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壹、總則
一、臺中市政府（以下簡稱本府）及所屬各機關（以下簡稱各機關）為執
行檔案法及其相關子法規定，健全檔案管理、促進檔案開放與運用，
發揮檔案功能，特訂定本要點。
二、各機關檔案管理，除檔案法及其相關子法或其他法律另有規定者外，
依本要點之規定。
三、各機關檔案管理，由該機關自行統一規劃，除有特殊情形外，以集中
管理為之。
四、檔案管理之電子化作業依文書及檔案管理電腦化作業規範辦理。
五、為持續臺中市（以下簡稱本市）市立高中（職）、國中（小）及幼兒
園等學校檔案管理與應用服務，臺中市政府教育局應本於權責，參考
檔案法及相關子法，統籌規劃、督導及考核其檔案管理事項。 |
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貳、點收
六、各機關辦畢案件，承辦單位或文書單位應於五日內歸檔，歸檔時併同
存查或發文歸檔清單，送檔案管理單位點收。歸檔清單一式二份，於
檔案管理單位簽收後，各執一份備查。
機密案件歸檔時，承辦人員應另使用機密檔案專用封套裝封，並依規
定填寫相關資料，封口加蓋印章或職名章。
歸檔清單保存年限為三年。
七、歸檔案件如有下列情形之一者，檔案管理單位應退回承辦單位或文書
單位補正：
（一）案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存。
（二）案件污損、內容不清楚或無法讀取。
（三）案件未經批准或漏判、漏印、漏發及漏會。
（四）案件未編列文（編）號或文（編）號有誤。
（五）案件未填註保存年限或分類號。
（六）案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤。
（七）案件未依規定蓋騎縫章或職名章。
（八）樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」
字樣。
（九）案件與歸檔清單之登載不符。
（十）案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准。
八、各機關辦畢案件已逾歸檔期限一個月以上仍未歸檔者，機關權責長官
應主動查明處理。
九、檔案管理單位應每月彙集統計檔案歸檔案件數量，並製作成歸檔案件
數量統計表，於次月五日前簽報權責長官核閱，作為日後檔案管理業
務之參考。
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參、分類編案
十、各機關編製檔案保存年限區分表，可就機關業務特性，採與檔案分類
表合併編製或個別編製。
各機關檔案保存年限區分表至少每十年應檢討一次；必要時，得隨時
修正之。
十一、各機關檔案分類，依其職掌之業務性質分類、綱、目、節，再依案
件之內容編立案名及案次號。
十二、各機關檔案於點收後應於十日內完成案件層級編目，未於期限內完
成案件層級編目，機關權責長官應主動查明處理。
十三、編立案卷應依下列規定辦理：
（一）歸檔之案件經分類後，檔案管理人員應依據檔案內容查檢，如有業
務性質相同之檔案，應併於同一案名處理，查無前案可併者，應立
新案，確立新案名。
（二）檔案卷次號確立後，檔案管理人員應依案件產生日期之先後賦予目
次號，並編寫於各案件第一頁適當空白處。
（三）附件應隨原文裝訂為原則，如難以併同裝訂時，應在原文加蓋「附
件另存」戳記，並在附件適當位置標記檔號後另行存置；另編目時
應在相關欄位內註明附件內容名稱、媒體型式、數量及附件存放位
置。
十四、檔案管理單位應將檔案編目數量，按月作成統計表，陳報機關權責
長官，作為績效評鑑之參考。
十五、各機關應於每年三月及九月前將完成新增及異動之檔案電子目錄，
於國家發展委員會檔案管理局（以下簡稱檔案局）機關檔案管理資
訊網列印本機關暨所屬機關目錄彙送說明表，免備文逕送本府彙整
送交檔案局備查。
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肆、整理
十六、同一案卷內之案件，應按目次號大小，由小至大、由上而下，依序
排列整齊入卷。案卷卷首應放置目次表。
十七、整理檔案應注意下列事項：
（一）案卷厚度以三公分為原則。
（二）檔案上加附之金屬物應予去除，但未裝訂前如確有分件必要
者，得予保留。
（三）檔案如有皺摺，應予理平；如有破損，應予修補。
（四）檔案內容如有字跡模糊者，應洽請原承辦單位查明補註於公
文用紙，並經權責長官核可後併案裝訂。
（五）檔案應以公文用紙尺度為標準，文件左右底三面邊緣應保持
整齊；過寬過大者，得予裁切折疊，但不得損及檔案之內容
；未達規定標準者，應以公文用紙襯貼。
（六）檔案上之附簽，應附於文件適當位置；附簽規格較小時，應
以公文用紙襯貼，不得脫離原件。
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伍、保管
十八、檔案經整理後，應依下列方式辦理上架：
（一）永久保存與定期保存檔案得分置存放。
