法規內容：
壹、依據及適用範圍
一、臺中市政府（以下簡稱本府）為統一本府及所屬各機關公文處理流程
，增進各級人員自我管理精神，提高公文品質及行政效率，特訂定本
要點。
二、本要點適用於下列機關（以下簡稱各機關）：
（一）本府各機關。
（二）各市立學校。
（三）市營事業機構。
貳、處理時限
三、各類公文處理時限如下：
（一）一般公文：
１、最速件：一日（但緊急公文仍須依個案需要之時限內完成）
。
２、速件：三日。
３、普通件：六日。
４、限期公文：
（１）來文或依其他規定訂有期限之公文，應依其規定期限
辦理，其處理時限包含假日計算在內。
（２）來文訂有期限者，如受文機關收文時已逾文中所訂期
限者，該文得以普通件處理時限辦理。
（３）變更來文所訂期限者，應聯繫來文機關確認，並留存
公務電話紀錄或相關文書。
（４）開會、會勘通知單等通知性質文書，其處理時限以所
指定開會、會勘日期為準。
５、府一層主持之會議，紀錄應自會議結束翌日起算三個工作
天內簽出機關，但有下列情形者，不在其限：
（１）如需先會辦他機關者，受會機關應比照受會公文，於
收到會辦公文之日起三日內完成會辦，主辦機關最遲
應於會議結束翌日起六個工作天內簽出機關。
（２）與所屬上級或二級機關間之陳核比照前開會辦時效，
主辦機關最遲仍應於會議結束翌日起六個工作天內簽
出機關。
６、專案管制案件或其他未明定期限之特殊性案件(包括計畫、
規劃、研究、法規、調解、調查、聲復等案件)，各機關得
視事實需要自行擬定處理期限，並陳報機關首長核准後依
限處理。
７、創簽稿案件應視為一般公文管制，且承辦人應自系統取號
後始得送出陳核，創簽稿如欲銷號者，需敘明理由並由單
位主管核准後送收發人員辦理銷號。
８、會辦之案件，跨機關之受會期限為三日，機關內部之受會
期限為一日，並依收發文程序辦理。
（二）人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件、監察案件或立法委
員質詢案件，應依相關法規辦理。
（三）交辦列管案件，應依交辦列管機關所訂之預定完成期限處理，
未訂期限時，依一般公文時效管制。
（四）定期表報，應依各該表報所訂之填報期限處理。
四、一般公文處理時限之計算，除最速件應隨到隨辦外，應自機關總收
文之次日起至結案之日止，例假日得予扣除，但不含差假日數。
五、限期公文、專案管制案件、人民申請案件、訴願案件、監察案件或
其他依法令另有規定期限之公文，其辦理期間假日不予扣除。
公文處理時限之末日如為假日者，則以該日之次一工作天為時限之
末日。
六、下列一般公文於結案後計算使用日數時得執行扣除：
（一）府層級之核閱時間，得扣除日數。
（二）送會本機關以外機關者，從送會之日起至會畢之日，其期間
得予扣除。
（三）因不可歸責於辦理機關之事由(如公文系統服務廠商、電信
服務業者、廠商施工、颱風、火災、水災、駭客攻擊等)致
公文系統服務中斷或暫停者，得提出相關佐證資料並扣除
等待修復期間。等待修復期間未滿半日者，不予扣除；超
過半日，不滿一日者，扣除半日。
七、下列文件，應併案辦理:
（一）各件公文案情相同者。
（二）同一案情之正副本。
（三）對其他機關來函查催案件，而仍待辦者。
八、併辦案件以首件收文進行管制，其餘併辦公文雖得存查，但應附
隨首件收文併檔處理，首件公文之擬辦意見中應敍明擬併案文號
與併案理由。
前項首件公文如已存查，機關再次收受相同案情公文時，其後續
收受之公文仍應簽准後始得存查。
九、彙辦案件來文均不得存查，前件彙辦公文併入後件，待最後一件
（末件）來文時，以末件為基礎，計算彙辦案件時效，末件公文
之擬辦意見中應敍明擬併案文號與併案理由。
十、除最速件隨到隨辦外，速件、普通件應依據時限，參照本要點處
理各階段流程，由各機關訂定每一過程之可使用時間，作為稽催
準據。
十一、機關間改分作業應依下列規定：
（一）公文改分作業應至遲於收文次日確定主辦機關或單位，
遇有分文爭議案件，應指定專人協調並以最速件判定，
