四十五、檔案管理單位每年須辦理定期保存檔案之清查，清查範圍依年
        度訂定之。

四十六、依據機關檔案保存年限及銷毀辦法第八條規定，已屆保存年限
        之檔案，檔案管理單位應製作檔案銷毀目錄，送會相關業務單
        位表示意見並簽章，各單位認有延長保存年限之必要者，應加
        註延長年限之理由，未說明理由者一律視為同意銷毀。
        前項檔案銷毀目錄以案卷層級著錄為原則。

四十七、本處各業務單位應逐案核審檔案銷毀目錄，並就下列查檢事項
        ，進行檔案存毀判定:
(一)檔案是否已屆機關共通性檔案保存年限基準GRS、業務相關法規或
    內部作業規範規定之保存年限。
(二)機密檔案是否已解密；會計憑証、報告、帳簿類檔案是否已依會計
    法規定，經該管上級機關與審計機關同意銷毀。
(三)檔案是否有機關檔案銷毀目錄審核作業須知所列之留 存案例。
(四)檔案內容所涉業務是否已結案、具內外在使用需要、涉民眾重大權
     益、債權債務關係或仍具參考價值。
 

四十八、依據機關檔案保存年限及銷毀辦法第九條規定，本處檔案銷毀
        目錄得先函送臺中市政府文化局轉國史館臺灣文獻館檢選。

四十九、依據機關檔案保存年限及銷毀辦法第十二條第一項規定，經核
        准銷毀之檔案應先集中放置於本處檔案庫房內待銷毀存放區。

五  十、依據機關檔案保存年限及銷毀辦法第十二條第二項規定檔案之
        銷毀，應由檔案管理人員會同本處第一科指派政風人員全程監
        毀。

五十一、 依據機關檔案保存年限及銷毀辦法第十七條規定，奉准銷毀
         之檔案，應將核准銷毀之文號註記於檔案銷毀目錄及案卷目
         次表，經臺灣文獻館檢選並移交之檔案亦同，以案件層級辦
         理銷毀者，另依相關程序辦理。
         全卷銷毀者，應註記於檔案銷毀目錄封面及檔案分類總目錄
         表，案卷目次表得免註記。

五十二、依據機關檔案保存年限及銷毀辦法第十八條規定，已銷毀檔案
        之目錄應併為核准銷毀文件之附件永久保存。

五十三、依據國家檔案移轉辦法第四條第二款規定，本處已屆移轉年限
        之永久保存檔案，移轉前應先辦理檔案保存價值鑑定，經鑑定
        仍具永久保存價值者，應編製檔案移轉目錄，併同鑑定報告送
        檔案中央主管機關審核。