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一、歸檔案件以原件為原則，有附件者，每一種以一份為限。
(一)未以原件歸檔者，應由承辦單位於影本空白處簽註無法以原件歸
檔原因，並經權責長官核准後，辦理歸檔。
(二)擬辦公文，應扼要說明案件背景，並檢附前案供參，及避免將前
案影本納為公文附件歸檔。
(三)對於來文之附件，屬隨文轉發者，無需影印歸檔。
(四)機關間紙本來文經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢者，其紙
本來文如無重複歸檔之必要者，得不歸檔，由業務單位自行判定
保存年限並自行保管；惟涉及個人權益或信證稽憑之機關間行文
及非屬機關間之紙本來文，經改為線上簽核辦畢者，其紙本來文
仍須歸檔管理。
(五)線上簽核辦畢案件，不須列印紙本歸檔。 |
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二、歸檔案件，應由承辦人員逐件依下列原則編寫頁碼、年度號、檔案分
類號及保存年限：
(一)依文件產生日期先後順序，晚者在上，早者在下，依序以鉛筆於
每頁正下方位置逐頁編寫，文件為雙面書寫或列印者，亦同，並
於案件首頁右下角編寫總頁數；統一以阿拉伯數字１，２，３…
…編寫，先編本文，續編附件，簽稿並陳者，以簽為上，稿為下
編寫，將總頁數登錄於公文整合系統中；有附件者應隨文歸檔，
並將名稱登錄於公文整合系統。
(二)附件頁碼之編寫，除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者
外，應併同其本文連續為之。
(三)隨文歸檔之信封應編列頁碼。
(四)案件應依本局「檔案分類及保存年限區分表」由承辦人員於公文
首頁右上角填妥年度號、分類號及保存年限。 |
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三、案件附件有下列相關物品者，不得辦理歸檔：
(一)現金、有價證券及其他貴重物品。
(二)司法訴訟有關物證。
(三)流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物
品。
(四)易變質而不適長期保存之物品。 |
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四、公文用紙含申請書、表單及附件，統一為A4或A3規格。如需附便簽紙
，請承辦人員黏貼於適當位置並預留裝訂處；如附件紙張過小(如身
分證影本、照片)請承辦人員黏貼於A4紙張上連同公文送交歸檔。
(一)檔案之大小長短，應以公文紙規格為準，文件過長過寬者，得予
裁切或摺疊，以求整齊，但不得損及原文及批註簽章等。
(二)公文附件為A3規格者，應以「蝴蝶頁」方式折齊，頁碼以一頁計
。
(三)歸檔公文及附件禁止使用資源回收用紙；傳真紙應先影印後再歸
檔。 |
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五、歸檔案件除本文外，應基於業務參考價值或權責稽憑之需辦理歸檔；
附件歸檔原則如下：
(一)附件屬抽存續辦者，承辦人員應於本文敘明，並於附件註記文號
及辦畢日期，簽奉機關權責長官核准；俟其辦畢後，承辦人員應
依規定辦理附件歸檔事宜。
(二)附件以隨文裝訂為原則，如難以併同裝訂時，應在原稿註記「附
件另存」，並於附件本身標記名稱及收發文號。
(三)附件為書籍經指定保存單位或為應公開之陳列品(如海報)等，不
需辦理歸檔。
(四)歸檔案件有書籍型式之附件時，承辦人員應於書籍封面右下角載
明文(編)號。
(五)歸檔案件之附件有特殊媒體型式者，如影音、光碟片、電子或其
他方式儲存之媒體時，承辦人員應於其媒體或外包裝載明名稱、
文號、規格、製作者、製作日期、分類號、保存年限及內容概要
。
(六)已歸檔案件因錯誤需辦理抽換附件時，承辦人員應先辦理調案，
再簽註抽換緣由及更正頁碼，簽請原核准長官核章後，始可辦理
歸檔。 |
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六、機密案件歸檔時，承辦人員應使用本局機密檔案專用封套裝封，並填
寫封套上所列資訊項目，封套所列案由不得略記為「密不錄由」，應
記載不涉及機密內容之描述，封口由承辦人會同單位內科長(主任)彌
封簽章後，送檔案管理單位辦理歸檔。 |
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七、一般信封或封套得不歸檔，惟具行政稽憑及法律信證價值之封套者例
外。 |
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八、公文裝訂時，請承辦人員齊左、齊下緣裝訂。案件厚度較薄者，以訂
書針裝訂左上角，並以一個為限，承辦人員請自行拔除多餘的訂書針
；案件厚度較厚者，以長尾夾或黏扣帶(魔鬼氈)處理，避免損及檔案
。 |
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九、公文案件如需併他案處理，請承辦人員於案件左下角註記併案之文號
。 |
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十、歸檔案件有下列情形之一者，退還承辦人員補正後再歸檔：
(一)案件或其附件不全或附件未隨文歸檔，或附件未經簽准而抽存。
(二)案件汙損、內容不清楚或無法讀取。
(三)案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會。
(四)未於稿面適當位置列明收發文日期、字號或文號有誤。
(五)案件未填註分類號、案次號或保存年限。
(六)案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤。
(七)文稿有二頁以上者應裝訂妥當，並於騎縫處蓋(印)騎縫章或職名
章。
(八)樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字
樣。
(九)案件與歸檔清單之登載不符。
(十)案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准。
(十一)有特殊媒體型式，未依規定載明其應記載事項。
前項第二款所訂情形之補正，應由承辦業務相關人員查明補註蓋章，
並經機關權責長官核可後，併同原案歸檔備查。 |
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十一、辦畢案件有延後歸檔之必要者，應由承辦人員簽請機關權責長官核
准，並知會檔案管理單位。 |