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壹、適用範圍
一、臺中市立西苑高級中學（以下簡稱本校）為統一公文處理作業，
提高行政效率，特訂定本要點。
二、本要點所稱文書，係指處理公務或與公務有關，不論其形式或
性質如何之一切紀錄資料。凡機關與機關或機關與人民往來之
公文書，機關內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務
有關者，均包括在內。
三、本要點所稱文書暨檔案處理，係指文書自收文或交辦起至發文
、歸檔止之全部流程。
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貳、分層負責
一、各處室主任對各該處室分層負責處理公務，負監督考核責任，
並得指定人員抽查授權處理之公文，做為考核及研究改進之準
據。
二、分層負責之層級劃分，校長為第一層；處室主管為第二層；
組長為第三層；承辦人員為第四層。
三、各處室核決公文（包括決行、核批、核會文件）行使最後
核定職權者，應親筆簽名並加蓋代為決行章。代為核決文
稿者，應負行政與法律上責任。
四、公文承辦人員製作公文，其敘述事實或引敘人名、地名、物名
、日期、數字、法規條文及有關解釋等，發生錯誤遺漏者，應
由承辦人員負責。
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參、文書處理程序
一、文書處理應依下列規定辦理：
(一)文書處理，應隨到隨辦、隨辦隨送，不得積壓。
(二)文書製作應採由左至右之橫行格式。
(三)文書均須記載年、月、日，配合流程管理，得註明時間；
文書中記載年份，一律以國曆為準，惟外文或譯件，得採
用西元紀年。
(四)文書處理過程中之有關人員，均應於文面適當位置蓋章或
簽名，並註明時間(例如十一月八日十六時，
得縮記為 1108 /1600)，以明責任。
簽名必須清晰，以能辨明為何人所簽。
二、公文電子交換收發文處理應依下列規定辦理：
（一）機關公文電子交換，係指將文件資料透過電腦及電信網路，
予以傳遞收受者。機關公文電子交換機制分為三類：
１、第一類：屬經由第三者(公文電子交換服務中心) 集中處
理，具有電子認證、收方自動回復、加密(電子
數位信封)等功能，並提供交換紀錄儲存、正副
本分送及怠慢處理等加值服務者。
２、第二類：屬點對點直接電子交換，並具有電子認證、收方
自動回復、加密(電子數位信封)等功能者。
３、第三類：屬發文方登載於電子公布欄，並得輔以電子郵遞
告之，不另行文者。加密(電子數位信封)之功能
，得視安全控管之需要自行選用。
上述三類機制之選用，視公文性質考量決定。
（二）應由文書單位負責辦理公文電子交換作業。但依公文性質、
行文單位及時效，有適當控管程序者，可指定專人辦理。
（三）公文電子交換作業收文、發文、登載電子公布欄之相關紀錄
及文稿，得視需要予以儲存。
三、前點之公文處理程序如下：
(一)公文電子交換收文處理程序：識別通行、電子認證、收文確認、
收文列印、檢視處理、分文、編號、登錄、傳送等。
(二)公文電子交換發文處理程序：列印全文、繕校、列示清單、
識別通行、電子認證、發文傳送、發文確認、加蓋「已電子交
換」章戳、檢視發送結果、處理失敗訊息等。
四、公文電子交換之收文、傳遞、發文等作業及人民、法人或其他
非法人團體於參加政府機關公文電子交換作業時，應符合
「機關公文電子交換作業辦法」、「文書及檔案管理電腦化作
業規範」、「臺中市政府公文電子交換作業要點」等相關規定。
五、為減少文書數量，各處室處理文書應依下列規定辦理：
(一)無轉行或答復必要之文書或例行准予備查之案件，應逕予存
查。
(二)無機密性之通案，得於電子公布欄公布、登載於公報、公告
或其他公務性刊物，以代替行文。
(三)接到之副本，如僅為通知性質，不須辦理，亦無其他意見者，
不必行文答復。
(四)內容簡單毋須書面行文者，可用電話接洽。
(五)首長到任就職，地址、電話變動、年度發文代字號，或其他
一般性通報週知事項，應登載電子公布欄。
(六)凡造送各種報表，除必須備文附送者外，一律由主辦單位逕
行送發。
(七)屬內部通報性質之公文，得利用內部網路，以登載或以電子
郵遞方式告知；其採電子郵遞方式者，須確認相關收受人員
必能獲知該項訊息。
(八)收文、發文、簽稿及電子文件之歸檔，應依檔案法及相關規
定辦理。 |
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肆、收文處理
一、文書單位應設立登記桌，辦理公文收發登記及查詢。
二、收文應依下列規定辦理：
(一)收文人員負公文點收之責，凡收到公文或函電，除普通
郵遞信件外，應先將送件人所持之送文簿或清單逐一查
對點收，並就原簿、(單)，註明收到時間蓋戳歸還。
(二)收件應注意封口是否完整，如有破損或拆閱痕跡，應當
面會同送件人於送件簿、單上，註明退還或拒收。
三、電子公文簽收應注意事項如下：
(一)電子交換收文人員應輸入識別碼、通行碼或其他辨識方
法實施身分辨識程序，並於電腦系統確認相符後，即時
或定時進行收文作業，且應立即傳送回復訊息，並依一
般收文作業程序繼續辦理。
(二)電子交換收文人員應注意傳遞交換之前置處理設備是否
解開電子文件封包、儲存電子檔、確認發文單位，及檢
查附件與文件有否疏漏或被竄改。
(三)電子交換收文人員於電子收文後須列印收受之公文，同
時得由收方之電腦系統標明電子公文；如電子公文超過
一頁以上時，須加印頁碼及騎縫標識。
(四)電子交換收文人員於檢視來文無誤後，應按收文程序辦
理；如發現來文有誤送或疏漏時應通知原發文機關另為
處理。
四、收文拆驗應依下列規定辦理：
(一)收文人員收到文件拆封後，除無須登錄者外，如為機密件
或書明親啟字樣之文件，應於登錄後，送由機關首長指定
之機密件處理人員或收件人收拆；如為普通文件，應即點
驗來文及附件名稱、數量是否相符，如有錯誤或短缺，除
將原封套保留註明外，應以電話或書面向原發文機關查詢。
(二)公文附件如屬現金、有價證券、貴重或大宗物品，應先送
出納單位或承辦單位點收保管，並於文內附件右側簽章證
明。
(三)附件應不與公文分離為原則，由收文人員裝訂於文後隨文
附送；附件較多或不便裝訂者，應裝袋附於文後，並書明
○○號附件字樣。
(四)來文如屬訴願案、訴訟案、人民陳情案或申請案等，且有
封套者，其封套應釘附於文後，以備查考；郵寄公文之封
套所貼郵票，不得剪除。
