四、品管圈之成立程序與方式
(一)先組圈再選定主題，一個圈選定一個主題。
(二)組圈之業務單位決定圈長及圈員
1、屬股業務者，以股長為圈長，其所屬人員為圈員。
2、屬跨股者，以科長或主任為圈長，其所屬人員為圈員。
3、屬跨單位者，應簽請局長指派圈長並成立跨單位品管圈，
其圈員由簽辦單位或指派之圈長選定。
4、由針對某一主題有興趣志同道合之同仁組圈者，由圈員共
推一名擔任圈長。
五、組織及運作
(一)品管圈委員會組織圖
(二)工作職掌
1、委員會：委員會會議原則上每年召開二次，年初召開商討品管圈推行活動事宜，年終則召開「品管圈檢討會」，必要時得加開臨時會。
2、置主任委員一人：由局長擔任，決定品管圈活動政策、方針、預算核定及推動事項指示。
3、置副主任委員一人：由副局長擔任，襄助主任委員指示品管圈活動及主任委員因事不能出席會議時之代理。
4、置輔導員一人：由主任秘書擔任。秉承主任委員或副主任委員推動方針，執行整合、協調推動品管圈活動。
5、置執行秘書一人：由企劃服務科科長擔任。
(1)執行主任委員或副主任委員交辦事項。
(2)參與修訂品管圈實施計畫。
(3)協助品管圈活動之推動，含參與訂定推動工作時程。
(4)安排委員會會議召開事宜。
6、執行委員：由各單位科長、主任擔任或主任委員指定。
(1)根據本計畫推動單位內各項作業改革及改善主題評價、建議及對策提供等。
(2)各圈之工作協調與相互支援規劃。
(3)單位內各圈之執行狀況及進度追蹤管制。
7、執行幹事：由規劃設計股指定人員擔任。
(1)受理組圈登記。
(2)協助執行秘書推動品管圈各項活動。
(3)品管圈委員會會議紀錄與教育訓練之安排。
(4)品管圈活動預算編訂、執行。
(5)品管圈文件之送審。
(6)執行秘書交辦事項。
8、圈長
(1)圈會召開之通知及主持。
(2)圈員之工作分配及激發圈員參與意願。
(3)圈活動進度嚴密控制，並配合執行委員要求，報告圈活動進度。
(4)圈內活動紀錄彙編、統計、分析成效。
9、圈員
(1)參加圈會並提供個人創意或構想。
(2)配合主題提供改善意見或措施。
(3)圈長交辦事項。
(三)圈之運作
1、圈之推動流程
2、圈之成立及登記
(1)凡滿四人以上即可組圈。
(2)組成之各圈，需填具「品管圈成立表」（附表一），送交執行幹事彙整。
3、圈活動之進行
(1)圈長填列「品管圈活動計畫表」（附表二），並分發各圈員。
(2)由圈長帶領圈員依選定主題進行商討。
(3)研提對策報請核定。
(4)圈會召開每次以三十至六十分鐘為原則，應作成「品管圈會議紀錄表」（附表三）。
(5)各圈於年終時應製作成果報告書，其製作原則及格式如附表四。
4、品管圈教育訓練
(1)由執行幹事視實際需要安排品管圈教育訓練事宜。
(2)以本局參與品質圈運作之成員為受訓對象，如需選派時，則簽請主任委員核派。
5、舉辦檢討會：每年十二月由執行秘書通知召開檢討會，十一月各圈應先將推動流程所製作之各式文件及表單裝訂成冊，送交執行幹事彙整送審，俾由委員會檢討各圈之績效及辦理評比。
6、檢討會結束後，由執行幹事將各圈所交之「成果報告書」彙整，於陳請主任委員核閱後，以專卷保管，其中具有成果值得轉化與推廣部分，則提供相關單位參辦，並建置於內部網路知識庫，讓同仁分享運用。
7、經費：於「企劃服務－業務費」項下支應。
8、奬勵：各圈績效之評比，由主任委員選派執行委員擔任評審，評分標準如「品管圈評審表」（附表五），依評審成績選出前三名，第一名頒發新臺幣四千元、第二名頒發新臺幣三千元、第三名頒發新臺幣二千元等值獎品，並於重要集會頒發獎牌以資獎勵。