一、臺中縣政府 (以下簡稱本府) 為簡化文書作業，實施公文電子交換，
    並透過電子公文交換之傳遞管道，加速與其他機關之傳達、連繫，提
    昇行政效能，爰依公文程式條例第十二條之一及機關公文電子交換作
    業辦法第十二條規定，訂定本要點。

二、本府、縣屬各機關學校及相關機關 (以下簡稱各機關) 之公文電子交
    換作業，應依本要點之規定，本要點未規定者，適用行政院函頒文書
    處理手冊或其他有關法令之規定。

三、本府公文電子交換收發文處理程序一般原則如下：
 (一) 公文電子交換，係指將文件資料透過電腦及電信網路，予以傳遞收
      受者。各機關對於性質符合電子交換之機關公文，應以電子公文交
      換行之。
      機關公文電子交換處理機制分為三類：
      l.第一類：屬經由第三者 (公文電子交換中心) 集中處理存證及轉
        文事宜。
      2.第二類：屬點對點直接電子交換者。
      3.第三類：屬發文方登載電子公布欄，不另行文者。
      上述三類機制之選用，應由各機關之公文承辦人員，視公文性質，
      自行考量決定。惟遇有爭議時，應由發文方負責舉證。
      跨交換中心者，如：臺中縣政府警察局行文臺南縣政府警察局，應
      以第一類公文電子交換機制為之，以保留交換紀錄存證。
 (二) 各機關公文應由文書單位或單位收發負責辦理公文電子交換作業。
      但依公文性質、行文單位及時效，有適當控管程序者，可指定專人
      辦理，不在此限。
 (三) 各機關應設置電子公布欄專區，供電子交換處理機制第三類公文登
      載之用，便利各界查詢、參考，各單位應配合更新網站資料內容。
 (四) 登載電子公布欄之公文，超過登載期限，應自電子公布欄專區移除
      。
 (五) 公文電子交換作業收文、發文、登載電子公布欄之相關紀錄及文稿
      ，得視需要予以儲存。
 (六) 各機關對於其他機關電子公布欄所登載之資訊，應視內容性質自行
      下載為必要之處理，並視需要轉登於機關內電子公布欄。

四、公文電子交換收發文處理程序如下：
 (一) 收文：識別通行、電子認證、收文確認、收文列印、檢視處理、加
      蓋「電子公文」章戳、分文、編號、登錄、傳送等。
 (二) 發文：繕校、列示清單、列印全文、識別通行、電子認證、發文傳
      送、發文確認、加蓋「已電子交換」章戳、檢視發送結果、處理失
      敗訊息等。

五、機關公文受文對象為人民、法人或其他非法人團體而以電子交換行之
    者，其收、發文相關處理程序，由發文機關依其業務需要與受文對象
    相互約定。但應採電子認證方式處理之，並得視需要增加其他安全管
    制措施。

六、人民、法人或其他非法人團體於參加政府機關公文電子交換作業時，
    應符合機關公文電子交換作業辦法、文書及檔案管理電腦化作業規範
    與相關規定。

七、線上簽核係指公文以電子方式在安全之網路作業環境下，進行線上傳
    遞、簽核工作。文書之陳核流程採線上簽核者，應採用電子認證、權
    限控管或其他安全管制措施，以確保電子文件之可認證性。辦理電子
    文件線上簽核應注意事項如下：
 (一) 可判別文件簽章人。
 (二) 可標示公文時效性。
 (三) 應提供代理人設定之功能。
 (四) 應翔實記錄各會簽意見。
 (五) 應翔實記錄各陳核流程人員之修改與批註文字。

八、公文電子交換收文處理時應注意事項如下：
 (一) 電子交換收文人員應輸入識別碼、通行碼或其他辨識方法實施身分
      辨識程序，並於電腦系統確認相符後，即時或定時進行收文作業且
      應立即傳送回復訊息，並依一般收文作業程序繼續辦理。
 (二) 電子交換收文人員操作傳遞交換系統應注意：
      l.正確解開電子文件封包。
      2.可成功儲存相關電子檔。
      3.確認發文單位無誤。
      4.確認公文、附件與文件無疏漏或被竄改。
 (三) 電子交換收文人員於電子收文後須列印收受之公文，同時得由公文
      電子交換中心或收文方之電腦系統標明電子公文，如電子公文超過
      一頁以上時，須加印頁碼及騎縫標識。
 (四) 收文方對發文方告知登載電子公布欄之訊息，應依其訊息擷取相關
      資料妥適處理。
 (五) 電子交換收文人員於檢視來文無誤後，應依序編收文號 (含收文日
      期) ，加蓋「電子公文」及電子收文人員章戳、登 (轉) 錄摘要資
      訊，並將相關電子檔與收文號連結：如發現來文有誤送或疏漏時，
      應通知原發文機關另為處理。