(五)來文如有誤投，應退還原發文機關；其有時間性者得代為
轉送，並通知原發文機關。
五、收受外文文件，應指定精通外文人員譯出主旨後，收文單位
用送文簿登記，送主辦單位處理。
六、分文應依下列規定辦理：
(一)收發人員收到來文經拆驗後，應辦理分文。如係電子交
換、傳真、電報或外文文電，應按程序收文分辦。
(二)收發人員應視公文之時間性、重要性，依各單位之組織
與職掌，認定承辦單位並分別在右下角加註單位後，依
序迅確登錄公文系統並分辦。
(三)來文內容涉及二個單位以上者，應以來文所敘業務較多
或首項業務之主辦單位為主辦單位，於收辦後再行會辦
或協調分辦。
(四)校長交下之公文，分文時應於公文上加註「校長交下」
戳記。
七、收文編號、登錄應依下列規定辦理：
(一)來文完成分文手續後，將公文來文機關、公文類別、
公文性質、來文日期及文號、附件、主旨、承辦單位
及承辦人員等登錄於公文系統，並在來文正面適當位
置加蓋收文日期編號戳及填寫收文號分送承辦單位；
急要公文應提前登錄編號分送。機密案件點選公文類
別為密，主旨即自動帶出密不錄由。
(二)收文號按年順序編號，年度中間如遇機關首長更動時，
其編號仍應持續，不另更換。
(三)每日下班前二小時前送達收發人員之文件，應於當日
編號登錄分送承辦單位。
(四)承辦單位因故遺失業經收文編號之公文，經原發文機關
補發後要求補辦收文手續時，仍應沿用原收文日期及原
收文號。
(五)電子交換收發人員於檢視來文無誤後，應收文登錄，並
將相關電子檔與收文號連結，加蓋收文日期章戳，分送
承辦單位。
八、文書組收發及各單位承辦人應依下列規定辦理：
(一)公文收發應用之分文清單，由公文系統列印產出。
分文清單應視各單位收受公文之性質，至少保存五
年以上，以供查詢。
(二)各單位承辦人收到文書組收發送來之文件，經點收無
誤後於分文清單上簽收。
(三)承辦單位收受之文件，認為非屬本單位承辦者，應敘
明理由經單位主管核閱後，即時由單位收發退回收發
人員改分，或逕行移送其他單位承辦並通知分文人員；
受移單位如有意見，應即簽明理由陳請首長裁定，不
得再行移還，以免輾轉延誤。
(四)會辦之文件，受會單位應視同速件，並依收發文程序
辦理。
(五)經發文或核定存查之文件，應銷號。
九、下列文件，不予編號，應另送承辦單位辦理：
(一)各種定期及例行表報。
(二)通報及知會之文件。
(三)邀請參加紀念性集會之文件。
(四)贈送書刊及資料之文件。
(五)宣導海報及文宣。 |
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伍、發文處理
一、文書之繕校，由各承辦單位自行辦理。
二、公文由承辦人員自行校對並依下列規定辦理：
（一）校對公文之密等、速別，與原稿是否相符。
（二）校對繕寫文件款式內容、標點符號是否無誤。
（三）電子文件電子檔是否與批示及訂正內容一致。
（四）數字、人名、地名及時間等，應特別注意校對。
（五）校對受文單位是否相符及附件是否齊全。
（六）公文以電子文件發文者，除應校對外，並應注
意其格式是否相符，附件是否齊全。
三、公文稿件決行後，由承辦人員依批示內容訂正電子檔及校
對後，將公文稿上傳送至「發文台」，收發人員點收紙本
稿件無誤辦理發文作業，電子公文進行電子交換公文發文
程序；非電子交換公文（含附件）整理完妥，並經用印後，
掛號郵寄至受文機關。
四、電子交換發文傳送作業應注意事項如下：
(一)收發人員發文前應輸入識別碼、通行碼或其他識別方
式，實施身分辨識程序。並於電腦系統確認相符後，
始可進行發文作業。
(二)收發人員應於傳送後，確認電腦系統已發送之訊息。
(三)公文電子交換後，得於公文原稿加蓋「已電子交換」
章戳，並將原稿歸檔。
(四)電子交換發文人員於傳送後，至遲應於次日在電腦
系統檢視發送結果，並為必要之處理。
五、收發文人員對待發之公文，應詳加檢查核對，如有漏蓋
印信、附件不全或受文單位不符者應分別退還補辦。
但電子公文，得不蓋用印信或章戳。
六、發文後之稿件，承辦單位註明有先發後會或發後補判者，
應退還承辦單位自行處理。
七、文稿發文時，除特殊情況外，原則上以來文收到時所編
之號碼為發文號碼發文。如係創稿，則按發文當時編號
順序編號或由承辦人員自公文系統取號。其所編之發文
號，承辦人員得登記承辦案件登記簿或由公文系統列印
產出，以供查案參考。
八、經發文人員清點無誤之文稿，即以來文收到時所編之號
碼為發文號碼，並蓋發文日戳。如有兩號以上來文彙案
辦理者，以其中最後收到之來文所編收文號碼為發文號
碼。其他各號均註明「併某號辦理」字樣。
九、發文冠字除沿用收文冠字外，應冠承辦單位之代字，
不得加冠會辦單位及首長姓名代字。原稿及發出公文紙
之日期、字號項下，並應分別標示中華民國年、月、日
及字號。
十、封發公文應依下列規定辦理：
(一)經編號待發之公文，應檢查附件是否齊全，文與封
是否相符後再封固，並標明速別，登錄後送外收發
人員遞送或郵寄。
(二)同一受文機關之公文，除最速件得提前封發外，其
餘普通件得併封發出，並在封套上註明文號件數。
(三)密件、速件公文，應按文稿註明區分之密等或速別
，於封套上加蓋戳記。但機密文件，應另加外封套
。定有期限公文，加蓋「本件有時間性」戳記。
開會通知加蓋「開會通知，提前拆閱」戳記。
十一、發文附件應依下列規定辦理：
(一)發文附件由承辦人備妥並檢點清楚。有二種以上
附件時，應分 別標示附件序號送由文書單位隨
文辦理封發外，其不能隨文裝訂之附件，由承辦
單位負責個案固封加蓋「封迄」戳記，於封面註
明受文者後送發。
(二)重要附件、現金、支票、匯票、郵票、各種有價
證券、貴重物品或各種證件等，應由承辦單位檢
齊固封。封面書明附件名稱、數量、封口加蓋經
手人印章，隨同文稿交發。發文人員應將原封附
件連同公文編號、登記，加封發出。
(三)凡體積較大數量過多之附件需另寄者，應在公文
附件項下註明附件另寄，並應在附件封面書明某
字號之附件，該公文及附件應同時付郵。
(四)附件為重要包裹，應以防水之紙張或塑膠製品等
包裝後，書明收件地點、機關名稱或人名。
(五)附件為大宗物品，得由承辦單位協同文書單位派
員遞送。
十二、發文在未封口前，應再抽出複檢後封固。其送達方式
，如交換、傳遞、專人送達、郵寄、寄存、公示等，
由文書單位視公文性質及實際情形自行決定。
十三、公文交換、傳遞、專人送達、郵寄，應依下列規定辦
理：
(一)公文傳遞應指定傳遞方法或傳遞人，並按公文內容
性質選取交換方式。
(二)專人送達文件應用送文簿填寫封套正面所列之字號