俾提昇效率。
（二）改分公文之管制或統計時效起算點，仍以總收文原登錄
收文日期為準。
（三）機關間或機關內之單位間涉及改分及移文作業未於工作
時間八小時內完成者，應依本要點第三十四點專案簽報
議處。
十二、限期公文之管制：
（一）定有處理期限之案件，如涉及數個機關權責，需先行會
辦或彙集資料者，主辦機關對各機關之辦理進度，應嚴
加掌控並積極查催，未完成來文應辦事項前，不得結案
。
（二）來函要求調查、研提計畫之案件，短期內無法完成，經
擬定預計完成期日，由機關首長核准後，知會收文人員
更改辦理期限，依核准之預計完成期日比照限期公文列
管。
十三、下列情形之公文，得簽擬存查：
（一）無轉行或答復必要之文件或例行准予備查之文件表報。
（二）本機關蒐集或受贈與之參考資料。
（三）屬通知、參考性之文件。
（四）利用電子郵遞、通報網路或電話方式辦理登錄或答復，
辦理完成後簽註辦理結果併同檢附相關回復資料者。
（五）彙、併辦案件於彙併辦過程中所收受之文件，於擬辦意
見中敍明併案理由後併入主案者。
（六）請款、核銷案件，完成相關程序者。
（七）依規定得予存查之案件。
參、管制範圍
十四、全程管制：
必須遵守公文處理時限規定，從收文（或創簽稿）至發文（
或存查）、歸檔，全程列入管制。
十五、全面管制：
（一）各機關內部單位均應列入管制範圍，即無論總收、總發
文件，或機關收文、機關發文、創簽、創稿（或存查）
均應列入管制。
（二）各機關均應實施文書流程管理，以求全面配合。
肆、公文稽催及權責劃分
十六、機關單位主管人員責任：
（一）在權責內核准展期案件，對逾時案件未辦展期者，應督
促承辦人妥適處理。
（二）確實掌握屬員之公文辦理情形，於期限屆滿前督促辦結
，以有效預留其他流程的處理時間。
（三）部屬差假時，應督促職務代理人確實負起代理責任，於
時效內辦妥公文。職務代理人因特殊情形，無法代為處
理時，應責由主管科(組)長（或指定人員）負責處理，
職務代理人或其主管科(組)長均因差假不能處理公文時
，應由機關首長或其代理人，負全責作適當處理。
（四）對涉及二個以上機關案件，宜與相關機關商定作業原則
後再行處理，避免因往來會辦而延誤時效。
（五）對一般公文來文之處理速別與公文性質不符者，得核准
調整來文處理速別，或指定授權人員核准調整之。
（六）對逾處理時限三十日之待辦案件，應向上級主管報備，
並會專責管制單位處理。
（七）配合專責管制單位召開文書流程管理工作研討會議，共
同檢討改進單位文書流程，並適時提出公文時效優劣案
件獎懲建議、調整承辦人員工作量分配等事項。
十七、專責管制單位責任：
（一）每星期應查詢登記桌一次，發現錯誤，應指導改正，並
定期辦理逾期報表查催，承辦單位仍延不辦理及答復原
因者，以故意積壓公文論，簽報議處並限期清理，追蹤
至結案為止。
（二）對超過辦理期限一個月之未結案件，應予清查並作個案
分析，防止積案發生。
（三）必要時會同有關人員實施抽查，如發現應辦而存查案件
，除退回承辦單位辦理外，並按情節輕重簽處。
（四）檢討稽催作業缺失，提請改進。
（五）綜合統計分析管制成果應對內公布，並視需要提報主管
會報、業務會報，同時建議獎懲，或視需要舉行文書流
程管理研討會議，與文書、業務及檔案等相關單位共同
檢討改進。
（六）彙整公文時效統計資料，依限提送「臺中市政府研究發
展考核委員會(以下簡稱研考會)。
十八、承辦人員責任：
（一）每日應進入公文整合資訊系統，檢查有無逾期公文（含
受會公文），確實掌握文書處理時效，對經辦文件，確
遵文書處理手冊規定辦理，基於自我管理原則，確保公
文品質與時效，並依規定期限辦結。自收文起至發文止
，應負文件全程各階段查催之責（應留存公務電話紀錄
或行文催辦等）。如查催發生困難時，應即簽報，必須
展期時，報請權責主管核准。
（二）接獲研考人員逾期未結案件報表，應逐案查復，迅予清
理，不得延宕。
（三）對有時效性案件應親自持會，同一案件請二個以上機關
