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一、臺中市政府地方稅務局(以下簡稱本局)為提供並管理各單位透過本局
視訊會議系統(以下簡稱本系統)，進行視訊會議、教育訓練及業務聯
繫，特訂定本要點。 |
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二、本局各項會議或教育訓練如有分局人員參與者，除專案簽准外，以使
用本系統為原則。 |
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三、會議方式：
(一)實體會議室：總局三樓會議室與各分局視訊會議室連線會議。
(二)端點會議室：利用個人電腦或平板電腦連線會議。
(三)混成會議室：總局三樓會議室與各分局視訊會議室及以個人電
腦或平板電腦連線會議。
前項會議同一時間最多允許二十個點連線，其中會議室、個人
電腦及平板電腦均以一點計算，並可提供錄影五分鐘。 |
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四、管理單位、協辦單位及人員職掌
(一)管理單位：資訊科。
(二)協辦單位：豐原、東勢、沙鹿、大屯、民權、東山、大智等分局。
(三)人員職掌
1、資訊科管理人員
(1)負責本系統正常運作、故障排除、使用操作訓練、受理申
請及郵寄通知會議帳號與代號。
(2)每月統計分析使用效益陳核，並適時檢討、研擬系統改善
措施。
2、分局協辦人員
(1)配合每次會議之連線測試。
(2)以實體會議室召開者，應於會議後將簽到表影本遞送或掃
描電子檔寄送會議申請人。
3、督導人員：由前揭人員所屬股長擔任，負責督導本系統運作順
暢及提升使用率。
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五、使用單位及人員職掌
(一)使用單位：總局及各分局。
(二)會議申請人
1、填寫「臺中市政府地方稅務局視訊會議系統使用申請表」(詳
附件一)，依式填妥並陳核該單位主管後，開會前三日，送資
訊科管理人員辦理系統設定事宜。
2、發送開會通知及簽到表電子檔、會議代號。
3、擔任會議監控人員，以確保會議順利進行。
4、彙整簽到人員名單。
5、以實體會議室舉行會議者，須於開會前1小時至資訊科借用會
議專用筆記型電腦，並至會議室開啓視訊設備及依郵件通知會
議帳號登入系統進行與各單位連線測試。
6、以端點會議室舉行會議者，得於會議開始後，將會議畫面擷取
存檔或啟用視訊錄影功能，以確認與會人員。
7、為節能減碳，會議申請人應將會議資料公布於政府e公務網站
本局相關論壇區（http://g2e.nat.gov.tw）或雲端硬碟，俾
供參與人員下載至平板電腦攜帶與會。
(三)主席
1、會議開始時，確認與會人員。
2、詢問意見時，採輪詢方式，以避免同時發表意見造成會議無法
進行。
(四)與會單位及人員
1、發言前，應舉手表示，經主席同意後發言。
2、以端點或混成會議室與會，應依會議帳號登入系統準時與會並
各自簽到，會議結束後各與會人員將簽到表影本或掃描電子檔
寄送會議申請人彙辦。
3、分局協辦人員或端點會議室與會人員應於會議開始前半小時與
總局管理人員測試確認聲音、影像、簡報內容能正常開啟。
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六、視訊系統會議申請程序
(一)本系統網址為http://ds.tax.taichung.gov.tw:8080，各端點會
議室依會議帳號登入。
(二)使用總局三樓會議室者、六樓簡報室及六樓電腦教室者，須於財
稅內網會議管理系統登錄申請。
(三)與會人員如有邀請非本局人員參與視訊會議者，僅限於以個人電
腦或平板電腦，並應設定密碼，以確保資訊安全。
(四)他機關業務需要借用本局視訊會議系統者，須先洽本局秘書室登
錄並填寫「臺中市政府地方稅務局視訊設備借用申請表」(詳附件
二)，向本局資訊科申請並經審核通過後方可使用。
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七、獎勵方式：
年度結束，由資訊科統計舉辦視訊會議情形，並依下列獎勵標準簽辦
敘獎。
(一)個人獎
1、申請使用次數十二次且累計時間十二小時以上者，記嘉獎二次。
2、申請使用次數六次且累計時間六小時以上者，記嘉獎一次。
以上使用每次連線至少三點以上。
(二)管理及協辦人員
1、資訊科管理人員：全年辦理七十二次以上者，記嘉獎二次；全
年辦理四十八次以上者，記嘉獎一次。
2、分局協辦人員：全年辦理三十六次以上者，記嘉獎二次；全年
辦理二十四次以上者，記嘉獎一次。
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