、收件者、送出月日時各欄，分派專人送達，並由
收件單位點收蓋章。
(三)郵寄文件應先過磅，以登記簿登記。分上、下午兩
次送郵。最速件以限時掛號隨時送郵，並登記。
(四)專人送達或郵寄公文，應於公文封之發文字號欄內
逐一詳列公文封內裝之公文號碼，供受文機關點收
公文之依據。
(五)機關內部機密件、急要文件或附有大量現金有價證
券及貴重物品之公文，應由承辦人員親自送達。
不能依前項第五點規定送達之公文，得依「行政程
序法」規定公示送達、寄存送達方式為之。
十四、各單位送發函件包括付郵及專人送達，應以有關公務
者為限，由承辦人員登記送文簿送發。
十五、收發人員應定時查驗送文簿（表）登記之文件送達情形。
十六、公文發出後，其所有原稿及附件應加整理，辦理歸檔。
十七、收發文人員每月列印「收文件數及發文件數統計表」。 |
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陸、公文製作
一、公文程式之類別及用法如下：
(一)公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」
、「其他公文」六種：
１、令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量
基準之行政規則及人事命令時使用。
２、呈：對總統有所呈請或報告時使用。
３、咨：總統與立法院、監察院公文往復時使用。
４、函：各機關處理公務有下列情形之一時使用：
(１)上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦
、批復時。
(２)下級機關對上級機關有所請求或報告時。
(３)同級機關或不相隸屬機關間行文時。
(４)民眾與機關間之申請或答復時。
５、公告：各機關就主管業務或依據法令規定，
向公眾或特定之對象宣布週知時使用。
６、其他公文：其他因辦理公務需要之文書，例如：
(１)書函：
甲、於公務未決階段需要磋商、
徵詢意見或通報時使用。
乙、代替過去之便函、備忘錄、
簡便行文表，其適用範圍較
函為廣泛，舉凡答復簡單案
情，寄送普通文件、書刊，
或為一般聯繫、查詢等事項
行文時均可使用，其性質不
如函之正式性。
(２)開會通知單：召集會議時使用。
(３)公務電話紀錄：凡公務上聯繫、
洽詢、通知等可以電話簡單正確
說明之事項，經通話後，發(受)
話人如認有必要，可將通話紀錄
作成兩份並經發話人簽章，以一
份送達受(發)話人簽收，雙方附
卷，以供查考。
(４)手令或手諭：機關長官對所屬有
所指示或交辦用。
(５)簽：承辦人員就職掌事項，或下
級機關首長對上級機關首長有所
陳述、請示、請求、建議時使用。
(６)報告：公務用報告如調查報告、
研究報告、評估報告等；或機關
所屬人員就個人事務有所陳請時使用。
(７)箋函或便箋：以個人或單位名義
於洽商或回復公務時使用。
(８)聘書：聘用人員時使用。
(９)證明書：對人、事、物之證明時使用。
(１０)證書或執照：對個人或團體依
法令規定取得定資格時使用。
(１１)契約書：當事人雙方意思表示一致，
成立契約關係時使用。
(１２)提案：對會議提出報告或討論
事項時使用。
(１３)紀錄：記錄會議經過、決議或
結論時使用。
(１４)節略：對上級人員略述事情之
大要，亦稱綱要。起首用「敬陳者」，
末署「職稱、姓名」。
(１５)說帖：詳述機關掌理業務辦理
情形，請相關機關或部門予以支持
時使用。
(１６)定型化表單。
(二)上述各類公文屬發文通報週知性質者，以登載機關電
子公布欄為原則；另公務上不須正式行文之會商、聯
繫、洽詢、通知、傳閱、表報、資料蒐集等，得以發
送電子郵遞方式處理。
二、公文結構及作法應依下列規定辦理：
(一)公布自治條例、發布法規命令、解釋性規定與裁量基
準之行政規則及人事命令：
１、公布自治條例、發布法規命令、解釋性規定與裁
量基準之行政規則：
(１)令文可不分段，敘述時動詞一律在前，例如
：
甲、訂定「○○○施行細則」。
乙、修正「○○○辦法」第○條條文。
丙、廢止「○○○辦法」。
(２)多種自治條例之制定或廢止，同時公布時，
可併入同一令文處理；法規命令之發布，亦
同。
(３)公、發布應以刊登政府公報或新聞紙方式為
之，並得於機關電子公布欄公布；必要時，
並以公文分行各機關。
２、人事命令：
(１)人事命令：任免、遷調、獎懲。
(２)人事命令格式由人事主管機關訂定，並應
遵守由左至右之橫行格式原則。
(二)函：行政機關之一般公文以「函」為主，函的結
構採用「主旨」、「說明」、「辦法」三段
式。
（三）公告：
１、公告之結構分為「主旨」、「依據」、「公
告事項」(或說明)三段，段名之上不冠數字
，分段數應加以活用，可用「主旨」一段完
成者，不需分段。
２、公告分段要領：
(１)「主旨」應扼要敘述，公告之目的和要求
，其文字緊接段名冒號之下書寫。公告
登載時，得用較大字體簡明標示公告之
目的，不署機關首長職稱、姓名。
(２)「依據」應將公告事件之原由敘明，引據
有關法規及條文名稱或機關來函，非必
要不敘來文日期、字號。有兩項以上
「依據」者，每項應冠數字，並分項條列
，另列縮格書寫。
(３)「公告事項」(或說明)應將公告內容分項
條列，冠以數字，另列縮格書寫。公告
內容僅就「主旨」補充說明事實經過或
理由者，改用「說明」為段名。公告如
另有附件、附表、簡章、簡則等文件時
，僅註明參閱「某某文件」，公告事項
內不必重複敘述。
３、一般工程招標或標購物品等公告，得用定型化
格式處理，免用三段式。
４、公告除登載於機關電子公布欄者外，張貼於機
關公布欄時，必須蓋用機關印信，於公告兩字
右側空白位置蓋印，以免字跡模糊不清。
（四）其他公文：
１、書函之結構及文字用語比照「函」之規定。
２、定形化表單之格式由各單位自行訂定，並應
遵守由左至右之橫行格式原則。
三、公文製作一般原則如下：
（一）文字使用應儘量明白曉暢，詞意清晰以達到公文程
式條例第八條所規定「簡、淺、明、確」之要求，
其作業要求：
１、正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤
和遺漏，內容主題應避免偏差、歪曲。
切忌主觀、偏見。
２、清晰：文意清楚、肯定。
３、簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題
鮮明。
４、迅速：自搜集資料，整理分析，至提出結論，
應在一定時間內完成。
５、整潔：文稿均應保持整潔，字體力求端正。
