| 點收 |
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三、檔案係指處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件，屬依法
定職能運作，產生可供業務參考或權責稽憑之紀錄者，包括文書、圖
片、紀錄、照片、錄影(音)、微縮片、電腦處理資料等物品。
私人或團體所有之文字或非文字資料，本局認為有保存之必要者，得
請提供，以微縮或其他複製方式編為檔案歸檔。 |
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四、紙本來文經轉製電子型式而完成線上簽核辦畢得不予歸檔，但下列案
件仍須併同歸檔：
（一）涉及個人權益者。
（二）涉及信證稽憑者。
（三）非屬機關間行文者。
（四）經本局認定必須歸檔者。
紙本來文應併同線上簽核案件辦理歸檔者，承辦人員應比照辦畢案件
之歸檔程序編寫頁碼、分類號及保存年限等，並於公文整合系統註記
改採線上簽核之紙本來文併同歸檔頁數，辦理線上簽核案件歸檔後，
將紙本來文交予檔案管理人員點收。 |
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五、送件歸檔
（一）承辦人員應於案件辦畢當日內逐件依序彙齊歸檔。因特殊原因
而未能於當日歸檔者，至遲於五日內歸檔。若有延後歸檔之必
要時，應由承辦人員簽請單位主管核准後，辦理展延。未於期
限內辦理歸檔，經催告三次以上者，簽請核處申誡一次。
（二）登記桌人員或總收發文人員應於公文整合系統內點選送歸檔或
送檔案室後，至遲於兩小時內將案件送交本局秘書室點收。檔
案管理人員應當場點收完畢，若有數量不符者，得將案件退回
請其補齊歸檔。
（三）登記桌人員於公文整合系統內登打公文頁數時，應紀錄公文及
未成冊附件之總頁數；並於「附件註記」欄內紀錄附件型式及
數量，「其他應記載事項」應敘明附件成冊未掃描等相關資訊
。
（四）本局歸檔案件以原件為原則，若因案件尚未辦結須以影本歸檔
時應註明「與正本相符」等字樣並簽請該單位主管核准始得歸
檔。
（五）已歸檔之案件，如須以影本抽換附件續辦之情形，應簽請單位
主管核准始得為之。
（六）歸檔案件屬紙本型式者，應由承辦人員逐件依下列原則編寫頁
碼：
1.依文件產生日期之先後順序，晚者在上，早者在下，依序編
寫頁碼，並於頁面下緣明顯處編寫；文件若採雙面書寫或列
印者，須有內文始得編碼。
2.頁面具有人員意思表示者即需編入頁數。
3.隨文歸檔之信封應編列頁碼。
4.附件頁碼之編寫，除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝
訂者外，應併同本文連續為之。
5.頁碼以鉛筆編寫之。
（七）歸檔案件頁數過多難以裝訂時，應使用束帶加以綑綁，或放置
於固定箱盒或套袋。 |
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六、附件歸檔事項
（一）附件為書籍型式者，應於書籍封面適當位置註明文(編)號；如
為抽存續辦或難以裝訂之附件，應於首頁或其外包裝適當處註
明文(編)號。
（二）附件若由承辦人員另存辦理，應於簽核文件內註明。
（三）附件以光碟片型式歸檔時，應放入附件封套，並於封套外註記
名稱、年度號、分類號、文(編)號、規格及內容概要。
（四）承辦人員所產生之紙本附件以雙面列印為原則。 |
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七、歸檔案件查核依機關檔案點收作業要點第九點規定，歸檔案件如有
要點所列之一者，檔案管理人員應退回承辦人員補正，並依下列各
款辦理：
（一）歸檔案件污損、內容不清或無法讀取須補正時，應由承辦業
務相關人員查明補註，並在補註處蓋章，經單位主管核可後
，併原案歸檔備查。
（二）案件及附件未以職名章騎縫，檔案管理人員應退回承辦人員
補正。 |
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八、確認點收：
（一）檔案管理人員辦理點收作業，應就歸檔案件及歸檔清單所載
內容與數量逐一詳細核對，經確認無誤後，於歸檔清單上註
記點收日期並簽章，或蓋點收章備查。但歸檔清單以電子方
式為之者，得免註記點收日期及簽章。
（二）歸檔案件有微縮、影音、電子等媒體型式者，必要時應請承
辦人員確認其內容無誤後彌封蓋章。 |
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九、本局人員調、離職時，人事單位應知會本局秘書室，以查檢其檔
案應歸檔情形，本局秘書室對於辦畢而未歸檔案件應辦理稽催，
仍未依規定辦理歸檔者，承辦業務單位應簽請局長議處。 |