| 總則 |
|
一、臺中市政府地方稅務局（以下簡稱本局）為執行檔案法及其相關子法
規定，健全檔案管理、促進檔案開放與運用，發揮檔案功能，特依據
檔案法施行細則第二十六條規定訂定本要點。 |
|
二、本要點規定所稱之檔案管理包括下列事項：
(一) 歸檔文書之點收、立案、編目、保管、檢調、清理、其他檔案管
理作業及相關設施事項。
(二) 檔案開放與應用事宜。 |
|
三、本局檔案管理，除檔案法及其相關法規另有規定者外，依本要點規定
辦理，本要點未訂事項，依臺中市政府檔案管理相關作業規定辦理。 |
|
四、檔案管理之電子化作業依文書及檔案管理電腦化作業規範辦理。 |
| 點收 |
|
五、本局各科、室及所轄八分局(以下簡稱各單位) 辦畢案件，承辦單位
應於五日內歸檔。歸檔案件以原件為原則，有附件者，每一種以一份
為限，歸檔時併同歸檔清單，送檔案管理單位點收。歸檔清單一式二
份，檔案管理單位簽收後，各執一份備查。 |
|
六、機密案件歸檔時，承辦人員應另使用機密檔案專用封套(附件一)裝封
，依規定填寫相關欄位，並於彌封處加蓋職名章。 |
|
七、歸檔案件如有下列情形之一者，檔案管理單位應將其退回承辦單位補
正，再依歸檔程序重新辦理點收：
(一) 案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存。
(二) 案件污損、內容不清楚或無法讀取。
(三) 未經批准或漏判、漏印、漏發及漏會。
(四) 未編列文（編）號或文（編）號有誤。
(五) 未填註保存年限或分類號。
(六) 未依規定編碼或頁碼編寫有誤。
(七) 未依規定蓋騎縫章或職名章。
(八) 樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字
樣。
(九) 案件與歸檔清單之登載不符。
(十) 案件未能以原件歸檔且未經簽奉單位主管核准。 |
|
八、各單位辦畢案件已逾歸檔期限仍未歸檔者，業務權責單位應定期列印
逾期未歸檔(待歸檔)案件稽催單(附件二)辦理稽催。 |
|
九、檔案管理單位應每月彙集統計檔案歸檔案件數量，並製作成歸檔案件
數量統計表(附件三)，於次月五日前簽報單位主管核閱，作為日後檔
案管理業務之參考。 |
| 立案與編目 |
|
十、本局編訂檔案分類表採與保存年限結合編製，依業務性質分類、綱、
目、節，再依案件之內容編立案名及案次號。 |
|
十一、編立案卷應依下列規定辦理：
(一) 歸檔案件依年度及分類號立案編目，並註明檔號。
(二) 附件以隨原文裝訂為原則，如難以併同裝訂時，應在原文加蓋
「附件另存」戳記，註記附件序號，並在附件及附件袋（附件四
）標記檔號、收發文號、附件名稱、數量及序號，再依序號順
序存置。
(三) 檔案編目時應在相關欄位內註明附件內容名稱、媒體型式、數
量及附件存放位置。 |
|
十二、檔案管理單位應將檔案編目數量，按月作成統計表，陳報單位主管
，作為績效評鑑之參考。 |
|
十三、檔案目錄應以電子形式編製，並依國家發展委員會檔案管理局(以下
簡稱檔案管理局)規定期限前，由秘書室將檔案目錄彙送檔案管理局。 |
| 整理與保管 |
|
十四、每一檔案卷夾以存放同分類案件為限，案卷厚度以三公分為原則。同
一案卷內之案件，應按目次號大小，由小至大、由上而下，依序排列
整齊入卷。案卷首頁應放置目次表。 |
|
十五、整理檔案應注意下列事項：
(一) 檔案上加附之金屬物應予去除，但未裝訂前如確有分件必要者，
得予保留。
(二) 檔案如有皺摺，應予理平；如有破損，應予修補。
(三) 檔案內容如有字跡模糊者，應洽請原承辦單位查明補註於公文用
紙，並經單位主管核可後併案裝訂。
(四) 檔案應以公文用紙尺度為標準，文件左右底三面邊緣應保持整齊
；過寬過大者，得予裁切折疊，但不得損及檔案之內容；未達規
定標準者，應以公文用紙襯貼。
(五) 檔案上之附簽，應附於文件適當位置；附簽規格較小時，應以公
文用紙襯貼，不得脫離原件。 |