６、一致：機關內部各單位撰擬文稿，文字用語、
結構格式應力求一致，同一案情的處
理方法不可前後矛盾。
７、完整：對於每一文件，應作深入廣氾之研究，
從各種角度、立場考慮問題，與相關單
位協調聯繫。所提意見或辦法，應力求
周詳具體、適切可行，並備齊各種必需
之文件。
（二）擬稿注意事項如下：
１、擬稿須條理分明，其措詞以切實、誠懇、簡
明扼要為準。
２、引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證
為度。
３、敘述事實或引述人名、地名、物名、日期、
數字、法規條文及有關解釋等，應詳加核對
，避免錯漏。
４、各種名稱如非習用有素，不宜省文縮寫，如
遇譯文且關係重要者，請以括弧加註原文，
以資對照。
５、文稿表示意見，應以負責態度，或提出具體
意見供受文者抉擇。
６、擬稿以一文一事為原則，來文如係一文數事
者，得分為數文答復。
７、引敘原文其直接語氣均應改為間接語氣，如
「貴」「鈞」等應改為「本」「該」等。
８、簽宜載明年月日及單位。
９、擬辦復文或轉行之稿件，應敘入來文機關之
發文日期及字號，俾便查考。
１０、案件如已分行其他機關者，應於文末敘明
，以免重複行文。
１１、文稿中多個機關名稱同時出現時，按照既
定機關順序，由左至右依序排列。
１２、文稿分項或分條撰擬時，應分別冠以數字
。上下左右空隙力求勻稱，機關全銜、受
文者、本文等應採用較大字體，以資醒目。
１３、文稿有2頁以上者應裝訂妥當，並於騎縫處
蓋（印）騎縫章或職名章，同時於每頁之下
緣加註頁碼。
（三）分段要領如下：
１、「主旨」：
（１)「主旨」：為全文精要，以說明行文目
的與期望，應力求具體扼要。
（２）「主旨」不分項，文字緊接段名冒號下
書寫。
２、「說明」：
（１）當案情必須就事實、來源或理由，作較
詳細之敘述，無法於「主旨」內容納時
，用本段說明。本段段名，可因公文內
容改用「經過」、「原因」等名稱。
（２）如無項次，文字緊接段名冒號之下書寫
；如分項條列，應另列縮格書寫。
３、「辦法」：
（１）向受文者提出之具體要求無法在「主旨」
內簡述時，用本段列舉。本段段名，可
因公文內容改用「建議」、「請求」、
「擬辦」、「核示事項」等名稱。
（２）其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型
態時，應編列為附件。
４、「主旨」、「說明」、「辦法」3段，得靈活運
用，可用1段完成者，不必勉強湊成2段、3段。
(四)製作公文，應遵守以下全形、半形字形標準之規定：
１、分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、二、三
、……，(一)、(二) 、(三)……，１、２、３、
……，(１)、(２)、(３)；但其中“()”以半型
為之。
２、內文：
(１)中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以
全形為之。
(２)阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用
之標點符號應以半形為之。
四、公文用語規定如下：
(一)期望及目的用語，得視需要酌用「請」、「希」、
「查照」、「鑒核」或「核示」、「備查」、
「照辦」、「辦理見復」、「轉行照辦」等。
(二)准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語，
必須明確肯定。
(三)直接稱謂用語：
１、有隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；
下級對上級稱「鈞」；自稱「本」。
２、對無隸屬關係之機關：上級稱「大」；
平行稱「貴」；自稱「本」。
３、對機關首長間：上級對下級稱「貴」；
自稱「本」；下級對上級稱「鈞長」，
自稱「本」。
４、機關（或首長）對屬員稱「台端」。
５、機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱
「君」、「台端」；對團體 稱「貴」，
自稱「本」。
６、行文數機關或單位時，如於文內同時提及，
可通稱為「貴機關」或「貴單位」。
(四)間接稱謂用語：
１、對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，
如一再提及，必要時得稱「該」；對職
員稱「職稱」。
２、對個人一律稱「先生」「女士」或「君」。
五、簽、稿之撰擬規定如下：
(一)簽稿之一般原則：
１、性質：簽為處理公務表達意見，以供上級
瞭解案情、並作抉擇之依據；「稿」
為公文之草本，依規定程序核判後
發出。
２、擬辦方式：
(１)先簽後稿：
甲、制定、訂定、修正、廢止法令案件。
乙、有關政策性或重大興革案件。
丙、牽涉較廣，會商未獲結論案件。
丁、擬提決策會議討論案件。
戊、重要人事案件。
己、其他性質重要必須先行簽請核定案件。
(２)簽稿併陳：
甲、文稿內容須另為說明或對以往處理情形
須酌加析述之案件。
乙、依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。
丙、須限時辦發不及先行請示之案件。
(３)以稿代簽為一般案情簡單，或例行承轉之案
件。
(４)公文案件相同者及同一案情之正副本，應併
案簽辦。
(５)不同機關之來文，其案情相同者，應併案彙
辦。
(二)簽之撰擬：
１、款式：
(１)先簽後稿：簽應按「主旨」、「說明」、
「擬辦」三段式辦理。
(２)簽稿併陳：如案情簡單，可不分段，
以條列式簽擬。
(３)一般存參或案情簡單之文件，得於原件文
中空白處靠左側簽擬，以便由左而右，逐
級核章。
２、撰擬要領：
(１)「主旨」：扼要敘述，概括「簽」之整個
目的與擬辦，不分項，一段完成。
(２)「說明」：對案情之來源、經過與有關法
規或前案，以及處理方法之分析
等，作簡要之敘述，並視需要分
項條列。
(３)「擬辦」：為「簽」之重點所在，應針對案
情，提出具體處理意見，或解決
問題之方案，意見較多時分項條
列。
(４)「簽」之各段應截然劃分，「說明」一段不
提擬辦意見，「擬辦」一段不重複「說明」。
(三)稿之撰擬：
１、草擬公文按文別應採之結構撰擬。
２、撰擬參考要領：
(１)按行文事項之性質選用公文名稱，如「令」
、「函」、「書函」、「公告」等。
(２)一案須辦數文時，請參考下列原則辦理：
甲、一文之受文者有數機關時，內容大同
