| 總則 |
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一、臺中市政府財政局（以下簡稱本局）為執行檔案法及其相關子法規定
，健全檔案管理、促進檔案開放與運用，發揮檔案功能，特依據檔案
法施行細則第二十六條規定訂定本要點。 |
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二、本要點規範內容涉及檔案點收、分類編案、整理、保管、檢調、應用
、清理及機密檔案管理，除檔案法及其相關子法或其他法律另有規定
者外，依本要點之規定。 |
| 點收 |
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三、檔案係指處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件，屬依法
定職能運作，產生可供業務參考或權責稽憑之紀錄者，包括文書、圖
片、紀錄、照片、錄影(音)、微縮片、電腦處理資料等物品。
私人或團體所有之文字或非文字資料，本局認為有保存之必要者，得
請提供，以微縮或其他複製方式編為檔案歸檔。 |
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四、紙本來文經轉製電子型式而完成線上簽核辦畢得不予歸檔，但下列案
件仍須併同歸檔：
（一）涉及個人權益者。
（二）涉及信證稽憑者。
（三）非屬機關間行文者。
（四）經本局認定必須歸檔者。
紙本來文應併同線上簽核案件辦理歸檔者，承辦人員應比照辦畢案件
之歸檔程序編寫頁碼、分類號及保存年限等，並於公文整合系統註記
改採線上簽核之紙本來文併同歸檔頁數，辦理線上簽核案件歸檔後，
將紙本來文交予檔案管理人員點收。 |
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五、送件歸檔
（一）承辦人員應於案件辦畢當日內逐件依序彙齊歸檔。因特殊原因
而未能於當日歸檔者，至遲於五日內歸檔。若有延後歸檔之必
要時，應由承辦人員簽請單位主管核准後，辦理展延。未於期
限內辦理歸檔，經催告三次以上者，簽請核處申誡一次。
（二）登記桌人員或總收發文人員應於公文整合系統內點選送歸檔或
送檔案室後，至遲於兩小時內將案件送交本局秘書室點收。檔
案管理人員應當場點收完畢，若有數量不符者，得將案件退回
請其補齊歸檔。
（三）登記桌人員於公文整合系統內登打公文頁數時，應紀錄公文及
未成冊附件之總頁數；並於「附件註記」欄內紀錄附件型式及
數量，「其他應記載事項」應敘明附件成冊未掃描等相關資訊
。
（四）本局歸檔案件以原件為原則，若因案件尚未辦結須以影本歸檔
時應註明「與正本相符」等字樣並簽請該單位主管核准始得歸
檔。
（五）已歸檔之案件，如須以影本抽換附件續辦之情形，應簽請單位
主管核准始得為之。
（六）歸檔案件屬紙本型式者，應由承辦人員逐件依下列原則編寫頁
碼：
1.依文件產生日期之先後順序，晚者在上，早者在下，依序編
寫頁碼，並於頁面下緣明顯處編寫；文件若採雙面書寫或列
印者，須有內文始得編碼。
2.頁面具有人員意思表示者即需編入頁數。
3.隨文歸檔之信封應編列頁碼。
4.附件頁碼之編寫，除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝
訂者外，應併同本文連續為之。
5.頁碼以鉛筆編寫之。
（七）歸檔案件頁數過多難以裝訂時，應使用束帶加以綑綁，或放置
於固定箱盒或套袋。 |
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六、附件歸檔事項
（一）附件為書籍型式者，應於書籍封面適當位置註明文(編)號；如
為抽存續辦或難以裝訂之附件，應於首頁或其外包裝適當處註
明文(編)號。
（二）附件若由承辦人員另存辦理，應於簽核文件內註明。
（三）附件以光碟片型式歸檔時，應放入附件封套，並於封套外註記
名稱、年度號、分類號、文(編)號、規格及內容概要。
（四）承辦人員所產生之紙本附件以雙面列印為原則。 |
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七、歸檔案件查核依機關檔案點收作業要點第九點規定，歸檔案件如有
要點所列之一者，檔案管理人員應退回承辦人員補正，並依下列各
款辦理：
（一）歸檔案件污損、內容不清或無法讀取須補正時，應由承辦業
務相關人員查明補註，並在補註處蓋章，經單位主管核可後
，併原案歸檔備查。
（二）案件及附件未以職名章騎縫，檔案管理人員應退回承辦人員
補正。 |
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八、確認點收：
（一）檔案管理人員辦理點收作業，應就歸檔案件及歸檔清單所載
內容與數量逐一詳細核對，經確認無誤後，於歸檔清單上註
記點收日期並簽章，或蓋點收章備查。但歸檔清單以電子方
式為之者，得免註記點收日期及簽章。
（二）歸檔案件有微縮、影音、電子等媒體型式者，必要時應請承
辦人員確認其內容無誤後彌封蓋章。 |
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九、本局人員調、離職時，人事單位應知會本局秘書室，以查檢其檔
案應歸檔情形，本局秘書室對於辦畢而未歸檔案件應辦理稽催，
仍未依規定辦理歸檔者，承辦業務單位應簽請局長議處。 |
| 分類編案 |
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十、檔案依職掌之業務性質分類、綱、目、節，再依案件之內容編立
案名及案次號。
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十一、編立案卷應依下列規定辦理：
