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壹、總則
一、臺中市石岡區公所（以下簡稱本所）為執行檔案法及其相關子
法規定，健全檔案管理、促進檔案開放與運用，發揮檔案功能
，特依據檔案法施行細則第二十六條規定訂定本要點。
二、本要點規範內容涉及檔案點收、分類編案、整理、保管、檢調
、應用、清理及機密檔案管理，除檔案法及其相關子法或其他
法律另有規定者外，依本要點之規定。
三、檔案管理之電子化作業依機關電子檔案管理作業要點辦理。 |
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貳、點收
四、檔案法第二條第二款所指之管理程序，係指本所公文業經取號
、送請核判辦畢並送歸檔之程序。
歸檔公文係包含公文程式條例所稱令、函、公告及其他公文。
其他公文具有對外意思表示者如書函、開會通知單、公務電話
紀錄及其他定型化文書；具有對內意思表示者如簽、報告、便
箋、手令、手諭等均屬之。
五、送件歸檔
（一）承辦人員應於案件辦畢當日內逐件依序彙齊歸檔。因特殊
原因而未能於當日歸檔者，至遲於五日內歸檔。若有延後
歸檔之必要時，應由承辦人員簽請單位主管核准後，辦理
展延。未於期限內辦理歸檔，經催告三次以上者，簽請機
關權責長官處理。
（二）收發人員應於公文整合系統內點選送歸檔或送檔案室後，
將案件送交檔案管理人員點收。檔案管理人員點收完畢，
若有數量不符者，得將案件退回請其補齊歸檔。
（三）本所歸檔案件以原件為原則，若因案件尚未辦結須以影本
歸檔時應註明「與正本相符」等字樣並簽請該單位主管核
准始得歸檔。
（四）已歸檔之案件，如須以影本抽換附件續辦之情形，應簽請
單位主管核准始得為之。
（五）歸檔案件屬紙本型式者，應由承辦人員逐件依下列原則編
寫頁碼：
1.依文件產生日期之先後順序，晚者在上，早者在下，依
序編寫頁碼，並於頁面下緣明顯處編寫；文件若採雙面
書寫或列印者，須有內文始得編碼。
2.頁面具有人員意思表示者即需編入頁數。
3.隨文歸檔之信封應編列頁碼。
4.附件頁碼之編寫，除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨
文裝訂者外，應併同本文連續為之。
（六）歸檔案件頁數過多難以裝訂時，應使用束帶加以綑綁，或
放置於固定箱盒或套袋。
六、附件歸檔事項
（一）附件為書籍型式者，應於書籍封面適當位置註明文號；如
為抽存續辦或難以裝訂之附件，應於首頁或其外包裝適當
處註明文號。
（二）附件若由承辦人員另存辦理，應於簽核文件內註明，經簽
准抽存者，保存單位應妥慎保管。
（三）附件以光碟片型式歸檔時，應放入附件封套，並於封套外
註記年度號、分類號及文號。
（四）承辦人員所產生之紙本附件以雙面列印為原則。
七、歸檔案件查核依機關檔案點收作業要點第九點規定，歸檔案件
如有要點所列之一者，檔案管理人員應退回承辦人員補正，並
依下列各款辦理：
（一）歸檔案件污損、內容不清或無法讀取須補正時，應由承辦
業務相關人員查明補註，並在補註處蓋章，經單位主管核
可後，併原案歸檔備查。
（二）案件及附件未依規定蓋騎縫章或職名章及未編頁碼，檔案
管理人員得逕於頁面側邊作一次性騎縫或退回該承辦人員
補正。
八、確認點收：
（一）檔案管理人員辦理點收作業，應就歸檔案件及歸檔清單所
載內容與數量逐一詳細核對，經確認無誤後，於歸檔清單
上註記點收日期並簽章或蓋點收章備查。但歸檔清單以電
子方式為之者，得免註記點收日期及簽章。
（二）歸檔案件有微縮、影音、電子等媒體型式者，必要時應請
承辦人員確認其內容無誤後彌封蓋章。
九、本所人員調、離職時，人事單位應知會檔案管理單位，以查檢
其檔案應歸檔情形，檔案管理單位對於辦畢而未歸檔案件應辦
理稽催，仍未依規定辦理歸檔者，承辦業務單位應簽請機關權
責長官議處。
十、檔案管理單位應每月彙集統計檔案歸檔案件數量，並製作成歸
檔案件數量統計表，陳報權責長官核閱，作為日後檔案管理業
務之參考。 |
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參、分類編案
十一、檔案依職掌之業務性質分類、綱、目、節，再依案件之內容
編立案名及案次號。
十二、編立案卷應依下列規定辦理：
（一）檔案管理人員應依據檔案分類暨保存年限區分表逐件查
核案件分類號之正確性，發現繕寫錯誤時由檔案管理人
員逕予更正或退回承辦人員更正。
（二）歸檔之案件經分類後，檔案管理人員應依據檔案內容查
檢，如有業務性質相同之檔案，應併於同一案名處理，
查無前案可併者，應立新案，確立新案名。
