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壹、依據：100年度第1次各區公所主任秘書會議決議事項辦理。 |
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貳、目的：為增進區公所收發公文效率，縮短公文交換旅行時間，增進行
政效率及節省人力。 |
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參、任務編組：
一、大里區、霧峰區、太平區、烏日區、潭子區、大雅區、大肚區及原
臺中市8區，因地緣特殊原因或較鄰近新市政中心，故不設立公文
交換中心，每日自行派員至新市政中心交換公文。
二、距離新市政中心路程較遠之區，結合相鄰之區輪流派員至新市政中
心交換公文，依各區地理位置區分為下列4處公文交換中心：
(一)、豐原區公文交換中心：設立於豐原區公所，成員包含豐原區、神岡
區及后里區。
(二)、東勢區公文交換中心：設立於東勢區公所，成員包含東勢區、和平
區、石岡區及新社區。
(三)、大甲區公文交換中心：設立於大甲區公所，成員包含大甲區、大安
區及外埔區。
(四)、沙鹿區公文交換中心：設立於沙鹿區公所，成員包含沙鹿區、清水
區、梧棲區及龍井區。 |
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肆、執行注意事項：
一、公文交換中心設置之區應設公文置放處所，並負責綜理公文交換相
關事務，包含排班及輪值方式規劃等事宜。
二、各區公所遞送市政府公文須按機關別，依局、處、所分別包封，包
封方式：每一機關公文裝入小公文袋(標示機關名稱)，小公文袋再
裝入區公文袋(大公文袋)。
三、各交換中心成員於每日(上班日)上午9時前將區公文袋送至所屬公
文交換中心，由輪值人員收齊區公文袋後送新市政公文交換中心
（各中心每日至新市政公文中心公文交換1次，時間自行擇訂；特殊
或急件公文由各區自行派員遞送），並依公文受文機關投入各機關
公文櫃(新市政中心公文交換中心開放時間：上午9時30分起至11時
止；下午2時起至4時止。)
四、輪值人員收齊市府各機關發給該中心成員公文，依區別裝入區公文
袋，於下午4時前送達各所屬公文交換中心，各區交換中心成員於
次日上午9時至所屬公文交換中心收取公文。
五、各公文交換中心應設置人員簽到簿及公文簽收簿。 |
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伍、本作業規定視實際狀況，隨時修正之。
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