| 壹、適用範圍 |
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一、臺中市政府（以下簡稱本府）為統一公文處理作業，提高行政效率，
特訂定本要點。
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二、本要點所稱文書，係指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如
何之一切紀錄資料。凡機關與機關或機關與人民往來之公文書，機關
內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內
。
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三、本要點所稱文書處理，係指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全
部流程。
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四、本要點適用於下列機關（以下簡稱各機關）：
（一）本府及所屬各機關。
（二）各市立學校。
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| 貳、分層負責 |
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五、各機關首長對各該機關分層負責處理公務，負監督考核責任，並得指
定適當單位或人員抽查各層級基於授權處理之公文，做為考核及研究
改進之準據。
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六、各機關分層負責處理公務，應由其上級機關督導之。
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七、各機關公文之處理，應就各該機關職權及單位職掌實施分層負責。其
分層負責之層級劃分，應依下列規定辦理：
（一）本府：市長為第一層；處局主管為第二層；科長為第三層；承辦人
員為第四層。
（二）本府附屬機關：機關首長為第一層；科室主管為第二層；承辦人員
為第三層。
（三）區公所：區長為第一層；課室主管為第二層；承辦人員為第三層。
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八、各機關應就各該機關職權範圍內之全部公務，衡酌其性質及權責之輕
重，予以分類詳明列舉，擬訂分層負責明細表，經機關首長核定實施
，並報請上一級機關備查。
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九、本府所屬機關之分層負責明細表，應報本府核定。
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十、各機關核決公文（包括決行、核批、核會文件）行使最後核定職權者
，應親筆簽名。其方式規定如下：
（一）本府機關首長核決文稿，應由市長簽名，由副市長代為核決者，應
由副市長親筆簽名，加蓋市長職名章；由秘書長代為核決者，應由
秘書長親筆簽名，加蓋市長、副市長之職名章。
（二）本府單位主管或所屬機關首長代為核決本府文稿時，應由單位主管
或所屬機關首長在核決位置親筆簽名，並加蓋代為決行章；由其副
首長或幕僚長代為核決者，應由副首長或幕僚長在其原職稱位置親
筆簽名，另在核決位置加蓋其首長職名章及代為決行章。
（三）本府第三層主管代為核決本府文稿時，應在其本人職稱位置先蓋職
名章，另在核決位置親筆簽名及加蓋代為決行章。
前項代為核決文稿者，應負行政與法律上責任。
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十一、各機關副首長、幕僚長襄助首長處理第一層公務，副首長在二人以
上者，得劃分其襄助公務之範圍。其責任除機關首長臨時交辦處理
事項外，其餘於分層負責明細表內規定之。
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十二、依照首長已核定處理辦法擬辦之公文，由副首長、幕僚長或第二層
主管判發者，文稿內容如違背原核定之辦法判發，判發者、核稿及
承辦人員應負共同違誤責任。
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十三、公文承辦人員製作公文，其敘述事實或引敘人名、地名、物名、日
期、數字、法規條文及有關解釋等，發生錯誤遺漏者，應由承辦人
員負責。
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十四、機關首長因故不能視事，應由副首長或指定人員代理並負其責任。
由代理人代行首長職務時，其機關公文除署首長姓名，註明不能視
事事由外，應由代行人附署職銜、姓名於後，並加註「代行」二字
。
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十五、代理人代為決行上一層公文，除署上一層首長姓名外，並附署本層
首長姓名，註明不能視事事由，加署代行人職銜、姓名及加註「決
行」二字。
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十六、前二點代行之文稿，應予儘速繕發。如延至首長視事後繕發，仍應
照原稿由代行人附署。
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十七、各機關第二層以下置有副主管者，副主管襄助主管處理各該層公務
，並於主管因故不能執行職務時代行主管職務，同時負其責任。
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十八、前點各層級單位未置有副主管者，其主管因故不能執行職務時，應
指定適當人員簽報首長核准後代行其主管職務。如本單位無適當人
員代理，應由首長另行指定適當人員代理，並負其代行責任。
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十九、前二點代理人代行主管職務對外行文之附署，應比照第十四點規定
辦理。
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二十、各機關核閱文稿人員，對公文之處理規定如下：
（一）主辦單位簽擬內容如有不明確之處，應先洽商再行核簽。但主辦
單位之意見顯與事實不符或違背法令者，得逕行核簽。
（二）對次一層陳核案件，依分層負責明細表屬各該層決定事項，得逕
行簽註退還。
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二十一、上一層收文或核定案件，其性質屬於次一層權責範圍內，而以次
一層主管名義對外行文時，其內應敘明「奉交下」、「層奉交下
」或「奉核定」、「層奉核定」等字樣。
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二十二、各機關除由首長對外行文外，其各層主管根據分層負責之授權對
外行文，附署規定如下：
（一）本府第二層代為決行之文稿，仍以本府名義為之，由市長署名
。決行人應在市長簽章後附署職銜、姓名，並加註「決行」二
字。
（二）本府第三層代為決行之文稿，仍以本府名義為之，由市長署名
。決行人應在市長簽章後，附署科長職銜、姓名，並加註「決
行」二字。
（三）其他各機關第二層以下各層主管代為決行之文稿，仍以各機關
名義行之，由機關首長署名。其決行人之附署，比照第一款、
第二款規定辦理。
（四）使用機關長戳之公文，由各層代為核決者發文時，應附署各該
層決行主管職銜、姓名，並加註「決行」二字。
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| 參、文書處理程序 |
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二十三、各機關文書處理應依下列規定辦理：
（一）各機關之文書作業，均應按照同一程序集中於文書單位處理。
惟機關之組織單位不在同一處所及以電子文件行之者，不在此
限。
（二）公文之機密性、時間性，由各機關依業務性質及實際需要自行
區分，以作為公文處理作業之依據。
（三）文書處理，應隨到隨辦、隨辦隨送，不得積壓。
（四）各機關得視實際需要，採用收發文同號，但以符合工作簡化為
原則。
（五）文書製作應採由左至右之橫行格式。
（六）任何文書均須記載年、月、日、時；文書中記載年份，一律以
中華民國紀元為準，惟外文或譯件，得採用西元紀年。
（七）文書處理過程中之有關人員，均應於文面適當位置蓋章或簽名
，並註明時間（例如十一月八日十六時，得縮記為 1108/1600
），以明責任。簽名必須清晰，以能辨明為何人所簽。
（八）各機關在辦公時間外，遇有公文收受，應由值日人員按照值日
及值夜規則之規定辦理。
（九）機關內部各單位間文書之傳遞，均應視業務繁簡及辦公室分布
情形，設置送文簿或以電子方式簽收為憑；另公文之陳核流程
並得以線上簽核方式處理。
（十）本府應設立公文交換中心，定時集中交換，以加速公文之傳遞
。
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二十四、各機關公文傳遞應注意事項如下：
（一）在機關內部傳遞屬於絕對機密、極機密文件、急要文件或附有
大量現金、有價證券及貴重物品之公文，應由承辦人員親自持
送。
（二）內部傳遞文件以下列為限：
1.各機關本於職權所訂定之內部文件。
2.文書單位收受之外來文件。
3.各主辦單位間核擬核會之文件。
4.經辦結外發之文件。
5.機關首長交辦之文件。
（三）文件之遞送除急要文件應隨到隨送外，普通件以每日上午分批
遞送為原則。
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二十五、公文傳真應依「機關公文傳真作業辦法」規定辦理。
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二十六、各機關公文電子交換收發文處理應依下列規定辦理：
（一）機關公文電子交換，係指將文件資料透過電腦及電信網路，予
以傳遞收受者。各機關對於適合電子交換之機關公文，於設備
、人員能配合時，應以電子交換行之。機關公文電子交換機制
分為三類：
1.第一類：屬經由第三者（公文電子交換服務中心）集中處理
，具有電子認證、收方自動回復、加密（電子數位信封）等
功能，並提供交換紀錄儲存、正副本分送及怠慢處理等加值
服務者。
2.第二類：屬點對點直接電子交換，並具有電子認證、收方自
動回復、加密（電子數位信封）等功能者。
3.第三類：屬發文方登載於電子公布欄，並得輔以電子郵遞告
之，不另行文者。加密（電子數位信封）之功能，各機關得
視安全控管之需要自行選用。
上述三類機制之選用，由各機關視公文性質，自行考量決定。
（二）各機關應由文書單位或單位收發負責辦理機關公文電子交換作
業。但依公文性質、行文單位及時效，有適當控管程序者，可
指定專人辦理。
（三）各機關應於機關網站上設置電子公布欄專區，供第三類電子交
換機制公文登載之用，便利各界查詢、參考。
（四）登載電子公布欄之公文應註明登載期限，超過期限者，應自電
子公布欄專區移除。
（五）各機關公文電子交換作業收文、發文、登載電子公布欄之相關
紀錄及文稿，得視需要予以儲存。
（六）各機關對於其他機關電子公布欄所登載之資訊，應視內容性質
自行下載使用並為必要之處理。
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二十七、前點之公文處理程序如下：
（一）公文電子交換收文處理程序：識別通行、電子認證、收文確認
、收文列印、檢視處理、分文、編號、登錄、傳送等。
（二）公文電子交換發文處理程序：列印全文、繕校、列示清單、識
別通行、電子認證、發文傳送、發文確認、加蓋「已電子交換
」章戳、檢視發送結果、處理失敗訊息等。
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二十八、各機關公文受文對象為人民、法人、或其他非法人團體，其公文
電子交換收、發文程序，由發文機關依業務需要與受文對象相互
約定，但應採電子認證方式處理，並得視需要增加其他安全管制
措施。
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二十九、公文電子交換之收文、傳遞、發文等作業及人民、法人或其他非
法人團體於參加政府機關公文電子交換作業時，應符合「機關公
文電子交換作業辦法」、「文書及檔案管理電腦化作業規範」、
「臺中市政府公文電子交換作業要點」等相關規定。
