公文紙,由使用單位指定人員負責保管
        。填發時應分別設置專用簿冊登記。(詳附式十四)
一一八、送請用印文稿,原稿稿面免蓋機關印信,由監印人員於稿面適當
        位置加蓋監印人員章。
    第一項稿面未蓋校對人員章者,不得用印。
一一九、各機關請製印信,應依規定填具申請表(詳附式十五)遞級向主
        管機關申請核發。
一二○、各機關印信應由機關首長指定監印人員負責保管,不使用時應鎖
        於保險櫃內。如有遺失或誤用情事,由監印人負完全責任。
一二一、各機關印信因毀損、遺失、拒交、或其他特殊原因,致無法使用
        原有印信者,得基於業務需要,暫時借用同級或上級機關印信。
一二二、前點借用印信,應報上一級機關核准並層報原製發機關備查。
一二三、各機關內部第二層級主管(處局),及第三層級主管(科、股)
        ,依分層負責規定認有應用職章對外行文者,得依印信條例第六
        條有關製發職章規定,報請製發職章。並依據各該機關組織編制
        規定,職等範圍之起始職等在五職等以下者,比照委任;六至九
        職等比照薦任;依印信條例附式所定委級及薦級製發職章。
一二四、各級人員職名章,分下列三種:
    (一)甲種:機關首長、副首長及秘書長用,應刻機關銜名、職別及
          姓名。
    (二)乙種:核閱文稿人員用。處局主管刻處局名稱及職別、姓名,
          其他核閱文稿人員刻職別、姓名。
    (三)丙種:承辦人員用,刻職別、姓名。
        前項職名章,應按規定式樣製發。(詳附式十六)
一二五、各機關首長及一級單位主管,因業務須增刻職名章其規定如下:
    (一)機關首長、副首長職名章,得視業務需要增刻一至三顆,並以
          甲、乙、丙字樣區別之。
    (二)一級單位主管職名章,其單位組織編制設有核稿人員或確因業
          務需要者,得增刻一至二顆,並以甲、乙字樣區別之。前項增
          刻職名章,均應委託專人保管使用並同負行政與法律上責任。
一二六、各級人員職名章,應由人事單位報請機關首長核定後製發,並拓
        模一份存查。
一二七、各機關人員如有異動,應將使用之職名章截角送人事單位註銷。
捌、文書保密
一二八、機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書。
        各機關處理機密文書,除依國家機密保護法與其施行細則及其他
        法規外,依本要點辦理。
一二九、一般保密事項規定如下:
    (一)各機關員工對於本機關任何文書,除經特許公開者外,應遵守
          公務員服務法第四條之規定,絕對保守機密,不得洩漏。
    (二)文書之處理,不得隨意散置或出示他人。
    (三)各級人員經辦案件,無論何時,不得以職務上之秘密作私人談
          話資料。非經辦人員不得查詢業務範圍以外之公務事件。
    (四)文書之核判、會簽、會稿時,不得假手本機關以外之人員,更
          不得交與本案有關之當事人。
    (五)文書放置時,應背面向上或放於公文夾內,以防止被他人窺視
          。
    (六)下班或臨時離開辦公室時,應將公文收藏於辦公桌抽屜或公文
          櫃內並即加鎖。
    (七)各機關就其主管業務發表新聞時,應指定專人統一辦理,並須
          事先簽報首長核定。
    (八)職務上不應知悉或不應持有之公文資料,不得探悉或持有。因
          職務而持有之機密文件,應保存於辦公處所,並隨時檢查,無
          繼續保存之必要者,應繳還原發單位;無法繳回者應銷毀之。
    (九)私人日記、通信、撰文及著作,其內容不得涉及機密及依法應
          保密事項。
    (十)發現他人涉有危害保密之虞時,應加勸告,其不聽勸告或已發
          生洩密情事者,應立即向長官報告。
    (十一)承辦機密文書人員,發現承辦或保管之機密文件已洩漏、遺
            失或判斷可能洩漏、遺失時,應即報告所屬主管查明處理。
一三○、國家機密文書區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」;一
        般公務機密文書列為「密」等級。
        不同等級之機密文書合併使用或處理時,以其中最高之等級為機
        密等級。
一三一、應以機密文書處理之國家機密事項如下:
    (一)軍事計畫、武器系統或軍事行動。
    (二)外國政府之國防、政治或經濟資訊。
    (三)情報組織及其活動。
    (四)政府通信、資訊之保密技術、設備或設施。
    (五)外交或大陸事務。
