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法規內容

法規名稱: 臺中市政府衛生局多功能事務機器使用管理注意事項
公發布日: 民國 102 年 10 月 30 日
發文字號: 中市衛政字第1020116576號 函
法規體系: 臺中市法規/衛生類/行政規則
圖表附件:
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一、臺中市政府衛生局(以下簡稱本局)為有效管理本局及所屬衛生所使
    用多功能事務機器,以防公務機密資訊外洩,特訂定本注意事項。

二、本注意事項所稱之多功能事務機器,係指具有印表機、掃瞄器、影印
    機、傳真機或電子郵件等多種功能之辦公設備。

三、本局及所屬衛生所設置有多功能事務機器者,均應指派專責人員負責
    管理,並應定期檢查及保養維護,以確保正常運作。

四、機密文件影(列)印之管理:
(一)本局各單位及所屬衛生所應設置機密文件影(列)印登記簿(格式
      如附件一),登錄內容含影(列)印日期、時間、文件名稱、機密
      等級、數量、用途、影(列)印人姓名等資料,以便查考。該登記
      簿每月應由管理人員陳核主管批示後存查。
(二)因公務需要影(列)印機密文件者,應先填寫機密文件影印登記簿
      後,並親自操作機器影(列)印。
(三)機密文件在影(列)印過程中,若有廢棄不要者,應立即使用碎
      紙機銷毀,並達到無法辨識之程度。

五、機密文件傳真之管理:
(一)本局各單位及所屬衛生所應設置機密文件傳真登記簿(格式如附件
      二),登錄內容含傳送日期、起迄時間、文件名稱、機密等級、頁
      數、傳送人姓名、接受單位、接收人姓名等資料,以便查考。該登
      記簿每月須由管理人員陳核主管批示後存查。
(二)因時效性確有使用多功能事務機器傳送機密文件者,應先填寫機密
      文件傳真登記簿後,並親自操作機器傳真。
(三)機密文件傳真,應先以電話聯繫接收單位人員後,再行傳真,傳真
      完畢,應再以電話確認並核對張數;傳送過程中,傳真人及接收人
      應全程在場,嚴禁使用自動傳真。

六、多功能事務機器在洽請廠商拆換、維修、租用歸還、轉贈或報廢時,
    使用管理單位應派專人在場全程監看,如該機具內建有記憶晶片或硬
    碟等儲存裝置,應通知資訊人員派員,比照個人電腦硬碟處理方式,
    將內含儲存裝置之資料格式化,以防止資料外洩、非法查詢、盜拷或
    竊取機密性資料檔案情事發生。

七、使用多功能事務機器導致洩密情事發生,應立即通報所屬主管及本局
    政風室妥善處理。

八、本注意事項奉核定後實施,如有未盡事宜,得隨時修正補充之。