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三十、線上簽核係指公文以電子方式在安全之網路作業環境下，進行線上
傳遞、簽核工作。文書之陳核採線上簽核者，應採用電子認證、權
限控管或其他安全管制措施，以確保電子文件之可認證性。公文線
上簽核應注意事項如下：
（一）可判別文件簽章人。
（二）可標示公文時效性。
（三）應提供代理人設定之功能。
（四）應詳實記錄各會簽意見。
（五）應詳實記錄各陳核流程人員之修改與批註文字。
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三十一、為減少文書數量，各機關處理文書應依下列規定辦理：
（一）各級機關本於其職掌範圍規定處理之事項，除法令規定及性質
重要者外，不必報備。
（二）無轉行或答復必要之文書或例行准予備查之案件，應逕予存查
。
（三）無機密性之通案，得於電子公布欄公布、登載於公報、公告或
其他公務性刊物，以代替行文。
（四）同一機關之內部各單位，必須以書面洽辦公務者，應以書函或
便箋行之，或將原文影印分送會簽，並儘量利用電子方式處理
。
（五）各機關自其他機關電子公布欄所擷取之資訊，可直接利用機關
內部網路轉登或辦理，無須另外行文。
（六）接到之副本，如僅為通知性質，不須辦理，亦無其他意見者，
不必行文答復。
（七）內容簡單毋須書面行文者，可用電話接洽。
（八）機關團體首長到任就職，地址、電話變動、年度發文代字號，
或其他一般性通報週知事項，應登載電子公布欄。
（九）上級交下級核議之文件，如在同一地區，可將原件發交下級機
關，下級機關即於原件上簽註意見送還。不在同一地區者，可
用交辦（議）案件通知單為之。
（十）凡造送各種報表，除必須備文附送者外，一律由主辦單位逕行
送發。
（十一）屬機關內部通報性質之公文，得利用機關內部網路，以登載
或以電子郵遞方式告知；其採電子郵遞方式者，須確認相關
收受人員必能獲知該項訊息。
（十二）上級機關公報或通訊刊載之文件，下級機關應即照辦，毋庸
逐級函轉。如須行文催辦，祇錄該案所登公報或通訊之期數
、頁數、發文日期、字號及主旨，以便檢查。
（十三）登載於電子公布欄之資訊，如對某些特定對象有所影響或需
其有所作為者，可另以書函或結合電子目錄服務之電子郵遞
方式告知前述訊息，以利其配合辦理。訊息中須明確告知登
載之位址及內容概要，另承辦人員對適宜長期對外宣告之公
文或其相關附件資料，應洽網站管理人員長期登載。
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三十二、收文、發文、簽稿及電子文件之歸檔，應依檔案法及相關規定辦
理。
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| 肆、收文處理 |
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三十三、各機關均應設立登記桌，辦理公文收發登記及查詢。
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三十四、各機關之公文收發，依層級區分為：
（一）總收發（包括外收發）。
（二）單位收發。
（三）基層收發。
前項公文收發，以本府為主體者，行政處為總收發，各處局為單
位收發，處局下設科收發者，其科收發為基層收發。以本府所屬
機關為主體者，各該機關為總收發，其所屬之科為基層收發。各
收發人員應與文書主管單位及公文稽催單位保持密切聯繫。
|
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三十五、每基層單位設立一個登記桌，並得視實際需要增設或合併其他基
層單位設立。
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三十六、收發人員如有調動，應將業務有關事項詳細交代接任人員，並與
主辦研考業務單位（人員）連繫，必要時得由研考單位（人員）
予以輔導或訓練。
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三十七、收發人員每日應將收發文件統計按月彙製月報表，陳主管核閱。
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三十八、總收文應依下列規定辦理：
（一）總收文人員負公文點收之責，凡收到公文或函電，除普通郵遞
信件外，應先將送件人所持之送文簿或清單逐一查對點收，並
就原簿、（單），註明收到時間蓋戳退還；如無送文簿、單，
應填給送件回單（詳附式一）。機關應指定專人辦理外收文事
宜。
（二）總收文人員收到之文件應登錄於收文簿，急要文件、機密件、
電報或附有現金、票據等者，應隨收隨送總收文人員，普通文
件應依性質定時彙送。文件封套上指定收件人姓名者，應另用
送文簿登錄，並比照上述文件性質，隨時或按時送達。
（三）來人持同文件須面洽者，應先以電話與承辦單位接洽，如有必
要再引至承辦單位，其所持文件應囑承辦單位補辦收文手續。
（四）收件應注意封口是否完整，如有破損或拆閱痕跡，應當面會同
送件人於送件簿、單上，註明退還或拒收。
（五）人民持送之申請書件，應先檢視是否符合規定，如手續不全應
指導其補齊後再行簽收。
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三十九、電子公文簽收應注意事項如下：
（一）電子交換收文人員應輸入識別碼、通行碼或其他辨識方法實施
身分辨識程序，並於電腦系統確認相符後，即時或定時進行收
文作業，且應立即傳送回復訊息，並依一般收文作業程序繼續
辦理。
（二）電子交換收文人員應注意傳遞交換之前置處理設備是否解開電
子文件封包、儲存電子檔、確認發文單位，及檢查附件與文件
有否疏漏或被竄改。
（三）電子交換文人員於電子收文後須列印收受之公文，同時得由收
方之電腦系統標明電子公文；如電子公文超過一頁以上時，須
加印頁碼及騎縫標識。
（四）收文方對發文方告知登載電子公布欄之訊息，應依其訊息擷取
相關資料，並為妥適處理。
（五）電子交換收文人員於檢視來文無誤後，應按收文程序辦理; 如
發現來文有誤送或疏漏時應通知原發文機關另為處理。
|
|
四十、總收文拆驗應依下列規定辦理：
（一）總收文人員收到文件拆封後，除無須登錄者外，如為機密件或書
明親啟字樣之文件，應於登錄後，送由機關首長指定之機密件處
理人員或收件人收拆；如為普通文件，應即點驗來文及附件名稱
、數量是否相符，如有錯誤或短缺，除將原封套保留註明外，應
以電話或書面向原發文機關查詢。
（二）應檢視文內之發文日期與送達日期或封套郵戳日期是否相稱，如
相隔時日較長時，應在文面註明收到日期。
（三）公文附件如屬現金、有價證券、貴重或大宗物品，應先送出納單
位或承辦單位點收保管，並於文內附件右側簽章證明。
（四）附件應不與公文分離為原則，由總收文人員裝訂於文後隨文附送
；附件較多或不便裝訂者，應裝袋附於文後，並書明○○號附件
字樣。
（五）附件未到而公文先到者，應俟附件到齊後再分辦；公文如為急要
文件，可先送承辦單位簽辦，其附件如逾正常時間未寄到時，應
速洽詢。
（六）來文如屬訴願案、訴訟案、人民陳情案或申請案等，且有封套者
，其封套應釘附於文後，以備查考；郵寄公文之封套所貼郵票，
不得剪除。
（七）來文如有誤投，應退還原發文機關；其有時間性者得代為轉送，
並通知原發文機關。
（八）機密文件經機關首長指定之處理人員拆封後，如須送總收文登錄
掛號者，應在原文加註「本件陳奉親拆」或「本件由○○○單位
拆封」，以資識別。
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四十一、各機關收受外文文件，應指定精通外文人員譯出主旨後，收文單
位用送文簿登記，送主辦單位處理。
|
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四十二、分文應依下列規定辦理：
（一）總收文人員收到來文經拆驗後，應彙送分文人員辦理分文。如
係電子交換、傳真、電報或外文文電，應按程序收文分辦。
（二）分文人員應視公文之時間性、重要性，依各機關之組織與職掌
，認定承辦單位並分別在左上角加蓋單位戳後，依序迅確分辦
；對來文未區分等級而認定內容確係急要者，應加蓋戳記，以
提高承辦人員之注意。
（三）來文內容涉及二個單位以上者，應以來文所敘業務較多或首項
業務之主辦單位為主辦單位，於收辦後再行會辦或協調分辦。
（四）來文屬急要文件或案情重大者，應先提陳核閱，然後再照批示
分送承辦單位，如認有及時分送必要者，應同時影印分送。
（五）機關首長或單位主管交下之公文，分文時應於公文上加註「○
○○交下」戳記。
|
|
四十三、收文編號、登錄應依下列規定辦理：
（一）來文完成分文手續後即在來文正面適當位置加蓋收文日期編號
戳（詳附式二），依序編號並將來文機關、文號、附件及案由
摘要登錄於總收文登記表，分送承辦單位；急要公文應提前編
號登錄分送。
（二）總收文登記表之格式，得視機關實際之需要自行製作。
（三）總收文號按年順序編號，年度中間如遇機關首長更動時，其編
號仍應持續，不另更換。
（四）總收文人員於每日下班前二小時收到之文件，應於當日編號登
錄分送承辦單位。
（五）機密件應由機關首長指定之處理人員向總收文人員洽取總收文
號填入該文件，並在總收文登記表案由欄內註明密不錄由。
（六）承辦單位因故遺失業經收文編號之公文，經原發文機關補發後
要求補辦收文手續時，仍應沿用原收文日期及原收文號。
（七）電子交換收文人員於檢視來文無誤後，應依序編收文號，加蓋
收文日期章戳，登（轉）錄摘要資訊，並將相關電子檔與收文
號連結。
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四十四、各機關總收發、單位收發應依下列規定辦理：
（一）各機關公文收發應用之公文登記表，得視事實需要，分別採用
甲、乙、丙三聯或簽收清單（詳附式三）。簽收清單應視各單
位收受公文之性質，至少保存五年以上，以供查詢。
（二）單位收發人員收到總收文送來之文件，經點收並登錄後，立即
送請主管（或副主管）批示或依其授權分送承辦人員。
（三）承辦單位收受之文件，認為非屬本單位承辦者，應敘明理由經
單位主管核閱後，即時由單位收發退回分文人員改分，或逕行
移送其他單位承辦並通知分文人員；受移單位如有意見，應即
簽明理由陳請首長裁定，不得再行移還，以免輾轉延誤。
（四）未經文書單位收文之文件，應送由總收文補辦收文登錄手續。
（五）會辦之文件，受會單位應視同速件，並依收發文程序辦理。
（六）經核定之存查文件，應銷號後歸檔。
|
|
四十五、單位收發人員將收受公文編號登記後，應交承辦人員簽收登記表
（簿），其簽收後登記表退回登記桌。在午後下班前一小時內收
到之公文，承辦人得於次日上午退還登記桌。
|
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四十六、收發人員對承辦人員認為所分文件非其辦理之業務，要求改分另
一承辦人時，應即在登記表上或便簽上註明改分，並簽章後退登
記桌改分。移文時亦同。經二次改分仍無法定權責者，登記桌人
員應即提陳主管，指定承辦人辦理。
|
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四十七、簽稿或提閱文件經核判後，應於登記表蓋銷號戳記，交還承辦人
員簽收。
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四十八、交辦文件或各機關經由電子信箱收受之陳情、建議、查詢、反映
等案件，應用送件簿登記，送總收文編號收文。
|
|
四十九、下列文件，不予編號，應另登送文簿送承辦單位辦理：
（一）各種定期及例行表報。
（二）通報及知會之文件。
（三）機關首長私人往來之文電。
（四）邀請參加紀念性集會之文件。
（五）贈送書刊及資料之文件。
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| 伍、發文處理 |
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五十、各機關文書之繕校，由各該單位自行辦理之。
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五十一、公文由承辦人員自行校對並依下列規定辦理後，於校對欄蓋章：
（一）校對公文之密等、速別，與原稿是否相符。
（二）校對繕寫文件款式內容、標點符號是否無誤。
（三）電子文件電子檔是否與批示及訂正內容一致。
（四）數字、人名、地名及時間等，應特別注意校對。
（五）校對受文單位是否相符及附件是否齊全。
（六）公文以電子文件發文者，除應校對外，並應注意其格式是否相
符，附件是否齊全。
（七）行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿時，於校對無誤後