九、公文電子交換發文處理時應注意事項如下：
 (一) 繕印：
      l.各機關分繕人員收到判行待發之文稿，應注意稿件之緩急並詳閱
        文稿上之批註後，登錄公文繕校分配表交繕。
      2.繕印人員宜力求避免獨字成行，獨行成頁; 遇有畸零字數或單行
        時，宜儘可能緊湊。
      3.繕印人員遇行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿時，應列
        示清單並將非電子交換公文列印，送請校對。
 (二) 校對：
      l.校對人員發現繕印之文件有錯誤時，應退回原承辦單位改正該電
        子檔。
      2.校對電子交換文稿，應於校對無誤後，列印全文作為抄件。
      3.校對人員遇行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿時，應詳
        加核對清單，並於校對無誤後，將非電子交換公文附於文稿內，
        循發文程序作業。
 (三) 傳送作業：
      l.電子交換發文人員發文前應輸入識別碼、通行碼或其它識別方式
        實施身分辨識程序，並於電腦系統確認相符後，始可進行發文作
        業。
      2.電子交換發文人員發文傳送前，應確實檢查機關名稱、代碼是否
        正確，並依據文稿上註明之交換處理機制類別及安全管制措施項
        目，執行公文電子交換作業。
      3.電子交換發文人員應於傳送後，確認電腦系統已發送之訊息。
      4.電子交換文稿遇行文單位兼有電子交換及非電子交換者，應於發
        送後檢視清單，並在清單上標明「已電子交換」。
      5.公文電子交換後，應於公文原稿加蓋「已電子交換」章戳，並將
        抄件併同原稿歸檔。
      6.發文人員發文後，發現收文方退文時，應按一般退文方式處理。
      7.電子交換發文人員於傳送後，至遲應於次日在電腦系統檢視發送
        結果，並為必要之處理。
      8.公文以電子交換者，其發送或登載日期應配合公文上之發文日期
        立即辦理，避免發文日期與發送或登載日期產生落差。
 (四) 蓋印及簽署：監印人員對行文單位兼有電子交換及非電子交換之文
      稿，應核對其清單無誤後，方得於非電子交換公文蓋印，並循發文
      程序作業。

十、文書保密注意事項如下：
    機密文書之傳遞方式，如因機關業務特性，屬機密等級以上之文書須
    採電子方式處理者，應使用經專責機關鑑定相符機密等級之保密機制
    ，並經權責長官核定後，得依相關規定辦理。

十一、公文電子交換承辦人員公文製作規定如下：
   (一) 公文於簽陳時，須視公文性質，註明採用之公文電子交換機制為
        第一類、第二類或第三類。其中第三類交換機制需加註登載期限
        。
   (二) 承辦人員於公文判發稿回交時，應依批示及核定內容一一修正電
        子檔，俟完成校檢事項無誤後，逕送文書單位、人員。
   (三) 應使用行政院研究發展考核委員會委託驗證通過之公文製作軟體
        。
   (四) 各機關公文以電子文件行之者，應配合資訊單位或人員彙整之電
        腦中文碼製作公文。電腦選字時不得自行造字或使用特殊符號，
        並避免用冷僻字。
   (五) 公文內容請統一使用楷書字型，且不得側書、併排或逕自按「
        ENTER  (或 RETURN)  鍵」換行。
   (六) 公文遇分項條列時，表達各項順序之數字及符號採一字 (符號) 
        一碼方式處理：如一、二、三：， (一) 、 (二) 、 (三) … (
        十一) …，1、2、3 …， (1)  、 (2)  、 (3) … (11)  等。
   (七) 關於附件處理規定如下：
        1.附件除實體物、證照、證書、支票、原始憑證、需蓋印章之表
          單等無法以電子交換傳遞者外，應以製作成 A4 規格且收文方
          能完整顯示及列印之可攜式文件檔為原則。
        2.附件逾一頁時，應加註頁碼以求附件完整性，附件如另行寄送
          者，務必於附件欄下以括弧註明，俾利受文方識別併文。
        3.各機關應將其他機關轉來之書面公文及其附件 (十頁以內者) 
          ，利用掃描器作成 A4 規格之電子檔 (非 A4 規格者以影印機
          縮印成 A4 規格再掃描) ；無掃描器者，應以購置或租賃等方
          式因應。
        4.附件係屬公文之一部分，應由承辦人員整理後，連同本文一併
          傳送至文書單位、人員，再由文書單位、人員依發文程序處理
          。
        5.附件檔隨文傳送者，應以 A4 規格、檔案大小總計不超過 2MB
          、總檔案數不超過 3 個檔以上及非表單者為原則。
        6.附件檔如不符上項可隨文傳送之規定者，應先由承辦人員於公
          文函稿上註明下載之網址，並將公文及附件檔傳至文書單位、
          人員後，再由文書單位、人員，將之放置於臺中縣電子公文專
          屬網站上，提供受文機關下載使用。
   (八) 正、副本受文者如另含不同類型附件峙，應個別以括弧標示。並
        在「主旨」或說明」段中敘明附件名稱。
   (九) 正、副本行文單位與單位間，應使用「頓號 (、) 作區隔，惟「
        括弧 (  ) 內之單位間應以「逗號 (，) 區隔，如：本府各單位
         (含課、隊) 、各鄉鎮市公所 (豐原市，大安鄉除外) 、各附屬
        機關學校。
   (十) 受文者名稱屬機關、單位者，應配合本府新版公文製作系統選擇
        群組或以點選方式將之完整列於函稿上：若非屬可點選之對象，
        應正確繕打「全銜」，不得以簡稱方式繕打或另列清單行之，以
        避免發生公文誤傳、誤投等倩事。

