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一、臺中市政府新聞局（以下簡稱新聞局）為辦理新聞局及他機關借調或
有權調閱檔案的機關等調用檔案作業事項，特訂定本要點。 |
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二、新聞局各科室承辦人借調檔案應依下列原則及程序辦理後，送秘書室
調取：
（一）借調檔案以與承辦業務有關者為限，並經單位主管核准。
（二）因業務需要，借調他單位案件，應先經單位主管核章後，送會
原案件業務承辦單位主管同意，或簽請局長或其授權人員核准
。
（三）因業務需要，借調他單位機密檔案，應先經單位主管核章後，
送會原案件業務承辦單位主管同意，並經局長或其授權人員核准。 |
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三、檔案經微縮、電子或其他方式儲存者，借調時，非有必要，應避免使
用檔案原件。 |
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四、機密檔案借出時，應注意其安全維護；必要時得採取外加封套或機密
檔案傳遞專用箱盒（袋）等防護措施。 |
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五、新聞局各科室承辦人借調申請方式︰
（一）線上申請︰登入公文整合系統查詢，登錄檔案檢調資訊，並依
本要點完成申請調案程序。
（二）紙本申請︰填列新聞局調案單，並依本要點完成申請調案程序
，送秘書室申請調取。 |
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六、有權調閱之機關，調用檔案應備函載明法律依據、調用目的及調用期
限；法院具有行使強制扣押權得不備函之情形時，檔案管理人員經簽
奉局長或其授權人員核准後，以提供複本為原則，若有調用原件之必
要，應當場清點檔案數量並請調用人簽章。 |
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七、他機關依法調用檔案時，應由業務承辦單位依來函簽奉局長或其授權
人員核准後，辦理檔案調用作業，用畢應速歸還；屆期如無法依限歸
還，應由業務承辦單位依規定程序向秘書室辦理展期。 |
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八、借調或調用之檔案應妥慎保管，不得遺失、轉借、轉抄，或有拆散、
污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案
內容之情事。 |
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九、一般檔案歸還時，檔案管理人員應當場檢查檔案狀況，確認歸還檔案
齊全且內容無誤後，於調案紀錄上之歸還日期欄簽註還案日期，並俟
所借調檔案全數歸還後，始得退回調案單。 |
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十、機密檔案歸還時，調案人應在機密檔案專用封套簽章後密封，並加註
歸還日期。 |
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十一、調案人歸還檔案原件時，若有污損、損壞等無法修復之情形者，檔
案管理人員應於目次表上註記檔案狀況，並簽請局長或其授權人員
議處。 |
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十二、一般檔案借調或調用以十五日為限，機密檔案以七日為限，調案人
應於調案期限內歸還。屆期如需繼續使用，一般檔案應於調案歸還
日前經業務承辦單位主管同意；機密檔案應於調案歸還日前經局長
或其授權人員同意，始得向秘書室提出展期申請。展期次數以三次
為限，展期次數超過三次，仍需使用檔案者，應先行歸還檔案後，
再依規定辦理借調。 |
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十三、對於逾期未歸還之檔案，檔案管理人員應定期辦理稽催；經洽催三
次仍未歸還時，應將該調案人及稽催情形簽請局長或其授權人員議
處，並暫停調案人再借檔案至歸還為止。但因業務需要，得由單位
主管調檔。 |
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十四、新聞局人員離職時，人事單位應知會秘書室，以檢查其檔案調閱情
形，並要求將所有調閱檔案全部清查歸還，不得轉借。承辦他機關
向本機關借調或因依法調用之檔案，其未屆滿歸還期限時，應依相
關規定列為職務移交事項。 |
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十五、本要點未規定者，依機關檔案檢調作業要點及機密檔案管理辦法等
規定辦理。 |