應將非電子交換公文列印附於文稿內，並依發文程序辦理。
|
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五十二、公文稿件決行後，由收發人員送交承辦人員依批示內容訂正電子
檔及校對後，將公文稿轉成函，傳送至「發文台」。單位收發遇
行文單位兼有電子交換或非電子交換之文稿時，應列發文清單，
並將非電子交換公文（含附件）整理完妥，送請發文人員發文。
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五十三、各機關發文人員點收紙本稿件及發文清單無誤後（詳附式四），
交監印人員用印。電子發文之文件，經核對發文清單、點收稿件
無誤後，交電子交換發文處理。
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五十四、電子交換發文傳送作業應注意事項如下：
（一）電子交換發文人員發文前應輸入識別碼、通行碼或其他識別方
式，實施身分辨識程序。並於電腦系統確認相符後，始可進行
發文作業。
（二）電子交換發文人員發文傳送前，應依據文稿上註明之交換處理
機制及安全管制措施項目，執行公文電子交換作業。
（三）電子交換發文人員應於傳送後，確認電腦系統已發送之訊息。
（四）電子交換文稿遇行文單位兼有電子交換及非電子交換者，應於
發送後檢視清單並得在清單上標明「已電子交換」。
（五）公文電子交換後，得於公文原稿加蓋「已電子交換」章戳，並
將抄件併同原稿歸檔。
（六）電子交換發文人員於傳送後，至遲應於次日在電腦系統檢視發
送結果，並為必要之處理。
（七）公文以電子交換者，其發送或登載日期應配合公文上之發文日
期，立即辦理。避免發文日期與發送或登載日期產生落差。
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五十五、總發文人員對待發之公文，應詳加檢查核對，如有漏蓋印信、附
件不全或受文單位不符者應分別退還補辦。但電子公文，得不蓋
用印信或章戳。
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五十六、發文後之稿件，承辦單位註明有先發後會或發後補判者，應退還
承辦單位自行處理。
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五十七、文稿發文時，除特殊情況外，原則上以來文收到時所編之號碼為
發文號碼發文。如係創稿，則按發文當時統一編號順序編號。其
所編之發文號，承辦人員應登記承辦案件登記簿，以供查案參考
。
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五十八、經發文人員清點無誤之文稿及丙表，即以來文收到時所編之號碼
為發文號碼，並蓋發文日戳。如有兩號以上來文彙案辦理者，以
其中最後收到之來文所編收文號碼為發文號碼。其他各號均註明
「併某號辦理」字樣，丙表均蓋發文日戳。
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五十九、各機關承辦單位辦理之密等為極機密以上公文，應由承辦人員照
原編收文號碼自行填註發文字號，封固送發。如屬創稿之極機密
以上公文，應由承辦發文單位向總收發提號辦理。
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六十、發文冠字除沿用收文冠字外，應冠承辦單位之代字，不得加冠會辦
單位及首長姓名代字。原稿及發出公文紙之日期、字號項下，並應
分別標示中華民國年、月、日及字號。
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六十一、各機關授權內部單位對外行文時，其發文冠字應加處局或科之字
樣。
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六十二、各機關對外行文，應由各該機關統一辦理編號、登記、封發及歸
檔手續。但其第二、三層主管逕行處理之事項，由各單位逕行編
號封發。
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六十三、封發公文應依下列規定辦理：
（一）經編號待發之公文，應由專人負責複檢附件是否齊全，文與封
是否相符後再封固，並標明速別，登錄後送外收發人員遞送。
（二）同一受文機關之公文，除最速件得提前封發外，其餘普通件得
併封發出，並在封套上（詳附式五）註明文號件數。
（三）密件、速件公文，應按文稿註明區分之密等或速別，於封套上
加蓋戳記。但機密文件，應另加外封套。定有期限公文，加蓋
「本件有時間性」戳記。開會通知加蓋「開會通知，提前拆閱
」戳記。
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六十四、發文附件應依下列規定辦理：
（一）發文附件由承辦人備妥並檢點清楚。有二種以上附件時，應分
別標示附件序號送由文書單位隨文辦理封發外，其不能隨文裝
訂之附件，由承辦單位負責個案固封加蓋「封迄」戳記，於封
面註明受文者後送發。
（二）重要附件、現金、支票、匯票、郵票、各種有價證券、貴重物
品或各種證件等，應由承辦單位檢齊固封。封面書明附件名稱
、數量、封口加蓋經手人印章，隨同文稿交發。發文人員應將
原封附件連同公文編號、登記，加封發出。
（三）凡體積較大數量過多之附件需另寄者，應在公文附件項下註明
附件另寄，並應在附件封面書明某字號之附件，該公文及附件
應同時付郵。
（四）附件為重要包裹，應以防水之紙張或塑膠製品等包裝後，書明
收件地點、機關名稱或人名。
（五）附件為大宗物品，得由承辦單位協同文書單位派員遞送。
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六十五、發文在未封口前，應再抽出複檢後封固。其送達方式，如交換、
傳遞、專人送達、郵寄、寄存、公示等，由文書單位視公文性質
及實際情形自行決定。
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六十六、公文交換、傳遞、專人送達、郵寄，應依下列規定辦理：
（一）公文傳遞應指定傳遞方法或傳遞人，並按公文內容性質選取交
換方式。
（二）專人送達文件應用送文簿填寫封套正面所列之字號、收件者、
送出月日時各欄，由外收發視速別戳記，分派專人送達，並由
收件單位點收蓋章。
（三）郵寄文件應先過磅，以逐日發文郵遞單（表）（詳附式六）登
記。分上、下午兩次送郵。最速件以限時專送隨時送郵，並登
記郵資日報表（詳附式六之一）；採用郵資機計資發郵之機關
，得依郵局規定辦理。（詳附式六之二）
（四）專人送達或郵寄公文，應於公文封之發文字號欄內逐一詳列公
文封內裝之公文號碼，或製做郵遞表，連同公文裝入公文封內
，供受文機關點收公文之依據。
（五）機關內部機密件、急要文件或附有大量現金有價證券及貴重物
品之公文，應由承辦人員親自送達。
不能依前項第五點規定送達之公文，得依「行政程序法」規定公
示送達、寄存送達方式為之。
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六十七、各處局送發函件包括付郵及專人送達，應以有關公務者為限，由
承辦處局收發人員登記送文簿（表）送發。
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六十八、收發人員應定時查驗送文簿（表）登記之文件送達情形。
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六十九、公文發出後，其所有原稿及附件應加整理，製作歸檔清單一式二
份，逕送檔管人員點收後，以一份蓋章退還收發人員保存。發文
原稿如須發後補判者，承辦人員應於補陳核判後退回發文單位辦
理歸檔。
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七十、各機關發文人員應每日繕造「發文件數及實發件數統計表」（詳附
式十七）。
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| 陸、公文製作 |
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七十一、公文程式之類別及用法如下：
（一）公文分為「令」、「呈」、「咨」、「函」、「公告」、「其
他公文」六種：
1.令：公布法律、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行
政規則及人事命令時使用。
2.呈：對總統有所呈請或報告時使用。
3.咨：總統與國民大會、立法院公文往復時使用。
4.函：各機關處理公務有下列情形之一時使用：
（1）上級機關對所屬下級機關有所指示、交辦、批復時。
（2）下級機關對上級機關有所請求或報告時。
（3）同級機關或不相隸屬機關間行文時。
（4）民眾與機關間之申請或答復時。
5.公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之
對象宣布週知時使用。其方式得張貼於機關之公布欄、電子
公布欄，或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布。如需他機關
處理者，得另行檢送。
6.其他公文：其他因辦理公務需要之文書，例如：
（1）書函：
甲、於公務未決階段需要磋商、徵詢意見或通報時使用。
乙、代替過去之便函、備忘錄、簡便行文表，其適用範圍較
函為廣泛，舉凡答復簡單案情，寄送普通文件、書刊，
或為一般聯繫、查詢等事項行文時均可使用，其性質不
如函之正式性。
（2）開會通知單：召集會議時使用。
（3）公務電話紀錄：凡公務上聯繫、洽詢、通知等可以電話簡
單正確說明之事項，經通話後，發話人如認有必要，可將
通話紀錄作成兩份並經發話人簽章，以一份送達受話人簽
收，雙方附卷，以供查考。（詳附式七）
（4）手令或手諭：機關長官對所屬有所指示或交辦時使用。
（5）簽：承辦人員就職掌事項，或下級機關首長對上級機關首
長有所陳述、請示、請求、建議時使用。
（6）報告：公務用報告如調查報告、研究報告、評估報告等；
或機關所屬人員就個人事務有所陳請時使用。
（7）箋函或便箋：以個人或單位名義於洽商或回復公務時使用
。
（8）聘書：聘用人員時使用。
（9）證明書：對人、事、物之證明時使用。
（10）證書或執照：對個人或團體依法令規定取得特定資格時使
用。
（11）契約書：當事人雙方意思表示一致，成立契約關係時使用
。
（12）提案：對會議提出報告或討論事項時使用。
（13）紀錄：記錄會議經過、決議或結論時使用。
（14）節略：對上級人員略述事情之大要，亦稱綱要。起首用「
敬陳者」，末署「職稱、姓名」。
（15）說帖：詳述機關掌理業務辦理情形，請相關機關或部門予
以支持時使用。
（16）定型化表單。
（二）上述各類公文屬發文通報週知性質者，以登載機關電子公布欄
為原則；另公務上不須正式行文之會商、聯繫、洽詢、通知、
傳閱、表報、資料蒐集等，得以發送電子郵遞方式處理。
前項各類公文格式，詳如附式八。
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七十二、公文結構及作法應依下列規定辦理：
（一）公布自治條例、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行政
規則及人事命令：
1.公布自治條例、發布法規命令、解釋性規定與裁量基準之行
政規則：
（1）令文可不分段，敘述時動詞一律在前，例如：
甲、訂定「○○○施行細則」。
乙、修正「○○○辦法」第○條條文。
丙、廢止「○○○辦法」。
（2）多種自治條例之制定或廢止，同時公布時，可併入同一令
文處理；法規命令之發布，亦同。
（3）公、發布應以刊登政府公報或新聞紙方式為之，並得於機
關電子公布欄公布；必要時，並以公文分行各機關。
2.人事命令：
（1）人事命令：任免、遷調、獎懲。
（2）人事命令格式由人事主管機關訂定，並應遵守由左至右之
橫行格式原則。
（二）函：
1.行政機關之一般公文以「函」為主，函的結構採用「主旨」
、「說明」、「辦法」三段式。
2.行政規則以函檢發，多種規則同時檢發，可併入同一函內處
理；其方式以公文分行或登載政府公報或機關電子公布欄。
但應發布之行政規則，依本點（一）1 所定法規命令之發布
程序辦理。
（三）公告：
1.公告之結構分為「主旨」、「依據」、「公告事項」（或說
明）三段，段名之上不冠數字，分段數應加以活用，可用「
主旨」一段完成者，不需分段。
2.公告分段要領：
（1）「主旨」應扼要敘述，公告之目的和要求，其文字緊接段
名冒號之下書寫。公告登載時，得用較大字體簡明標示公
告之目的，不署機關首長職稱、姓名。
（2）「依據」應將公告事件之原由敘明，引據有關法規及條文
