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一、臺中市政府水利局 (以下簡稱本局)為提高公文收文、發文、會辦及
承辦作業時效與行政效率，特訂定本規範。 |
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二、本規範所稱文書，係指處理公務或與公務有關，不論其形式或性質如
何之一切資料。凡機關與機關或機關與人民之間往來之公文書、機關
內部通行之文書，以及公文以外之文書而與公務有關者，均包括在內。 |
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三、收文作業:
(一) 受文者為本局之文件，除與公務無關之廣告信件外，總收文人員
應辦理收文。受文者如為科室或本局同仁之文件，經當事人拆閱
判斷與公務有關者，應交由總收文人員辦理收文。
(二) 各科室登記桌人員應於上午九時三十分、下午二時三十分及四時
三十分至秘書室辦理單位收文，並檢視秘書室公文交換櫃，以避
免未及時領取公文，致影響承辦時效或延宕公務等情事。
(三) 科室收文後，如認為非屬該單位承辦者，先送該單位主管確認，
並於工作時間四小時內以退文便簽連同公文陳請主任秘書裁定後
，退回本局秘書室總收文辦理改分或退文，不得逾時留置。 |
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四、發文作業︰
(一) 秘書室設總發文及監印人員，發文作業於上班時間均可辦理，惟
應預留發文及監印人員作業時間，如當日點發之公文須以紙本文
郵寄者，各科室登記桌人員裝封後，於次日上午九時前送秘書室
統一郵寄。如有具時效性須當日寄出公文，應於下午四時前送達
總發文，由秘書室當日派員至郵局寄件。
(二) 科室簽發有時間性公文，如三天內將舉辦會議、會勘等緊急通知
文稿，請承辦人應於稿面註明「已先行電話通知」或「文已先行
傳真」，並加蓋職名章後，再送秘書室發文，以免耽誤公務時效。 |
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五、會辦作業︰
(一) 會辦文件應由承辦單位使用橘色卷宗夾送出，受會單位應視同速
件辦理，並由受會單位承辦人或登記桌人員持送，會畢後應主動
送下一受會單位，所有會辦單位均會畢後，請退回原承辦單位續
辦陳核。
(二) 各科室登記桌承辦人應隨辦隨送，系統登錄時間與公文文件送出
時間不得超過三十分鐘。文件收、送截止時間為下午五時止，上
班時間受文單位不可拒收。
(三) 未取號之文件請登記桌人員一律設簿以人工登記簽收，以便追蹤
公文流向與查詢。 |
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六、承辦作業︰
(一) 承辦人員考量案件性質需更改公文速別時，先陳送該單位主管核
章同意後，再送總收文人員辦理更改作業。
(二) 符合本府研考會核准之申請案件，科室登記桌人員分案時應點選
正確公文次性質，俾利計算辦理日數。
(三) 公文展期申請單、退文改分便簽應併同公文陳核及歸檔，如發現
上述文件應歸檔而未依規定歸檔，除退回承辦單位辦理外，並依
本府文書流程管理稽核要點規定簽報議處。
(四) 因故會退之公文應由受會單位書面敘明會退理由，或向原承辦單
位說明並獲同意後，再辦理會退。 |
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七、其他︰
本作業規範如有未盡事宜，悉依行政院頒「文書處理手冊」及本府「
文書流程管理稽核要點」規定辦理。
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