    (六)科技或經濟事務。
    (七)其他為確保國家安全或利益而有保密之必要者。
一三二、一般公務機密,指本機關持有或保管之資訊,除國家機密外,依
        法令或契約有保密義務者。
一三三、核定機密文書之機密等級、保密期限、解密條件等,應依相關保
        密法規辦理。
一三四、凡委託其他公民營機構或個人研究、設計、發展、試驗、採購、
        生產、營繕、銷售或保管案件,涉及機密事項,其文書處理規定
        如下
    (一)各機關人員於其職掌或業務範圍內,凡以契約委託其他公民營
          機構(廠商)或個人產製之機密文書,應要求受託者先行採取
          保密措施,並送交委託單位,由權責長官核定機密等級、保密
          期限或解密條件,並通知受託者。
    (二)凡因委託契約需要,而必須提供受託者機密文書時,應繕造清
          冊送交受託者專人執據簽收;並得檢查該機密文書之管理與運
          用情形,以保障機密文書不遭轉用或洩漏。
    (三)為使受託者瞭解並配合採取保密措施,委託單位應要求簽訂「
          保密契約」或於主契約中規範「保密義務條款」,明定業經標
          示為機密之文書,縱使契約終止或解除,非經解密,受託者仍
          應採取保密措施。
一三五、各機關應指定專責人員負責辦理機密文書拆封、分文、繕校、蓋
        印、封發、歸檔,以及機密公文電子交換等事項,並儘可能實施
        隔離作業。
一三六、機密文書之簽擬、陳核(判),應由業務主管或其指定之人員處
        理,並應儘量減少處理人員層級及程序。
一三七、各機關承辦人員處理一般文書,應審核鑑定是否具保密價值,如
        確有保密必要,應即改作機密文書處理。
一三八、一般公務機密文書之知悉、持有、使用或複製,除辦理該機密業
        務者外,以經單位主管以上人員同意者為限。
        前項單位主管以上人員,於有下列情形之ㄧ者,得不同意:
   (一)有事實足認有洩密之虞。
   (二)無知悉、持有、使用或複製機密文書之必要。
一三九、處理機密文書應依下列規定辦理:
    (一)收受機密文書時,應先詳細檢查封口有無異狀後,並依內封套
          記載情形完成登錄,受文者為機關或機關首長者,應送機關首
          長或其指定人員啟封;受文者為其他人員者,逕送各該人員本
          人啟封;另啟封人員,應核對其內容及附件。
    (二)機密文書之收發處理,以專設文簿或電子檔登記為原則,並加
          註機密等級。如採混合方式,登記資料不得顯示機密之名稱或
          內容。
    (三)機密文書用印時,屬「絕對機密」、「極機密」者,由承辦人
          員持往辦理。監印人員僅憑機關首長簽署用印,不得閱覽其內
          容。屬「機密」、「密」者之用印,得由繕校人員持往辦理。
    (四)「絕對機密」、「極機密」文書之封發,由承辦人員監督辦理
          。「機密」、「密」則由指定之繕校、收發人員辦理。
    (五)使用電腦設備處理機密公文時,對於簽入資訊系統所需之帳號
          及密碼應建立安全管理機制並不得使其暴露於他人可見之狀態
          ,有關公文交換所需之簽章加密等相關電子憑證亦需妥善保存
          。
一四○、保密期限或解除機密條件之標示,應以括弧標示於機密等級之下
        。其解密條件如下:
    (一)本件於公布時解密。
    (二)本件至某年某月某日解密。
    (三)本件於工作完成或會議終了時解密。
    (四)附件抽存後解密(適用於附件已完成機密等級及解密條件標示
          者)。
    (五)其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)。
        機密等級標示位置,依「國家機密保護法」施行細則第十七條規
        定辦理。
一四一、經核定機密等級、解密條件之文書,屬彙編性質者,應於文首頁
        說明保密要求事項。
一四二、機密文書之傳遞方式如下:
    (一)分文(交辦)、陳核(判)、送會、送繕、退稿、歸檔等流程
          ,除「絕對機密」及「極機密」應由承辦人員親自持送外,其
          餘非由承辦人員傳遞時,應密封交遞。傳送一般公務機密文書
          應交指定專責人員或承辦人員親自簽收。
    (二)在機關外傳遞,屬於國家機密之「絕對機密」或「極機密」者
          ,由承辦人員或指定人員傳遞,必要時得派武裝人員或便衣人
          員護送。屬「機密」者,由承辦人員或指定人員傳遞,或以外