（一）檔案管理人員應依據檔案分類暨保存年限區分表逐件查
核案件分類號之正確性，發現繕寫錯誤時由檔案管理人
員逕予更正。
（二）歸檔之案件經分類後，檔案管理人員應依據檔案內容查
檢，如有業務性質相同之檔案，應併於同一案名處理，
查無前案可併者，應立新案，確立新案名。
（三）卷次號確立後，檔案管理人員應依案件產生日期之先後
賦予目次號，並編寫於各案件第一頁頁首適當空白處。
（四）已編寫目次號之案件及其附件應於當日送交掃描人員掃
描為影像檔。其附件因形式或裝訂難以掃描時，應註記
於目次表之「其他應記載事項」欄內。
（五）附件以隨原文裝訂為原則，如難以併同裝訂時，應在原
文加註或加蓋「附件另存」戳記，並在附件袋標記檔號
、收發文號及放置區流水號後，再依放置區流水號順序
存置；另編目時應在相關欄位內註明附件之內容名稱、
媒體型式、數量及附件存放位置。 |
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十二、本局秘書室應將檔案數量，按季作成統計表，陳報局長，作
為績效評鑑之依據。 |
| 整理 |
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十三、同一案卷內之案件，應按目次號大小，由小至大、由上而下
，依序排列整齊入卷。案卷卷首應放置目次表。 |
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十四、整理檔案應注意下列事項：
(一)案卷厚度以三公分為原則。
(二)檔案上加附之金屬物應予去除，但未裝訂前如確有分件
必要者，得予保留。
(三)檔案如有皺摺，應予理平；如有破損，應予修補。
(四)檔案內容如有字跡模糊者，應洽請原承辦單位查明補註
於公文用紙，並經單位主管核可後併案裝訂。
(五)檔案應以公文用紙尺度為標準，文件左右底三面邊緣應
保持整齊；過寬過大者，得予裁切折疊，但不得損及檔
案之內容；未達規定標準者，得以公文用紙襯貼。
(六)檔案上之附簽，應附於文件適當位置；附簽規格較小時
，得以公文用紙襯貼，不得脫離原件。 |
| 保管 |
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十五、本局檔案經整理後，應依機關檔案保管作業要點及檔案庫房
設施基準之規定以下列方式辦理上架：
(一)本局永久保存與定期保存檔案得分置存放於不同檔案架
。
(二)本局檔案保管依媒體型式不同分類分區管理，紙質類檔
案應置於檔案架，攝影類、錄影音帶類及電子媒體類應
置於防潮箱。
(三)依檔號大小順序，小者在左，大者在右；由左至右，由
上至下直立排列。
(四)檔案架應預留架位空間，以利後續檔案排架。
(五)檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示，並
定期查檢有無標示脫落或需更改等情事。 |
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十六、檔案應於外封盒或封皮白卷背脊處製作背脊標籤保存於檔案
庫房，背脊標籤應明顯載明檔號、案名及保存年限等事項。 |
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十七、檔案庫房設置二處，分別存放一般檔案及機密檔案，並與其
他辦公室為不同空間上之區隔。 |
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十八、置放檔案之外封盒及封皮白卷皆應符合去酸材質標準。 |
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十九、檔案櫃、架應以標示牌區分年度或檔案類別。 |
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二十、檔案庫房維護與整理由本局秘書室統一管理，針對檔案庫房
要件每年應檢核一次，並於檔案庫房要件檢核紀錄表內敘明
檢核狀況。 |
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二十一、檔案庫房採單一出入口管制，並設專人管理，庫房管制人
員應即時查訪並於異常人員進出庫房紀錄表紀錄之。 |
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二十二、每年應清查保管檔案一次，並將清查結果陳報本局一層主
管核閱。 |
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二十三、檔案庫房每年應辦理消毒及害蟲防治一次。 |
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二十四、檔案庫房出入口處設置溫、溼度感測器，定期記錄庫房內
部環境狀況，並與空調除濕系統連結作動，檔案管理人員
應每週查檢維護設備一次並紀錄。 |
| 檢調 |
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二十五、借調單位內檔案以與承辦業務有關者為限，並經單位主管
核准。 |
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二十六、因業務需要，借調他單位案件時，應先經單位主管核章後
，送會原案件承辦業務單位主管同意，或簽請本局一層主
管核准始得為之。 |
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二十七、借調時應避免使用檔案原件，有借調檔案原件之必要者，
應簽會本局秘書室並經本局一層主管核准後始得為之。 |
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二十八、有權調閱之機關，調用檔案應備函載明法律依據、調用目
