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法規內容

法規名稱: 臺中市政府研究發展考核委員會檔案管理作業要點
公發布日: 民國 104 年 12 月 21 日
修正日期: 民國 105 年 03 月 04 日
發文字號: 中市研秘字第1050002453號 函
法規體系: 臺中市法規/研究發展考核類/行政規則
圖表附件:
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陸、檢調
  三十一、借調檔案以與承辦業務有關者為限,並經單位主管核准。
          因業務需要,借調非主管案件時,先經本單位主管核章後,
          送會承辦業務主管同意,或簽請本機關權責長官核准。
          借調機密檔案者,應先經業務承辦單位主管同意,並經本會
          一層主管核准;但屬國家機密者,除辦理該機密事項業務者
          外,應經原核定機關或其上級機關有核定權責人員書面授權
          或核准。
          機關間借調檔案,應備函提出請求,並經本機關權責長官核
          准後辦理。
          機關間借調機密檔案,應以書面提出請求,應經該機密核定
          機關首長或其授權人員核准後,始得提供。
  三十二、依法有權調用檔案之機關,調用檔案時,應備函載明法律依
          據、調用目的及調用期間,由業務承辦單位依來函簽辦,經
          本機關權責長官核准後,向檔案管理單位辦理調卷,並負責
          稽催之責。
  三十三、申請借調檔案時,應以案件或案卷為單元,並由調案人填具
          調案單。
          檔案管理人員依核准之調案單檢出借調檔案,應以提供複製
          品者為原則。
  三十四、借調檔案應於十五日內歸還。期滿仍有必要繼續使用者,應
          於調案歸還日期前提出展期申請,每次展期日數同借調期限。
          展期次數超過三次,仍有必要使用檔案者,應先行歸還檔案
          後,再依前項規定辦理借調。
          機關間借調檔案,展期應備函提出請求,由業務承辦單位依
          來函簽辦,經本機關權責長官核准後辦理。
          檔案管理人員應依據展期簽准結果,於調案紀錄上修正該檔
          案之應歸還日期。
          機密檔案之借調或展期應依規定程序辦理。但每次借調或展
          期期間最長以七日為限。
          如為案情特殊、業務需要或依法調用者,經專案簽請機關幕
          僚長以上核准借調期限者,其借調期限不受前四項規定限制。
  三十五、對於已逾歸還期限且未辦理展期者,檔案管理人員應定期製
          作逾期未歸還檔案稽催單向調案人或所屬單位辦理催歸,並
          陳報權責長官。
          第一項稽催單格式如附表五。
  三十六、借調或調用之檔案應妥慎保管,不得遺失、轉借、轉抄,或
          有拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破
          壞檔案或變更檔案內容之情事。
          有前項情形時,其處理原則如下:
        (一)歸還檔案經查檢有缺頁或缺件時,檔案管理人員應即退
              回予調案人補全。
        (二)檔案內容有塗銷或變更者,應先洽請原承辦人員或承辦
              單位相關人員補正內容及蓋章,並經權責長官核准後,
              併同該檔案歸檔。
        (三)檔案破損者,由檔案管理人員進行檔案外觀修補後,方
              予歸檔。
        (四)檔案遺失、無法補全或毁損致無法修護者,由檔案管理
              人員於目次表註記檔案狀況,並簽請議處。
  三十七、本會人員調、離職時,其借調之檔案應全部歸還,不得轉借
          。但屬他機關向本會借調或依法調用之檔案,未屆借調期限
          者,應依相關規定列為職務移交事項。