（三）卷次號確立後，檔案管理人員應依案件產生日期之先後
賦予目次號，並編寫於各案件第一頁頁首適當空白處。
（四）附件以隨原文裝訂為原則，如難以併同裝訂時，應在原
文加註或加蓋「附件另存」戳記，並在附件袋標記檔號
、收發文號及放置區流水號後，再依放置區流水號順序
存置；另編目時應在相關欄位內註明媒體型式、數量及
附件存放位置。
十三、檔案管理單位應將檔案編目數量，按月作成統計表，陳報機
關權責長官，作為績效評鑑之參考。 |
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肆、整理
十四、同一案卷內之案件，應按目次號大小，由小至大、由上而下
，依序排列整齊入卷。案卷卷首應放置目次表。
十五、整理檔案應注意下列事項：
(一)案卷厚度以三公分為原則。
(二)檔案上加附之金屬物應予去除，但未裝訂前如確有分件
必要者，得予保留。
(三)檔案如有皺摺，應予理平；如有破損，應予修補。
(四)檔案內容如有字跡模糊者，應洽請原承辦單位查明補註
於公文用紙，並經單位主管核可後併案裝訂。
(五)檔案應以公文用紙尺度為標準，文件左右底三面邊緣應
保持整齊；過寬過大者，得予裁切折疊，但不得損及檔
案之內容；未達規定標準者，得以公文用紙襯貼。
(六)檔案上之附簽，應附於文件適當位置；附簽規格較小時
，得以公文用紙襯貼，不得脫離原件。 |
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伍、保管
十六、檔案經整理後，應依機關檔案保管作業要點及檔案庫房設施
基準之規定以下列方式辦理上架：
(一)依據機關檔案保管作業要點第六點規定，永久保存與定
期保存檔案得分置存放於不同檔案架。
(二)依據機關檔案保管作業要點第三點規定，檔案保管依媒
體型式不同分類分區管理，紙質類檔案應置於檔案架，
攝影類、錄影音帶類及電子媒體類應置於防潮箱。
(三)依檔號大小順序，小者在左，大者在右；由左至右，由
上至下直立排列。
(四)檔案架應預留架位空間，以利後續檔案排架。
(五)檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示，並
定期查檢有無標示脫落或需更改等情事。
十七、依據機關檔案保管作業要點第七點第三項規定，檔案應於外
封盒或封皮白卷背脊處製作背脊標籤保存於檔案庫房，背脊
標籤應明顯載明檔號、案名及保存年限等事項。
十八、依據檔案庫房設施基準第二點第一項及第二項之規定，檔案
庫房設置二處，分別存放一般檔案及機密檔案，並與其他辦
公室為不同空間上之區隔。
十九、依據機關檔案保管作業要點第八點第二項規定，置放檔案之
外封盒及封皮白卷皆應符合去酸材質標準。
二十、依據機關檔案保管作業要點第十二點規定，檔案櫃、架應以
標示牌區分年度或檔案類別。
二十一、依據機關檔案保管作業要點第十四點規定，檔案庫房維護
與整理由檔案管理人員管理，並採單一出入口管制，非經
許可不得進入。
二十二、依據機關檔案保管作業要點第十六點規定，每年應就所保
管檔案定期進行清查作業，並將清查結果陳報本所一層主
管核閱。
二十三、檔案庫房每年應辦理消毒及害蟲防治一次。
二十四、依據檔案庫房設施基準第十三點第二項規定，檔案庫房出
入口處設置溫、溼度感測器，定期記錄庫房內部環境狀況
，並與空調除濕系統連結作動，檔案管理人員應定期查檢
維護設備並紀錄。 |
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陸、檢調
二十五、依據機關檔案檢調作業要點第二點第一項規定，借調單位
內檔案以與承辦業務有關者為限，並經單位主管核准。
依據機關檔案檢調作業要點第二點第二項規定，因業務需
要，借調他單位案件時，應先經單位主管核章後，送會原
案件承辦業務單位主管同意，或簽請本所一層主管核准始
得為之。
二十六、依據機關檔案檢調作業要點第三點規定，借調時應避免使
用檔案原件；有借調檔案原件之必要者，調案人應於線上
申請時敘明必須借調原件之理由，經檔案管理單位核准後
親自調取。
調案人借調原件不得更改文件內容。
二十七、以整卷或整案借調檔案原件時，應簽會檔案管理單位表示
意見並經本所一層主管核准後始得為之。
二十八、依據機關檔案檢調作業要點第八點規定，有權調閱之機關
，調用檔案應備函載明法律依據、調用目的及調用期限，
並踐行本要點第二十五點至第二十七點之規定；法院具有
行使強制扣押權得不備函之情形時，檔案管理人員以提供
複本為原則，若有調用原件之必要，應當場清點檔案數量
並請調用人簽章。
二十九、依據機關檔案檢調作業要點第十一點規定，調案人歸還檔