的及調用期限；法院具有行使強制扣押權得不備函之情形
時，檔案管理人員以提供複本為原則，若有調用原件之必
要，應當場清點檔案數量並請調用人簽章。 |
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二十九、調案人歸還檔案原件時，不得有污損、損壞等無法修復之
情形。
歸還檔案經查檢有缺頁或缺件時，檔案管理人員應即退回
予調案人補全；檔案有遭破壞、變更、遺失、無法補全或
毀損致無法修復情形者，檔案管理人員應於調案記錄註記
，並簽請機關長官議處。 |
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三十、檔案遭受破壞時，處理原則如下:
1.檔案內容破壞或變更者，應先洽請原承辦人員或承辦單位
補正內容及蓋章，並經權責長官核准後，併同該檔案歸檔
。
2.檔案破壞者，由檔案管理人員進行檔案外觀修復後，方予
歸檔。
3.檔案遺失、無法補全或毀損致無法修復者，由檔案管理人
員簽核後，註記於相關檔案目錄或檔案管理資訊系統備查
。 |
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三十一、本局借調檔案應於十五日內歸還，屆期如需繼續使用，應
提出展期申請，屬依法調用檔案者，則依來函提出延展之
核准日期，送權責長官核准，並知會本局秘書室後，始得
展延。
前項展期以三次為限，屆滿三次仍須使用檔案者，應先歸
還本局秘書室並重新辦理借調程序。 |
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三十二、檔案管理人員對於逾期未歸還之檔案應定期辦理稽催。
經線上稽催三次仍未歸還者，應簽請核處申誡一次。 |
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三十三、本局人員調離職時，人事單位應知會本局秘書室，以查檢
其借調檔案情形；如有借調檔案應依下列原則處理:
1.借調本局之檔案應全部歸還，不得轉借。
2.承辦他機關向本局借調或依法調用之檔案，其未屆滿歸
還期限時，應依相關規定列為職務移交事項。 |
| 應用 |
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三十四、申請閱覽、抄錄或複製本局檔案（以下簡稱閱覽檔案），
得以線上或書面方式敘明理由向本局提出申請。 |
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三十五、本局應以下列方式辦理申請閱覽檔案之審核：
（一）本局秘書室審核資格後移請主辦業務單位於收件十
四日內表示准駁意見，准駁意見應經該業務單位主
管核准。
（二）申請人不合規定程式或資料不全者，本局秘書室應
告知申請人於七日內補正。
（三）本局秘書室應自受理之日起三十日內通知申請人准
駁之意旨。前述三十日之計算，如有補正者，自申
請人補正之日起算。
（四）業務單位承辦人員辦理檔案應用准駁應依檔案法第
十八條、政府資訊公開法第十八條、行政程序法第
四十六條及其他法令之規定辦理，其同意或駁回申
請時應填具檔案應用審核表併同檔案應用申請書交
予本局秘書室。若其駁回申請者，應於審核表內敘
明理由。另經同意部份開放應用者，業務單位應採
「分離原則」，去除不得公開部分，就其他部分公
開或提供之。本局秘書室應將檔案部分抽離或遮掩
情形註記於檔案簽收單告知申請人。
（五）經業務單位同意閱覽檔案者，本局秘書室得以書面
或電子傳遞方式通知申請人；並依檔案法施行細則
20條規定，載明下列事項:
1.核准應用檔案之意旨。
2.檔案應用方式、時間及處所。
3.檔案應用注意事項及收費標準。
4.應攜帶相關證明文件。
其經駁回申請者，本局秘書室應於檔案應用申請
審核通知書內敘明駁回理由及救濟途徑併同檔案
應用審核表函知申請人。 |
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三十六、申請人至檔案管理單位閱覽檔案時，應出示下列文件經
檔案管理人員完成登記程序後，始得閱覽檔案：
（一）審核通知書
（二）申請人應檢附身分證正、影本，營利事業或機關
團體應檢附公司（商業）登記證明文件或法人登
記證明文件（如為影本應加註具結「與正本相符
，如有不實願負法律責任」字句並簽章），及負
責人、代表人或管理人之證明文件。
（三）有授權或委任代理人者，除前述證件外，尚應檢
附代理人身分證正、影本及委任書正本。如代理
人所提示之申請人身分證明為影本，須由申請人
及代理人切結與正本相符。 |
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三十七、申請檔案閱覽以提供影本為原則，認有閱覽檔案原件
之必要者，須敘明理由並經本局秘書室審核後送本局
一層主管核准後始得為之。 |
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三十八、檔案閱覽，除提供檔案複製郵寄服務者外，一律在本
局檔案應用閱覽區為之，並應當日歸還；閱覽人如需
暫時離開，應將檔案交予檔案管理人員保管，不得攜
出閱覽處所。檔案閱覽完畢應予歸還，並由檔案管理
人員點收。 |
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三十九、閱覽時間除例假日及國定假日外，為星期一至星期五
上午九時至十一時；下午二時至四時；例假日及國定
假日不對外開放。 |
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四十、應用本局檔案應以使用本局秘書室提供之設備為原則；
如有使用自備之手提電腦、輔助閱讀器材或其他器材之