名稱或機關來函，非必要不敘來文日期、字號。有兩項以
上「依據」者，每項應冠數字，並分項條列，另列縮格書
寫。
（3）「公告事項」（或說明）應將公告內容分項條列，冠以數
字，另列縮格書寫。公告內容僅就「主旨」補充說明事實
經過或理由者，改用「說明」為段名。公告如另有附件、
附表、簡章、簡則等文件時，僅註明參閱「某某文件」，
公告事項內不必重複敘述。
3.一般工程招標或標購物品等公告，得用定型化格式處理，免
用三段式。
4.公告除登載於機關電子公布欄者外，張貼於機關公布欄時，
必須蓋用機關印信，於公告兩字右側空白位置蓋印，以免字
跡模糊不清。
（四）其他公文：
1.書函之結構及文字用語比照「函」之規定。
2.定形化表單之格式由各機關自行訂定，並應遵守由左至右之
橫行格式原則。
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七十三、公文製作一般原則如下：
（一）文字使用應儘量明白曉暢，詞意清晰以達到公文程式條例第八
條所規定「簡、淺、明、確」之要求，其作業要求：
1.正確：文字敘述和重要事項記述，應避免錯誤和遺漏，內容
主題應避免偏差、歪曲。切忌主觀、偏見。
2.清晰：文意清楚、肯定。
3.簡明：用語簡練，詞句曉暢，分段確實，主題鮮明。
4.迅速：自搜集資料，整理分析，至提出結論，應在一定時間
內完成。
5.整潔：文稿均應保持整潔，字體力求端正。
6.一致：機關內部各單位撰擬文稿，文字用語、結構格式應力
求一致，同一案情的處理方法不可前後矛盾。
7.完整：對於每一文件，應作深入廣氾之研究，從各種角度、
立場考慮問題，與相關單位協調聯繫。所提意見或辦法，應
力求周詳具體、適切可行，並備齊各種必需之文件。
（二）擬稿注意事項如下：
1.擬稿須條理分明，其措詞以切實、誠懇、簡明扼要為準。
2.引敘來文或法令條文，以扼要摘敘足供參證為度。
3.各種名稱如非習用有素，不宜省文縮寫，如遇譯文且關係重
要者，請以括弧加註原文，以資對照。
4.文稿表示意見，應以負責態度，或提出具體意見供受文者抉
擇。
5.擬稿以一文一事為原則，來文如係一文數事者，得分為數文
答復。
6.引敘原文其直接語氣均應改為間接語氣，如「貴」「鈞」等
應改為「本」「該」等。
7.簽宜載明年月日及單位。
8.擬辦復文或轉行之稿件，應敘入來文機關之發文日期及字號
，俾便查考。
9.案件如已分行其他機關者，應於文末敘明，以免重複行文。
10.文稿中多個機關名稱同時出現時，按照既定機關順序，由左
至右依序排列。
11.文稿分項或分條撰擬時，應分別冠以數字。上下左右空隙力
求勻稱，機關全銜、受文者、本文等應採用較大字體，以資
醒目。
（三）分段要領如下：
1.「主旨」：
（1）「主旨」：為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求
具體扼要。
（2）「主旨」不分項，文字緊接段名冒號下書寫。
2.「說明」：
（1）當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法
於「主旨」內容納時，用本段說明。本段段名，可因公文
內容改用「經過」、「原因」等名稱。
（2）如無項次，文字緊接段名冒號之下書寫；如分項條列，應
另列縮格書寫。
3.「辦法」：
（1）向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時，用本
段列舉。本段段名，可因公文內容改用「建議」、「請求
」、「擬辦」、「核示事項」等名稱。
（2）其分項條列內容過於繁雜、或含有表格型態時，應編列為
附件。
（四）製作公文，應遵守以下全形、半形字形標準之規定：
1.分項標號：應另列縮格以全形書寫為一、二、三、……，（
一）、（二）、（三）……，１、２、３、……，（1）、（
2）、（3）。
2.內文：
（1）中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之。
（2）阿拉伯數字、外文字母以及併同於外文中使用之標點符號
應以半形為之。
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七十四、公文用語規定如下：
（一）期望及目的用語，得視需要酌用「請」、「希」、「查照」、
「鑒核」或「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見復」、
「轉行照辦」等。
（二）准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語，必須明確肯定
。
（三）直接稱謂用語：
1.有隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「
鈞」；自稱「本」。
2.對無隸屬關係之機關：上級稱「大」；平行稱「貴」；自稱
「本」。
3.對機關首長間：上級對下級稱「貴」；自稱「本」；下級對
上級稱「鈞長」，自稱「本」。
4.機關（或首長）對屬員稱「台端」。
5.機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「台端」
；對團體稱「貴」，自稱「本」。
6.行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為「貴機
關」或「貴單位」。
（四）間接稱謂用語：
1.對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及，必要時
得稱「該」；對職員稱「職稱」。
2.對個人一律稱「先生」「女士」或「君」。
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七十五、簽、稿之撰擬規定如下：
（一）簽稿之一般原則：
1.性質：
（1）簽為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉
擇之依據，分為下列兩種：
甲、機關內部單位簽辦案件：依分層授權規定核決，簽末不
必敘明陳某某長官字樣。
乙、機關首長對直屬上級機關首長之「簽」，文末得用敬陳
○○長官字樣。
（2）「稿」為公文之草本，依各機關規定程序核判後發出。
2.擬辦方式：
（1）先簽後稿：
甲、制定、訂定、修正、廢止法令案件。
乙、有關政策性或重大興革案件。
丙、牽涉較廣，會商未獲結論案件。
丁、擬提決策會議討論案件。
戊、重要人事案件。
己、其他性質重要必須先行簽請核定案件。
（2）簽稿併陳：
甲、文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案
件。
乙、依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。
丙、須限時辦發不及先行請示之案件。
（3）以稿代簽為一般案情簡單，或例行承轉之案件。
（4）公文案件相同者及同一案情之正副本，應併案簽辦。
（5）不同機關之來文，其案情相同者，應併案彙辦。
（二）簽之撰擬：
1.款式：
（1）先簽後稿：簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式
辦理。
（2）簽稿併陳：視情形使用「簽」，如案情簡單，可使用便條
紙，不分段，以條列式簽擬。
（3）一般存參或案情簡單之文件，得於原件文中空白處靠左側
簽擬，以便由左而右，逐級核章。
2.撰擬要領：
（1）「主旨」：扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦，不
分項，一段完成。
（2）「說明」：對案情之來源、經過與有關法規或前案，以及
處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。
（3）「擬辦」：為「簽」之重點所在，應針對案情，提出具體
處理意見，或解決問題之方案，意見較多時分項條列。
（4）「簽」之各段應截然劃分，「說明」一段不提擬辦意見，
「擬辦」一段不重複「說明」。
（三）稿之撰擬：
1.草擬公文按文別應採之結構撰擬。
2.撰擬參考要領：
（1）按行文事項之性質選用公文名稱，如「令」、「函」、「
書函」、「公告」等。
（2）一案須辦數文時，請參考下列原則辦理：
甲、一文之受文者有數機關時，內容大同小異者，同稿併敘
，將不同文字列出，並註明某處文字針對某機關。
乙、文稿中多個機關名稱同時出現時，按照既定機關順序，
由左而右依序排列。
丙、內容小同大異者，用同一稿面分擬，如以電子方式處理
者，可用數稿。
丁、文稿分項或分條撰擬時，應分別冠以數字，機關全銜、
受文者、本文等應採用較大字體，以資醒目。
（3）「函」之正文，除按規定結構撰擬外，並請注意下列事項
：
甲、訂有辦理或復文期限者，請在「主旨」內敘明。
乙、承轉公文，請摘敘來文要點，不宜在「稿」內書：「照
錄原文，敘至某處」字樣，來文過長仍請儘量摘敘，無
法摘敘時，可照規定列為附件。
丙、概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等
，列入「主旨」，不在「辦法」段內重複；至具體詳細
要求有所作為時，請列入「辦法」段內。
丁、「說明」、「辦法」分項條列時，每項表達一意。
戊、文末首長簽署、敘稿時，為簡化起見，首長職銜之後可
僅書「姓」，名字則以「○○」表示。
己、須以副本分行者，請在「副本」項下列明；如要求副本
收受者作為時，則請在「說明」段內列明。
庚、如有附件，得在文內敘述附件名稱及份數。
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七十六、各機關對有隸屬關係機關之行文，應依層級為之，不得越級。因
緊急情況越級行文時，得以副本抄送其直屬上級或下級機關。
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七十七、前點越級行文案件，答復時如無時限性，仍不得越級。
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七十八、上級機關對下級機關行文發布令函時，屬於發布法規或一般通案
性之公文，其已發行公報者，應刊登公報，並敘明生效日期。
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七十九、上級機關對下級機關請示、解釋之個案答復，其屬通案性經刊登
公報者，對所屬相關之機關，應加註為副本受文者。
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八十、須分行而內容性質有主從之文件，除對主要受文者行文外，其他機
關或個人，不論上行、平行或下行，概以副本抄送，並於副本項下
列明。倘有附件應加註明。收受副本者，應為適當之處理，對與業
務無關之單位，不得濫發副本。
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八十一、對外國機關或人員行文，應用本國程式，並以中文本為主。其所
附之外文譯本，得依其慣例行之。
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八十二、無機密性之通案公文，或必須轉行所屬機關之一般公文，除用公
報刊登外，並得利用其他定期性之公務刊物刊登，及大眾傳播工
具傳播。
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八十三、召開會議，應先製作開會通知單。其有議程及討論資料者，應另
做附件併送，如時間急迫，並應以電話告知。
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八十四、開會通知單應致送主持人。
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八十五、各種表報，應依下列原則力求簡化：
（一）造送種類及期限，依據須要予以合併，以減少其次數與數量。
（二）業務單位與統計單位所製之表報，內容應求一致。
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八十六、造送各種報表，除必須備文附送外，一律由主辦單位逕行送發。
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八十七、受理檢舉文件，應將原件批交有關機關辦理者外，不得將檢舉人
之姓名、住址及身份資料轉行。匿名或不具名之檢舉文件不予受
理。但內容具有事證者，仍應審酌處理。
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八十八、送核文件，如須檢附有關文卷者，應由承辦人員檢齊附送，並於
簽稿上註明。
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八十九、各機關對速件、最速件、或定有期限之文件，如確有特殊原因，