十二、安全防護規定如下：
   (一) 對使用者、管理者應施予安全教育訓練。
   (二) 環境安全注意事項：
        l.網路佈線，應遵守最大長度限制，遠離電磁感應物。
        2.加強防火設施及門禁安全管制，並具備不斷電系統設備。
   (三) 硬體安全，以有備援設備為原則，以維持系統永續運作。
   (四) 軟體安全，應加強電腦病毒預防處理、定時備份、異地分存，各
        項儲存媒體，不得任意棄置，並應加鎖收藏。
   (五) 網路安全，除應加強網路監控管理、傳送重要電子公文須加密處
        理外，並應建立認證管理、防火牆系統以及安全稽核機制。

十三、應變作業規定如下：
   (一) 電腦當機時，發文作業人員，除通知修護，使用備援系統外，應
        依規定使用傳真或另為適當處理。
   (二) 發生電腦中毒時，應停止作業，以防病毒擴散，並使用掃毒軟體
        或洽請資訊單位、人員為有效之處理。急要之發文，依當時可行
        之方法辦理。被破壞之檔案，應設法恢復或查明處理。

十四、執行公文電子交換使用機關電子憑證 (儲存於工 C 智慧卡晶片中
      ) 申請製發、啟用、維護、換發、補發及繳銷管理注意事項：
   (一) 各機關電子憑證申請、毀損換發或遺失補發時，應填具相關「公
        文電子交換憑證申請書」;  (申請時至臺中縣電子公文專屬網站
        下載使用) ，依申請製發程序陳報本府人事室 (並加會資訊室、
        秘書室) 製發。
   (二) 各機關如因使用管理不當，致生讀卡機故障、電子憑證鎖卡、密
        碼遺忘等無法使用情形時，應由機關提具維護申請，正式函請本
        府處理。
   (三) 機關電子憑證使用，透過通行碼 (即 P  工 NNUMBER) 及本府憑
        證管理中心進行管理。
        前項通行碼應於領用機關電子憑證後立即更新，為加強安全管理
        並應視需要經常更新。
   (四) 各機關應於領取機關電子憑證後，以公文電子交換系統執行憑證
        檢驗工作，並確認機關代碼及名稱是否正確 (檢驗操作程序詳臺
        中縣電子公文專屬網站) ，以確保機關電子憑證可用。
   (五) 各機關應指定專人辦理電子憑證管理事宜。若有所屬機關者，並
        應指定內部單位專責統一辦理，並於權責範圍內負監督之責。
   (六) 各機關因裁撤、歸併、變更名稱須換發、補發及繳銷機關電子憑
        證時，應檢附原領憑證正式函文，經本府相關單位確認後，始得
        完成程序，不得自行銷燬。

十五、文書用具及處理標準：各機關公文電子交換所需章戳，得依照下列
      規定自行刻製，分交各收發人員妥善使用之：
   (一) 電子文件章 (指「電子公文」、「已電子交換」及電子收文人員
        章戳) 應以木質刻製，於收發電子文件時蓋用之。
   (二) 各機關公文電子傳遞交換作業使用之電子憑證正卡及讀卡機應由
        負責收發文人員，負責保管使用，電子憑證副卡則由文書主管保
        管，並為執行公文電子交換之備用卡，上述設備如有遺失或損毀
        ，應依相關規定程序辦理申請補發。

十六、各機關人員如有未善盡執行、保管、維護，致延誤公文時效或違反
      保密之職責時，應按情節輕重，簽報首長議處。

十七、本要點奉縣長核定後函頒實施，修正時亦同。