| 清理(銷毀、移轉) |
|
四十四、本局秘書室每年須辦理定期保存檔案之清查，清查
範圍依年度訂定之。
|
|
四十五、已屆保存年限之檔案，本局秘書室應製作檔案銷毀
目錄，送會相關業務單位表示意見並簽章，各單位
認有延長保存年限之必要者，應加註延長年限及理
由，未說明理由者一律視為同意銷毀。
前項檔案銷毀目錄以案卷層級著錄為原則。 |
|
四十六、本局檔案銷毀目錄應函送文化局轉臺灣文獻館檢選
。 |
|
四十七、經核准銷毀之檔案應先集中放置於本局檔案庫房內
待銷毀存放區。 |
|
四十八、檔案之銷毀，應由檔案管理人員會同政風室指派專
人全程監毀。 |
|
四十九、已銷毀之檔案，應分別於檔案銷毀目錄及案卷目次
表註記核准銷毀之文號、銷毀日期，已編目建檔者
，應於檔案管理資訊系統相關欄位註記核准銷毀之
文號、銷毀日期。經臺灣文獻館檢選並移交之檔案
亦應完成相關註記，已編目建檔者，應於檔案管理
資訊系統註記「提供史政機關」及其名稱，以案件
層級辦理銷毀者，另依相關程序辦理。
全卷銷毀者，應註記於檔案銷毀目錄封面及檔案分
類總目錄表，案卷目次表得免註記。 |
|
五十、已銷毀檔案之目錄應併為核准銷毀文件之附件永久保
存。 |
|
五十一、屆移轉年限之永久保存檔案，應辦理檔案保存價值
鑑定並製作鑑定報告後，編製檔案移轉目錄。
本局應將檔案移轉目錄併同鑑定報告，送本府秘書
處函轉檔案管理局審核，並依審核結果修正後，轉
出移轉檔案目錄，依檔案管理規劃時程辦理移轉。 |
|
五十二、檔案移轉交接紀錄應由本局之點交人員、經辦人員
、業務主管及機關首長簽名或蓋章，並加蓋機關印
信後，隨同檔案及檔案移轉目錄辦理移轉。
檔案交接紀錄及移轉目錄由檔案管理局與本局各執
乙份存查。 |