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法規內容

法規名稱： 臺中市政府地政局所屬各地政事務所地籍資料庫管理要點
公發布日： 民國 100 年 01 月 07 日
發文字號： 中市地籍一字第10000005451號函
法規體系： 臺中市法規/地政類/行政規則
圖表附件：
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一、
臺中市政府地政局(以下簡稱本局)為利地籍資料庫之管理，依據土地登記規則第二十三條規定，訂定本要點。
二、
 
(一)各地政事務所地籍資料庫，得因辦公場所配置或業務需要，分類設置。
地籍資料庫應以存放下列資料為限：
(二)各類土地建物登記簿。
(三)地籍資料電子處理之土地、建物地籍整理清冊、地籍異動清冊（異動登記簿）及地籍異動索引表等資料。
(四)地籍正、副圖、藍晒圖、土地複丈圖、建物測量圖、土地複丈成果圖、建物測量成果圖、藍晒底圖、膠片圖及有關表、卡、簿等資料。
(五)登記、測量案件及收件簿等資料。
(六)其他重要地籍資料。
三、
第二點所列各款資料之保存年限，除另有規定外，詳如附件一。
圖表附件：
四、
經地籍資料電子處理後，除以光碟儲存外，批次列印之登記簿，應依地號順序加裝封面裝訂保管之；異動登記簿則應依時間順序加裝封面裝訂保管之，並製作地籍異動索引將時間與地號連結，以便利異動登記簿之查詢。
五、
每日所用之空白權利書狀用紙號數應逐日依序登載於書狀用紙管理簿(如附件二)，由領用人員與管理人員蓋章。
圖表附件：
六、
 
權利書狀(含作廢權狀)應按月清點，並做成紀錄表（如附件三），於次月五日報局核備後，依規定程序銷毀。
空白權利書狀如有遺失或遭竊，管理人員應呈報上級單位轉知各地政事務所加強注意外，並列管查考。
圖表附件：
七、
管理人員應隨時注意登記簿冊頁之完整，如發現用紙脫落、破損，應即刻裝訂、修補。
登記簿用紙損壞不堪使用者，應依土地登記規則第二十二條規定辦理。
 
八、
 
登記簿、地籍圖除有土地登記規則第二十條規定情事外，應永久妥善保存，不得攜離地政事務所。
調閱、影印圖簿者應填寫調用單（如附件四）依規提出申請，圖簿如需攜離倉庫，時間不得逾二小時，並限於下班前全部歸還，如有逾限，管理人員應立即追查，其他工作人員需調用時亦同。
圖表附件：
九、
地籍正副圖及藍曬底圖之訂正，或複丈圖之查對或描繪，以在地籍資料庫內辦理為原則，如需調離資料庫辦理，應以調用單向管理人員調用，其調用辦法與登記簿之調用同。
十、
各地政事務所應備一份藍曬圖或地籍副圖，專供人民或其他機關人員申請閱覽之用；閱覽時應於指定地點為之。
十一、
各地政事務所之地籍資料庫應設專人管理，其人員之選派應以編制內優秀人員擔任，並得視業務情況調派適當人員協助之。資料庫管理人員應隨時注意門禁，嚴守圖簿不離庫規定。
十二、
地籍資料庫之管理，應由地籍資料庫管理人員全權負責，調閱地籍資料應依規定程序辦理，其不依規定調閱者，地籍資料庫管理人員得隨時制止之，如不服制止，應即簽報主管課長及主任處理。
十三、
地籍資料庫之設置應有防火、防潮、防盜、防蟲等安全設備，並嚴禁煙火，不得存放易燃、易爆物品，平時應注意保持整潔、通風，以確保地籍資料之安全。
十四、
地籍資料庫嚴禁攜帶私人提袋、物品進入，於入口或適當地點設置私人物品存放處，供工作人員放置物品。
十五、
資料庫應設置資料查閱處，並得提供鉛筆供抄錄資料需要時使用，嚴禁持用鋼筆或原子筆入庫。
十六、
除下列人員外，其他人員不得進入資料庫：
(一)在資料庫內之作業人員及其主管人員。
(二)經業務主管准許之本所其他因公需進入資料庫人員。
(三)各公務機關派遣閱覽登記或地籍資料之人員。
(四)上級人員巡查業務或經各所主任准許進入參觀之來賓。
前項第四款人員應由主管或其指定人員陪同進入。第三款人員應執行其服務單位之文件並佩帶識別證，經管理人員核對相符予以登記(如附件五)，始得進入資料庫，並由管理人員提供所需資料於指定地點閱覽、影印或描繪，完畢應將調閱資料交還管理人員點收，不得擅自取放。第二款人員須持直屬課長以上主管派遣單(如附件六)，經管理人員辦理登記(如附件五)手續，始得進入資料庫。
圖表附件：
十七、
管理人員每天下班時應全面檢視資料庫門窗並親自加鎖。非上班時間使用資料庫應簽請各所主任核准，資料庫備用鑰匙應由專人保管，非經事先簽准不得啟用，遇有偶發緊急狀況啟用，事後應簽報。
十八、
地籍資料庫內存放之地籍資料，除於平時視業務需要，不定期予以局部或全部清點外，應於每年三、六、九、十二月底總清查一次，並將清查結果(如附件七、八)陳報本局備查。
圖表附件：
十九、
地籍資料庫管理人員清點或清查地籍資料應於每日下班後或非辦公時間加班辦理，以免影響業務之正常進行，所需加班費，應依照規定發給。
二十、
地籍資料庫管理人員之服務成績應由主管課長隨時考核紀錄，作為年終考績之參考，如負責盡職者應從優考核，如管理有缺失或不盡職情形，各級主管應負連帶責任，遇有具體優劣事蹟者，並得隨時獎懲。
二十一、
地籍資料庫管理所需經費，各地政事務所應按年度編列預算支應。
二十二、
經整理造冊後，逾保管年限或無需再保管之檔案，除規費收繳憑證檔案依會計法有關規定辦理銷燬外，其餘由該管地政事務所編造銷毀計畫及銷毀之檔案目錄（如附件九），送交檔案中央主管機關審核，經核准者應於銷毀後報請本局備查。
圖表附件：
二十三、
各地政事務所繕造銷毀清冊時，如發現檔案有遺失者，應另繕造遺失清冊(如附件十)，並查明責任一併陳報本局核辦。
圖表附件：
二十四、
 
檔案銷毀得用焚化或參照各機關廢紙利用處理之，並由政風人員監毀。
二十五、
銷毀清冊，應依年次裝訂成冊，併同有關管理清冊，妥為管理並列入移交，以備查考。
二十六、
每年三月至五月為各地政事務所檔案清理期，逾保管年限之檔案資料均應依本要點規定辦理。