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一、臺中市新建工程處（以下簡稱本處）為落實檔案法有關申請閱覽、抄
錄或複製檔案之開放應用事項，特訂定本要點。 |
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二、申請人申請閱覽、抄錄或複製本處開放應用之檔案，應填具申請書
（如附表一）並敘明理由向本處提出申請。
前項申請書得以親自持送或以書面通訊方式為之。 |
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三、審核及準備檔案：
（一）本處總收發人員接到檔案應用申請書收文掛號後，分發業務承辦
單位派員審理。
（二）業務單位承辦人員接到收發人員移來之檔案應用申請書，應檢查
申請書所載檔案資料是否正確，如有誤繕者，應於申請書補正檔
號、檔案名稱或內容要旨相關資料。
（三）業務單位承辦人員審查檔案應用申請書，認其不符合規定或資料
不全者，應於七日內通知申請人補正；逾期不補正或不能補正者
，得敘明理由駁回其申請。
（四）業務單位承辦人員審理申請案時，可向檔案管理單位辦理調案，
以供准駁之參考。
（五）業務單位承辦人員應檢查檔案是否有限制公開，如僅其中一部分
有應限制公開或提供之情形，應採「分離原則」去除不得公開部
分，就其他部分公開或提供，檔案可拆卷者，將不宜公開部分抽
離後提供應用；檔案不可拆卷者，將不宜公開部分適當隱藏或遮
蓋後影印提供應用，並於檔案應用簽收單註記檔案部分抽離或遮
蓋情形。
（六）業務單位承辦人員應就檔案內容可提供部分先予審查，檢具審核
通知書併同申請審核表（如附表二）及通知函稿簽陳機關主管或
其授權人員核准，並自受理日起（有不合規定或資料不全者，自
申請人補正之日起算）三十日內將審核結果以書面通知申請人。
（七）申請案件經核准者，業務單位承辦人員應於檔案應用約定日期前
就核准應用項目備妥檔案。
（八）業務承辦單位函復申請人前來應用檔案或駁回申請時，應副知檔
案管理人員，並附檔案應用申請審核表影本；經審核駁回，應辦
理調案歸還。
（九）准予檔案原件閱覽或准予受理申請複製，則將原件或備妥之複製
品併同審核通知函副本及檔案應用簽收單放置一處待用。 |
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四、閱覽抄錄或複製檔案時間及地點：
（一）時間：上午九時起至十一時三十分止，下午一時三十分起至四時
三十分止。
（二）地點：本處檔案閱覽室或指定處所。 |
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五、應檢具證明文件：
（一）申請人為個人：檢具個人身分證、駕照或護照正本。
（二）申請人為營利事業或機關團體：檢具登記或設立之證明文件(如
以影本代之，應加註與正本相符，如有不實願負法律責任字句)
及負責人、代表人或管理人之證明文件。
（三）授權代理人或受委任之受任人，除前述證件外，應加附下列證明
文件：
１、授權書或委任書正本。
２、代理人或受任人身分證、駕照或護照正本。 |
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六、申請人於約定日至各業務承辦單位，出示審核通知函及身分證明文件
予業務單位承辦人員，經該承辦人員確認身分後，陪同至指定閱覽場
所，請申請人在檔案應用簽收單(如附表三)上簽名，再將備妥之檔案
提供申請人應用。 |
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七、檔案應用完畢，申請人應將檔案交還陪同承辦人員點收無訛，由申請
人依申請書中申請項目（如須複印應先計算頁數）以收費標準換算繳
費金額，由陪同承辦人員書寫在檔案應用簽收單下方處，並陪同至機
關出納處繳交費用後，領回身分證明文件。 |
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八、申請人閱覽抄錄檔案應保持檔案資料之完整，如發生下列情形之一者
，承辦人員應停止其閱覽或抄錄，其涉及刑事責任者，移送機關所在
地之檢察機關偵辦：
（一）添注、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
（二）拆散已裝訂完成之檔案。
（三）以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。 |
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九、檔案管理單位（人員）依下列程序辦理應用事宜：
（一）接獲核准申請之副本，應在約定日前備妥檔案供業務承辦單位
調取（以調卷單調卷）。
（二）準備閱覽場所並隨時注意場所清潔及維護，且應於閱覽場所備
妥影印機、可上網查詢資料之電腦設備、鉛筆及桌椅供經核准
應用檔案之申請人使用。
（三）應提供申請書、檔案應用簽收單供需要者取用，並應在閱覽場
所明顯處張貼檔案閱覽室使用須知，以便使用人遵循。
（四）應用檔案歸還時應注意檢查是否有異常情況，並做必要處理。 |
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十、檔案歸還程序：
（一）申請人閱畢檔案應歸還業務單位承辦人員，並當場檢視該檔案
之完整性，經點收無誤後，業務單位承辦人員應於檔案應用簽
收單上註記還卷，並將一聯交付申請人；如有污損、破壞等不
當使用情形，應於檔案應用簽收單註記後依第八點規定辦理。
（二）申請人應用檔案應於當日歸還，如未能於當日應用完畢者，業
務單位承辦人員應先於檔案應用簽收單註記應用情形後，先辦
理還卷，另日再調案。
（三）業務單位承辦人員應將檔案應用簽收單影本併同供閱覽檔案交
檔案管理人員，並依相關規定辦理調案歸還。 |
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十一、檔案應用收費標準及程序：
（一）申請閱覽、抄錄或複製檔案之費用，除其他法令另有規定外
，應依檔案管理局訂定之檔案閱覽抄錄複製收費標準及檔案
複製收費標準表規定繳納收費。
（二）收費應由業務承辦單位收取閱覽抄錄或複製費後，至秘書室
開立收據交付申請人。 |