為收文機關無法及時收到處理者，應先以電話通知，並做成電話
紀錄附卷查考。
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九十、核復之公文，如須由陳核機關轉行原請求之機關團體或人民查照者
，應視需要加發副本，以免陳核機關再行轉知。
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九十一、承辦人員辦稿時，處理附件應依下列規定辦理：
（一）附件應檢點清楚，隨稿附送。
（二）附件有二種以上時，應依序標明序號。
（三）附件隨文附送時，應於文稿內加註附件名稱及數量。
（四）如需以原本發出，而原本僅一份時，請註明：「原本隨文發出
，抄本或影印本存卷」。
（五）如需以電子文件、抄本或影印本發出，辦稿時請書「附電子檔
」、「抄送」或「檢送○○影印本」等字樣，並註明「原本存
卷，另以電子檔、抄本或影印本發出」。
（六）發文附件宜儘量用電子文件。
（七）附件如不及或不能隨稿附送時，請註明「文先發，附件後送」
或「封發時，附件請向承辦人員或洽○○取」字樣。
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九十二、較為繁複之圖表經核定後，承辦單位應按所需份數，自行繕校或
繪製。
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九十三、承辦人員擬辦案件，應依輕重緩急依序辦理，並於規定時限內完
成，不得積壓。
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九十四、簽稿如有修改，應由修改人員，於修改處蓋職名章，以明責任。
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九十五、辦理會稿應注意事項如下：
（一）凡先簽後稿之案件已於擬辦時會核者，如稿內所敘與會核時並
無出入，應不再送會，以節省時間及手續。
（二）各單位於其他單位送會之簽稿，如有意見應即提出，如未提出
意見，一經會簽，即認為同意，應共同負責。
（三）會稿單位對於文稿有不同意見時，應由主辦單位綜合修改後，
再送決定，會銜者亦同。
（四）非政策性之緊急文稿，為爭取時效，得先發後會。
（五）會辦公文視同速件處理，涉及二單位以上之案件，除須依次遞
會者外，應複製分會，以爭取時效。
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九十六、文書之陳核、陳判、會辦等過程中，均應使用公文夾（詳附式九
），並以公文夾顏色做為機關內部傳送速度之區分。
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九十七、公文夾之顏色區分如下：
（一）最速件、速件用紅色。
（二）普通件用藍色或白色。
（三）機密文件用黃色或特製密件袋。
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九十八、承辦人員處理公務，應備承辦案件登記簿（詳附式十）登記之。
職務異動時，並應連同業務相關資料列入移交。
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九十九、下列文件，得逕行簽辦存查：
（一）無轉行或答覆必要之文件。
（二）下級機關送請例行備案或備查之文件及表報。
（三）本機關蒐集或受贈與之參考資料。
（四）屬通知、參考性之副本。
（五）其他依規可予存查之案件。
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一○○、知會性質之案件，不必事先會辦，核定後以副本抄知。
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一○一、會辦案件有下列情形之一者，得於簽辦前會商協調：
（一）有時間性或重要案件。
（二）涉及三單位以上職掌案件。
（三）案情繁複或意見不一致之案件。
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一○二、會辦案件協調未獲協議者，應即由主辦單位簽請機關首長或副首
長協調或提業務會報解決。
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一○三、會辦案件經協商獲致結論後，不再會簽、會稿。承辦單位應將協
調記錄隨同原案逕行敘稿陳判，並以副本分送有關單位。
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一○四、先簽後稿之案件，應以核定原簽附稿。其必須以上一層名義行文
者，得出次一層主管代為決行方式處理。
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一○五、各機關依市務會議決議或其他會議經市長裁示、指示、提示、通
知辦稿者，依前點規定辦理。
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一○六、受文單位復文時，應於說明段內，書明發文機關之發文年月日及
字號。
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一○七、承辦人員經辦之簽稿，應注意其「時間性」及「機密性」，分別
於稿面「速別」及「密等」項下予以適當標明。
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一○八、承辦人員經辦之簽、稿，應依分層負責明細表規定，在原公文簽
稿內註明決行層次。
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一○九、機關內部各單位間必須以書面洽辦之公務，得以便箋行之。
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一一○、機關內部各單位承辦公務，必須通報其他單位或員工者，應以承
辦單位名義通報或以原件傳閱會章，不必以機關名義行文轉知。
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一一一、承辦通案性文稿，如受文機關過多時：得刊登公報，免再辦文轉
行各機關，陳復時仍應逐級陳轉。
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| 柒、監用印 |
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一一二、各機關公文蓋用印信及簽署，應依下列規定辦理：
（一）各機關任何文件，非經機關首長或依分層負責規定授權各層主
管判發者，不得蓋用印信。
（二）監印人員如發現原稿未經判行或有其他錯誤，應即退送補判或
更正後再蓋印。
（三）監印人員於待發文件檢點無誤後，依下列規定蓋用印信：
1.發布令、公告、派令、任免令、獎懲令、聘書、訴願決定書
、授權狀、獎狀、褒揚令、證明書、執照、契約書、證券、
匾額及其他依法規定應蓋用印信之文件，均蓋用機關印信及
首長職銜簽字章。
2.呈：用機關首長全銜、姓名，蓋職章。
3.函：上行文署機關首長職銜、姓名，蓋職章。平行文蓋職銜
簽字章或職章。下行文蓋職銜簽字章。
4.書函、開會通知單、移文單及一般事務性之通知、聯繫、洽
辦等公文，蓋用機關或承辦單位條戳（詳附式十一）。
5.機關內部單位主管依分層負責之授權，逕行處理事項，對外
行文時，由單位主管署名，蓋單位主管職章或蓋條戳。
6.機關首長出缺由代理人代理首長職務時，其機關公文應由首
長署名者，由代理人署名。機關首長因故不能視事，由代理
人代行首長職務時，其機關公文，除署首長姓名註明不能視
事事由外，應由代行人附署職銜、姓名於後，並加註代行二
字。機關內部單位基於授權行文，得比照辦理。
7.會銜公文如係發布命令應蓋機關印信，其餘蓋機關首長職銜
簽字章。
（四）一般公文蓋用機關印信之位置，以在首頁右側偏上方空白處用
印為原則，簽署使用之章戳位置則於全文最後。
（五）公文及原稿用紙在兩頁以上者，其騎縫處均應蓋（印）騎縫章
。
（六）附件以不蓋用印信為原則，但有規定須蓋用印信者，依其規定
。
（七）副本之蓋印與正本同，抄本（件）及譯本不必蓋印，但應分別
標示「抄本（件）」或「譯本」。
（八）文件經蓋印後，由監印人員在原稿加蓋監印人員章，送由發文
單位辦理發文手續。
（九）不辦文稿之文件，如需蓋用印信時，應先由申請人填具「蓋用
印信申請表」，其格式由機關自訂，惟內容應包括申請人簽章
、蓋用印信之文別、受文者、主旨、用途、份數及蓋用日期等
項目，陳奉核定後，始予蓋用印信。（詳附式十二）
（十）監印人員應備置印信蓋用登記表，對已核定需蓋印之文件，應
予登錄並載明收（發）文字號，申請表應妥為保存，以備查考
。登記表及蓋用印信申請表，於新舊任交接時，應隨同印信專
案移交。
（十一）監印人員對行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿，應
核對其清單無誤後，方得於非電子交換公文蓋印，並循發文
程序作業。
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一一三、職名章使用範圍規定如下：
（一）擬簽。
（二）辦稿。
（三）會簽核簽。
（四）會稿核稿。
（五）各種表報蓋章。
蓋職名章時，應注意蓋章位置，並註明月、日、時。
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一一四、各機關基於業務需要，須將印信拓模或縮小製模套印於文件者，
應經該機關首長核准套印後，填具印信啟用報備表二份，於一週
內報請印信原製發機關備查。並將套印之底片印版予以銷燬，或
由監印人員保管列入移交。
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一一五、套印文書時，應由監印人員監印並登記套印文書種類、數目、及
起迄號碼，送使用單位點收（詳附式十三）。
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一一六、定型公文紙，包括證照、書狀、預蓋印信應由承辦單位編定號碼
，簽准用印，由監印人員登記其種類、數目及起迄號碼，送使用
單位點收。
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一一七、套印文書及預蓋印信定型公文紙，由使用單位指定人員負責保管
。填發時應分別設置專用簿冊登記。（詳附式十四）
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一一八、送請用印文稿，原稿稿面免蓋機關印信，由監印人員於稿面適當
位置加蓋監印人員章。
第一項稿面未蓋校對人員章者，不得用印。
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一一九、各機關請製印信，應依規定填具申請表（詳附式十五）遞級向主
管機關申請核發。
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一二○、各機關印信應由機關首長指定監印人員負責保管，不使用時應鎖
於保險櫃內。如有遺失或誤用情事，由監印人負完全責任。
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一二一、各機關印信因毀損、遺失、拒交、或其他特殊原因，致無法使用
原有印信者，得基於業務需要，暫時借用同級或上級機關印信。
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一二二、前點借用印信，應報上一級機關核准並層報原製發機關備查。
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一二三、各機關內部第二層級主管（處局），及第三層級主管（科、股）
，依分層負責規定認有應用職章對外行文者，得依印信條例第六
條有關製發職章規定，報請製發職章。並依據各該機關組織編制
規定，職等範圍之起始職等在五職等以下者，比照委任；六至九
職等比照薦任；依印信條例附式所定委級及薦級製發職章。
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一二四、各級人員職名章，分下列三種：
（一）甲種：機關首長、副首長及秘書長用，應刻機關銜名、職別及
姓名。
（二）乙種：核閱文稿人員用。處局主管刻處局名稱及職別、姓名，
其他核閱文稿人員刻職別、姓名。
（三）丙種：承辦人員用，刻職別、姓名。
前項職名章，應按規定式樣製發。（詳附式十六）