案原件時，檔案管理人員應當場檢查檔案狀況，若有違反
上開條文規定之情形，檔案管理人員應退還調案人，復原
後再歸還。
三十、依據機關檔案檢調作業要點第十一點規定，調案人歸還檔案
原件時，若有污損、損壞等無法修復之情形者，檔案管理人
員應於目次表上註記檔案狀況，並簽請機關權責長官處理。
三十一、依據機關檔案檢調作業要點第十二點第一項規定，本所借
調檔案應於十五日內歸還，調用檔案應於調用期限內歸還
。屆期如需繼續使用，應提出展期申請，依原借調或調用
程序送權責長官核准，並知會檔案管理單位後，始得展延。
前項展期以三次為限，屆滿三次仍須借調檔案者，應先歸
還檔案管理單位並重新辦理借調或調用程序。
三十二、依據機關檔案檢調作業要點第十三點規定，檔案管理人員
對於逾期未歸還之檔案應定期辦理稽催，經稽催三次仍未
歸還者，應簽請機關權責長官處理。 |
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柒、應用
三十三、辦理民眾申請閱覽、抄錄或複製檔案，應依臺中市石岡區
公所檔案閱覽作業要點及相關規定辦理。
三十四、每半年依彙送期程將檔案目錄彙送檔案管理局，並備函附
檔案目錄彙送說明表送府彙報檔案管理局備查。 |
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捌、清理(銷毀、移轉)
三十五、檔案管理單位每年須辦理定期保存檔案之清查，清查範圍
依年度訂定之。
三十六、依據機關檔案保存年限及銷毀辦法第八條規定，已屆保存
年限之檔案，檔案管理單位應製作檔案銷毀目錄，送會相
關業務單位表示意見並簽章，各單位認有延長保存年限之
必要者，應加註延長年限之理由，未說明理由者一律視為
同意銷毀。
前項檔案銷毀目錄以案卷層級著錄為原則。
三十七、依據機關檔案保存年限及銷毀辦法第八條規定，本所檔案
銷毀目錄應函送文化局轉臺灣文獻館檢選。
依前項規定完成檢選程序後，應制定銷毀計畫連同原送文
史機關檢選之銷毀目錄，層送本府函轉檔案中央主管機關
（檔管局）審核。
三十八、依據機關檔案保存年限及銷毀辦法第十二條第一項規定，
經核准銷毀之檔案應先集中放置於本所檔案庫房內待銷毀
存放區。
三十九、依據機關檔案保存年限及銷毀辦法第十二條第二項規定檔
案之銷毀，應由檔案管理人員會同政風室指派專人全程監
毀。
四十、依據機關檔案保存年限及銷毀辦法第十七條規定，奉准銷毀
之檔案，應將核准銷毀之文號註記於檔案銷毀目錄及案卷目
次表，經臺灣文獻館檢選並移交之檔案亦同，以案件層級辦
理銷毀者，另依相關程序辦理。
全卷銷毀者，應註記於檔案銷毀目錄封面及檔案分類總目錄
表，案卷目次表得免註記。
四十一、依據機關檔案保存年限及銷毀辦法第十八條規定，已銷毀
檔案之目錄應併為核准銷毀文件之附件永久保存。 |
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玖、機密檔案管理
四十二、本所所稱機密檔案，指依法規定列為公務機密之密件。
四十三、依據機密檔案管理辦法第四條第一項及第二項規定，業務
單位承辦人員應使用本所機密檔案專用封套裝封，並填寫
封套上所列資訊項目，封口由承辦人會同單位主管彌封簽
章後，送檔案管理單位辦理歸檔。封套所列案由不得略記
為「密不錄由」，應記載不涉及機密內容之描述。
四十四、依據機密檔案管理辦法第六條規定，機密檔案應存放於機
密檔案庫房內，並另備專用密件櫃保管之。
四十五、依據機密檔案管理辦法第七條規定，機密檔案庫房採單一
出入口管制。
四十六、依據機密檔案管理辦法第八條規定，機密檔案由檔案管理
單位指定專人管理。
四十七、依據機密檔案管理辦法第九條規定，借調單位內密件應經
本所一層主管核准，他單位密件應先經原承辦業務單位主
管同意，並經本所一層主管核准。
機密檔案之檢調程序依前項規定外，依本要點第二十八點
、第三十一點及第三十二點有關調用及檢調期限之規定。
四十八、依據機密檔案管理辦法第二十二條規定，業務承辦單位應
主動辦理機密檔案之機密等級變更或解密事宜。
檔案清理時，檔案管理單位應主動提領檔案會業務單位辦
理機密檔案之機密等級變更或解密事宜。
經解密之檔案，由案件業務承辦人員填寫案由。歸檔時，
其密件公文信封套應編入頁數。 |
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拾、附則
四十九、本所檔案管理人員，應定時觀摩各機關檔案管理作業，精
進檔案管理與作業品質。
五十、本作業要點奉核定後實施，修訂時亦同。
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