| 保管 |
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十五、本局檔案經整理後，應依機關檔案保管作業要點及檔案庫房
設施基準之規定以下列方式辦理上架：
(一)本局永久保存與定期保存檔案得分置存放於不同檔案架
。
(二)本局檔案保管依媒體型式不同分類分區管理，紙質類檔
案應置於檔案架，攝影類、錄影音帶類及電子媒體類應
置於防潮箱。
(三)依檔號大小順序，小者在左，大者在右；由左至右，由
上至下直立排列。
(四)檔案架應預留架位空間，以利後續檔案排架。
(五)檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示，並
定期查檢有無標示脫落或需更改等情事。 |
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十六、檔案應於外封盒或封皮白卷背脊處製作背脊標籤保存於檔案
庫房，背脊標籤應明顯載明檔號、案名及保存年限等事項。 |
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十七、檔案庫房設置二處，分別存放一般檔案及機密檔案，並與其
他辦公室為不同空間上之區隔。 |
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十八、置放檔案之外封盒及封皮白卷皆應符合去酸材質標準。 |
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十九、檔案櫃、架應以標示牌區分年度或檔案類別。 |
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二十、檔案庫房維護與整理由本局秘書室統一管理，針對檔案庫房
要件每年應檢核一次，並於檔案庫房要件檢核紀錄表內敘明
檢核狀況。 |
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二十一、檔案庫房採單一出入口管制，並設專人管理，庫房管制人
員應即時查訪並於異常人員進出庫房紀錄表紀錄之。 |
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二十二、每年應清查保管檔案一次，並將清查結果陳報本局一層主
管核閱。 |
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二十三、檔案庫房每年應辦理消毒及害蟲防治一次。 |
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二十四、檔案庫房出入口處設置溫、溼度感測器，定期記錄庫房內
部環境狀況，並與空調除濕系統連結作動，檔案管理人員
應每週查檢維護設備一次並紀錄。 |