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一二五、各機關首長及一級單位主管，因業務須增刻職名章其規定如下：
（一）機關首長、副首長職名章，得視業務需要增刻一至三顆，並以
甲、乙、丙字樣區別之。
（二）一級單位主管職名章，其單位組織編制設有核稿人員或確因業
務需要者，得增刻一至二顆，並以甲、乙字樣區別之。前項增
刻職名章，均應委託專人保管使用並同負行政與法律上責任。
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一二六、各級人員職名章，應由人事單位報請機關首長核定後製發，並拓
模一份存查。
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一二七、各機關人員如有異動，應將使用之職名章截角送人事單位註銷。
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| 捌、文書保密 |
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一二八、機密文書區分為國家機密文書及一般公務機密文書。
各機關處理機密文書，除依國家機密保護法與其施行細則及其他
法規外，依本要點辦理。
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一二九、一般保密事項規定如下：
（一）各機關員工對於本機關任何文書，除經特許公開者外，應遵守
公務員服務法第四條之規定，絕對保守機密，不得洩漏。
（二）文書之處理，不得隨意散置或出示他人。
（三）各級人員經辦案件，無論何時，不得以職務上之秘密作私人談
話資料。非經辦人員不得查詢業務範圍以外之公務事件。
（四）文書之核判、會簽、會稿時，不得假手本機關以外之人員，更
不得交與本案有關之當事人。
（五）文書放置時，應背面向上或放於公文夾內，以防止被他人窺視
。
（六）下班或臨時離開辦公室時，應將公文收藏於辦公桌抽屜或公文
櫃內並即加鎖。
（七）各機關就其主管業務發表新聞時，應指定專人統一辦理，並須
事先簽報首長核定。
（八）職務上不應知悉或不應持有之公文資料，不得探悉或持有。因
職務而持有之機密文件，應保存於辦公處所，並隨時檢查，無
繼續保存之必要者，應繳還原發單位；無法繳回者應銷毀之。
（九）私人日記、通信、撰文及著作，其內容不得涉及機密及依法應
保密事項。
（十）發現他人涉有危害保密之虞時，應加勸告，其不聽勸告或已發
生洩密情事者，應立即向長官報告。
（十一）承辦機密文書人員，發現承辦或保管之機密文件已洩漏、遺
失或判斷可能洩漏、遺失時，應即報告所屬主管查明處理。
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一三○、國家機密文書區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」；一
般公務機密文書列為「密」等級。
不同等級之機密文書合併使用或處理時，以其中最高之等級為機
密等級。
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一三一、應以機密文書處理之國家機密事項如下：
（一）軍事計畫、武器系統或軍事行動。
（二）外國政府之國防、政治或經濟資訊。
（三）情報組織及其活動。
（四）政府通信、資訊之保密技術、設備或設施。
（五）外交或大陸事務。
（六）科技或經濟事務。
（七）其他為確保國家安全或利益而有保密之必要者。
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一三二、一般公務機密，指本機關持有或保管之資訊，除國家機密外，依
法令或契約有保密義務者。
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一三三、核定機密文書之機密等級、保密期限、解密條件等，應依相關保
密法規辦理。
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一三四、凡委託其他公民營機構或個人研究、設計、發展、試驗、採購、
生產、營繕、銷售或保管案件，涉及機密事項，其文書處理規定
如下
（一）各機關人員於其職掌或業務範圍內，凡以契約委託其他公民營
機構（廠商）或個人產製之機密文書，應要求受託者先行採取
保密措施，並送交委託單位，由權責長官核定機密等級、保密
期限或解密條件，並通知受託者。
（二）凡因委託契約需要，而必須提供受託者機密文書時，應繕造清
冊送交受託者專人執據簽收；並得檢查該機密文書之管理與運
用情形，以保障機密文書不遭轉用或洩漏。
（三）為使受託者瞭解並配合採取保密措施，委託單位應要求簽訂「
保密契約」或於主契約中規範「保密義務條款」，明定業經標
示為機密之文書，縱使契約終止或解除，非經解密，受託者仍
應採取保密措施。
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一三五、各機關應指定專責人員負責辦理機密文書拆封、分文、繕校、蓋
印、封發、歸檔，以及機密公文電子交換等事項，並儘可能實施
隔離作業。
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一三六、機密文書之簽擬、陳核（判），應由業務主管或其指定之人員處
理，並應儘量減少處理人員層級及程序。
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一三七、各機關承辦人員處理一般文書，應審核鑑定是否具保密價值，如
確有保密必要，應即改作機密文書處理。
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一三八、一般公務機密文書之知悉、持有、使用或複製，除辦理該機密業
務者外，以經單位主管以上人員同意者為限。
前項單位主管以上人員，於有下列情形之ㄧ者，得不同意：
（一）有事實足認有洩密之虞。
（二）無知悉、持有、使用或複製機密文書之必要。
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一三九、處理機密文書應依下列規定辦理：
（一）收受機密文書時，應先詳細檢查封口有無異狀後，並依內封套
記載情形完成登錄，受文者為機關或機關首長者，應送機關首
長或其指定人員啟封；受文者為其他人員者，逕送各該人員本
人啟封；另啟封人員，應核對其內容及附件。
（二）機密文書之收發處理，以專設文簿或電子檔登記為原則，並加
註機密等級。如採混合方式，登記資料不得顯示機密之名稱或
內容。
（三）機密文書用印時，屬「絕對機密」、「極機密」者，由承辦人
員持往辦理。監印人員僅憑機關首長簽署用印，不得閱覽其內
容。屬「機密」、「密」者之用印，得由繕校人員持往辦理。
（四）「絕對機密」、「極機密」文書之封發，由承辦人員監督辦理
。「機密」、「密」則由指定之繕校、收發人員辦理。
（五）使用電腦設備處理機密公文時，對於簽入資訊系統所需之帳號
及密碼應建立安全管理機制並不得使其暴露於他人可見之狀態
，有關公文交換所需之簽章加密等相關電子憑證亦需妥善保存
。
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一四○、保密期限或解除機密條件之標示，應以括弧標示於機密等級之下
。其解密條件如下：
（一）本件於公布時解密。
（二）本件至某年某月某日解密。
（三）本件於工作完成或會議終了時解密。
（四）附件抽存後解密（適用於附件已完成機密等級及解密條件標示
者）。
（五）其他（其他特別條件或另行檢討後辦理解密）。
機密等級標示位置，依「國家機密保護法」施行細則第十七條規
定辦理。
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一四一、經核定機密等級、解密條件之文書，屬彙編性質者，應於文首頁
說明保密要求事項。
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一四二、機密文書之傳遞方式如下：
（一）分文（交辦）、陳核（判）、送會、送繕、退稿、歸檔等流程
，除「絕對機密」及「極機密」應由承辦人員親自持送外，其
餘非由承辦人員傳遞時，應密封交遞。傳送一般公務機密文書
應交指定專責人員或承辦人員親自簽收。
（二）在機關外傳遞，屬於國家機密之「絕對機密」或「極機密」者
，由承辦人員或指定人員傳遞，必要時得派武裝人員或便衣人
員護送。屬「機密」者，由承辦人員或指定人員傳遞，或以外
交郵袋或雙掛號函件傳遞。「密」等級者，須切實密封後按一
般人工傳遞方式辦理。
（三）如因機關業務特性，機密文書須採電子方式處理者，應使用經
專責機關鑑定相符機密等級保密機制，並依相關規定辦理。
|
|
一四三、機密文書對外發文時，應封裝於雙封套內，封套之紙質，須不能
透視且不易破裂。內封套左上角加蓋機密等級，並加密封，封口
及接縫處須加貼薄棉紙或膠帶並加蓋「密」字戳記；外封套不得
標示機密等級或其他足以顯示內容之註記。
體積及數量龐大之機密文件，無法以前述方式封裝者，應作適當
之掩護措施。
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一四四、辦理機密文書之簽擬稿、繕印打字時之廢件，或誤繕誤印之廢紙
及複寫紙等，應由承辦人員即時銷毀之。不能即時銷毀時，應視
同複製品，依「國家機密保護法」第十八條規定保護之。
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一四五、機密文書之承辦人員，應隨時與收發及文書主管人員協調聯繫，
處理重要之機密案件時，並應洽詢經機關首長指定之保密業務主
管人員意見，採取必要之保密措施。
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一四六、機密文書如非必要，應儘量免用或減少副本。
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一四七、機密文書非經權責主管人員核准，不得攜出辦公處所。
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一四八、機密文書應存放於具安全防護功能之金屬箱櫃，並裝置密鎖，保
管人員必須經常檢查。
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一四九、會議使用之機密文書資料應編號分發，會議結束當場收回；與會
人員如需留用時，應經主席核准並辦理借用簽收。
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一五○、各機關凡經核定機密等級之文書，不論其性質屬研究報告、會議
資料、業務統計、各式簽擬文稿等，均應依檔案法及相關規定辦
理。
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一五一、納入檔案管理之機密文書，應隨時或定期查核，其須變更機密等
級或解密者，應即按規定辦理變更或解密手續。
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一五二、處理文書機密等級之變更或解密，其權責劃分如下：
（一）機密等級變更或解密，由承辦人員於區分密等時預為註明或主
動檢討辦理。
（二）國家機密之變更或解密，依國家機密保護法第十條第一項規定
為之。
（三）一般公務機密文書，由原核定主管核定之。
（四）機密文書原核定機關因組織裁併或職掌調整，致該機密事項非
其管轄者，相關保護作業由承受其業務之機關辦理；無承受業
務機關者，由原核定機關之上級機關或主管機關為之。
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一五三、文書機密等級之變更及解密程序規定如下：
（一）承辦人員依據機密件登錄主動檢查，或其他機關建議，將解密
之案件，提出審查，並填具機密等級變更或解密之處理意見表
或建議單陳送核定。
（二）經核定原機密等級解密後，應填寫機密等級變更或註銷通知單
，陳奉核定，再行繕發，並通知前曾受領該機密文件之受文機
關。
（三）文書機密等級之附加變更或解密標示者，屆時即照標示自動變
更或解密，檔案保管單位或人員並即辦理有關手續。
（四）建議其他機關變更機密等級或解密者，於獲得答復同意後，參
照（一）至（三）之程序辦理。
（五）非機關之來函其上自訂有機密等級者，經函知來文者後，參照
（一）至（三）之程序辦理。
（六）機密案件經解密後應照普通案件放置保管。非經解密者，不得
銷毀，解密後，其銷毀方式，須依檔案法及相關規定辦理。
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一五四、保管機密文書人員調離職務時，應將所保管之機密文書，逐項列
