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一、 臺中市石岡區公所（以下簡稱本所）為辦理本所及他機關借調
或有權調閱檔案的機關等調用檔案作業事項，特訂定本要點。 |
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二、 本要點係依據國家發展委員會檔案管理局「機關檔案檢調作業
要點」暨「機密檔案管理辦法」訂定。 |
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三、 借調檔案以與承辦業務有關者為限。 |
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四、 因業務需要，借調非主管案件時，應送會承辦業務主管同意，
或簽請本機關權責長官核准。 |
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五、 申請借調檔案時，應以案件或案卷為申請單位，並由調案人填
具調案單，載明調案人姓名、單位、公文檔號、文號及調案申
請日期等，經業務單位主管或本機關權責長官核准後，送檔案
管理單位調取。 |
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六、 機關間借調檔案，應備函提出請求，並經本機關權責長官核准
後辦理。 |
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七、 有權調閱之機關，調用檔案時，應備函載明法律依據、調用目
的及調用期間，請求該管機關提供。但其他法令另有規定者，
不在此限。 |
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八、 借調或調用之檔案如已調出使用，檔案管理人員應告知調案單
位；必要時，並得通知前調案人儘速歸還。
調出之檔案如有公務急用時，得隨時催還。 |
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九、 借調或調用之檔案應妥慎保管，不得遺失、轉借、轉抄，或有
拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔
案或變更檔案內容之情事。 |
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十、 借調或調用檔案應於15日內歸還。屆期如需繼續使用，應提出
展期申請，並經單位主管或本機關權責長官核准，知會檔案管
理單位後，始得為之。
前項展期次數以三次為限。展期次數超過三次，仍需使用檔案
者，應先行歸還檔案後，再依規定辦理借調。 |
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十一、 對於逾期未歸還之檔案，檔案管理人員應定期辦理稽催；經
洽催三次仍不歸還時，應簽請機關權責長官處理。 |
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十二、 借調機密檔案，應由調案人依規定填具調案單，並經本機關
權責長官核准。
因業務需要，借調非主管機密檔案，應先經單位主管核章後
，送會承辦業務主管同意，並經本機關權責長官核准。 |
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十三、 機密檔案借調後不得擅自複印與拍照，並應於當日歸還。 |
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十四、 機密檔案歸還時，調案人應使用機密檔案專用封套密封，並
於封口處簽章、加註歸還日期送還；就調非主管案件歸還時
，應會同承辦業務主管當場檢視封裝。 |
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十五、 檔案管理人員對於歸還之檔案應詳細查檢，如有第九點所定
情事時，應於調案紀錄上載明事由，並簽報機關權責長官議
處，其調案單不予退還。 |
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十六、 機關人員調、離職時，人事單位應知會檔案管理單位，以查
檢其借調檔案情形。
調、離職人員如有借調檔案，應全部歸還，不得轉借。
前項借調檔案如屬依法調用或機關借調且未屆滿歸還期限者
，應依相關規定列為職務移交事項。 |
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十七、 本作業要點如有未盡事宜，依「機關檔案檢調作業要點」及
「機密檔案管理辦法」相關規定辦理。 |
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十八、 本作業要點俟區長核定後實施，修正時亦同。 |