必要者，應於申請時載明，經許可後始得為之。 |
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四十一、檔案管理人員得適時要求申請人不得攜帶筆、食物、
飲料、刀片、墨汁及修正液等易污損或破壞檔案之物
品。 |
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四十二、申請閱覽、抄錄或複製檔案之費用，除其他法令另有
規定外，依國家發展委員會檔案管理局訂定之「檔案
閱覽抄錄複製收費標準」規定收費。 |
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四十三、本局秘書室於收取閱覽費用時應開立收據。 |
| 清理(銷毀、移轉) |
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四十四、本局秘書室每年須辦理定期保存檔案之清查，清查
範圍依年度訂定之。
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四十五、已屆保存年限之檔案，本局秘書室應製作檔案銷毀
目錄，送會相關業務單位表示意見並簽章，各單位
認有延長保存年限之必要者，應加註延長年限及理
由，未說明理由者一律視為同意銷毀。
前項檔案銷毀目錄以案卷層級著錄為原則。 |
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四十六、本局檔案銷毀目錄應函送文化局轉臺灣文獻館檢選
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四十七、經核准銷毀之檔案應先集中放置於本局檔案庫房內
待銷毀存放區。 |
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四十八、檔案之銷毀，應由檔案管理人員會同政風室指派專
人全程監毀。 |
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四十九、已銷毀之檔案，應分別於檔案銷毀目錄及案卷目次
表註記核准銷毀之文號、銷毀日期，已編目建檔者
，應於檔案管理資訊系統相關欄位註記核准銷毀之
文號、銷毀日期。經臺灣文獻館檢選並移交之檔案
亦應完成相關註記，已編目建檔者，應於檔案管理
資訊系統註記「提供史政機關」及其名稱，以案件
層級辦理銷毀者，另依相關程序辦理。
全卷銷毀者，應註記於檔案銷毀目錄封面及檔案分
類總目錄表，案卷目次表得免註記。 |
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五十、已銷毀檔案之目錄應併為核准銷毀文件之附件永久保
存。 |
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五十一、屆移轉年限之永久保存檔案，應辦理檔案保存價值
鑑定並製作鑑定報告後，編製檔案移轉目錄。
本局應將檔案移轉目錄併同鑑定報告，送本府秘書
處函轉檔案管理局審核，並依審核結果修正後，轉
出移轉檔案目錄，依檔案管理規劃時程辦理移轉。 |
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五十二、檔案移轉交接紀錄應由本局之點交人員、經辦人員
、業務主管及機關首長簽名或蓋章，並加蓋機關印
信後，隨同檔案及檔案移轉目錄辦理移轉。
檔案交接紀錄及移轉目錄由檔案管理局與本局各執
乙份存查。 |
| 機密檔案管理 |
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五十三、本局所稱機密檔案，指依法規定列為公務機密之密
件。
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五十四、業務單位承辦人員應使用本局機密檔案專用封套裝
封，並填寫封套上所列資訊項目，封口由承辦人會
同單位主管彌封簽章後，送本局秘書室辦理歸檔。
封套所列案由不得略記為「密不錄由」，應記載不
涉及機密內容之描述。 |
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五十五、機密檔案應存放於機密檔案庫房內，並另備專用密
件櫃保管之。 |
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五十六、機密檔案庫房採單一出入口管制。 |
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五十七、機密檔案由檔案管理單位指定專人管理。 |
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五十八、借調單位內密件應經業務承辦單位主管核准，他單
位密件應送會原承辦業務單位主管同意，或經本局
一層主管核准。
機密檔案之檢調程序依前項規定外，依本要點第二
十八點、第三十一點及第三十二點有關調用及檢調
期限之規定。 |
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五十九、本局秘書室應定期辦理清查機密檔案。業務承辦單
位應配合辦理機密檔案之機密等級變更或解密事宜
，並得視該機密文書原核定層級送業務主管或一層
主管核准。
經解密之檔案，由案件業務承辦人員填寫案由。歸
檔時，其密件公文信封套應編入頁數。檔管人員應
依實體內容修正檔案目錄著錄資訊並依一般檔案管
理。 |
| 附則 |
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六十、本局檔案管理人員，應定時觀摩各機關檔案管理作業
，精進檔案管理與作業品質。 |