小異者，同稿併敘，將不同文字列出，
並註明某處文字針對某機關。
乙、文稿中多個機關名稱同時出現時，按
照既定機關順序，由左而右依序排列。
丙、內容小同大異者，用同一稿面分擬，
如以電子方式處理者，可用數稿。
丁、文稿分項或分條撰擬時，應分別冠以
數字，機關全銜、受文者、本文等應
採用較大字體，以資醒目。
(３)「函」之正文，除按規定結構撰擬外，並
請注意下列事項：
甲、訂有辦理或復文期限者，請在
「主旨」內敘明。
乙、承轉公文，請摘敘來文要點，不宜在
「稿」內書：「照錄原文，敘至某處」
字樣，來文過長仍請儘量摘敘，無法
摘敘時，可照規定列為附件。
丙、概括之期望語「請核示」、「請查照」
、「請照辦」等，列入「主旨」，不在
「辦法」段內重複；至具體詳細要求有所
作為時，請列入「辦法」段內。
丁、「說明」、「辦法」分項條列時，每項
表達一意。
戊、文末首長簽署、敘稿時，為簡化起見，
首長職銜之後可僅書「姓」，名字則以
「○○」表示。
己、須以副本分行者，請在「副本」項下列
明；如要求副本收受者作為時，則請在
「說明」段內列明。
庚、如有附件，得在文內敘述附件名稱及份
數；正、副本檢附附件不同時，應於文
內分別敘述附件名稱及份數。
六、各機關對有隸屬關係機關之行文，應依層級為之，不得越級。
因緊急情況越級行文時，得以副本抄送其直屬上級或下級機
關。
七、前點越級行文案件，答復時如無時限性，仍不得越級。
八、無機密性之通案公文，或必須轉行所屬機關之一般公文，
除用公報刊登外，並得利用其他定期性之公務刊物刊登，
及大眾傳播工具傳播。
九、召開會議，應先製作開會通知單。其有議程及討論資料者，
應另做附件併送，如時間急迫，並應以電話告知。開會通知
單應致送主持人。
十、造送各種報表，除必須備文附送外，一律由主辦單位逕行送
發。
十一、受理檢舉文件，應將原件批交有關單位辦理者外，不得將檢
舉人之姓名、住址及身份資料轉行。匿名或不具名之檢舉文
件不予受理。但內容具有事證者，仍應審酌處理。
十二、各單位對速件、最速件、或定有期限之文件，如確有特殊原
因，為收文機關無法及時收到處理者，應先以電話通知，並
做成電話紀錄附卷查考。
十三、承辦人員辦稿時，處理附件應依下列規定辦理：
(一)附件應檢點清楚，隨稿附送。
(二)附件有二種以上時，應依序標明序號。
(三)附件隨文附送時，應於文稿內加註附件名稱及數量。
(四)如需以原本發出，而原本僅一份時，請註明：「原本隨
文發出，抄本或影印本存卷」。
(五)如需以電子文件、抄本或影印本發出，辦稿時請書
「附電子檔」、「抄送」或「檢送○○影印本」等
字樣，並註明「原本存卷，另以電子檔、抄本或影
印本發出」。
(六)發文附件宜儘量用電子文件。
(七)附件如不及或不能隨稿附送時，請註明「文先發，
附件後送」或「封發時，附件請向承辦人員或洽
○○取」字樣。
十四、較為繁複之圖表經核定後，承辦單位應按所需份數，自行繕
校或繪製。
十五、承辦人員擬辦案件，應依輕重緩急依序辦理，並於規定時限
內完成，不得積壓。
十六、簽稿如有修改，應由修改人員，於修改處蓋職名章，以明責
任。
十七、辦理會稿應注意事項如下：
(一)凡先簽後稿之案件已於擬辦時會核者，如稿內所敘與會
核時並無出入，應不再送會，以節省時間及手續。
(二)各單位於其他單位送會之簽稿，如有意見應即提出，如
未提出意見，一經會簽，即認為同意，應共同負責。
(三)會稿單位對於文稿有不同意見時，應由主辦單位綜合修
改後，再送決定，會銜者亦同。
(四)會辦公文視同速件處理，涉及二單位以上之案件，除須
依次遞會者外，應複製分會，以爭取時效。
十八、文書之陳核、陳判、會辦等過程中，均應使用公文夾。
十九、承辦人員處理公務，應備承辦案件登記簿登記或由公文系統
列印產出。職務異動時，並應連同業務相關資料列入移交。
二十、下列文件，得逕行簽辦存查：
(一)無轉行或答覆必要之文件。
(二)下級機關送請例行備案或備查之文件及表報。
(三)本機關蒐集或受贈與之參考資料。
(四)屬通知、參考性之副本。
(五)其他依規可予存查之案件。
二十一、知會性質之案件，不必事先會辦，核定後以副本抄知。
二十二、會辦案件有下列情形之一者，得於簽辦前會商協調：
(一)有時間性或重要案件。
(二)涉及三單位以上職掌案件。
(三)案情繁複或意見不一致之案件。 |
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柒、監用印
一、各單位公文蓋用印信及簽署，應依下列規定辦理：
(一)各單位任何文件，非經校長或依分層負責規定授權
各層主管判發者，不得蓋用印信。
(二)監印人員如發現原稿未經判行或有其他錯誤，應即
退送補判或更正後再蓋印。
(三)監印人員於待發文件檢點無誤後，依下列規定蓋用
印信：
1、發布令、公告、派令、任免令、獎懲令、考績通
知書、聘書、訴願決定書、授權狀、獎狀、褒揚
令、證明書、執照、契約書、證券、匾額及其他
依法規定應蓋用印信之文件，均蓋用機關印信及
首長協銜簽字章。
2、呈：用機關首長全銜、姓名，蓋職章。
3、函：上行文署機關首長職銜、姓名，蓋職章。
平行文蓋職銜簽字章或職章。行文蓋職銜簽
字章。
4、書函、開會通知單、移文單及一般事務性之通知
、聯繫、洽辦等公文，蓋用機關或承辦單位條戳。
5、機關內部單位主管依分層負責之授權，逕行處理
事項，對外行文時，由單位主管署名，蓋單位主
管職章或蓋條戳。
6、機關首長出缺由代理人代理首長職務時，其機關
公文應由首長署名者，由代理人署名。機關首長
因故不能視事，由代理人代行首長職務時，其機
關公文，除署首長姓名註明不能視事事由外，應
由代行人附署職銜、姓名於後，並加註代行二字
。機關內部單位基於授權行文，得比照辦理。
(四)一般公文蓋用機關印信之位置，以在首頁右側偏上方
空白處用印為原則，簽署使用之章戳位置則於全文最
後。
(五)公文及原稿用紙在兩頁以上者，其騎縫處均應蓋(印)
騎縫章。
(六)附件以不蓋用印信為原則，但有規定須蓋用印信者，
依其規定。
(七)副本之蓋印與正本同，抄本(件)及譯本不必蓋印，
但應分別標示「抄本(件)」或「譯本」。
(八)不辦文稿之文件，如需蓋用印信時，應先由申請人填
具「用印信申請書」，陳奉核定後，始予蓋用印信。
（詳附式一）
(九)用印信申請書應妥為保存，以備查考，於新舊任交接
時，應隨同印信專案移交。
二、職名章使用範圍規定如下：
(一)擬簽。
(二)辦稿。
(三)會簽核簽。
(四)會稿核稿。
(五)各種表報蓋章。
蓋職名章時，應注意蓋章位置，並註明月、日、時。
