總則
	一、臺中市政府地方稅務局（以下簡稱本局）為執行檔案法及其相關子法     規定，健全檔案管理、促進檔案開放與運用，發揮檔案功能，特依據     檔案法施行細則第二十六條規定訂定本要點。
	二、本要點規定所稱之檔案管理包括下列事項：    (一) 歸檔文書之點收、立案、編目、保管、檢調、清理、其他檔案管         理作業及相關設施事項。    (二) 檔案開放與應用事宜。
	三、本局檔案管理，除檔案法及其相關法規另有規定者外，依本要點規定     辦理，本要點未訂事項，依臺中市政府檔案管理相關作業規定辦理。
	四、檔案管理之電子化作業依文書及檔案管理電腦化作業規範辦理。
點收
	五、本局各科、室及所轄八分局(以下簡稱各單位) 辦畢案件，承辦單位     應於五日內歸檔。歸檔案件以原件為原則，有附件者，每一種以一份     為限，歸檔時併同歸檔清單，送檔案管理單位點收。歸檔清單一式二     份，檔案管理單位簽收後，各執一份備查。
	六、機密案件歸檔時，承辦人員應另使用機密檔案專用封套(附件一)裝封     ，依規定填寫相關欄位，並於彌封處加蓋職名章。
	七、歸檔案件如有下列情形之一者，檔案管理單位應將其退回承辦單位補     正，再依歸檔程序重新辦理點收：    (一) 案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存。    (二) 案件污損、內容不清楚或無法讀取。    (三) 未經批准或漏判、漏印、漏發及漏會。    (四) 未編列文（編）號或文（編）號有誤。    (五) 未填註保存年限或分類號。    (六) 未依規定編碼或頁碼編寫有誤。    (七) 未依規定蓋騎縫章或職名章。    (八) 樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字         樣。    (九) 案件與歸檔清單之登載不符。    (十) 案件未能以原件歸檔且未經簽奉單位主管核准。
	八、各單位辦畢案件已逾歸檔期限仍未歸檔者，業務權責單位應定期列印     逾期未歸檔(待歸檔)案件稽催單(附件二)辦理稽催。
	九、檔案管理單位應每月彙集統計檔案歸檔案件數量，並製作成歸檔案件     數量統計表(附件三)，於次月五日前簽報單位主管核閱，作為日後檔     案管理業務之參考。
立案與編目
	十、本局編訂檔案分類表採與保存年限結合編製，依業務性質分類、綱、     目、節，再依案件之內容編立案名及案次號。
	十一、編立案卷應依下列規定辦理：      (一) 歸檔案件依年度及分類號立案編目，並註明檔號。      (二) 附件以隨原文裝訂為原則，如難以併同裝訂時，應在原文加蓋          「附件另存」戳記，註記附件序號，並在附件及附件袋（附件四           ）標記檔號、收發文號、附件名稱、數量及序號，再依序號順           序存置。      (三) 檔案編目時應在相關欄位內註明附件內容名稱、媒體型式、數           量及附件存放位置。
	十二、檔案管理單位應將檔案編目數量，按月作成統計表，陳報單位主管       ，作為績效評鑑之參考。
	十三、檔案目錄應以電子形式編製，並依國家發展委員會檔案管理局(以下       簡稱檔案管理局)規定期限前，由秘書室將檔案目錄彙送檔案管理局。
整理與保管
	十四、每一檔案卷夾以存放同分類案件為限，案卷厚度以三公分為原則。同       一案卷內之案件，應按目次號大小，由小至大、由上而下，依序排列       整齊入卷。案卷首頁應放置目次表。
	十五、整理檔案應注意下列事項：      (一) 檔案上加附之金屬物應予去除，但未裝訂前如確有分件必要者，           得予保留。      (二) 檔案如有皺摺，應予理平；如有破損，應予修補。      (三) 檔案內容如有字跡模糊者，應洽請原承辦單位查明補註於公文用           紙，並經單位主管核可後併案裝訂。      (四) 檔案應以公文用紙尺度為標準，文件左右底三面邊緣應保持整齊           ；過寬過大者，得予裁切折疊，但不得損及檔案之內容；未達規           定標準者，應以公文用紙襯貼。      (五) 檔案上之附簽，應附於文件適當位置；附簽規格較小時，應以公           文用紙襯貼，不得脫離原件。