          交郵袋或雙掛號函件傳遞。「密」等級者,須切實密封後按一
          般人工傳遞方式辦理。
    (三)如因機關業務特性,機密文書須採電子方式處理者,應使用經
          專責機關鑑定相符機密等級保密機制,並依相關規定辦理。
一四三、機密文書對外發文時,應封裝於雙封套內,封套之紙質,須不能
        透視且不易破裂。內封套左上角加蓋機密等級,並加密封,封口
        及接縫處須加貼薄棉紙或膠帶並加蓋「密」字戳記;外封套不得
        標示機密等級或其他足以顯示內容之註記。
        體積及數量龐大之機密文件,無法以前述方式封裝者,應作適當
        之掩護措施。
一四四、辦理機密文書之簽擬稿、繕印打字時之廢件,或誤繕誤印之廢紙
        及複寫紙等,應由承辦人員即時銷毀之。不能即時銷毀時,應視
        同複製品,依「國家機密保護法」第十八條規定保護之。
一四五、機密文書之承辦人員,應隨時與收發及文書主管人員協調聯繫,
        處理重要之機密案件時,並應洽詢經機關首長指定之保密業務主
        管人員意見,採取必要之保密措施。
一四六、機密文書如非必要,應儘量免用或減少副本。
一四七、機密文書非經權責主管人員核准,不得攜出辦公處所。
一四八、機密文書應存放於具安全防護功能之金屬箱櫃,並裝置密鎖,保
        管人員必須經常檢查。
一四九、會議使用之機密文書資料應編號分發,會議結束當場收回;與會
        人員如需留用時,應經主席核准並辦理借用簽收。
一五○、各機關凡經核定機密等級之文書,不論其性質屬研究報告、會議
        資料、業務統計、各式簽擬文稿等,均應依檔案法及相關規定辦
        理。
一五一、納入檔案管理之機密文書,應隨時或定期查核,其須變更機密等
        級或解密者,應即按規定辦理變更或解密手續。
一五二、處理文書機密等級之變更或解密,其權責劃分如下:
    (一)機密等級變更或解密,由承辦人員於區分密等時預為註明或主
          動檢討辦理。
    (二)國家機密之變更或解密,依國家機密保護法第十條第一項規定
          為之。
    (三)一般公務機密文書,由原核定主管核定之。
    (四)機密文書原核定機關因組織裁併或職掌調整,致該機密事項非
          其管轄者,相關保護作業由承受其業務之機關辦理;無承受業
          務機關者,由原核定機關之上級機關或主管機關為之。
一五三、文書機密等級之變更及解密程序規定如下:
    (一)承辦人員依據機密件登錄主動檢查,或其他機關建議,將解密
          之案件,提出審查,並填具機密等級變更或解密之處理意見表
          或建議單陳送核定。
    (二)經核定原機密等級解密後,應填寫機密等級變更或註銷通知單
          ,陳奉核定,再行繕發,並通知前曾受領該機密文件之受文機
          關。
    (三)文書機密等級之附加變更或解密標示者,屆時即照標示自動變
          更或解密,檔案保管單位或人員並即辦理有關手續。
    (四)建議其他機關變更機密等級或解密者,於獲得答復同意後,參
          照(一)至(三)之程序辦理。
    (五)非機關之來函其上自訂有機密等級者,經函知來文者後,參照
          (一)至(三)之程序辦理。
    (六)機密案件經解密後應照普通案件放置保管。非經解密者,不得
          銷毀,解密後,其銷毀方式,須依檔案法及相關規定辦理。
一五四、保管機密文書人員調離職務時,應將所保管之機密文書,逐項列
        冊點交單位主管或其指定人員。
一五五、各機關對於機密文書之處理,應指定專人會同檔案、資訊、通信
        、政風等業務承辦人員,實施查核。
玖、檔案管理
一五六、檔案之管理,除性質特殊專案簽奉機關首長核准由承辦單位保存
        者外,以統一規劃、集中管理為原則。
一五七、檔案管理作業包括點收、立案、編目、保管、檢調、清理、安全
        維護、其他檔案管理作業及相關設施事項。(作業程序如附式十
        八)
一五八、本府對所屬機關學校之檔案管理工作,得定期或不定期實施業務
        考核、檢查或訪問,以溝通觀念與統一作法。檔案管理單位,應
        與文書相互聯繫,密切配合,單位間之權責,應明確劃分。
一五九、各機關歸檔案件以原件為原則,有附件者,每一種以一份為限。
一六○、歸檔文件之點收處理,應依下列規定辦理:
    (一)歸檔案件屬紙本型式者,應由承辦人員逐件依下列規定編寫頁
          碼:
          1.依文件產生日期之先後順序,晚者在上,早者在下,依序編
            寫頁碼;文件係雙面書寫或列印者,亦同。