核會時，應複製（影印）同時送會。
（四）無論送會或受會均應管制時間，如不能依限退回時，受
會機關應將原因、理由及預定會畢時間通知送會機關。
（五）公文未經收發人員登錄不得私自收受，應辦案件不得簽
辦存查，或先簽存查再以創稿發文。
（六）各層級人員就其承辦業務應主動檢討作業程序，簡化工
作流程，以提升公文處理時效。
十九、收發人員責任：
（一）每星期應將逾期未結案件事前檢查週報表送承辦人員填報
，除市長室列管案件之核章應至機關首長外，餘陳核單位
主管參處。
（二）逐日檢查公文處理紀錄，管制登記機關內每一案件的處理
過程與使用時間。
（三）對逾期案件未依規定辦理展期手續者或受會逾時辦理者，
應依規定辦理稽催，並將查催資料提供單位主管參處。
（四）配合研考人員辦理調卷分析需要，提供必要的資料。
（五）公文性質之設定攸關公文時效，收文人員應正確登錄公文
性質，遇限期公文時，應正確登錄限辦日期。
二十、展期申請：
（一）一般公文未能於規定時間內辦出時，承辦人應於屆滿辦理
期限前申請展期並以二次為限，第一次展期不得超過原預
定結案日期一倍，需由單位主管核准，第二次展期日數，
依案件實際需要提出，不得超過累計總辦理日數三十日，
需由機關首長或首長授權之主管核准。但因情形特殊，必
須辦理超過總辦理日數三十日時，應簽經 市長核准，並
知會機關研考人員列入管制。
（二）市長室列管案件之展延以一次為限，不得超過十日(含假
日)，應由機關首長親核。
（三）限期公文如連繫來文機關未獲同意變更原處理期限者，應
辦理展期手續，並以逾期案件統計。
（四）專案案件之展期，應由機關首長核准，並知會機關研考人
員列入管制，每次展期日數以不超過六個月為限。
（五）展期必須確屬需要，各權責主管應從嚴審核或提示處理原
則，避免展期。
（六）辦理展期之公文以逾期案件列計，逾期案件經辦理展期後
，如公文實際有積壓事實者，仍應負積壓責任，不得以曾
提出展期作為申復理由或拒絶申復。
伍、專案管制案件
二十一、涉及政策、法令或需多方會辦、分辦的複雜案件，以「案
」為管制單元。
二十二、專案管制案件成立要件：
（一）實質要件：需長時間多方面研議且需時三十日以上
始可辦結之複雜案件，如涉及政策、法令或需多方
會辦、分辦始能定案者，可列為「專案管制案件」
。
（二）程序要件：
１、須於原件處理時限屆期前依規定提出申請，一
次申請之期限不得超過六個月。
２、如因機關首長或主管書面指示而符合專案管制
實質要件者，申請時間不受前款限制。
３、應由承辦單位，敘明專案名稱與申請理由，並
訂定作業計畫及預定完成日期，送機關研考單
位審查，簽請機關首長核准後，由機關研考單
位負責管制，並由承辦單位定期提報執行情形
至結案為止，如超過預定完成時間，仍應申請
展期。
４、因案件數量眾多，且符合前述規定者，可以通
案方式簽請機關首長核可，不必逐一提出申請
。
二十三、專案管制案件不列入一般公文數量與時效統計。
二十四、預計能在三十日內辦結之案件及限期公文、市長室交辦
列管案件、立法委員或市議員質詢案件、人民申請案件
、訴願案件、人民陳情案件及監察案件已具專案性質，
均不另列為專案管制案件。各機關應嚴格審查，以防氾
濫，並予詳細登記，以備檢查。
二十五、經機關研考人員列管之專案管制案件應由承辦單位按時
填報執行情形至結案為止，逾期按情節輕重簽請懲處。
陸、人民申請案件
二十六、本府人民申請案件應依照「臺中市政府處理人民申請案
件作業要點」相關規定確實辦理。
柒、公文檢核
二十七、各機關研考人員每月應實施公文總檢查一次，將上月份
公文處理成績月報表及申請案件辦理情形統計表，按月
提送本機關業務會報或相當性質之會議報告，並於規定
時間前送研考會備查。
二十八、各機關研考人員每月公文總檢查後，對逾期公文應調卷
分析各階段處理時間，並送積壓責任人員申復逾期理由
及檢具相關文件，申復人員未如期申復者，研考人員應
即逕行判定逾限責任。判明有逾限責任或有積壓情事者
，應按情節輕重簽報機關首長核辦。
