| 壹、總則 |
|
一、臺中市政府研究發展考核委員會（以下簡稱本會）為執行檔案法
及其相關子法規定，健全檔案管理、促進檔案開放與運用，發揮
檔案功能，特依據檔案法施行細則第二十六條規定訂定本要點。 |
|
二、本要點規範內容涉及檔案點收、分類編案、整理、保管、檢調、
應用、清理及機密檔案管理，除檔案法及其相關子法或其他法律
另有規定者外，依本要點之規定。 |
|
三、本要點所稱檔案，係指處理公務或因公務而產生並歸檔管理之各
類紀錄資料及其附件。所稱歸檔，係指處理公務或因公務而產生
之各類紀錄資料及其附件，業經送請核判辦畢並送檔案管理單位
管理之程序。 |
| 貳、點收 |
|
四、承辦人員應於案件辦畢當日內逐件依序彙齊歸檔。因特殊原因而
未能於當日歸檔者，至遲於五日內歸檔。若有延後歸檔之必要時
，應由承辦人員簽請單位主管核准後，辦理展延，展延以一次為
限，不得逾五日，經催告仍未歸檔者，將簽請議處。 |
|
五、本會辦畢案件，歸檔時併同存查或發文歸檔清單，送檔案管理單
位點收。歸檔清單一式二份，於檔案管理單位簽收後，各執一份
備查。
機密案件歸檔時，承辦人員應另使用機密檔案專用封套裝封，並
依規定填寫相關資料，封口加蓋印章或職名章。
第一項之歸檔清單，其格式如附表一。 |
|
六、總收發文人員應於公文整合系統內點選「存查/歸檔」後並列印
歸檔清單，將案件送交檔案管理人員點收。檔案管理人員經點收
完畢，若有數量不符者，得將案件退回請其補齊歸檔。 |
|
七、總收發人員於公文整合系統內登打公文頁數時，應紀錄公文及未
成冊附件之總頁數；成冊附件另於「附件資料登錄」欄內紀錄附
件名稱、型式及數量等相關資訊。 |
|
八、本會歸檔案件以原件為原則，如未能以原件歸檔而需以影本歸檔
時，應註明「與正本相符」等字樣並簽請該單位權責主管核准始
得歸檔。 |
|
九、歸檔案件屬紙本型式者，應由承辦人員逐件依下列原則編寫頁碼：
(一)依文件產生日期之先後順序，後者在上，先者在下理平後，以
鉛筆依序編寫頁碼，並於頁面下緣明顯處編寫；文件若採雙面
書寫或列印者，須有內文始得編碼。
(二)頁面具有人員意思表示者即需編入頁數。
(三)隨文歸檔之信封應編列頁碼。
(四)附件頁碼之編寫，除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂
者外，應併同本文連續為之。 |
|
十、附件歸檔事項：
（一）附件為書籍型式者，應於書籍封面適當位置註明文號；如難
以裝訂之附件，應於首頁或其外包裝適當處註明文號。
（二）附件若由承辦人抽辦，應於簽核文件內註明，並於附件註記
文（編）號；俟其辦畢後，承辦人員應依規定辦理附件歸檔
事宜。
（三）附件以光碟片等特殊媒體型式歸檔時，應於該媒體或外包裝
上載明名稱、文(編)號、規格、分類號、保存年限及內容概
要。
（四）承辦人員所產生之紙本附件以雙面列印為原則。
（五）歸檔案件有附件者，每一種以一份為限。 |
|
十一、歸檔案件如有機關檔案點收作業要點所列不得歸檔或應補正情
形之一者，檔案管理人員應退回承辦人員或總收發人員處理，
並依下列各款辦理：
（一）歸檔案件污損、內容不清或無法讀取須補正時，應由承辦
業務相關人員查明補註，並在補註處蓋章，經單位主管核
可後，併原案歸檔備查。
（二）歸檔案件及其附件未蓋職名章或騎縫章者，應由承辦業務
相關人員補蓋。 |
|
十二、檔案管理人員辦理點收作業，應就歸檔案件及歸檔清單所載內
容與數量逐一詳細核對，經確認無誤後，於歸檔清單上註記點
收日期並簽章，或蓋點收章備查。 |
|
十三、歸檔案件如有下列情形之一者，檔案管理單位應退回承辦單位
