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一、臺中市就業服務處(以下簡稱本處)為有效辦理內部員工檔案借閱事
項，特訂定本須知。 |
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二、本處員工申請借調檔案，應於公文系統列印調卷單並經主管核章後
，向本處第二課提出借調。 |
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三、借調檔案以與承辦業務有關者為限。因業務需要，借調非主管案件
時，應送會承辦業務主管同意。 |
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四、核准借調之檔案，檔案管理人員於收到調卷申請單後，除因公差、
勤務或其它特殊情況外，應於上班時間4小時內完成，俾利借調人
使用。 |
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五、借調人應於借調歸還期限前辦理還卷。借調一般檔案應於7日內歸
還，機密檔案應於3日內歸還。屆期如需繼續使用，應提出展期申
請，經單位主管核章後，知會本處第二課，始得為之，且每次借
調展期天數為7天，以1次為限。 |
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六、對於逾期未歸還之檔案，本處第二課定期辦理稽催；經洽催二次仍
不歸還時，將該借調人及稽催情形移請單位主管列為平時考核扣分
之依據，並簽報處長由借調單位立即查明追還檔案。 |
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七、借調人退休、調(離)職前，應將所借檔案全部清查歸還。 |
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八、借調人應妥善保管檔案及保持檔案資料之完整性，不得發生下列情
形:
(一)遺失、拆散或檔案缺頁。
(二)沾有食物、飲料、墨汁及修正液等污損或破壞檔案之物品。
(三)添註、增加、塗改、更換、抽取、圈點等變更檔案內容。
(四)轉借、轉抄或非法提供他人閱覽。
(五)以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
有違反前項各款情形者，經查證屬實，將取消借調，並簽報議處。 |
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九、違反前項(二)、(四)規定者，移請單位主管作為平時考核之依據，
並紀錄之；違反前項(一)、(三)、(五)規定者，依情節輕重，簽請
處長予以處分。 |
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十、歸還檔案時應將調卷單一聯由借調人收執，另一聯由本處第二課備
查。歸還檔案經查檢有缺頁或缺件時，應即退回予借調人補齊，並
確認借調檔案全數歸還，始得退還調卷單。 |
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十一、本處內部檔案借調流程圖(如附件一)。 |
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十二、本須知奉處長核定後實施，修正時亦同。 |