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一、臺中市政府水利局（以下簡稱本局）為辦理本局及他機關借調或有權
調用檔案的機關借調檔案作業事項，特訂定本要點。 |
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二、本局各科室承辦人借調檔案應依下列原則及程序完成核准後，送本局
秘書室辦理調卷：
（一）限業務承辦之編制人員、約聘僱人員及業務助理。
（二）調案單須經直屬單位主管核准。
（三）借調密件，須經局長或其授權人員核准。
（四）因業務需要，借調非主管案件時，應先經該單位主管核章後，
送會承辦業務主管同意，或簽請局長或其授權人員核准。
（五）借調檔案原件時，須經局長或其授權人員核准。 |
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三、有權調閱之機關，調用檔案時，應備函載明法律依據、調用目的及調
用期間，以為本局承辦單位簽辦之依據。 |
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四、他機關或依法調用檔案時，應由承辦單位依來函簽辦，陳請局長或其
授權人員核准後，辦理檔案調出作業；用畢應速歸還，屆期如無法依
限歸還，承辦單位應規定辦理展期，依法調用者應請調用機關來函展
延歸還檔案期限。 |
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五、本局人員調案申請方式︰
（一）線上申請︰登入公文整合系統查詢，登錄檔案檢調資訊，傳送
單位主管簽核後，完成申請調案程序。
（二）紙本申請︰填列本局調案單，經單位主管核章後，送本局秘書
室申請調檔。
（三）本局秘書室依核准之調案單檢出檔案，以提供複製品者為原則
。
（四）申請借調之檔案已置放局外檔案庫房者，應於每周二及周四上
午前送件申請調案，俾利至局外檔案庫房進行調案作業。 |
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六、借調或調用之檔案應妥慎保管，不得遺失、轉借、轉抄，或有拆散、
污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案
內容之情事。 |
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七、歸還檔案時，查檢歸還檔案齊全且內容無誤後，於調案紀錄上之歸還
日期欄簽註還案日期，並俟所借調檔案全數歸還後，始得退回調案單
；如有第五點所定情事時，應於調案紀錄上載明事由，並簽報本局權
責長官議處，其調案單不予退還。 |
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八、一般檔案調案以十五日為限，機密檔案以七日為限，調案人需注意應
歸還期限，如無法依限歸還檔案時，應於調案歸還日前向本局秘書室
辦理展期，展期次數以三次為限，如有續用，應先歸還檔案後再行辦
理調閱。 |
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九、逾期未歸還之檔案處理原則如下︰
（一）本局人員借調逾期未歸還之檔案，秘書室定期辦理稽催；經稽
催二次仍不歸還時，將該借調人及稽催情形移請單位主管列為
平時考核扣分之依據；經稽催三次仍未歸還時，本局秘書室將
該調案人及稽催情形簽請局長處分，並暫停調案人再借檔案至
歸還為止。但因業務需要，得由直屬主管（科長、主任）調檔
。
（二）依法調用或他機關逾期未歸還之檔案，檔案管理人員應定期辦
理稽催；經洽催三次仍不歸還時，應簽請機關權責長官處理。 |
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十、調案人退休、調(離)職前，應將所有調閱檔案全部清查歸還，不得轉
借。
承辦他機關向本機關借調或因依法調用之檔案，其未屆滿歸還期限時
，應依相關規定列為職務移交事項。 |
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十一、本局承辦人離職時，其離職單應知會秘書室。 |
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十二、本要點奉局長核定後實施，修正時亦同。 |