          2.附件頁碼之編寫,除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝
            訂者外,應併同其本文連續為之。
    (二)業務承辦單位或文書單位應將辦畢案件於五日內逐件依序彙齊
          後,併同歸檔清單(附式十九)送交檔案管理單位歸檔。但下
          列物品不得歸檔:
          1.現金、有價證券及其他貴重物品。
          2.司法訴訟有關物證。
          3.流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全
            之物品。
          4.易變質而不適長期保存之物品。
        前項本文所稱辦畢案件,指依文書處理規定完成發文或存查程序
        之案件。
一六一、機密檔案歸檔時,應由業務單位承辦人員用機密檔案專用封套裝
        封(附式二十),並於封面上註明單位名稱、收發來文字號、案
        由或案名、分類號、頁數、件數、附件數、案卷內文件起迄日期
        、保存年限、機密等級及保密期限或解密條件,封口加蓋業務單
        位處(局)主管、科(課)長及承辦人員印章後送檔案管理單位
        辦理歸檔。但案由或案名得以代碼或代名表示。
        檔案管理人員點收機密檔案時,僅得依封套上記載事項檢視,不
        得拆開封套;封套上記載不全者,應退回補正。經確認無誤者,
        應於歸檔清單及封面上註記點收日期或蓋點收章備查。
一六二、機密檔案經核定變更或註銷其機密等級者,應由業務承辦單位於
        檔案上浮貼機密等級變更或註銷紀錄單(附式二十一)外,並應
        將案卷封面及文件上原有機密等級之註記以雙線劃去。
一六三、檔案管理人員點收文件,應依下列規定辦理:
    (一)各機關檔案管理單位辦理點收作業,應以件為單位,詳細核對
          其內容與數量。經確認無誤後,於歸檔清單上註記點收日期,
          並簽章或蓋點收章備查。歸檔清單檔案管理單位應留存一份;
          並予以保存三個月。
    (二)歸檔案件有第一六○點第一項第二款所定之物品者,應退回文
          書單位或承辦單位處理。
    (三)歸檔案件有下列情形者,應退回文書單位或承辦單位補正,並
          於歸檔清單上註記其原因及日期:
          1.案件或其附件不全,或附件未經簽准而抽存者。
          2.案件污損或內容不清楚者。
          3.案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。
          4.案件未編列文號或文號有誤者。
          5.案件未填註保存年限或分類號者。
          6.案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。
          7.案件未依規定蓋騎縫章或職名章者。
          8.樣張或已作廢之契約憑證等文件,有漏蓋「樣張」或「註銷
            」字樣者。
          9.案件與歸檔清單之登載不符者。
         10.案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者。
        前項所定情形之補正,應由承辦業務相關人員查明補註蓋章,並
        經機關權責長官核可後,併同原案歸檔備查。
一六四、應歸檔而未歸檔之公文及其附件,應由業務單位主管督促歸檔外
        ,檔案管理單位並應定期辦理稽催;經稽催仍未辦理者,簽請機
        關權責長官處理。
一六五、檔案分類及保存年限區分表應由各業務單位視組織職掌及業務性
        質,採用順序制或等級制檔案分類標記編排方式,訂定檔案分類
        及保存年限區分表(附式二十二),呈機關首長同意後,函送檔
        案中央主管機關審核後實施。修正時亦同。
一六六、檔案分類及保存年限區分表至少每十年應檢討一次;必要時,得
        隨時修正之。
一六七、檔案分類表內各級項目應預留若干空格,以備將來業務發展及增
        加時隨時增補之用;類目名稱字句以簡明為原則,字數以二至九
        字為宜。
一六八、檔案如有破損,應依下列規定處理:
    (一)破損之案卷,應保持原形予以適當之裱補。
    (二)破損較大或字跡不清之案卷,應以重抄、印刷或照相等方法予
          以重製。
一六九、重製檔案,須分別註明原因、日期及份數,陳經機關首長核定。