或文書單位補正：
（一）案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存。
（二）案件污損、內容不清楚或無法讀取。
（三）案件未經批准或漏判、漏印、漏發及漏會。
（四）案件未編列文（編）號或文（編）號有誤。
（五）案件未填註保存年限或分類號。
（六）案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤。
（七）案件未依規定蓋騎縫章或職名章。
（八）樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註
銷」字樣。
（九）案件與歸檔清單之登載不符。
（十）案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准。
第一項之檔案案件退件單，其格式如附表二。 |
|
十四、檔案管理單位應每月彙集統計檔案歸檔案件數量，並製作成歸
檔案件數量統計表，於次月五日前簽報權責長官核閱，作為日
後檔案管理業務之參考。
第一項之歸檔案件數量統計表，其格式如附表三。
|
| 參、分類編案 |
|
十五、本會檔案分類，依其職掌之業務性質分類、綱、目、節，再依
案件之內容編立案名及案次號。 |
|
十六、本會檔案於點收後應於十日內完成案件層級編目，未於期限內
完成案件層級編目，機關權責長官應主動查明處理。 |
|
十七、編立案卷應依下列規定辦理：
(一) 檔案管理人員應依據檔案分類及保存年限區分表，逐件查
核案件分類號之正確性，發現承辦人賦予之檔案分類號有
誤時，俟向承辦人釐清及確認後，予以更正之。
（二）歸檔之案件經分類後，檔案管理人員應依據檔案內容查檢
，如有業務性質相同之檔案，應併於同一案名處理，查無
前案可併者，應立新案，確立新案名。
（三）檔案卷次號確立後，檔案管理人員應依案件產生日期之先
後賦予目次號，並編寫於各案件第一頁適當空白處。
（四）附件應隨原文裝訂為原則，如難以併同裝訂時，應在原文
加蓋「附件另存」戳記，並於附件標記檔號、收發文號及
流水號後，再依流水號順序存置；另編目時應在相關欄位
內註記附件內容名稱、媒體型式、數量、單位及附件存放
位置。 |
|
十八、檔案管理單位應將檔案編目數量，按月作成統計表，陳報機關
權責長官，作為績效評鑑之參考。
第一項檔案編目數量統計表，其格式如附表四。 |
| 肆、整理 |
|
十九、同一案卷內之案件，應按目次號大小，由小至大、由上而下，
依序排列整齊入卷。案卷卷首應放置目次表。 |
|
二十、整理檔案應注意下列事項：
（一）案卷厚度以三公分為原則。
（二）檔案上加附之金屬物應予去除，但未裝訂前如確有分件必
要者，得予保留。
（三）檔案如有皺摺，應予理平；如有破損，應予修補。
（四）檔案內容如有字跡模糊者，應洽請原承辦單位查明補註於
公文用紙，並經權責長官核可後併案裝訂。
（五）檔案應以公文用紙尺度為標準，文件左右底三面邊緣應保
持整齊；過寬過大者，得予裁切折疊，但不得損及檔案之
內容；未達規定標準者，應以公文用紙襯貼。
（六）檔案上之附簽，應附於文件適當位置；附簽規格較小時，
應以公文用紙襯貼，不得脫離原件。 |
| 伍、保管 |
|
二十一、檔案經整理後，應依下列方式辦理上架：
（一）永久保存與定期保存檔案得分置存放。
（二）檔案應依紙質類、攝影類、錄影（音）帶類及電子媒體類等
不同媒體型式分區分類保管。
（三）按檔號大小順序，小者在左，大者在右；由左至右，由上至
下直立排列。
（四）檔案架應預留架位空間，以利後續檔案排架。