冊點交單位主管或其指定人員。
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一五五、各機關對於機密文書之處理，應指定專人會同檔案、資訊、通信
、政風等業務承辦人員，實施查核。
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| 玖、檔案管理 |
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一五六、檔案之管理，除性質特殊專案簽奉機關首長核准由承辦單位保存
者外，以統一規劃、集中管理為原則。
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一五七、檔案管理作業包括點收、立案、編目、保管、檢調、清理、安全
維護、其他檔案管理作業及相關設施事項。（作業程序如附式十
八）
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一五八、本府對所屬機關學校之檔案管理工作，得定期或不定期實施業務
考核、檢查或訪問，以溝通觀念與統一作法。檔案管理單位，應
與文書相互聯繫，密切配合，單位間之權責，應明確劃分。
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一五九、各機關歸檔案件以原件為原則，有附件者，每一種以一份為限。
|
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一六○、歸檔文件之點收處理，應依下列規定辦理：
（一）歸檔案件屬紙本型式者，應由承辦人員逐件依下列規定編寫頁
碼：
1.依文件產生日期之先後順序，晚者在上，早者在下，依序編
寫頁碼；文件係雙面書寫或列印者，亦同。
2.附件頁碼之編寫，除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝
訂者外，應併同其本文連續為之。
（二）業務承辦單位或文書單位應將辦畢案件於五日內逐件依序彙齊
後，併同歸檔清單（附式十九）送交檔案管理單位歸檔。但下
列物品不得歸檔：
1.現金、有價證券及其他貴重物品。
2.司法訴訟有關物證。
3.流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全
之物品。
4.易變質而不適長期保存之物品。
前項本文所稱辦畢案件，指依文書處理規定完成發文或存查程序
之案件。
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一六一、機密檔案歸檔時，應由業務單位承辦人員用機密檔案專用封套裝
封（附式二十），並於封面上註明單位名稱、收發來文字號、案
由或案名、分類號、頁數、件數、附件數、案卷內文件起迄日期
、保存年限、機密等級及保密期限或解密條件，封口加蓋業務單
位處（局）主管、科（課）長及承辦人員印章後送檔案管理單位
辦理歸檔。但案由或案名得以代碼或代名表示。
檔案管理人員點收機密檔案時，僅得依封套上記載事項檢視，不
得拆開封套；封套上記載不全者，應退回補正。經確認無誤者，
應於歸檔清單及封面上註記點收日期或蓋點收章備查。
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一六二、機密檔案經核定變更或註銷其機密等級者，應由業務承辦單位於
檔案上浮貼機密等級變更或註銷紀錄單（附式二十一）外，並應
將案卷封面及文件上原有機密等級之註記以雙線劃去。
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一六三、檔案管理人員點收文件，應依下列規定辦理：
（一）各機關檔案管理單位辦理點收作業，應以件為單位，詳細核對
其內容與數量。經確認無誤後，於歸檔清單上註記點收日期，
並簽章或蓋點收章備查。歸檔清單檔案管理單位應留存一份；
並予以保存三個月。
（二）歸檔案件有第一六○點第一項第二款所定之物品者，應退回文
書單位或承辦單位處理。
（三）歸檔案件有下列情形者，應退回文書單位或承辦單位補正，並
於歸檔清單上註記其原因及日期：
1.案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。
2.案件污損或內容不清楚者。
3.案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。
4.案件未編列文號或文號有誤者。
5.案件未填註保存年限或分類號者。
6.案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。
7.案件未依規定蓋騎縫章或職名章者。
8.樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷
」字樣者。
9.案件與歸檔清單之登載不符者。
10.案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者。
前項所定情形之補正，應由承辦業務相關人員查明補註蓋章，並
經機關權責長官核可後，併同原案歸檔備查。
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一六四、應歸檔而未歸檔之公文及其附件，應由業務單位主管督促歸檔外
，檔案管理單位並應定期辦理稽催；經稽催仍未辦理者，簽請機
關權責長官處理。
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一六五、檔案分類及保存年限區分表應由各業務單位視組織職掌及業務性
質，採用順序制或等級制檔案分類標記編排方式，訂定檔案分類
及保存年限區分表（附式二十二），呈機關首長同意後，函送檔
案中央主管機關審核後實施。修正時亦同。
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一六六、檔案分類及保存年限區分表至少每十年應檢討一次；必要時，得
隨時修正之。
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一六七、檔案分類表內各級項目應預留若干空格，以備將來業務發展及增
加時隨時增補之用；類目名稱字句以簡明為原則，字數以二至九
字為宜。
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一六八、檔案如有破損，應依下列規定處理：
（一）破損之案卷，應保持原形予以適當之裱補。
（二）破損較大或字跡不清之案卷，應以重抄、印刷或照相等方法予
以重製。
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一六九、重製檔案，須分別註明原因、日期及份數，陳經機關首長核定。
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一七○、檔案如有遺失，檔案管理單位或業務主管單位應即查明原因簽報
機關權責長官，並依下列規定處理：
（一）普通檔案，應向原承辦單位或其有關單位查抄。
（二）對無法查抄之案件，應由原承辦單位依據資料或記憶補錄。
（三）檔案遺失及處理之經過，須在各種目錄上分別註明，並查明責
任簽請機關首長依下列規定議處：
1.遺失保存年限三十年以下（不包括本數三十年）之檔案者，
一件檔案予以申誡一次。但所遺失者為一卷宗，而該卷宗內
含有二件至五件檔案者，以一件論；內含六件至十件檔案者
，以二件論；十一件至十五件檔案者，以三件論；含十六件
至二十件檔案者，以四件論。遺失二十一件以上者，每遺失
十件以一件論。
2.遺失保存年限三十年以上或永久保存之檔案，每遺失一件，
記過一次。
檔案有遺失、污損、抽換、拆散等情事時，檔案管理單位或業務
主管單位應查明責任，依規議處；其涉及法律責任者，並應依法
處理。
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一七一、公務員於職務移交或離職時，應將其職務上掌管之檔案連同辦理
移交，並應保持完整，不得隱匿、銷毀或藉故遺失。
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一七二、
（一）借調檔案以與主管業務有關者為限，因業務需要借調非主管案
件時，應先經承辦單位同意或簽請本機關權責長官核准後，始
可借調。
（二）借調檔卷應由調案人員填具調案單（附式二十三），以一案一
單為原則，並載明調案人姓名、單位、檔號或文號、案由或案
名及調案日期等，經業務單位主管或本機關權責長官核准後，
送檔案管理單位調取。但借調機密檔案應依下列規定辦理：
1.借調機密檔案應依前款規定外，如屬國家機密者，除辦理該
機密事項業務者外，應經原核定機關或其上級機關有核定權
責人員書面授權或核准。
2.借調極機密以上等級者，應由調案人親自至檔案管理單位簽
收。
（三）檔案借調後調案人應負妥善保管及維護案卷完整之責任，並不
得有遺失、轉借、拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增
刪及圈點等破壞或變更檔案內容之情事；違反者，除調案單不
予歸還外，業務主管單位或檔案管理單位應按個案情節輕重，
簽報機關首長議處；其觸犯民事、刑事法令者，並依各該法令
處罰。
（四）借調檔案以一個月為限，期限屆滿如有繼續使用之必要，應敘
明理由申請展期，經業務單位主管或本機關權責長官核准後，
向檔案管理單位辦理展期，展期次數以三次為限；展期次數超
過三次，仍需使用檔案者，應先行歸還檔案後，再依規定辦理
借調。
前項借調為機密檔案者，應於借調期限內歸還。屆期如需繼續
使用，應提出展期申請，經前第二項第一目核定權責人員核准
後，始可延展借調期限。
（五）調案人逾期未歸還其調借之案卷，經函催（附式二十四）後無
正當理由不歸還時，除暫停其借調案卷至前案歸還為止外，並
簽請機關首長依下列規定議處：
1.經函催達三次仍不歸還者，予以申誡一次。
2.經函催達六次仍不歸還者，予以申誡二次。
3.經函催達九次仍不歸還者，予以記過一次。
4.經函催十次以上仍不歸還者，比照第一七○點檔案遺失規定
議處。
（六）調出之檔案如業務主管單位有公務急用時，得隨時催還。
（七）業務承辦單位因應訴願、訴訟案需檢附原卷者，應專案簽奉機
關首長核准後，由檔案管理單位彙整成冊始予借調，並不適用
第三及第四款之規定。借調檔案人員如有自行拆散、增損、轉
借、抽換或塗改等情事者，應負民、刑事及行政責任。
（八）機關人員調職、離職或退休時，人事單位應知會檔案管理單位
，以查驗其借調檔案情形。
調職、離職或退休人員如有借調檔案，應將所借之案卷全數歸
還後始准離（調）職。
前項借調檔案如屬依法調用或機關借調且未屆滿歸還期限者，
應依相關規定列為職務移交事項。
（九）本府及所屬各機關以外之機關、單位、人員借調檔案時，應以
書面載明借調法律依據、目的及期間提出申請，經該案卷業務
單位依檔案法第十八條規定審查，並簽請本機關首長核准後辦
理。屆期未還時，該檔案業務承辦單位應負責具文催還並副知
檔案管理單位。
前項人員借調應用檔案如屬民眾申請者，應依有關檔案開放應
用須知規定辦理。
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一七三、檔案應於每年依下列規定辦理清理一次：
（一）依據檔案分類總目錄簿，逐案核對。
（二）按照案卷之目次表，逐件清理。
（三）對已屆保存年限之案件，應按照規定程序銷毀。
（四）合於移轉規定之永久保存檔案，應依規定辦理移轉。
（五）續存檔案，應妥善編訂典藏。
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一七四、檔案之銷毀，應依照下列程序辦理：
（一）凡屆滿保存年限之檔案，應先製作擬銷毀檔案目錄（附式二十
五），送請業務承辦單位審查。
（二）業務承辦單位應依擬銷毀檔案目錄逐件審查。對延長保存年限
之案件，認有必要者，應簽註延長年限或具體理由。
（三）經承辦單位同意銷毀之檔案，檔案管理單位應制定檔案銷毀計
畫（附式二十六）及檔案銷毀目錄（附式二十七），經機關首
長核定，一份依「機關檔案銷毀目錄送請地方文史機關先行檢
選機制作業流程」先送地方文史機關及國史館臺灣文獻館檢選
後，函送檔案中央主管機關審定；一份存案。
（四）已銷毀之檔案應逐案分別於檔案分類總目錄加蓋「０年０月０
日奉准銷毀」字樣之戳記，並逐件分別於檔案銷毀目錄及案卷
目次表等有關目錄，註記核准銷毀之文號及銷毀日期；但全卷
銷毀者，其案卷目次表得不註記。
（五）會計帳簿及憑證之銷毀，應先依會計法規定辦理後，再送檔案
中央主管機關審核。
（六）銷毀檔案，應會同政風單位派員監督辦理。
（七）機密檔案之銷毀，應依照機密檔案管理辦法第十八條、第十九
條之規定辦理。
