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一、臺中市政府（以下簡稱本府），為推動電子化政府，簡化文書作業，
以求公文瞬即送達，提高政府行政效能，創新政府為民服務品質，爰
依公文程式條例第十二條之一及機關公文電子交換作業辦法第十二條
規定，訂定本要點。 |
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二、本府及所屬機關學校(以下簡稱各機關)實施公文電子交換作業(以下
簡稱電子交換)，得依本要點之規定，本要點未規定者，適用行政院
頒文書處理手冊、機關公文電子交換作業辦法、公文電子交換系統資
訊安全管理規範、文書及檔案管理電腦化作業規範、臺中市政府文書
處理實施要點或其他有關法令之規定。但機密性文書，暫不適用。 |
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三、本要點用詞定義：
(一)電子交換：指將公文及附件資料，透過電腦電子化處理及電信網
路或公文電子交換服務中心，予以傳遞收受者。
(二)行文群組：係指對於經常同時一次行文之對象，予以分類編組，
各組取其概括性通稱，賦予群組代碼、簡稱。
(三)電子信箱位址：表示機關（單位或個人）所在的國家、網路系統
及工作主機，組成收文者位址，供收受電子文件
之用。 |
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四、電子交換權責劃分：
(一)臺中市政府數位發展局：負責建置管理電子交換服務中心、綜理
電子交換資訊、技術指導及督導、稽(查)核等事宜。
(二)臺中市政府秘書處：負責辦理本府電子交換總收文、發文、檔案
管理、督導及稽(查)核等作業事宜。 |
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五、電子交換連線申辦規定：
(一)對象：各機關、公營事業機構、法人或其他非法人團體等。
(二)配賦與申請：依電子簽章法及政府憑證管理中心憑證實務作業基
準辦理。 |
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六、申請程序及應備文件：申請補(捐)助應於計畫執行前一個月，檢附下
列文件向本公所提出申請，經本公所審核後，始得補(捐)助經費。
(一)申請函。
(二)申請補(捐)助計畫書，並敘明經費內容。若同一案件向二個以上
機關提出申請補(捐)助時，應列明全部經費內容及向各機關申請
補(捐)助之項目及金額，送各機關審核。如有特殊情形須變更計
畫者，應報請各機關核准後始得辦理。如有隱匿不實或造假情事
，應撤銷該補(捐)助案件，並收回已撥付款項。
(三)前項計畫書至少應敘明下列事項：
1.計畫名稱。
2.計畫緣由(宗旨、目標)。
3.主辦單位、協辦單位、指導贊助單位。
4.實施時間。
5.實施地點。
6.計畫詳細內容(包括辦理方式及活動項目等)。
7.預期效益。
8.經費概算表(含經費支用項目及其金額、自籌款金額、向本公
所及其他機關申請補(捐)助之項目及金額)。
9.其他(如活動流程表、講座名稱及其學經歷資料等)。
(四)申請補(捐)助對象為民間團體者另檢附社團立案證書、設立相關
證明文件或本區轄內義務性團體證明公文影本，並於文件內加註
「與正本相符」字樣後簽章。
(五)其他經本公所指定應附之相關文件。 |
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七、電子交換收文、發文處理原則：
(一)各機關應由文書單位負責操作機關電子交換。
(二)各機關得於本府電子公告欄專區，張貼、登載電子交換公文，以
便各界查詢、參考。
(三)各機關對於其他機關於本府電子公告欄所登載之資訊，應視內容
性質自行下載使用，並為必要之處理。
(四)登載電子公告欄之公文，應註明登載期限。超過期限者，應自電
子公告欄專區移除。
(五)各機關電子交換收文、發文登載於電子公告欄之相關紀錄及文稿
，得視需要予以儲存。 |
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八、電子交換收文、發文處理程序：
(一)收文處理程序：
識別通行、電子認證、收文確認、檢視處理、分文、編號、登錄
、傳送等。
(二)發文處理程序：
檢視發文清單、校對、識別通行、電子認證、發文傳送、發文確
認、檢視發送結果、處理失敗訊息等。 |
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九、電子交換一般規定：
(一)公文以電子交換行之者，得不蓋用印信或簽署。
(二)與電子交換有關之操作、管理、稽核人員、皆負有保密之義務。
(三)各機關公文應由文書單位或單位收發人員負責辦理電子交換。但
依公文性質、行文單位及時效，有適當控管程序，可指定專人辦
理者，不在此限。
(四)電子公文不得增、減發送。
(五)為確保電子公文之真實無訛，凡涉及重大權益之得失變更案件，
收文、發文雙方均得要求立即確認、重傳或回傳以驗證之；尤其
要注意重要關鍵字句、金錢、數字、日期、時間，以及人、物、
地名之核對。
(六)機關電子交換使用之電子憑證IC卡應指定專人保管，且IC卡應專
卡專用，未使用時應上鎖收存以防止遺失，並於憑證效期過期前
更新憑證IC卡，避免交換異常。上述設備如有遺失或損毀，應依
