| 貳、點收 |
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三、檔案法第二條第二款及施行細則第二條規定，所稱檔案，係指
處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件，屬依法定職能運
作，產生可供業務參考或權責稽憑之紀錄者。所指之歸檔管理程序，
係指處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件，業經送請核
判辦畢並送歸檔之程序。
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四、紙本來文經轉製電子型式而完成線上簽核辦畢得不予歸檔，但下列案
件仍須併同歸檔：
（一）涉及個人權益者。
（二）信證稽憑者。
（三）非屬機關間行文者。
（四）經本處認定必須歸檔者。
紙本來文應併同線上簽核案件辦理歸檔者，承辦人員應比照辦畢案件之歸
檔程序編寫頁碼、分類號及保存年限等，並於公文整合系統註記改採線上
簽核之紙本來文併同歸檔頁數，辦理線上簽核案件歸檔後，將紙本公文交
予檔案管理人員點收。
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五、送件歸檔
(一）承辦人員應於案件辦畢當日內逐件依序彙齊歸檔。因特殊原因而未
能於當日歸檔者，至遲於五日內歸檔。若有延後歸檔之必要時，應由承
辦人員簽請單位主管核准後，辦理展延。未於期限內辦理歸檔，經催告
三次以上者，簽請核處申誡一次。
(二）總收發文人員應於公文整合系統內點選「送存查 / 歸檔」後並列
印歸檔清單，將案件送交本處檔案管理人員點收。檔案管理人員經點收
完畢，若有數量不符者，得將案件退 回請其補齊歸檔。
(三）總收發人員於公文整合系統內登打公文頁數時，應紀錄公文及未成
冊附件之總頁數；並於「附件資料登錄」欄內紀錄附件名稱、型式及數
量等相關資訊。
(四）本處歸檔案件以原件為原則，如未能以原件歸檔而需以影本歸檔時
，應註明「與正本相符」等字樣並簽請該單位權責主管核准始得歸檔。
(五）歸檔案件屬紙本型式者，應由承辦人員逐件依下列原則編寫頁碼：
1.依文件產生日期之先後順序，晚者在上，早者在下理平後，以鉛筆依序
編寫頁碼，並於頁面下緣明顯處編寫；文件若採雙面書寫或列印者，須有
內文始得編碼。
2.頁面具有人員意思表示者即需編入頁數。
3.隨文歸檔之信封應編列頁碼。
4.附件頁碼之編寫，除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者外，應
併同本文連續為之。
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六、附件歸檔事項
（一）附件為書籍型式者，應於書籍封面適當位置註明文號；如難以裝訂
之附件，應於首頁或其外包裝適當處註明文號。
（二）附件若由承辦人員抽辦，應於簽核文件內註明。
(三) 附件以光碟片型式歸檔時，應放入封套，並於封套外載明名稱、文
(編)號、規格、製作者、製作日期、分類號、保存年限及內容概要。
（四）承辦人員所產生之紙本附件以雙面列印為原則。
(五)歸檔案件有附件者，每一種以一份為限。
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七、歸檔案件查核依機關檔案點收作業要點第九點規定，歸檔案件如有要
點所列情形之一者，檔案管理人員應退回承辦人員或總收發人員補正，並
依下列各款辦理：
（一）歸檔案件污損、內容不清或無法讀取須補正時，應由承辦業務相關
人員查明補註，並在補註處蓋章，經單位主管核可後，併原案歸檔備查。
（二）歸檔案件及其附件未以職名章騎縫，應由承辦業務相關人員補蓋。
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八、確認點收：
(一）檔案管理人員辦理點收作業，應就歸檔案件及歸檔清單所載內容與數
量逐一詳細核對，經確認無誤後，於歸檔清單上註記點收日期並簽章，或
蓋點收章備查。
(二）歸檔案件有微縮、影音、電子等媒體型式者，必要時應請承辦人員確
認其內容無誤後彌封蓋章。
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九、本處人員調、離職時，人事管理員應知會檔案管理人員，以查檢其檔案
應歸檔情形，檔案管理人員對於辦畢而未歸檔案件應辦理稽催，仍未依規定
辦理歸檔者，承辦業務單位應簽請處長議處。
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