（二）檔案應依紙質類、攝影類、錄影（音）帶類及電子媒體類等
不同媒體型式分區分類保管。
（三）按檔號大小順序，小者在左，大者在右；由左至右，由上至
下直立排列。
（四）檔案架應預留架位空間，以利後續檔案排架。
（五）檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示，並定期
查檢有無標示脫落或需更改等情事。
十九、各機關為保管檔案，應設置檔案庫房。
機密檔案應與一般檔案分別存放，並應另備保險箱或其他具安全防
護功能箱櫃，裝置密鎖存放之，並指定專人負責管理。
二十、檔案庫房宜採單一出入口門禁管制，非檔案管理人員，未經許可者
，不得擅自進入。
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陸、檢調
二十一、借調檔案以與承辦業務有關者為限，並經單位主管核准。
因業務需要，借調非主管案件時，先經本單位主管核章後，送會
承辦業務主管同意，或簽請本機關權責長官核准。
借調機密檔案者，應經業務承辦單位主管核准；但屬國家機密者
，除辦理該機密事項業務者外，應經原核定機關或其上級機關有
核定權責人員書面授權或核准。
機關間借調檔案，應備函提出請求，並經本機關權責長官核准後
辦理。
二十二、依法有權調用檔案之機關，調用檔案時，應備函載明法律依據、
調用目的及調用期間，由業務承辦單位依來函簽辦，經本機關權
責長官核准後，向檔案管理單位辦理調卷，並負責稽催之責。
二十三、申請借調檔案時，應以案件或案卷為單元，並由調案人填具調案
單。
檔案管理人員依核准之調案單檢出借調檔案，應以提供複製品者
為原則。
二十四、借調檔案應於十五日內歸還。期滿仍有必要繼續使用者，應於調
案歸還日期前提出展期申請，每次展期日數同借調期限。
展期次數超過三次，仍有必要使用檔案者，應先行歸還檔案後，
再依前項規定辦理借調。
機關間借調檔案，展期應備函提出請求，由業務承辦單位依來函
簽辦，經本機關權責長官核准後辦理。
檔案管理人員應依據展期簽准結果，於調案紀錄上修正該檔案之
應歸還日期。
機密檔案之借調或展期應依第一項至四項規定程序辦理。但每次
借調或展期期間最長以七日為限。
如為案情特殊、業務需要或依法調用者，經專案簽請機關幕僚長
以上核准借調期限者，其借調期限不受前五項規定限制。
二十五、對於已逾歸還期限且未辦理展期者，檔案管理人員應定期製作逾
期未歸還檔案稽催單向調案人或所屬單位辦理催歸，並陳報權責
長官。
第一項稽催單格式如附件六。
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柒、應用
二十六、申請閱覽、抄錄或複製檔案，應以書面敘明理由為之，各機關非
有法律依據不得拒絕。
二十七、各機關受理檔案應用申請，依臺中市政府檔案閱覽作業要點規定
辦理。 |
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捌、清理（銷毀、移轉）
二十八、各機關檔案管理單位每年應辦理檔案清理一次。
二十九、機密檔案未經解密，不得銷毀。
三十、各機關對於已屆保存年限之檔案，應由檔案管理單位製作檔案銷毀
目錄，送會相關單位確認後，函送臺中市政府文化局檢選。各機關
應於臺中市政府文化局檢選完畢後，加送國史館再次檢選。
各機關依前項規定完成檢選程序後，應制定銷毀計畫連同原送文史
機關檢選之銷毀目錄，層送本府函轉檔案局審核。
三十一、各機關永久保存之檔案，符合移轉條件者，應於期限屆滿之次年
編印移轉檔案目錄層送本府彙送檔案局。
三十二、機關裁撤時，其永久保存之檔案應移轉檔案局，定期保存之檔案
應移交上級主管機關或其指定之機關，或依規定辦理銷毀。
機關改組時，其所有檔案應移交至業務承接機關。
機關部分業務移撥他機關時，其有關之檔案應併同移交。
前三項之機關檔案移（轉）交作業最遲應於生效半年內辦理完成
，逾期未完成，機關權責長官應主動查明處理。
三十三、業務承辦單位應依有關法規之規定，主動辦理機密檔案之機密等
級變更或解密事宜。
檔案管理單位應定期清查機密檔案。清查時，得請業務承辦單位
依法辦理機密檔案機密等級之變更或解密事宜。但保密期限屆滿
者，其解密事宜，由檔案管理單位會商業務承辦單位辦理之。
業務承辦單位辦理機密檔案之機密等級變更或解密事宜時，須依
第二十一點至第二十五點規定辦理機密檔案借調程序。 |
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玖、附則
三十四、各機關檔案管理人員，得觀摩台中市政府秘書處檔案管理作業，以
溝通觀念與作法。
三十五、台中市政府秘書處對於一級機關及區公所檔案管理情形，應定期辦理考
評及獎懲。
本府一級機關對於所屬機關、學校檔案管理情形，應定期辦理考
評及獎懲。 |
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拾、罰則
三十六、違反第八點、第十二點、第二十點、第二十五點、第三十二點規
定，無正常理由者，應送各機關考績委員會議處。 |