| 壹、總則 |
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一、臺中市政府文化局(以下簡稱本局) 為執行檔案法及其相關子法規定
，健全檔案管理、發揮檔案功能，促進檔案開放與運用，特依據檔
案法施行細則第二十六條規定訂定本要點。 |
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二、本要點規範內容包含檔案點收、分類編案、整理、檢調、清理及機
密檔案管理，除檔案法及其相關子法或其他法律另有規定者外，依
本要點之規定。 |
| 貳、點收 |
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三、承辦人員應於案件辦畢當日內逐件依序彙齊歸檔。因特殊原因而未
能於當日歸檔者，至遲於五日內歸檔。若超過五日仍有延後歸檔之
必要時，應由承辦人員簽請單位主管核准後，辦理展延。 |
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四、本局辦畢案件，歸檔時併同存查或發文歸檔清單，送檔案管理單位
點收。歸檔清單一式二份，於檔案管理單位簽收後，各執一份備查。 |
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五、登記桌人員或總收發文人員應於公文整合系統內點選送歸檔或送檔
案室後，檔案管理人員應進行點收，若有數量不符者，得將案件退
回登記桌或總收發文請其補齊歸檔。 |
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六、登記桌人員或總收發文人員於公文整合系統內登打公文頁數時，應
紀錄公文及未成冊附件之總頁數；並於「附件註記」欄內記錄附件
型式及數量。 |
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七、本局歸檔案件以原件為原則，若因案件尚未辦結須以影本歸檔時應
註明「與正本相符」等字樣並簽請該單位主管核可後始得歸檔。 |
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八、歸檔案件屬紙本型式者，應由承辦人員逐件依下列原則辦理：
(一) 依文件產生日期之先後順序，後者在上，先者在下，依序並編
寫頁碼，並於頁面下緣明顯處編寫；文件若採雙面書寫或列印
者，須有內文始得編碼。
(二) 歸檔案件污損、內容不清或無法讀取須補正時，應由承辦業務
相關人員查明補註，並在補註處蓋章，經單位主管核可後，併
原案歸檔備查。
(三) 頁面具有人員意思表示者即需編入頁數。
(四) 隨文歸檔之信封應編列頁碼。
(五) 附件頁碼之編寫，除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂
者外，應併同本文連續為之。
(六) 歸檔案件及附件應蓋有承辦人職名章之騎縫，如為裝訂成冊之
附件，承辦人得逕於頁面側邊作一次性騎縫。 |
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九、歸檔案件頁數過多難以裝訂時，應使用束帶加以綑綁，或放置於固
定箱盒或套袋。 |
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十、附件歸檔事項
(一) 附件為書籍型式者，應於書籍封面適當位置註明文號；如為抽
存續辦或難以裝訂之附件，應於首頁或其外包裝適當處註明文
號。
(二) 附件若由承辦人員另存辦理，應於簽核文件內註明。
(三) 附件以光碟片型式歸檔時，應放入附件封套，並於封套外註記
年度號、分類號及文號。
(四) 承辦人員所產生之紙本附件以雙面列印為原則。 |
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十一、檔案管理人員辦理點收作業，應就歸檔案件及歸檔清單所載內容
與數量逐一詳細核對，經確認無誤後，於歸檔清單上註記點收日
期並簽章，或蓋點收章備查。但歸檔清單以電子方式為之者，得
免註記點收日期及簽章。
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| 參、分類編案 |
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十二、編立案卷應依下列規定辦理：
(一) 檔案管理人員應依據檔案分類暨保存年限區分表逐件查核案
件分類號之正確性，發現繕寫錯誤時俟向承辦人釐清及確認
後，予以更正之。
(二) 卷次號確立後，檔案管理人員應依案件產生日期之先後賦予
目次號，並編寫於各案件第一頁頁首適當空白處。
(三) 附件以隨原文裝訂為原則，如難以併同裝訂時，應在原文加
註或加蓋「附件另存」戳記，並在附件袋標記檔號、收發文
號及放置區流水號後，再依放置區流水號順序存置；另編目
時應在相關欄位內註明媒體型式、數量及附件存放位置。
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| 肆、整理 |
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十三、整理檔案應注意下列事項：
(一) 案卷厚度以三公分為原則。
(二) 檔案上加附之金屬物應予去除，但未裝訂前如確有分件必要
者，得予保留。