三、基於業務需要，須將印信拓模或縮小製模套印於文件者，
應經簽奉核准套印後，填具印信啟用報備表二份，於一週
內報請印信原製發機關備查。並套印之底片印版予以銷燬，
或由文書人員保管列入移交。
四、套印文書時，應由文書人員監印並登記套印文書種類、數目、
及起迄號碼，送使用單位點收。
五、定型公文紙，包括證照、書狀、預蓋印信應由承辦單位編定
號碼，簽准用印，由文書人員登記其種類、數目及起迄號碼，
送使用單位點收。
六、套印文書及預蓋印信定型公文紙，由使用單位指定人員負責
保管。填發時應分別設置專用簿冊登記。
七、機關印信應由校長指定人員負責保管，不使用時應鎖於保險
櫃內。因可歸責事由如遺失或誤用情事，由監印人負完全責
任。 |
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捌、文書保密
一、機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書。
各機關處理機密文書，除依國家機密保護法與其施行細則及
其他法規外，依本要點辦理。
二、一般保密事項規定如下：
(一)各機關員工對於本機關任何文書，除經特許公開者外
，應遵守公務員服務法第四條之規定，絕對保守機密，
不得洩漏。
(二)文書之處理，不得隨意散置或出示他人。
(三)各級人員經辦案件，無論何時，不得以職務上之秘密作
私人談話資料。非經辦人員不得查詢業務範圍以外之公
務事件。
(四)文書之核判、會簽、會稿時，不得假手本機關以外之人
員，更不得交與本案有關之當事人。
(五)文書放置時，應背面向上或放於公文夾內，以防止被他
人窺視。
(六)下班或臨時離開辦公室時，應將公文收藏於辦公桌抽屜
或公文櫃內並即加鎖。
(七)職務上不應知悉或不應持有之公文資料，不得探悉或持
有。因職務而持有之機密文件，應保存於辦公處所，並
隨時檢查，無繼續保存之必要者，應繳還原發單位；無
法繳回者應銷毀之。
(八)私人日記、通信、撰文及著作，其內容不得涉及機密及
依法應保密事項。
(九)承辦機密文書人員，發現承辦或保管之機密文件已洩漏
、遺失或判斷可能洩漏、遺失時，應即報告所屬主管查
明處理。
三、國家機密文書區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」；
一般公務機密文書列為「密」等級。
不同等級之機密文書合併使用或處理時，以其中最高之等級
為機密等級。
四、一般公務機密，指本機關持有或保管之資訊，除國家機密外，
依法令或契約有保密義務者。
五、核定機密文書之機密等級、保密期限、解密條件等，應依相
關保密法規辦理。
六、機密文書拆封、分文、繕校、蓋印、封發、歸檔應指定專責
人員負責辦理。
七、機密文書之簽擬、陳核(判)，應由業務主管或其指定之人員
處理，並應儘量減少處理人員層級及程序。
八、各單位承辦人員處理一般文書，應審核鑑定是否具保密價值，
如確有保密必要，應即改作機密文書處理。如為他機關來文，
得依本要點機密等級變更或解密程序，建議來文機關變更密等
及解密條件或保密期限。機關內部行政流程如有保密必要時，
於文書核擬過程中採取保密措施即可。
九、一般公務機密文書之知悉、持有、使用或複製，除辦理該機密
業務者外，以經單位主管以上人員同意者為限。
前項單位主管以上人員，於有下列情形之ㄧ者，得不同意：
(一)有事實足認有洩密之虞。
(二)無知悉、持有、使用或複製機密文書之必要。
十、處理機密文書應依下列規定辦理：
(一)收受機密文書時，應先詳細檢查封口有無異狀後，並依內
封套記載情形完成登錄，受文者為機關或機關首長者，
應送校長或其指定人員啟封；受文者為其他人員者，逕送
各該人員本人啟封；另啟封人員，應核對其內容及附件。
(二)機密文書之收發處理，以專設文簿或電子檔登記為原則，
並加註機密等級。如採混合方式，登記資料不得顯示機密
之名稱或內容。
(三)機密文書用印時，由承辦人員持往辦理。
(四)機密文書之裝封，由承辦人員辦理。
(五)使用電腦設備處理機密公文時，對於簽入資訊系統所需之
帳號及密碼應建立安全管理機制並不得使其暴露於他人可
見之狀態，有關公文交換所需之簽章加密等相關電子憑證
亦需妥善保存。
十一、保密期限或解除機密條件之標示，應以括弧標示於機密等級
之下。其解密條件如下：
(一)本件於公布時解密。
(二)本件至某年某月某日解密。
(三)附件抽存後解密(適用於附件已完成機密等級及解密條件
標示者)。
(四)其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)。
機密等級標示位置，依「國家機密保護法」施行細則第十
七條規定辦理。
十二、機密文書之傳遞方式如下：
(一)分文（交辦）、陳核（判）、送會、送繕、退稿、歸檔等
流程，除「絕對機密」及「極機密」應由承辦人員親自持
送外，其餘非由承辦人員傳遞時，應密封交遞。傳送一般
公務機密文書應交指定專責人員或承辦人員親自簽收。
(二)在機關外傳遞，屬於國家機密之「絕對機密」或「極機
密」者，由承辦人員或指定人員傳遞，必要時得派武裝
人員或便衣人員護送。屬「機密」者，由承辦人員或指
定人員傳遞，或以外交郵袋或雙掛號函件傳遞。「密」
等級者，須切實密封後按一般人工傳遞方式辦理。
十三、機密文書對外發文時，應封裝於雙封套內，封套之紙質，
須不能透視且不易破裂。內封套正面適當位置處加蓋機密
等級，並加密封，封口及接縫處須加貼薄棉紙或膠帶並加
蓋「密」字戳記；外封套不得標示機密等級或其他足以顯
示內容之註記。體積及數量龐大之機密文件，無法以前述
方式封裝者，應作適當之掩護措施。
十四、辦理機密文書之簽擬稿、繕印打字時之廢件，或誤繕誤印
之廢紙及複寫紙等，應由承辦人員即時銷毀之。不能即時
銷毀時，應視同複製品，依「國家機密保護法」第十八條
規定保護之。
十五、機密文書如非必要，應儘量免用或減少副本。
十六、機密文書非經權責主管人員核准，不得攜出辦公處所。
十七、機密文書應存放於具安全防護功能之金屬箱櫃，並裝置密
鎖，保管人員必須經常檢查。
十八、會議使用之機密文書資料應編號分發，會議結束當場收回；
與會人員如需留用時，應經主席核准並辦理借用簽收。
十九、各機關凡經核定機密等級之文書，不論其性質屬研究報告、
會議資料、業務統計、各式簽擬文稿等，均應依檔案法及
相關規定辦理。
二十、納入檔案管理之機密文書，應隨時或定期查核，其須變更
機密等級或解密者，應即按規定辦理變更或解密手續。
二十一、處理文書機密等級之變更或解密，其權責劃分如下：