一七○、檔案如有遺失,檔案管理單位或業務主管單位應即查明原因簽報
        機關權責長官,並依下列規定處理:
    (一)普通檔案,應向原承辦單位或其有關單位查抄。
    (二)對無法查抄之案件,應由原承辦單位依據資料或記憶補錄。
    (三)檔案遺失及處理之經過,須在各種目錄上分別註明,並查明責
          任簽請機關首長依下列規定議處:
          1.遺失保存年限三十年以下(不包括本數三十年)之檔案者,
            一件檔案予以申誡一次。但所遺失者為一卷宗,而該卷宗內
            含有二件至五件檔案者,以一件論;內含六件至十件檔案者
            ,以二件論;十一件至十五件檔案者,以三件論;含十六件
            至二十件檔案者,以四件論。遺失二十一件以上者,每遺失
            十件以一件論。
          2.遺失保存年限三十年以上或永久保存之檔案,每遺失一件,
            記過一次。
        檔案有遺失、污損、抽換、拆散等情事時,檔案管理單位或業務
        主管單位應查明責任,依規議處;其涉及法律責任者,並應依法
        處理。
一七一、公務員於職務移交或離職時,應將其職務上掌管之檔案連同辦理
        移交,並應保持完整,不得隱匿、銷毀或藉故遺失。
一七二、
    (一)借調檔案以與主管業務有關者為限,因業務需要借調非主管案
          件時,應先經承辦單位同意或簽請本機關權責長官核准後,始
          可借調。
    (二)借調檔卷應由調案人員填具調案單(附式二十三),以一案一
          單為原則,並載明調案人姓名、單位、檔號或文號、案由或案
          名及調案日期等,經業務單位主管或本機關權責長官核准後,
          送檔案管理單位調取。但借調機密檔案應依下列規定辦理:
          1.借調機密檔案應依前款規定外,如屬國家機密者,除辦理該
            機密事項業務者外,應經原核定機關或其上級機關有核定權
            責人員書面授權或核准。
          2.借調極機密以上等級者,應由調案人親自至檔案管理單位簽
            收。
    (三)檔案借調後調案人應負妥善保管及維護案卷完整之責任,並不
          得有遺失、轉借、拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增
          刪及圈點等破壞或變更檔案內容之情事;違反者,除調案單不
          予歸還外,業務主管單位或檔案管理單位應按個案情節輕重,
          簽報機關首長議處;其觸犯民事、刑事法令者,並依各該法令
          處罰。
    (四)借調檔案以一個月為限,期限屆滿如有繼續使用之必要,應敘
          明理由申請展期,經業務單位主管或本機關權責長官核准後,
          向檔案管理單位辦理展期,展期次數以三次為限;展期次數超
          過三次,仍需使用檔案者,應先行歸還檔案後,再依規定辦理
          借調。
          前項借調為機密檔案者,應於借調期限內歸還。屆期如需繼續
          使用,應提出展期申請,經前第二項第一目核定權責人員核准
          後,始可延展借調期限。
    (五)調案人逾期未歸還其調借之案卷,經函催(附式二十四)後無
          正當理由不歸還時,除暫停其借調案卷至前案歸還為止外,並
          簽請機關首長依下列規定議處:
          1.經函催達三次仍不歸還者,予以申誡一次。
         2.經函催達六次仍不歸還者,予以申誡二次。
         3.經函催達九次仍不歸還者,予以記過一次。
          4.經函催十次以上仍不歸還者,比照第一七○點檔案遺失規定
            議處。
    (六)調出之檔案如業務主管單位有公務急用時,得隨時催還。
    (七)業務承辦單位因應訴願、訴訟案需檢附原卷者,應專案簽奉機
          關首長核准後,由檔案管理單位彙整成冊始予借調,並不適用
          第三及第四款之規定。借調檔案人員如有自行拆散、增損、轉
          借、抽換或塗改等情事者,應負民、刑事及行政責任。
    (八)機關人員調職、離職或退休時,人事單位應知會檔案管理單位
          ,以查驗其借調檔案情形。
          調職、離職或退休人員如有借調檔案,應將所借之案卷全數歸
          還後始准離(調)職。
          前項借調檔案如屬依法調用或機關借調且未屆滿歸還期限者,
