一、稿面各欄位內容應請確實填註事項：
    如：速別欄–普通件、速件、最速件。
        密等及解密條件 (或保密期限) 欄–密、機密、極機密、絕對機
        密。
        發文字號欄：如為創號發文者，請於文稿上加註「創」字及「發
        文文號」。
        附件欄–請標註【如 (見) 主旨 (或如 (見) 說明、如 (見) 主
        旨及說明、如 (見) 副本欄) 】。
        * 倘有請受文單位自行下載者，請於附件中亦加註如主旨或如說
          明等字樣。
        主旨及說明欄–應避免錯別字或同音異字。
        正、副本位欄–
        1.請繕打機關全銜及正確名稱，勿使用簡稱或括號。如：內政部
          中部辦公室–黎明，勿繕打成內政部 (中部辦公室) 或內政部
          中辦，以利電子交換。
        2.受文單位如為人員或單位，務請繕打郵寄地址或提供受文者清
          單。
        3.副本單位如有附件，請於副本欄單位名下註明。如：工務局、
          教育局 (以上均含附件) ；工務局 (含附件) 、教育局。
          檔號及保存年限欄–請務必確實填寫。

二、文稿內容倘有修正者，請依規定確實於修改處加蓋職名章。

三、文稿有二頁以上者 (含證明書、處分書、決定書、答辯書等) ，請依
    規定於騎縫處加蓋職名章。

四、併案者請以最近收文號碼 (取大號碼) 發文。如：1234  及 1235 併
    案者，以 1235 為發文文號。

五、密件公文應以密件發文為原則。

六、除函稿上有敘明「原申請書件檢還」或「原收文件留課續辦」或「原
    正本隨文發出」方以影本歸檔外，餘均需以原收文件正本歸檔。

七、如為直接發校之公文，應請注意其發文日期與送至文書課發文之日期
    相同。

八、有關稿面 (其中明顯處：係指文稿右上方之空白處) 另有加註之說明
    事項：
    1.公文為多稿時，請註明稿數，如：雙稿、三稿等。
    2.「監察案件」請務必於文稿明顯處註明「監察案件」，以利發文作
      業之收文人員區辨，另以監察系統發文。
    3.如公文為「文自發」、「本日發」、「刊登縣公報」、「張貼本府
      公告欄」、「正 (副) 本自領」 (自領之受文單位應另予註明或告
      知發文人員) 等，請分別註明於文稿上之明顯處，並請承辦人員加
      蓋職名章。
    4.附件若須加蓋發文日期、發文文號者，請註明於文稿上之明顯處，
      倘附件之發文日期、文號，係承辦人員自行繕打者，應繕打正確之
      發文日期及發文文號。
    5.如須以掛號、雙掛號或其他方式等方式郵寄時，請務必於文稿上之
      明顯處註明。
    6.須用印之文件 (如申請書、證明書、訴願決定書、行政訴訟答辯書
      、執照、契約書等) ，請確實於發文之文稿上清楚標示。
    7.會勘、開會等時間緊迫或有「時效性」之公文，請於文稿中註明「
      最速件」，另請先行自行通知後，並於函稿上註記「已先行通知」
      。
    8.原稿及其后附之相關應歸檔資料請編頁碼；隨文發之附件，請勿編
      頁碼或加蓋騎縫章。

九、有關公文電子檔部分應注意事項：
    1.請確實傳送公文電子檔至文書課。
    2.文稿內容經增刪修改後，公文電子檔部分應一併作修正，同時完成
      傳送該公文電子檔至文書課作業。
    3.如屬「監察案件」之公文，應先經該承辦單位之「監察系統」傳送
      之程序後，再將該件公文送至文書課發文。

十、有關公文附件部分應注意事項：
    1.紙本文附件：
    (1) 承辦人員自備附件時務請準備齊全，並注意裝釘方向原則為：直
        式公文裝釘於右側，橫式公文裝釘於左側。
    (2) 附件如為磁碟片者，請將該磁碟片另裝於信封內。
    (3) 附件如為申請書、證明書、訴願決定書、行政訴訟答辯書、執照
        、契約書等，請另行再檢附乙份。
    (4) 受文單位之附件如均不相同，應請分標註並裝釘妥當。
    (5) 海報、書籍等大宗附件，請先行與文書課發文人員聯繫有關郵遞
        事宜。
    2.電子檔附件：
    (1) 十頁以下之附件請製作成電子附件檔。
    (2) 製作電子附件檔時，應檢查是否與原稿符合，同時並請確認確已
        夾帶於電子公文檔中。
    (3) 請於文稿後，另行再檢附該電子附件檔紙本資料乙份，俾便作檢
        核之用。
    (4) 附件檔如為掃描者，影像類型請選擇黑白方式來掃描，存檔時，
        請以 tif  或 jpg  格式來存檔，以降低檔案大小，減輕網路負
        荷。
    (5) 電子附件檔請使用以下的格式：圖形檔 (副檔名為 tif、jpg) 
        、word  檔、excel 檔、pdf 檔、wdl 檔等，不要使用壓縮檔、
        html  檔、xml檔及特殊軟體所產生的電子檔。
    (6) 製作電子附件時，如沿用來文機關之電子附件檔，請針對本縣所
        需要之部分來製作電子檔 (即將其餘不需要的部分刪除) ，否則
        會造成收文機關的紙張浪費；另外，在 excel  檔中有多個工作
        表時，請將不需要的工作表刪除。

十一、其他發文作業應注意事項：
      1.各單位登記桌，請將經呈判後之公文回交給承辦人員，並經確認
        承辦人員已電傳文書課後，始將公文送至文書課發文，
      2.「本日發」、「正、副本自領」或特具時效性之公文，請各單位
        登記桌另以卷宗夾單獨放置後，再行送至文書課發文時，同時並
        請再告知文書課發文人員此為趕辦或特殊之案件。
      3.獎狀、感謝狀、證明書、聘書、處分書、許可證、公告等大量之
        須用印文件，請儘可能以套印方式印製，以提升文書處理效率。
      4.透過發包中心辦理招標、比價、議價之契約書及約僱人員合約書
        ，應先至庶務課蓋縣長公務專用章後，再至文書課蓋用印信。
      5.地址錯誤，經文書課退回原承辦單位之公文，請將該公文檢附正
        確地址後，再行送至文書課郵遞。
      6.以雙掛號郵寄之公文，請各承辦單位另行檢附已填註地址之雙掛
        號回執信封；或已填註地址並貼上送達證書之雙掛號回執信封。