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二、使用傳真機傳送文件，請依下列規定辦理：
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（一）各單位於裝設傳真機後，應指派專人負責管理文書之傳送、接收、登記，並連繫廠商維修保養。
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（二）各單位主管應作適當管制，非因時限之需要，避免使用傳真機，以減少耗費。
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（三）傳真機收發一定數量後，自動產出傳真文件統計表，各單位應裝訂成冊，並保存一年，俾利日後核對。
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（四）因公務傳送文件，應先設立「傳真文件登記簿」，一般文件由股長核准，敏感性以上文件由各單位主管核准後，送交負責管理傳真機之人員傳送，另應於文件上註明收文單位及人員姓名，以避免流失。
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（五）敏感性以上文件傳真機傳送前，應先與接收單位通話確認後再行傳送，傳送完畢後應核對張數，傳送過程傳送人及接收人應全程在場，嚴禁使用自動傳送。
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（六）經本局核准之新聞稿，為提升行政效率，免登錄於「傳真文件登記簿」，逕行傳送。
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（七）接收傳真文件，應登錄「傳真文件登記簿」，由簽收人詳實填寫，以備查考。
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