（五）檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示，並定期
查檢有無標示脫落或需更改等情事。 |
|
二十二、檔案應於外封盒或封皮背脊處製作背脊標籤保存於檔案庫房
，背脊標籤應明顯載明檔號、案名及保存年限等事項。 |
|
二十三、檔案庫房應與其他辦公室為不同空間之區隔。 |
|
二十四、置放檔案之封盒容具應選用質優、堅韌且保固良好之材質；
紙質類，選擇無酸材質；聚酯類，選擇化性穩定之材質。 |
|
二十五、檔案櫃、架應以標示牌區分年度或檔案類別。 |
|
二十六、檔案庫房應定期查檢並做成紀錄。 |
|
二十七、檔案庫房採單一出入口管制，除檔案管理人員外，非經許可
不得進出。經許可進出庫房時，應有檔案管理人員陪同並於
人員進出庫房紀錄單記錄進出時間及辦理事項。 |
|
二十八、有關庫房內嚴禁之行為，庫房單一出入口處須設有「檔案庫
房安全管理守則」標示庫房內嚴禁之行為警示。 |
|
二十九、檔案庫房應視環境狀況辦理消毒及害蟲防治。 |
|
三十、檔案庫房配置溫、溼度感測器，定期記錄庫房內部環境狀況，
檔案管理人員並應每週查檢維護設備一次並記錄。 |
| 陸、檢調 |
|
三十一、借調檔案以與承辦業務有關者為限，並經單位主管核准。
因業務需要，借調非主管案件時，先經本單位主管核章後，
送會承辦業務主管同意，或簽請本機關權責長官核准。
借調機密檔案者，應先經業務承辦單位主管同意，並經本會
一層主管核准；但屬國家機密者，除辦理該機密事項業務者
外，應經原核定機關或其上級機關有核定權責人員書面授權
或核准。
機關間借調檔案，應備函提出請求，並經本機關權責長官核
准後辦理。
機關間借調機密檔案，應以書面提出請求，應經該機密核定
機關首長或其授權人員核准後，始得提供。 |
|
三十二、依法有權調用檔案之機關，調用檔案時，應備函載明法律依
據、調用目的及調用期間，由業務承辦單位依來函簽辦，經
本機關權責長官核准後，向檔案管理單位辦理調卷，並負責
稽催之責。 |
|
三十三、申請借調檔案時，應以案件或案卷為單元，並由調案人填具
調案單。
檔案管理人員依核准之調案單檢出借調檔案，應以提供複製
品者為原則。 |
|
三十四、借調檔案應於十五日內歸還。期滿仍有必要繼續使用者，應
於調案歸還日期前提出展期申請，每次展期日數同借調期限。
展期次數超過三次，仍有必要使用檔案者，應先行歸還檔案
後，再依前項規定辦理借調。
機關間借調檔案，展期應備函提出請求，由業務承辦單位依
來函簽辦，經本機關權責長官核准後辦理。
檔案管理人員應依據展期簽准結果，於調案紀錄上修正該檔
案之應歸還日期。
機密檔案之借調或展期應依規定程序辦理。但每次借調或展
期期間最長以七日為限。
如為案情特殊、業務需要或依法調用者，經專案簽請機關幕
僚長以上核准借調期限者，其借調期限不受前四項規定限制。 |
|
三十五、對於已逾歸還期限且未辦理展期者，檔案管理人員應定期製
作逾期未歸還檔案稽催單向調案人或所屬單位辦理催歸，並
陳報權責長官。
第一項稽催單格式如附表五。 |
|
三十六、借調或調用之檔案應妥慎保管，不得遺失、轉借、轉抄，或
有拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破
壞檔案或變更檔案內容之情事。
有前項情形時，其處理原則如下：
（一）歸還檔案經查檢有缺頁或缺件時，檔案管理人員應即退
回予調案人補全。
（二）檔案內容有塗銷或變更者，應先洽請原承辦人員或承辦
單位相關人員補正內容及蓋章，並經權責長官核准後，