|
十六、檔案經整理後，應依下列方式辦理上架：
(一) 永久保存與定期保存檔案得分置存放。
(二) 檔案應依紙質類、攝影類、錄影（音）帶類及電子媒體類等不同
媒體型式分區分類保管。
(三) 按檔號大小順序，小者在左，大者在右；由左至右，由上至下直
立排列。
(四) 檔案架應預留架位空間，以利後續檔案排架。
(五) 檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示，並定期查檢
有無標示脫落或需更改等情事。 |
|
十七、機密檔案應與一般檔案分別存放，並應另備保險箱或其他具安全防護
功能箱櫃，裝置密鎖存放之，並指定專人負責管理。 |
|
十八、檔案庫房宜採單一出入口門禁管制，非檔案管理人員，未經許可者，
不得擅自進入。 |
| 檔案檢調 |
|
十九、借調檔案以與承辦業務有關者為限，並經單位主管核准。因業務需要，
借調非主管案件時，先經各該單位主管同意後，送會承辦業務主管同
意，或簽請局長核准。
機關間借調檔案，應備函提出請求，並經單位主管核准後辦理。 |
|
二十、依法有權調用檔案之機關，調用檔案時，應備函載明法律依據、調用
目的及調用期間，由業務承辦單位依來函簽辦，經單位主管核准後，
向檔案管理單位辦理調卷，並負稽催之責。 |
|
二十一、借調檔案應於十五日內歸還，期滿仍需繼續使用時，應於調案歸還
日期前提出展期申請，每次展期日數同借調期限。
展期次數超過三次，仍需使用檔案時，應先行歸還檔案後，再依前
項規定辦理借調。 |
|
二十二、機關間借調檔案，展期應備函提出請求，由業務承辦單位依來函簽
辦經單位主管核准後辦理；調案於第三次簽辦展期時，應經局長核
准後始得辦理。 |
|
二十三、機密檔案之借調或展期應依前三點規定程序辦理，惟每次借調或展
期期間最長以七日為限。 |
|
二十四、屬案情特殊、業務需要或依法調用者，經專案簽請局長核准借調期
限者，其借調期限不受前五點規定限制。 |
|
二十五、檔案歸還時，檔案管理人員應詳加檢查檔案完整無誤後，將調案單
歸還調案人。 |
|
二十六、對於已逾歸還期限且未辦理展期者，檔案管理人員應定期製作逾期
未歸還檔案稽催單(附件五)，向調案人或所屬單位辦理催歸。 |
|
二十七、檔案管理人員應每月統計調案數量，製成調案數量統計表(附件六)
，於次月五日前簽報單位主管核閱，作為日後檔案管理業務之參考。 |
| 檔案應用 |
|
二十八、申請閱覽、抄錄或複製檔案，得以線上或書面方式敘明理由為之，
各單位非有法律依據不得拒絕。 |
|
二十九、受理民眾申請閱覽、抄錄、複製檔案，依本局檔案應用作業要點辦
理。 |
| 檔案清理 |
|
三十、檔案管理單位每年應辦理檔案清查一次。 |
|
三十一、機密檔案未經解密，不得銷毀。 |
|
三十二、本局已屆保存年限之檔案，檔案管理單位應製作檔案銷毀目錄送會
相關單位，如無延長保存必要者，應制定檔案銷毀計畫(附件七)併
同檔案銷毀目錄，函送臺中市政府文化局及國史館臺灣文獻館選取
具文獻參考價值檔案後，報臺中市政府層轉檔案管理局審核。 |
|
三十三、永久保存之檔案，符合移轉條件者，應於期限屆滿之次年編印移轉
檔案目錄，層報臺中市政府彙送檔案管理局。 |
|
三十四、業務承辦單位應依有關法規之規定，主動辦理機密檔案之機密等級
變更或解密事宜。 |
|
三十五、檔案管理單位應定期清查機密檔案。清查時，得請業務承辦單位依
法辦理機密檔案機密等級之變更或解密事宜。但保密期限屆滿者，
其解密事宜由檔案管理單位會商業務承辦單位辦理。業務承辦單位
辦理機密檔案之機密等級變更或解密事宜時，須依第十九點至第二
十三點規定辦理機密檔案借調程序。 |
| 附則 |
|
三十六、本局每年度得舉辦檔案管理教育訓練，提昇檔案管理人員專業素養
，以增進檔案管理之品質，並定期參觀榮獲金檔獎機關，以精進檔
案管理相關作業。 |
|
三十七、本局秘書室對於八分局檔案管理情形，應定期辦理檢核及輔導。
|