(一)機密等級變更或解密，由承辦人員於區分密等時預
為註明或主動檢討辦理。
(二)國家機密之變更或解密，依國家機密保護法第十條
第一項規定為之。
(三)一般公務機密文書，由原核定主管核定之。
(四)機密文書原核定機關因組織裁併或職掌調整，致該
機密事項非其管轄者，相關保護作業由承受其業務
之機關辦理；無承受業務機關者，由原核定機關之
上級機關或主管機關為之。
二十二、文書機密等級之變更及解密程序規定如下：
(一)承辦人員依據機密件登錄主動檢查，或其他機關建
議將解密之案件，提出審查，並填具機密等級變更
或解密之處理意見表或建議單陳送核定。
(二)經核定原機密等級解密後，應填寫機密等級變更或
註銷通知單，陳奉核定，再行繕發，並通知前曾受
領該機密文件之受文機關。
(三)文書機密等級之附加變更或解密標示者，屆時即照
標示自動變更或解密，檔案保管單位或人員並即辦
理有關手續。
(四)建議其他機關變更機密等級或解密者，於獲得答復
同意後，參照(一)至(三)之程序辦理。
(五)機密案件經解密後應照普通案件放置保管。非經解
密者，不得銷毀，解密後，其銷毀方式，須依檔案
法及相關規定辦理。
二十三、保管機密文書人員調離職務時，應將所保管之機密
文書，逐項列冊點交單位主管或其指定人員。 |
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玖、檔案管理
一、檔案之管理，除性質特殊專案簽奉機關首長核准由承辦
單位保存者外，以統一規劃、集中管理為原則。
二、檔案管理作業包括點收、立案、編目、保管、檢調、
清理、安全維護、其他檔案管理作業及相關設施事項。
三、各單位歸檔案件以原件為原則，有附件者，每一種以一份
為限。
四、歸檔文件之點收處理，應依下列規定辦理：
〈一〉歸檔案件屬紙本型式者，應由承辦人員逐件依下列規
定編寫頁碼：
１、依文件產生日期之先後順序，晚者在上，早者在
下，依序編寫頁碼；文件係雙面書寫或列印者，
亦同。
２、附件頁碼之編寫，除已編有頁碼或為書籍型式或
難以隨文裝訂者外，應併同其本文連續為之。
〈二〉業務承辦單位應將辦畢案件於五日內逐件依序彙齊後
，併同歸檔清單送交檔案管理單位歸檔。但下列物品
不得歸檔：
１、現金、有價證券及其他貴重物品。
２、司法訴訟有關物證。
３、流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身
與公共安全之物品。
４、易變質而不適長期保存之物品。
前項本文所稱辦畢案件，指依文書處理規定完成發文或存查程
序之案件。
五、機密檔案歸檔時，應由單位承辦人員用機密檔案專用封套
裝封〈附式二〉，並於封面上註明單位名稱、收發來文字
號、案由或案名、分類號、頁數、件數、附件數、案卷內
文件起迄日期、保存年限、機密等級及保密期限或解密條
件，封口加蓋業務單位主管及承辦人員印章後送檔案管理
單位辦理歸檔。但案由或案名得以代碼或代名表示。檔案
管理人員點收機密檔案時，僅得依封套上記載事項檢視，
不得拆開封套；封套上記載不全者，應退回補正。經確認
無誤者，應於歸檔清單及封面上註記點收日期或蓋點收章
備查。
六、機密檔案經核定變更或註銷其機密等級者，應由業務承辦
單位於檔案上浮貼機密等級變更或註銷紀錄單〈附式三〉
外，並應將案卷封面及文件上原有機密等級之註記以雙線
劃去。
七、檔案管理人員點收文件，應依下列規定辦理：
〈一〉文書單位辦理點收作業，應以件為單位，詳細核對
其內容與數量。經確認無誤後，於歸檔清單上註記
點收日期，並簽章或蓋點收章備查。
〈二〉歸檔案件有第玖點四第〈二〉項所定之物品者，應
退回承辦單位處理。
〈三〉歸檔案件有下列情形者，應退回承辦單位補正，並
於歸檔清單上註記其原因及日期：
１、案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。
２、案件污損或內容不清楚者。
３、案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。
４、案件未編列文號或文號有誤者。
５、案件未填註保存年限或分類號者。
６、案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。
７、案件未依規定蓋騎縫章或職名章者。
８、樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋
「樣張」或「註銷」字樣者。
９、案件與歸檔清單之登載不符者。
１０、案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官
核准者。
前項所定情形之補正，應由承辦業務相關人員查明補註蓋章，
並經單位權責長官核可後，併同原案歸檔備查。
八、應歸檔而未歸檔之公文及其附件，應由單位主管督促歸
檔外，文書單位並應定期辦理稽催；經稽催仍未辦理者，
簽請機關權責長官處理。
九、檔案分類及保存年限由承辦單位依照臺中市政府核定之
檔案分類及保存年限區分表填列。
十、檔案如有破損，應依下列規定處理：
(一)破損之案卷，應保持原形予以適當之裱補。
(二)破損較大或字跡不清之案卷，應以重抄、印刷或
照相等方法予以重製。
十一、重製檔案，須分別註明原因、日期及份數，陳經機
關首長核定。
十二、檔案如有遺失，文書單位或業務主管單位應即查明
原因簽報校長，並依下列規定處理：
(一)普通檔案，應向原承辦單位或其有關單位查抄。
(二)對無法查抄之案件，應由原承辦單位依據資料或
記憶補錄。
(三)檔案遺失及處理之經過，須在各種目錄上分別註明
，並查明責任簽請機關首長依下列規定議處：
1、遺失保存年限三十年以下（不包括本數三十年）
之檔案者，一件檔案予以申誡一次。但所遺失者
為一卷宗，而該卷宗內含有二件至五件檔案者，
以一件論；內含六件至十件檔案者，以二件論；
十一件至十五件檔案者，以三件論；含十六件至
二十件檔案者，以四件論。遺失二十一件以上者
，每遺失十件以一件論。
2、遺失保存年限三十年以上或永久保存之檔案，
每遺失一件，記過一次。檔案有遺失、污損、
抽換、拆散等情事時，文書單位或業務主管單位
應查明責任，依規議處；其涉及法律責任者，並
應依法處理。
十三、公務員於職務移交或離職時，應將其職務上掌管之檔
案連同辦理移交，並應保持完整，不得隱匿、銷毀或
藉故遺失。
十四、檔案借調應依下列規定辦理：
（一）借調檔案以與主管業務有關者為限，因業務需
要借調非主管案件時，應先經承辦單位同意或
