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一、臺中市政府(以下簡稱本府)為提升所屬各機關及各區公所(以下簡稱
各機關)檔案清理及檔案典藏空間之活化利用，特訂定本要點。 |
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二、本要點適用對象為本府一級機關、所屬各區公所及二級機關。
臺中市市立高中(職)、國中(小)及幼稚園等學校檔案清理獎勵，由本
府教育局另訂之。 |
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三、本要點所稱檔案清理，係指依檔案目錄逐案核對，將逾保存年限之檔
案或已屆移轉年限之永久保存檔案，分別辦理銷毀或移轉，或為其他
必要之處理(如延長保存年限或機關永久保存)。 |
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四、各機關檔案管理單位每年至少應辦理檔案清理一次。 |
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五、本要點規定之獎勵，以每年辦理一次為原則，一級機關及各區公所採
隔年輪流方式辦理，並視年度成績兼採複檢輔導機制，以提升整體性
檔案清理績效。 |
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六、檔案清理評核範圍，為各機關每年一月一日至十二月三十一日止之檔
案清理績效。 |
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七、作業程序：
(一)評審小組：由本府各級機關檔案管理輔導獎勵計畫之輔導評比小
組成員兼任，負責評定檔案清理績效。
(二)依利益迴避原則，小組各成員如遇與其自身工作範圍相關之審
評對象，應主動迴避。
(三)一級機關及各區公所應於本府通知評審期限前，撰擬前一年度檔
案清理績效報告(含照片、紙廠過磅單等佐證資料)函報本府，由
評審小組進行審查。(檔案清理績效報告格式如附件一)
(四)二級機關以下者，由其直屬一級機關進行審查及獎勵。
(五)評審方式：需有評審委員三分之二以上出席，其決議應經出席委
員過半數同意；評審委員依評審標準（附件二）進行評分，原則
書面評審，必要時得通知機關說明或實地查證。
(六)評審結果：評審後之績優機關名冊經本府核定後，於本府秘書處
網站公布得獎名單。
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八、獎勵方式：
(一)一級機關或各區公所經評列前五名者，由本府公開表揚。達九十
分以上者，頒與獎狀或獎牌及禮券五千元；八十分以上未達九十
分者，頒與獎狀或獎牌及禮券三千元。但發給禮券機關數占參加
機關總數之比例應於百分之二十以下並依評分總分依序發放。
(二)獎勵檔案清理績優人員應視實際辦理檔案清理業務確有績效者覈
實敘獎，評列前五名且成績達九十分以上者，機關檔案管理單位
主辦人員一人記功一次，直屬主管一人及主要協辦人員一人，各
記嘉獎二次；評列前五名且成績八十分以上未達九十分者，其機
關檔案管理單位主辦人員一人記嘉獎二次，直屬主管一人及主要
協辦人員一人，各記嘉獎一次。 |
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九、本要點所需經費由秘書處於相關預算支應。 |