          應依相關規定列為職務移交事項。
    (九)本府及所屬各機關以外之機關、單位、人員借調檔案時,應以
          書面載明借調法律依據、目的及期間提出申請,經該案卷業務
          單位依檔案法第十八條規定審查,並簽請本機關首長核准後辦
          理。屆期未還時,該檔案業務承辦單位應負責具文催還並副知
          檔案管理單位。
          前項人員借調應用檔案如屬民眾申請者,應依有關檔案開放應
          用須知規定辦理。
一七三、檔案應於每年依下列規定辦理清理一次:
    (一)依據檔案分類總目錄簿,逐案核對。
    (二)按照案卷之目次表,逐件清理。
    (三)對已屆保存年限之案件,應按照規定程序銷毀。
    (四)合於移轉規定之永久保存檔案,應依規定辦理移轉。
    (五)續存檔案,應妥善編訂典藏。
一七四、檔案之銷毀,應依照下列程序辦理:
    (一)凡屆滿保存年限之檔案,應先製作擬銷毀檔案目錄(附式二十
          五),送請業務承辦單位審查。
    (二)業務承辦單位應依擬銷毀檔案目錄逐件審查。對延長保存年限
          之案件,認有必要者,應簽註延長年限或具體理由。
    (三)經承辦單位同意銷毀之檔案,檔案管理單位應制定檔案銷毀計
          畫(附式二十六)及檔案銷毀目錄(附式二十七),經機關首
          長核定,一份依「機關檔案銷毀目錄送請地方文史機關先行檢
          選機制作業流程」先送地方文史機關及國史館臺灣文獻館檢選
          後,函送檔案中央主管機關審定;一份存案。
    (四)已銷毀之檔案應逐案分別於檔案分類總目錄加蓋「0年0月0
          日奉准銷毀」字樣之戳記,並逐件分別於檔案銷毀目錄及案卷
          目次表等有關目錄,註記核准銷毀之文號及銷毀日期;但全卷
          銷毀者,其案卷目次表得不註記。
    (五)會計帳簿及憑證之銷毀,應先依會計法規定辦理後,再送檔案
          中央主管機關審核。
    (六)銷毀檔案,應會同政風單位派員監督辦理。
    (七)機密檔案之銷毀,應依照機密檔案管理辦法第十八條、第十九
          條之規定辦理。
一七五、屆臨移轉期限之永久保存檔案,應依國家檔案移轉辦法之規定,
        移轉檔案中央主管機關管理。
        機密檔案移轉前,應依法檢討辦理機密等級之變更或解密事宜。
一七六、本府及所屬各機關學校檔案清理之成果,應於次年元月十日前逐
        級統計列報。(附式二十八)
拾、處理時限
一七七、各機關公文速別,分最速件、速件、普通件、限期公文四種,其
        處理時限標準如下:
    (一)最速件:指特別緊急必須當時或在一日內處理完畢之案件,隨
          到隨辦,迅速發出。
    (二)速件:指次於前款亦應從速處理完畢之案件,以不超過三日為
          限。
    (三)普通件:指一般例行之案件,以不超過六日為限。
    (四)限期公文:
          1.各機關來文要求答復,定有期限,應依來文所定期限處理。
          2.訴願、陳情及其他依法定有期限之案件,應依其規定期限處
            理。
          3.人民申請案件,應依人民申請案件處理期限表所訂期限處理
            。
          4.列管案件,應依列管機關(單位)所訂之預定完成期限處理
            。定期表報,應依各該表報所訂之填報期限處理。
          5.涉及政策、法令或須多方會辦、分辦,且需三十日以上方可
            辦結之複雜案件,得由承辦單位擬訂處理期限,並敘明理由
            ,經機關首長核准後,以專案管制案件依限處理。但人民陳
            情、申請或訴願之案件,不在此限。
         (1)申請專案管制案件,應填具專案管制案件申請單(如附式
              三十一),敘明理由,擬定預定完成時間,併同公文影本
              由單位主管詳實審核,簽會研考單位,並送由機關首長核
              准後,交收發人員於公文正本首頁蓋註專案管制章戳,申
              請單併公文影本送研考單位列冊專案管制辦理時限。
         (2)申請為專案管制案件如確難於預定結案日期前辦結,仍得
              依規申請展延,但最長處理時限不得超過四個月。
        前項速別之擬訂,應由承辦單位主管嚴加審核。
        第一項第四款之各項限期公文處理時限,均含假日。
一七八、承辦人員不能如期辦竣之案件,應在預定結案日期屆滿前申請展
