四、應行歸檔之案件，各單位承辦人員應先加以檢查整理，同一性質之案
    件應予彙集，文件如有脫漏應予補齊，手續未完備者應予補備；抽存
    之附件及污損之處均予註明，用統一規定之格式詳載案由、收發文號
    、機密等級，送交秘書室檔案股檔案管理人員簽收。機密檔案其必須
    保持高度機密性之「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」文
    件，歸檔時應由承辦人員用機密檔案專用封套裝封，並應於封面上註
    明收發文單位名稱、年、月、日、字號及簡由，封口須由承辦人員蓋
    章後，送秘書室檔案股檔案管理人員編目歸檔。

五、國家機密文書機密等級區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」，
    本局一般公務機密文書列為「密」等級，其機密等級之核定、提前解
    密或延長保密期限，應由該公文承辦單位主管於必要之最小範圍內為
    之。

六、檔案管理人員對歸檔案件應逐案逐件清點核對，其要領如次：
    (一)核對存查、發文清單之文號是否與案件符合。
    (二)檢閱文首、文尾及騎縫印，以判斷文件是否齊全。
    (三)檢查附件是否齊全。
    (四)檢查原件文書處理手續是否完備，有無漏核、漏判、漏印、漏會
        、漏發等情形。
    (五)檢查有無污損。
    (六)機密檔案之封套是否填寫完整正確。
    (七)檔案人員於清點歸檔案件時，發現有前項各款或其他疑問時，應
        先向承辦人員洽詢，視其情形予以退請補正檢齊。

七、下列文件、物品應不予點收保管：
    (一)現金、有價證券以及其他貴重物品。
    (二)體積笨重、流質、氣體或易燃之爆炸品，腐蝕、消耗以及不適於
        保管者。
    (三)無關公務而又無參考價值之文件、便條及紙片等。
    (四)其他無參考價值之例行文件。