(三) 檔案如有皺摺，應予理平；如有破損，應予修補。
(四) 檔案內容如有字跡模糊者，應洽請原承辦單位查明補註於公
文用紙，並經該單位主管核可後併案裝訂。
(五) 檔案應以公文用紙尺度為標準，文件左右底三面邊緣應保持
整齊；過寬過大者，得予裁切折疊，但不得損及檔案之內容
；未達規定標準者，得以公文用紙襯貼。
(六) 檔案上之附簽，應附於文件適當位置；附簽規格較小時，得
以公文用紙襯貼，不得脫離原件。 |
| 伍、檢調 |
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十四、借調檔案以與承辦業務有關者為限，並經單位主管核准。因業務
需要，借調非主管案件時，先經本單位主管核章後，送會承辦業
務主管同意，或簽請本局權責長官核准。 |
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十五、借調機密檔案者，應先經業務承辦單位主管同意；但屬國家機密
者，除辦理該機密事項業務者外，應經原核定機關或其上級機關
有核定權責人員書面授權或核准。
機關間借調檔案，應備函提出請求，並經本局權責長官核准後辦
理。
機關間借調機密檔案，應以書面提出請求，經該機密核定機關首
長或其授權人員核准後，始得辦理。 |
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十六、申請借調檔案時，應以案件或案卷為單元，並由調案人填具調案
單。
檔案管理人員依核准之調案單檢出借調檔案，應以提供複製品者
為原則。 |
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十七、借調或調用之檔案應妥慎保管，不得遺失、轉借、轉抄，或有拆
散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或
變更檔案內容之情事。
有前項情形時，其處理原則如下：
(一) 歸還檔案經查檢有缺頁或缺件時，檔案管理人員應即退回調
案人補全。
(二) 檔案內容有塗銷或變更者，應先洽請原承辦人員或承辦單位
相關人員補正內容及蓋章，並經權責長官核准後，併同該檔
案歸檔。
(三) 檔案破損者，由檔案管理人員進行檔案外觀修補後，方予歸
檔。
(四) 檔案遺失、無法補全或毁損致無法修護者，由檔案管理人員
於目次表註記檔案狀況，並簽請議處。 |
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十八、本局人員調、離職時，其借調之檔案應全部歸還，不得轉借。但
屬他機關向本局借調或依法調用之檔案，未屆借調期限者，應依
相關規定列為職務移交事項。 |
| 陸、清理 |
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十九、檔案管理單位每年須辦理定期保存檔案之清查，清查範圍依年度
訂定之，並將檔案清查結果陳報本局權責長官核閱。 |
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二十、已屆保存年限之檔案，檔案管理單位應製作檔案銷毀目錄，送會
相關業務單位表示意見並簽章，各單位認有延長保存年限之必要
者，應加註延長年限及理由，未說明理由者一律視為同意銷毀。
前項檔案銷毀目錄以案卷層級著錄為原則。 |
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二十一、本局各單位應逐案核審檔案銷毀目錄，並就下列查檢事項，進
行檔案存毀判定:
(一) 檔案是否已屆機關共通性檔案保存年限基準（GRS）、業
務相關法規或內部作業規範規定之保存年限。
(二) 機密檔案是否已解密；會計憑證、報告、帳簿類檔案是否
已依會計法規定，經該管上級機關與審計機關同意銷毀。
(三) 檔案是否有機關檔案銷毀目錄審核作業須知所列之留存案
例。
(四) 檔案內容所涉業務是否已結案、具內外在使用需要、涉民
眾重大權益、債權債務關係或仍具參考價值。 |
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二十二、已銷毀檔案之目錄，應併同核准銷毀文件永久保存。 |
| 柒、機密檔案管理 |
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二十三、本局所稱機密檔案，指依法規定列為公務機密之密件。 |
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二十四、依據機密檔案管理辦法第四條第一項及第二項規定，業務單位
承辦人員應使用本局機密檔案專用封套裝封，並填寫封套上所
列資訊項目，封口由承辦人會同單位主管彌封簽章後，送檔案
管理單位辦理歸檔。封套所列案由不得略記為「密不錄由」，
應記載不涉及機密內容之描述。 |
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二十五、依據機密檔案管理辦法第六條規定，機密檔案應存放於專用密
件櫃保管之。 |
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二十六、本局機密檔案歸還時，調案人應在機密檔案專用封套簽章後密
封，並加註歸還日期。機密檔案若有遺失、污損、抽換、拆散
等情事時，檔案管理單位應協調權責單位查明責任，依規定議
處；其涉及法律責任者，並依法處理。 |