        期,以二次為限,每次展期不得超過十日,由單位主管核准。但
        情形特殊須為第三次以上展期或展期超過一個月以上者,應簽經
        機關首長核定以專案方式處理。
        前項展期申請應於公文登記三聯單甲表背面或展期申請單上(附
        式三十一之一)填註展期原因及展延日期,簽由單位主管核准後
        交登記桌人員登錄展延紀錄並修改展延後應辦結日期。來文訂有
        處理期限者,應連繫來文機關確認後展延之。
一七九、各類公文處理時限之計算標準如下:
   (一)一般公文發文使用日數:
          1.答復案件:自收文之次日起至發文之日止(含本機關內部各
            單位會辦、會簽、會稿時間) 所需日數扣除假日,為發文
            使用日數。
          2.彙(併)辦案件:
         (1)彙辦案件自所彙辦公文最後一件收文之次日起,至發文之
              日止,所需日數扣除假日,為其第一件來文發文使用日數
              ;其餘彙辦公文於全案辦結時,以存查公文計算。
         (2)併辦案件:自首件收文之次日起,至發文之日止,所需日
              數扣除假日,為其發文使用日數;其餘併辦公文於全案辦
              結時,以存查公文計算。
          3.創稿案件:如係交辦,以交辦之日起算;如係先簽後稿,以
            送簽之日起算;如係直接辦稿者,以辦稿之日起算,至發文
            之日止,所需日數扣除假日,為其發文使用日數。
    (二)限期公文:
          1.專案管制案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件及
            其他經指定以案管制者,以「依限辦結」與「逾限辦結」為
            計算基準。在規定處理時限內辦結者列為「依限辦結」,超
            過規定處理時限辦結者列為「逾限辦結」。
          2.人民申請案件因不合法定程式或手續,須通知補正;或因適
            用法令疑義而層轉核釋者,從其通知、函轉之日起,至補件
            、釋復之日止,所經過之期間得予扣除。
          3.人民陳情案件因須等待其他機關資料或因適用法令疑義而層
            轉核釋者,自其層轉之日起,至函復、釋復之日止,所經過
            之期間得予扣除。
          4.訴願案件因訴願書不合法定程式,而其情形可補正者,應通
            知訴願人於二十日內補正者,其時效自訴願補正程式的次日
            起算。
        前項第二款限期公文應實施以案管制。首件來文須俟全案實際辦
        結始能銷號。處理過程中有發文需要者,應以另創文號方式處理
        ,不得分段銷號。
拾壹、文書流程管理
一八0、各機關應由機關首長或幕僚指定單位或指派專人負責辦理文書稽
        催。
一八一、各機關對於公文處理時效,應確實依辦理時限基準實施管制。各
        級單位主管對所屬承辦之公文應隨時檢查有無逾限情事,予以督
        催,並注意公文品質。其疏於督催致有貽誤時,應負共同責任。
一八二、各機關對公文時效之管制作業,應詳定計畫,辦理定期或不定期
        查考,依據查考結果,改進缺失,並依規定辦理獎懲。
一八三、各單位登記員辦理公文查詢及其他有關工作,應依下列規定:
    (一)承辦人員不依規定簽收,延不退還簽收表單或逾期不請求展期
          ,應予查詢,逕請其改進或報請單位主管處理。
    (二)協助主辦研考業務單位(人員)定期或不定期檢查及蒐集有關
          資料。
    (三)每月終應檢查未結案公文,除查催外,對已辦結(發文或存查
          )公文未銷號者,應查明銷號。
    (四)確實登錄本單位公文處理各流程,逐日檢查單位內公文處理紀
          錄,對將屆預定辦理期限之案件進行事前查催。如經二次催辦
          而仍逾期未結案件者,應送交單位主管妥適處理。
一八四、承辦人員對經辦文件,自收文至結案止,應負各階段查催之責,
        如查催發生困難時,應即時向單位主管或研考單位反應處理。
一八五、單位主管,應依下列規定,負責公文處理及查詢: 
    (一)監督登記員辦理公文登記、查詢。 
    (二)屬員差假時之公文處理,應依下列規定: 
          1.職務代理人應實際代其處理公文。因特殊情形無法代為處理
            時,應責由主管科(課、股)長(或指定人員)負責處理。