簽請本機關權責長官核准後，始可借調。
（二）借調檔卷應由調案人員於公文系統登錄並列印
調案單，以一案一單為原則，並載明調案人姓
名、單位、檔號或文號、案由或案名及調案日
期等，經核准後，送文書單位調取。但借調機
密檔案應依下列規定辦理：
1、借調機密檔案應依前款規定外，如屬國家
機密者，除辦理該機密事項業務者外，
應經原核定機關或其上級機關有核定權
責人員書面授權或核准。
2、借調極機密以上等級者，應由調案人親自
至檔案管理單位簽收。
（三）檔案借調後調案人應負妥善保管及維護案卷完
整之責任，並不得有遺失、轉借、拆散、污損、
添註、塗改、更換、抽取、增刪及圈點等破壞
或變更檔案內容之情事；違反者，除調案單不
予歸還外，業務主管單位或文書單位應按個案
情節輕重，簽報機關首長議處；其觸犯民事、
刑事法令者，並依各該法令處罰。
（四）借調檔案以一個月為限，期限屆滿如有繼續使
用之必要，應敘明理由申請展期，經業務單位
主管或校長核准後，向文書單位辦理展期，展
期次數以三次為限；展期次數超過三次，仍需
使用檔案者，應先行歸還檔案後，再依規定辦
理借調。
前項借調為機密檔案者，應於借調期限內歸還。屆期如需
繼續使用，應提出展期申請，經前第二項第一目核定權責
人員核准後，始可延展借調期限。
（五）調案人逾期未歸還其調借之案卷，經催後無正
當理由不歸還時，除暫停其借調案卷至前案歸
還為止外，並簽請機關首長依下列規定議處：
1、經函催達三次仍不歸還者，予以申誡一次。
2、經函催達六次仍不歸還者，予以申誡二次。
3、經函催達九次仍不歸還者，予以記過一次。
4、經函催十次以上仍不歸還者，比照檔案遺
失規定議處。
（六）調出之檔案如業務主管單位有公務急用時，
得隨時催還。
（七）機關人員調職、離職或退休時，人事單位應知
會檔案管理單位，以查驗其借調檔案情形。
調職、離職或退休人員如有借調檔案，應將所
借之案卷全數歸還後始准離（調）職。
前項借調檔案如屬依法調用或機關借調且未屆滿歸還期限者
，應依相關規定列為職務移交事項。
十五、檔案應定期依下列規定辦理清理：
（一）依據檔案分類總目錄簿，逐案核對。
（二）按照案卷之目次表，逐件清理。
（三）對已屆保存年限之案件，應按照規定程序銷毀。
（四）合於移轉規定之永久保存檔案，應依規定辦理移
轉。
（五）續存檔案，應妥善編訂典藏。
十六、檔案之銷毀，應依照下列程序辦理：
（一）凡屆滿保存年限之檔案，應先製作擬銷毀檔案目
錄，送請業務承辦單位審查。
（二）業務承辦單位應依擬銷毀檔案目錄逐件審查。
對延長保存年限之案件，認有必要者，應簽註
延長年限或具體理由。
（三）經承辦單位同意銷毀之檔案，檔案管理單位應制
定檔案銷毀計畫及檔案銷毀目錄，經校長核定，
一份依「機關檔案銷毀目錄送請地方文史機關先
行檢選機制作業流程」先送地方文史機關及國史
館臺灣文獻館檢選後，函送檔案中央主管機關審
定；一份存案。
（四）已銷毀之檔案應逐案分別於檔案分類總目錄加蓋
「０年０月０日奉准銷毀」字樣之戳記，並逐件分
別於檔案銷毀目錄及案卷目次表等有關目錄，註
記核准銷毀之文號及銷毀日期；但全卷銷毀者，
其案卷目次表得不註記。
（五）會計帳簿及憑證之銷毀，應先依會計法規定辦理
後，再送檔案中央主管機關審核。
（六）銷毀檔案，應會同政風單位派員監督辦理。
（七）機密檔案之銷毀，應依照機密檔案管理辦法第
十八條、第十九條之規定辦理。
十七、屆臨移轉期限之永久保存檔案，應依國家檔案移轉辦
法之規定，移轉檔案中央主管機關管理。機密檔案移
轉前，應依法檢討辦理機密等級之變更或解密事宜。
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拾、處理時限
公文速別，分最速件、速件、普通件、限期公文四種，
其處理時限標準如下：
(一)最速件：指特別緊急必須當時或在一日內處理完畢之案件，
隨到隨辦，迅速發出。
(二)速件：指次於前款亦應從速處理完畢之案件，以不超過三日
為限。
(三)普通件：指一般例行之案件，以不超過六日為限。
(四)限期公文：
１.各機關來文要求答復，定有期限，應依來文所定期限
處理。
２.訴願、陳情及其他依法定有期限之案件，應依其規定
期限處理。
３.人民申請案件，應依人民申請案件處理期限表所訂期
限處理。
４.列管案件，應依列管機關（單位）所訂之預定完成期
限處理。定期表報，應依各該表報所訂之填報期限處
理。
５.涉及政策、法令或須多方會辦、分辦，且需三十日以
上方可辦結之複雜案件，得由承辦單位擬訂處理期限
，並敘明理由，經機關首長核准後，以專案管制案件
依限處理。但人民陳情、申請或訴願之案件，不在此
限。 |
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拾壹、文書流程管理
一、承辦人員對經辦文件，自收文至結案止，應負各階段查
催之責，如查催發生困難時，應即時向單位主管或文書
單位反應處理。
二、單位主管，應依下列規定，負責公文處理及查詢：
(一)屬員差假時之公文處理，應依下列規定：
１.職務代理人應實際代其處理公文。因特殊情形無
法代為處理時，應責由指定人員負責處理。
２.屬員一週以上之差假，主管應嚴格審核。其承辦
案件久未清結者，應責成清理後始得派遣公差。
３.遇有屬員職務異動時，除特殊情況，無法即時處
理結案，須移交另一承辦人員辦理者外，主管應
清查其所承辦公文。有未辦結者，即應督促辦結
。如疏於督查致有貽誤時，應負共同責任。
(二)充分掌握查催資料，確實瞭解屬員公文處理情形，
並為必要之督導。
(三)覈實審核屬員展期之申請。
三、下列各款文件，不辦理查詢：
(一)絕對機密、極機密、機密、密之案件。
(二)各單位內部之便箋通知。
(三)無須辦理之複製文書、公報、通報、表報或其他印刷
品。 |
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拾貳、考核獎懲
一、各機關公文處理時限及逾期積壓責任之議處，應依「臺中
市政府及所屬機關公文處理逾限懲處作業要點」辦理。
二、各單位如有違反本要點規定，或將承辦公文私自交與他人
攜出、傳送、或發生公文遺失、洩密時，主管或文書單位
（人員）應按情節輕重，簽報校長議處。
三、依本要點規定應予獎懲之人員，由各單位擬具獎懲類別，
簽報校長核定後，送由人事單位依規辦理。
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拾叁、本要點經行政會議通過後實施，修訂時亦同。 |