相關規定程序申請補發。 |
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十、電子交換製作編輯規定：
(一)統一採用標楷體字型，不得自行造字及符號，應使用常用易懂文
字，避免用冷僻字。
(二)不得側書及併排。
(三)發文日期及發文字號應以阿拉伯半型字數字表示，例如：「中華
民國91年1月2日府行文字第0910000123號。」
(四)公文遇分項條列時，表達各項順序之數字及符號採一字(符號)一
碼方式處理：如一、二、三、…，(一)(二)(三)…，１、２、３
、…，(１)(２)(３)…。
(五)兼有非電子交換之公文，應填明受文者地址及郵遞區號，其有電
子信箱位址者，亦應一併填明。
(六)附件應以Ａ４格式製作成電子檔文件，並加註頁碼。
(七)附件為物品、支票、原始憑證、須蓋章之表單、書籍，及資料量
大之文件，因掃瞄不易，無法電子交換者，承辦人員得視實際需
要，於函稿右上角註明「附件親自遞送」、「公文領回自發」或
「附件無法電子交換」，於稿件判發後會同收發人員處理。
(八)附件為表單或需各機關填報資料者，應依下列規定製作電子檔併
同公文傳送，或將其建置於機關網頁上，並於本文中敘明附件登
載之位址，供收文機關上網下載使用：
1、以掃描方式製作之附件電子檔案，應注意解析度是否清晰，
及收文者能否完整顯示及列印。儲存檔案類型應以PDF或ODF
存檔或以可攜式文件處理。
2、附件檔案傳輸上限，請依中央或本府規定辦理。
(九)公文書或附件如係屬發文通報週知，或需要收文機關轉發者，以
登載於電子公告欄為原則，避免層層轉送。如遇有須長期對外宣
告之公文及其相關附件資料，業務承辦人員應洽網站管理人員長
期登載。
(十)公文是否含附件，應就受文者個別標示：正本附件隨文或公文附
件另送 (非電子交換)，應於附件項下以括號註明附件名稱及數
量；公文副本含附件者，應於受文者名銜下以括號標明。 |
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十一、電子交換公文應由各業務單位承辦人自行校對並應注意下列事項：
(一)應先檢查公文原稿，是否依決行層次完成判發程序，非經判發
，不得發文。
(二)急要文稿應優先處理。
(三)由螢幕上全頁校對並校對附檔發文抄件全文。
(四)校對公文之密等、速別、全文之款式、內容及標點符號是否正
確。
(五)公文應特別校對數字、人名、地名及時間是否正確。
(六)公文應校對是否使用標楷體字型。
(七)附件隨文或附件領回自發併送，應註明並檢點是否齊全。
(八)副本含附件時，應予註明。
(九)檢查正、副本行文單位名稱是否為正確之機關全銜，避免錯誤
而造成無法電子交換之情形。
(十)受文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿時，應詳加核對發
文清單，檢查非電子交換文件正、副本受文者及附件之件數是
否齊全。
(十一)檢查發文日期及發文文號是否冠以中華民國年月日，並以阿
拉伯數字書寫。
(十二)文稿之檔號、保存年限及頁碼是否填寫完整。 |
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十二、電子交換發文作業規定：
(一)各機關應指定適當人員及其職務代理人辦理電子交換發文，並
應配賦識別碼、通行碼。為防被盜用，配賦密碼後，請即更改
，嗣後應不定時更改。
(二)發文作業人員應注意事項：
1、應先檢查待發文之文、稿，是否已判發及校對。
2、依據文稿上註明之時間性、重要性，執行發文優先順序。
3、分別正、副本與附件之送達方式。
4、輸入識別碼、通行碼或其他識別方式，於電腦系統確認相
符後，始可進行發文作業，其程序如下：
(1)檢查各項發文資料，是否完整正確。
(2)電子交換其發送、登載日期，應配合公文上之發文日期
立即辦理，不得有發文日期與發送或登載日期產生落差
情事。
(3)檢視發送結果處理失敗訊息：電子交換發送後，應於電
腦系統一一檢視受文者之簽收結果，檢查是否發送成功
。急要者，應即時處理。
(4)公文發文系統應提供公文與附件連結發送、受文者簽收
狀態顯示、錯誤處理及紀錄查詢、列印等功能。 |
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十三、電子交換收文作業規定：
(一)各機關應指定適當人員及其職務代理人辦理電子交換收文，並
應配賦識別碼、通行碼。
(二)收文人員於上班時即應啟動收文電腦系統，先輸入識別碼、通
行碼或其他識別方式實施身分辨識程序，並於電腦系統確認相
符後，始可進行收文作業，其程序如下：
1、進入收文作業畫面，保持全天候線上收文狀態，應即時或
定時進行收文作業。
2、一人兼辦收、發文者，除急要收文外，應先一一檢視發文
之簽收狀況，再行收文。
3、依最速件、速件、普通件之順序收文。
4、收文人員應注意傳遞交換之電腦設備是否運作正常，並每
日核對電子公文收文清單，避免誤漏情形發生。公文如有
誤傳、不屬本機關業務職掌範圍、附件資料不全、附件逾
一工作日未收到、傳送不完全、含有不能讀取之文字、符
號，應拒收並註明原因後，通知原發文機關另為處理。 |
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十四、電子交換檔案管理規定：
依檔案法及相關子法等規定辦理。 |