併同該檔案歸檔。
（三）檔案破損者，由檔案管理人員進行檔案外觀修補後，方
予歸檔。
（四）檔案遺失、無法補全或毁損致無法修護者，由檔案管理
人員於目次表註記檔案狀況，並簽請議處。 |
|
三十七、本會人員調、離職時，其借調之檔案應全部歸還，不得轉借
。但屬他機關向本會借調或依法調用之檔案，未屆借調期限
者，應依相關規定列為職務移交事項。
|
| 柒、應用 |
|
三十八、申請閱覽、抄錄或複製本會檔案（以下簡稱應用檔案），得
以書面方式敘明理由向本會提出申請，並依本府檔案應用要
點之規定辦理。 |
|
三十九、本會受理檔案應用申請案件，經總收文掛號後，依檔案性質
分由各業務單位以下列方式辦理審核：
(一)受理單位檢查申請案件是否符合規定，如有不合規定或資
料不全者，應通知申請人7日內補正；逾期不補正或不能
補正者，得駁回申請。受理申請，應儘速辦理，最遲應自
受理之日起30日內，以書面通知申請人審核結果。如有補
正資料者，自申請人補正之日起算。
（二）為提供檔案申請准駁之參考，業務承辦單位應依本作業要
點陸、檢調及國家發展委員會檔案管理局訂定之機關檔案
檢調作業要點規定，向檔案管理單位辦理調案，並擬妥審
核通知函併同審核表簽陳本會權責長官核示後通知申請人。
（三）申請案件之准駁，應依檔案法第十八條、政府資訊公開法
第十八條、行政程序法第四十六條及其他法令之規定辦理。
（四）申請應用之檔案如僅其中一部分有限制應用之情事者，應
採「分離原則」，去除不得公開部分，就其他部分公開或
提供之。紙質類檔案在不影響內容判讀原則下，得以下列
方式處理:
1.檔案可拆卷者，將不宜公開之部分抽離後提供應用。
2.檔案不可拆卷者，將不宜公開之部分適當隱藏或遮蓋後
影印提供應用。
3.業務單位應將檔案部分抽離或遮掩情形註記於檔案應用
簽收單告知申請人。
（五）本會檔案應用之准駁決定，以書面通知申請人，除駁回申
請者外，應載明下列事項:
1.核准應用檔案之意旨。
2.檔案應用方式、時間及處所。
3.檔案應用注意事項及收費標準。
4.應攜帶相關證明文件。
（六）經業務單位駁回申請者，檔案應用審核表內應敘明理由及
救濟途徑函知申請人。 |
|
四十、申請人至本會應用檔案時，應出示審核通知書及身份證明文件
並完成登記程序後，始得應用檔案。 |
|
四十一、申請閱覽以提供複製品為原則，認有閱覽檔案原件之必要者
，須敘明理由並經業務單位審核後送本會一層主管核准後始
得為之。 |
|
四十二、檔案閱覽，除提供檔案複製郵寄服務者外，一律在本會檔案
閱覽區為之，並應當日歸還；閱覽人如需暫時離開，應將檔
案交予業務承辦單位人員保管，不得攜出閱覽處所。檔案閱
覽完畢應予歸還，並由業務承辦單位點收或確認登出影像系
統。 |
|
四十三、閱覽時間除例假日及國定假日外，為星期一至星期五上午九
時至十二時，下午一時至五時；如有其他特殊原因停止開放
時，另行公告周知。 |
|
四十四、申請人未按約定時間至本會閱覽檔案者，業務承辦單位應與
申請人另約定時間後再行提供。 |
|
四十五、應用本會檔案應以使用本會提供之設備為原則；如有使用自
備之手提電腦、輔助閱讀器材或其他器材之必要者，應於申
請時載明，經許可後始得為之。 |
|
四十六、檔案管理人員得適時要求申請人不得攜帶筆、食物、飲料、
刀片、墨汁及修正液等易污損或破壞檔案之物品。 |
|
四十七、申請閱覽、抄錄或複製檔案之費用，除其他法令另有規定外
，依國家發展委員會檔案管理局訂定之檔案閱覽抄錄複製收
費標準規定繳納收費。 |
|
四十八、本會秘書室於收取閱覽費用時應開立收據。 |
| 捌、清理（銷毀、移轉） |