          2.職務代理人或其主管科(課、股)長均因差假不能處理公文
            時,應由處(局)主管或其代理人負全責做適當處理。
          3.屬員一週以上之差假,主管應嚴格審核。其承辦案件久未清
            結者,應責成清理後始得派遣公差。
          4.遇有屬員職務異動時,除特殊情況,無法即時處理結案,須
            移交另一承辦人員辦理者外,主管應清查其所承辦公文。有
            未辦結者,即應督促辦結。如疏於督查致有貽誤時,應負共
            同責任。
    (三)充分掌握查催資料,確實瞭解屬員公文處理情形,並為必要之
          督導。
    (四)覈實審核屬員展期之申請。
一八六、各機關主辦研考業務單位(人員),應輔導各單位收發人員辦理
        收發、登記及查催作業,並視各該機關公文處理速率及實際情況
        定期查詢登記桌。全年查詢次數不得少於三十次。查詢時發現錯
        誤,應指導改正。逾限未結案件,應填報逾限未結案件檢查表送
        各單位主管核辦,並個別稽催。經二次稽催,承辦單位仍延不辦
        理及答覆原因且未申請展期者,以故意積壓公文論,簽報議處並
        限期清理,追蹤至結案為止。
一八七、下列各款文件,不辦理查詢:
    (一)絕對機密、極機密、機密、密之案件。
    (二)各機關內部之便箋通知。
    (三)無須辦理之複製文書、公報、通報、表報或其他印刷品。
一八八、各機關主辦研考業務單位(人員)每月應實施公文總檢查一次,
        逐一詳確記錄各單位「公文處理績效紀錄表」(附式三十一之二
        ),據以綜合分析,確立改進目標。對逾期二個月尚未辦結之監
        察案件,應分別調查原因、分析責任,簽報機關首長核處。
一八九、各機關紀錄「公文處理績效紀錄表」,應填寫二份。一份交登記
        桌提陳單位主管;一份由研考人員統計分析,調製該月份「公文
        處理時效統計表」(附式三十六)、申請案件辦理情形統計表(
        附件三十七),按月提報本機關業務會報或相當性質之會報,並
        於每月十五日前依行政院規定格式(附件三十八)以電子傳輸方
        式陳報上級機關核備。每年元月底前並應依據前項各月份報表製
        成上年公文處理時效年報表及申請案件處理情形年統計表報送本
        府。
一九0、各機關每月公文總檢查後,對逾期公文應調卷分析各階段處理時
        間。如有積壓情事,應就公文延誤階段送積壓責任人申復理由。
        申復期間以七日為限,如有特殊情形,最遲不得超過十日,逾期
        未復,即由研考單位(人員)逕行判定積壓責任,陳報首長核辦
        。
        前項紀錄表及簽辦表,由各機關視需要自訂之。
一九一、各機關主辦研考業務單位(人員),除應就公文時效管制各項規
        定事項積極辦理外,並抽查公文處理作業情形,如發現應辦而存
        案件,除退回承辦單位重辦外,並按情節輕重簽處。
一九二、本府對所屬各機關之公文,每年至少應辦理檢核一次。有下列情
        形時,並得隨時派員輔導或實施作業講習:
    (一)開始實施公文查詢制度者。
    (二)發文在七日以上辦結件數超過百分之二十者。
     前項公文檢核結果由研考單位辦理獎懲。
拾貳、考核獎懲
一九三、各機關公文處理時限及逾期積壓責任之議處,應依「臺中市政府
        及所屬機關公文處理逾限懲處作業要點」辦理。
一九四、各機關如有違反本要點規定,或將承辦公文私自交與他人攜出、
        傳送、或發生公文遺失、洩密時,主管或研考業務單位(人員)
        應按情節輕重,簽報首長議處。
一九五、各機關對公文處理考核作業,應由各該機關研考單位負責辦理。
一九六、公文處理之考核項目,規定如下:
    (一)速度。
    (二)數量。
    (三)品質與內容。
一九七、各機關主辦研考業務單位人員,對各類公文處理之處理績效,應
        依據本府「公文處理人員獎勵評分表」(附式三十九)之規定,
        每半年統計評定個人成績優劣,並擬具獎懲類別,簽報機關首長
        核定後辦理。
        前項獎勵,各機關(單位)可視公文承辦數量增加之幅度及預算
        編列情形,每季(三個月)辦理一次
一九八、總收、發部門文書管理人員之定期考評,由業務主管單位評核績
        效後,依「文書檔案管理人員獎勵評分標準表」辦理獎懲。
一九九、依本要點規定應予獎懲之人員,由業務主管單位擬具獎懲類別,
        簽報機關首長核定後,送由人事單位依規辦理。
資料來源:臺中市政府主管法規共用系統