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一七五、屆臨移轉期限之永久保存檔案，應依國家檔案移轉辦法之規定，
移轉檔案中央主管機關管理。
機密檔案移轉前，應依法檢討辦理機密等級之變更或解密事宜。
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一七六、本府及所屬各機關學校檔案清理之成果，應於次年元月十日前逐
級統計列報。（附式二十八）
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| 拾、處理時限 |
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一七七、各機關公文速別，分最速件、速件、普通件、限期公文四種，其
處理時限標準如下：
（一）最速件：指特別緊急必須當時或在一日內處理完畢之案件，隨
到隨辦，迅速發出。
（二）速件：指次於前款亦應從速處理完畢之案件，以不超過三日為
限。
（三）普通件：指一般例行之案件，以不超過六日為限。
（四）限期公文：
1.各機關來文要求答復，定有期限，應依來文所定期限處理。
2.訴願、陳情及其他依法定有期限之案件，應依其規定期限處
理。
3.人民申請案件，應依人民申請案件處理期限表所訂期限處理
。
4.列管案件，應依列管機關（單位）所訂之預定完成期限處理
。定期表報，應依各該表報所訂之填報期限處理。
5.涉及政策、法令或須多方會辦、分辦，且需三十日以上方可
辦結之複雜案件，得由承辦單位擬訂處理期限，並敘明理由
，經機關首長核准後，以專案管制案件依限處理。但人民陳
情、申請或訴願之案件，不在此限。
（1）申請專案管制案件，應填具專案管制案件申請單（如附式
三十一），敘明理由，擬定預定完成時間，併同公文影本
由單位主管詳實審核，簽會研考單位，並送由機關首長核
准後，交收發人員於公文正本首頁蓋註專案管制章戳，申
請單併公文影本送研考單位列冊專案管制辦理時限。
（2）申請為專案管制案件如確難於預定結案日期前辦結，仍得
依規申請展延，但最長處理時限不得超過四個月。
前項速別之擬訂，應由承辦單位主管嚴加審核。
第一項第四款之各項限期公文處理時限，均含假日。
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一七八、承辦人員不能如期辦竣之案件，應在預定結案日期屆滿前申請展
期，以二次為限，每次展期不得超過十日，由單位主管核准。但
情形特殊須為第三次以上展期或展期超過一個月以上者，應簽經
機關首長核定以專案方式處理。
前項展期申請應於公文登記三聯單甲表背面或展期申請單上（附
式三十一之一）填註展期原因及展延日期，簽由單位主管核准後
交登記桌人員登錄展延紀錄並修改展延後應辦結日期。來文訂有
處理期限者，應連繫來文機關確認後展延之。
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一七九、各類公文處理時限之計算標準如下：
（一）一般公文發文使用日數：
1.答復案件：自收文之次日起至發文之日止（含本機關內部各
單位會辦、會簽、會稿時間） 所需日數扣除假日，為發文
使用日數。
2.彙（併）辦案件：
（1）彙辦案件自所彙辦公文最後一件收文之次日起，至發文之
日止，所需日數扣除假日，為其第一件來文發文使用日數
；其餘彙辦公文於全案辦結時，以存查公文計算。
（2）併辦案件：自首件收文之次日起，至發文之日止，所需日
數扣除假日，為其發文使用日數；其餘併辦公文於全案辦
結時，以存查公文計算。
3.創稿案件：如係交辦，以交辦之日起算；如係先簽後稿，以
送簽之日起算；如係直接辦稿者，以辦稿之日起算，至發文
之日止，所需日數扣除假日，為其發文使用日數。
（二）限期公文：
1.專案管制案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件及
其他經指定以案管制者，以「依限辦結」與「逾限辦結」為
計算基準。在規定處理時限內辦結者列為「依限辦結」，超
過規定處理時限辦結者列為「逾限辦結」。
2.人民申請案件因不合法定程式或手續，須通知補正；或因適
用法令疑義而層轉核釋者，從其通知、函轉之日起，至補件
、釋復之日止，所經過之期間得予扣除。
3.人民陳情案件因須等待其他機關資料或因適用法令疑義而層
轉核釋者，自其層轉之日起，至函復、釋復之日止，所經過
之期間得予扣除。
4.訴願案件因訴願書不合法定程式，而其情形可補正者，應通
知訴願人於二十日內補正者，其時效自訴願補正程式的次日
起算。
前項第二款限期公文應實施以案管制。首件來文須俟全案實際辦
結始能銷號。處理過程中有發文需要者，應以另創文號方式處理
，不得分段銷號。
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| 拾壹、文書流程管理 |
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一八０、各機關應由機關首長或幕僚指定單位或指派專人負責辦理文書稽
催。
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一八一、各機關對於公文處理時效，應確實依辦理時限基準實施管制。各
級單位主管對所屬承辦之公文應隨時檢查有無逾限情事，予以督
催，並注意公文品質。其疏於督催致有貽誤時，應負共同責任。
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一八二、各機關對公文時效之管制作業，應詳定計畫，辦理定期或不定期
查考，依據查考結果，改進缺失，並依規定辦理獎懲。
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一八三、各單位登記員辦理公文查詢及其他有關工作，應依下列規定：
（一）承辦人員不依規定簽收，延不退還簽收表單或逾期不請求展期
，應予查詢，逕請其改進或報請單位主管處理。
（二）協助主辦研考業務單位（人員）定期或不定期檢查及蒐集有關
資料。
（三）每月終應檢查未結案公文，除查催外，對已辦結（發文或存查
）公文未銷號者，應查明銷號。
（四）確實登錄本單位公文處理各流程，逐日檢查單位內公文處理紀
錄，對將屆預定辦理期限之案件進行事前查催。如經二次催辦
而仍逾期未結案件者，應送交單位主管妥適處理。
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一八四、承辦人員對經辦文件，自收文至結案止，應負各階段查催之責，
如查催發生困難時，應即時向單位主管或研考單位反應處理。
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一八五、單位主管，應依下列規定，負責公文處理及查詢：
（一）監督登記員辦理公文登記、查詢。
（二）屬員差假時之公文處理，應依下列規定：
1.職務代理人應實際代其處理公文。因特殊情形無法代為處理
時，應責由主管科（課、股）長（或指定人員）負責處理。
2.職務代理人或其主管科（課、股）長均因差假不能處理公文
時，應由處（局）主管或其代理人負全責做適當處理。
3.屬員一週以上之差假，主管應嚴格審核。其承辦案件久未清
結者，應責成清理後始得派遣公差。
4.遇有屬員職務異動時，除特殊情況，無法即時處理結案，須
移交另一承辦人員辦理者外，主管應清查其所承辦公文。有
未辦結者，即應督促辦結。如疏於督查致有貽誤時，應負共
同責任。
（三）充分掌握查催資料，確實瞭解屬員公文處理情形，並為必要之
督導。
（四）覈實審核屬員展期之申請。
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一八六、各機關主辦研考業務單位（人員），應輔導各單位收發人員辦理
收發、登記及查催作業，並視各該機關公文處理速率及實際情況
定期查詢登記桌。全年查詢次數不得少於三十次。查詢時發現錯
誤，應指導改正。逾限未結案件，應填報逾限未結案件檢查表送
各單位主管核辦，並個別稽催。經二次稽催，承辦單位仍延不辦
理及答覆原因且未申請展期者，以故意積壓公文論，簽報議處並
限期清理，追蹤至結案為止。
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一八七、下列各款文件，不辦理查詢：
（一）絕對機密、極機密、機密、密之案件。
（二）各機關內部之便箋通知。
（三）無須辦理之複製文書、公報、通報、表報或其他印刷品。
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一八八、各機關主辦研考業務單位（人員）每月應實施公文總檢查一次，
逐一詳確記錄各單位「公文處理績效紀錄表」（附式三十一之二
），據以綜合分析，確立改進目標。對逾期二個月尚未辦結之監
察案件，應分別調查原因、分析責任，簽報機關首長核處。
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一八九、各機關紀錄「公文處理績效紀錄表」，應填寫二份。一份交登記
桌提陳單位主管；一份由研考人員統計分析，調製該月份「公文
處理時效統計表」（附式三十六）、申請案件辦理情形統計表（
附件三十七），按月提報本機關業務會報或相當性質之會報，並
於每月十五日前依行政院規定格式（附件三十八）以電子傳輸方
式陳報上級機關核備。每年元月底前並應依據前項各月份報表製
成上年公文處理時效年報表及申請案件處理情形年統計表報送本
府。
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一九０、各機關每月公文總檢查後，對逾期公文應調卷分析各階段處理時
間。如有積壓情事，應就公文延誤階段送積壓責任人申復理由。
申復期間以七日為限，如有特殊情形，最遲不得超過十日，逾期
未復，即由研考單位（人員）逕行判定積壓責任，陳報首長核辦
。
前項紀錄表及簽辦表，由各機關視需要自訂之。
|
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一九一、各機關主辦研考業務單位（人員），除應就公文時效管制各項規
定事項積極辦理外，並抽查公文處理作業情形，如發現應辦而存
案件，除退回承辦單位重辦外，並按情節輕重簽處。
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一九二、本府對所屬各機關之公文，每年至少應辦理檢核一次。有下列情
形時，並得隨時派員輔導或實施作業講習：
（一）開始實施公文查詢制度者。
（二）發文在七日以上辦結件數超過百分之二十者。
前項公文檢核結果由研考單位辦理獎懲。
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| 拾貳、考核獎懲 |
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一九三、各機關公文處理時限及逾期積壓責任之議處，應依「臺中市政府
及所屬機關公文處理逾限懲處作業要點」辦理。
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一九四、各機關如有違反本要點規定，或將承辦公文私自交與他人攜出、
傳送、或發生公文遺失、洩密時，主管或研考業務單位（人員）
應按情節輕重，簽報首長議處。
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一九五、各機關對公文處理考核作業，應由各該機關研考單位負責辦理。
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一九六、公文處理之考核項目，規定如下：
（一）速度。
（二）數量。
（三）品質與內容。
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一九七、各機關主辦研考業務單位人員，對各類公文處理之處理績效，應
依據本府「公文處理人員獎勵評分表」（附式三十九）之規定，
每半年統計評定個人成績優劣，並擬具獎懲類別，簽報機關首長
核定後辦理。
前項獎勵，各機關（單位）可視公文承辦數量增加之幅度及預算
編列情形，每季（三個月）辦理一次
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一九八、總收、發部門文書管理人員之定期考評，由業務主管單位評核績
效後，依「文書檔案管理人員獎勵評分標準表」辦理獎懲。
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一九九、依本要點規定應予獎懲之人員，由業務主管單位擬具獎懲類別，
簽報機關首長核定後，送由人事單位依規辦理。
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