二十九、各機關至少每半年應自行檢核一次；各機關對所屬機關
(單位)之公文登錄及管考作業每年應定期檢核一次，如
公文登錄成績甚差或異常者，得隨時派員輔導或實施作
業講習。
三十、本府對各級機關公文之處理情形，應隨時查考，必要時得
舉行公文處理成效檢核，其執行計畫，由本府相關權責機
關訂定實施。
捌、獎懲
三十一、各機關對各級處理公文人員，應嚴加考核，經個案或個
件分析結果，得對文書流程管理之重大績效或缺失進行
專案獎懲。
三十二、有下列情事之一者，得專案簽報獎勵：
（一）公文處理數量、速度、品質、內容難易度等方面
均有優良表現之人員。
（二）登錄、統計、分析、稽催等作業詳盡確實且於文
書流程管理制度之落實推動有重大貢獻者。
（三）辦理文書流程簡化工作具重大貢獻者。
（四）文書流程管理制度之革新或改進建議，經採行確
具績效者。
三十三、公文處理人員適用之獎勵種類規定如下：
（一）嘉獎一次或二次。
（二）記功一次或二次。
（三）記大功一次。
三十四、有下列情事之一者，得專案簽報議處：
（一）登錄不確實、統計不確實、未實施各種分析致文
書流程管理原則不能落實者。
（二）無故積壓公文情形嚴重者。
（三）損毀、棄置、遺失公文或檔案者。
（四）違反分層負責規定者。
（五）無故拒收公文或對承辦公文，延不簽收逾二日者
。
（六）核判公文經書面查催後仍未核批或核後未交下者
。
（七）改分或移文作業逾工作時間八小時且嚴重影響案
件處理時效者。
（八）會簽公文無故逾一倍之公文時效者。
（九）承辦人員無故未將判發之文稿送發文，逾一日者
。
（十）公文陳核經書面查催後仍未核批或核批後未處理
者。
（十一）對逾期待辦之案件，經催辦仍未辦理者。
（十二）對研考人員填報之稽催報表未予答復達二次以
上且無正當理由者。
（十三）擅將公文交他人閱覽、抄錄影印或未經核准電
遞、傳真者。
（十四）應辦案件而簽存查或先簽存查再以創號發文者
經糾正再犯者。
（十五）逕收來文或交辦案件應登記而未送經文書人員
登記者。
（十六）對公文登記及查催資料作不實之記錄或未經權
責主管核准擅改紀錄者。
（十七）人民申請案件因缺漏要件無法辦理時，未即一
次詳加註明通知補正者；人民申請案件展延一
次仍未辦結，經糾正仍未改善者。
（十八）專案管制申請未符程序及實質要件而有延誤時
效情形重大者。
（十九）針對有時效之應簽辦事項，視為限期公文，如
有應簽辦而延遲簽辦致生重大延誤時，研考人
員應自交辦之次日起算延誤責任。
（二十）違反本要點或文書管理之相關規定而屬情節重
大者。
三十五、公文處理人員適用之懲處種類規定如下：
（一）申誡一次或二次。
（二）記過一次或二次。
（三）記大過一次。
對於未達申誡程度有糾正必要者，得予以書面糾正。
同一人同一年內因公文延誤或疏失而受書面糾正達三次者，
記申誡一次，由研考人員於每年度終了之次月統計完畢，並
送人事單位辦理，同時報送研考會備查。
三十六、承辦員或各級核稿人員，於簽章上未記載日期時間，得
由其上一層級人員簽註之日期時間推定。
三十七、各機關研考人員，對逾期公文之檢查結果，應按情節輕
重依臺中市政府公文處理逾限懲處標準表（附表一）擬
具懲處類別，簽報機關首長核定。
三十八、繁複費時之公文，雖有逾限但能提具各階段均積極處理
證明文件者，得比照懲處標準酌予減輕或免予處分。
三十九、各級人員如其處理公文量明顯過多，或所承辦業務內容
繁複，確難如期完成，並經檢具相關資料者，得比照懲
處標準酌予減輕或免予處分。
四十、直屬主管有下列情形之一者，應負連帶責任：
（一）明知屬員有逾限情事，未積極督促辦理，致有重大
逾限情事者 。
（二）對屬員應簽辦而予以存查之案件，批准且未持續督
促辦理，致延誤公務者。
（三）對屬員處理流程明顯之疏失未予糾正，致生嚴重逾
限情事者。
（四）對各類有時效性之送判公文，未能儘速核閱或督促
，致重大違誤逾期者。
前項連帶責任之懲處，以不超過承辦人員之懲處額度為
原則。
四十一、公文各階段處理時限參考表如附表二。