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一、本要點係依據檔案管理局「機關檔案檢調作業要點」、「機密檔案
管理辦法」所訂定。 |
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二、借調檔案以與承辦業務有關者為限。
因業務需要，借調非主管案件時，應送會承辦業務主管同意，或簽
請區長核准。 |
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三、申請借調檔案時，應以案件或案卷為申請單位，並由調案人填具調
案單，載明調案人姓名、公文檔號、收來文號、來（受）文機關、
調案申請日期等，經業務單位主管核章後，送檔案管理人員調取。 |
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四、調案人在檔案室，不得擅自翻閱或抄錄檔案資料。 |
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五、外機關借調檔案，應備函提出請求，並經本機關權責長官核准後辦
理。 |
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六、有權調閱之機關，調用檔案時，應備函載明法律依據、調用目的及
調用期間，請求該管機關提供。但其他法令另有規定者，不在此限。 |
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七、借調或調用之檔案應妥慎保管，不得遺失、轉借、轉抄，或有拆散
、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更
檔案內容之情事。 |
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八、借調檔案以15天為限，屆期如需繼續使用，應提出展期申請，並經
單位主管或區長核准，知會檔案管理單位後，始得為之。
前項展期次數以三次為限。展期次數超過三次，仍需使用檔案者，
應先行歸還檔案後，再依規定辦理借調。 |
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九、借調或調用之檔案如已調出使用，檔案管理人員應告知調案單位；
必要時，並得通知前調案人儘速歸還。
調出之檔案如有公務急用時，得隨時催還。 |
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十、對於逾期未歸還之檔案，檔案管理人員應定期辦理稽催；經洽催三
次仍不歸還時，應簽請機關權責長官處理。 |
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十一、檔案管理人員對於歸還之檔案應詳細查檢，如有第七點所定情事
時，應於調案紀錄上載明事由，並簽報機關權責長官議處，其調
案單不予退還。 |
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十二、機密檔案借調，應由調案人依規定填妥調案單，親自向檔案管理
人員借調，經區長或其授權人員核准後始得借調。 |
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十三、機密檔案借調後不得擅自複印與拍照，並應於當日歸還。 |
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十四、機密檔案歸還時，調案人應使用機密檔案專用封套裝封，並於封
口處簽章親自送還；借調非主管案件歸還時，應會同業務單位主
管當場檢視封裝，如有遺失、污損、抽換、拆散等情事時，檔案
管理人員應查明責任，並簽請區長議處，其涉及法律責任者，並
應依法處理。 |
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十五、歸還之檔案，應速整理完竣，並歸回原位。 |
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十六、機關人員調、離職時，人事單位應知會檔案管理人員，以查檢其
借調檔案情形。
調、離職人員如有借調檔案，應全部歸還，不得轉借。
前項借調檔案如屬依法調用或機關借調且未屆滿歸還期限者，應
依相關規定列為職務移交事項。 |
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十七、本作業要點未盡事宜，依「機關檔案檢調作業要點」、「機密檔
案管理辦法」相關規定辦理。 |
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十八、本作業要點俟區長核定後實施，修正時亦同。 |