|
四十九、檔案管理單位每年須辦理定期保存檔案之清查，清查範圍依
年度訂定之，並將檔案清查結果陳報本會權責長官核閱。 |
|
五十、已屆保存年限之檔案，檔案管理單位應製作檔案銷毀目錄，送
會相關業務單位表示意見並簽章，各單位認有延長保存年限之
必要者，應加註延長年限及理由，未說明理由者一律視為同意
銷毀。
前項檔案銷毀目錄以案卷層級著錄為原則。 |
|
五十一、本會各業務單位應逐案核審檔案銷毀目錄，並就下列查檢事
項，進行檔案存毀判定:
（一）檔案是否已屆機關共通性檔案保存年限基準（GRS）、
業務相關法規或內部作業規範規定之保存年限。
（二）機密檔案是否已解密；會計憑證、報告、帳簿類檔案是
否已依會計法規定，經該管上級機關與審計機關同意銷
毀。
（三）檔案是否有機關檔案銷毀目錄審核作業須知所列之留存
案例。
（四）檔案內容所涉業務是否已結案、具內外在使用需要、涉
民眾重大權益、債權債務關係或仍具參考價值。 |
|
五十二、本會檔案銷毀目錄得先函送臺中市政府文化局轉國史館臺灣
文獻館檢選；經檢選之檔案，應於銷毀計畫及檔案銷毀目錄
註記之。 |
|
五十三、經核准銷毀之檔案應先集中放置於本會檔案庫房內待銷毀存
放區。 |
|
五十四、檔案之銷毀，應由檔案管理人員會同本會政風人員全程監毀。 |
|
五十五、已銷毀之檔案，應分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核
准銷毀之文號及銷毀日期；全卷銷毀者，案卷目次表得免註
記。已編目建檔者，應於檔案管理資訊系統相關欄位註記核
准銷毀之文號、銷毀日期。經臺灣文獻館檢選並移交之檔案
亦應完成相關註記，已編目建檔者，應於檔案管理資訊系統
註記「提供文史機關使用」及其名稱。 |
|
五十六、已銷毀檔案之目錄，應併同核准銷毀文件永久保存。 |
|
五十七、本會已屆移轉年限之永久保存檔案，移轉前應先辦理檔案保
存價值鑑定，經鑑定仍具永久保存價值者，應編製檔案移轉
目錄，併同鑑定報告送檔案中央主管機關審核。 |
| 玖、機密檔案管理 |
|
五十八、本會所稱機密檔案，指依法規定列為公務機密之密件。 |
|
五十九、業務單位承辦人員應使用本會機密檔案專用封套裝封，並填
寫封套上所列資訊項目，封口彌封及封套接縫處由承辦人簽
章後，送檔案管理單位辦理歸檔。封套所列案由不得略記為
「密不錄由」，應記載不涉及機密內容之描述。 |
|
六十、 檔案庫房中存管之機密檔案應與一般檔案分別存放，並另備
專用密件櫃裝置密鎖保管之。 |
|
六十一、機密檔案由本會一層主管指定專人管理。 |
|
六十二、借調單位內密件應以紙本經本會一層主管核准；他單位密件
應先經原承辦業務單位主管同意，並經本會一層主管核准。 |
|
六十三、本會機密檔案歸還時，調案人應在機密檔案專用封套簽章後
密封，並加註歸還日期。機密檔案若有遺失、污損、抽換、
拆散等情事時，檔案管理單位應協調權責單位查明責任，依
規定議處；其涉及法律責任者，並依法處理。 |
|
六十四、本會業務承辦單位應主動辦理機密檔案之機密等級變更或解
密事宜。
檔案清查時，檔案管理單位應會請業務單位依法辦理機密檔
案之機密等級變更或解密事宜。
經解密之檔案，由案件業務承辦人員於「公文整合資訊系統
」填寫解密檔案案由及頁數；歸檔時，其密件公文信封套應
編入頁數並加蓋騎縫章。檔案管理人員應修正檔案目錄著錄
內容。 |
| 拾、附則 |
|
六十五、本會對於所屬機關檔案管理情形，應定期辦理考評及獎懲。 |
|
六十六、本要點未規定者，依據「臺中市政府檔案管理作業要點」之
規定辦理。 |