	十六、檔案經整理後，應依下列方式辦理上架：      (一) 永久保存與定期保存檔案得分置存放。      (二) 檔案應依紙質類、攝影類、錄影（音）帶類及電子媒體類等不同           媒體型式分區分類保管。      (三) 按檔號大小順序，小者在左，大者在右；由左至右，由上至下直           立排列。      (四) 檔案架應預留架位空間，以利後續檔案排架。      (五) 檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示，並定期查檢           有無標示脫落或需更改等情事。
	十七、機密檔案應與一般檔案分別存放，並應另備保險箱或其他具安全防護       功能箱櫃，裝置密鎖存放之，並指定專人負責管理。
	十八、檔案庫房宜採單一出入口門禁管制，非檔案管理人員，未經許可者，       不得擅自進入。
檔案檢調
	十九、借調檔案以與承辦業務有關者為限，並經單位主管核准。因業務需要，       借調非主管案件時，先經各該單位主管同意後，送會承辦業務主管同       意，或簽請局長核准。       機關間借調檔案，應備函提出請求，並經單位主管核准後辦理。
	二十、依法有權調用檔案之機關，調用檔案時，應備函載明法律依據、調用       目的及調用期間，由業務承辦單位依來函簽辦，經單位主管核准後，       向檔案管理單位辦理調卷，並負稽催之責。
	二十一、借調檔案應於十五日內歸還，期滿仍需繼續使用時，應於調案歸還         日期前提出展期申請，每次展期日數同借調期限。         展期次數超過三次，仍需使用檔案時，應先行歸還檔案後，再依前         項規定辦理借調。
	二十二、機關間借調檔案，展期應備函提出請求，由業務承辦單位依來函簽         辦經單位主管核准後辦理；調案於第三次簽辦展期時，應經局長核         准後始得辦理。
	二十三、機密檔案之借調或展期應依前三點規定程序辦理，惟每次借調或展         期期間最長以七日為限。
	二十四、屬案情特殊、業務需要或依法調用者，經專案簽請局長核准借調期         限者，其借調期限不受前五點規定限制。
	二十五、檔案歸還時，檔案管理人員應詳加檢查檔案完整無誤後，將調案單         歸還調案人。
	二十六、對於已逾歸還期限且未辦理展期者，檔案管理人員應定期製作逾期         未歸還檔案稽催單(附件五)，向調案人或所屬單位辦理催歸。
	二十七、檔案管理人員應每月統計調案數量，製成調案數量統計表(附件六)         ，於次月五日前簽報單位主管核閱，作為日後檔案管理業務之參考。
檔案應用
	二十八、申請閱覽、抄錄或複製檔案，得以線上或書面方式敘明理由為之，         各單位非有法律依據不得拒絕。
	二十九、受理民眾申請閱覽、抄錄、複製檔案，依本局檔案應用作業要點辦         理。
檔案清理
	三十、檔案管理單位每年應辦理檔案清查一次。
	三十一、機密檔案未經解密，不得銷毀。
	三十二、本局已屆保存年限之檔案，檔案管理單位應製作檔案銷毀目錄送會         相關單位，如無延長保存必要者，應制定檔案銷毀計畫(附件七)併         同檔案銷毀目錄，函送臺中市政府文化局及國史館臺灣文獻館選取         具文獻參考價值檔案後，報臺中市政府層轉檔案管理局審核。
	三十三、永久保存之檔案，符合移轉條件者，應於期限屆滿之次年編印移轉         檔案目錄，層報臺中市政府彙送檔案管理局。
	三十四、業務承辦單位應依有關法規之規定，主動辦理機密檔案之機密等級         變更或解密事宜。
	三十五、檔案管理單位應定期清查機密檔案。清查時，得請業務承辦單位依         法辦理機密檔案機密等級之變更或解密事宜。但保密期限屆滿者，         其解密事宜由檔案管理單位會商業務承辦單位辦理。業務承辦單位         辦理機密檔案之機密等級變更或解密事宜時，須依第十九點至第二         十三點規定辦理機密檔案借調程序。
附則
	三十六、本局每年度得舉辦檔案管理教育訓練，提昇檔案管理人員專業素養         ，以增進檔案管理之品質，並定期參觀榮獲金檔獎機關，以精進檔         案管理相關作業。
	三十七、本局秘書室對於八分局檔案管理情形，應定期辦理檢核及輔導。