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一、本府文稿，除「發文日期」一欄由秘書室文書課依收件日期輸入外，
餘文稿內容均由辦文單位承辦人員完成繕打 (含發交代字、文號) 。
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二、文稿經核決後，回交承辦單位，承辦人員應就各級核 (閱) 主管添註
修改處，於電子檔予以改正，並完成校對 (屬創稿者，原稿核決回交
後，請先向單位登記桌取發文號，於電子檔改正時一併完成繕打，並
列印一份附於原稿之後，俾便文書課以條碼機調檔。)
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三、文書課校對人員僅就經電子檔列印公文之「發文日期」、「發文文號
」、「各級核 (閱) 主管添註修改處」及「公文格式」對照判發文稿
加以校對。如經發現不符或錯誤時相關處理程序如下：
(一) 速件、最速件之公文：
1.由校對人員以電話通知承辦人員即時修正電子檔。承辦人員出差
、請假或其他事由不能處理時，由單位主管指定職務代理人處理
(請落實職務代理人制度) 。
2.無法依前述方式處理者，則以退件方式辦理。若因而延宕時效，
由承辦單位人員自行負責。
(二) 普通件之公文：
校對人員得以電話通知承辦人員即時修正電子檔或以退件方式處理
。
(三) 退件之處理：
1.校對人員應登錄公文退件登記單一式二聯，其中一聯併隨發文稿
退回原承辦人員 (單位) ，另一聯由校對人員存檔。
2.退件公文由校對人員通知承辦人員 (單位) 於當日下午四時前自
行簽收領回，或於每日上、下午公文交換時簽收領回。
3.退件公文經承辦人員修正完成後，應即重新傳送電子檔至文書課
，並於當日將發文稿及公文退件登記單重行送回秘書室文書課校
對人員處，其發文日期以文書課再收件之日為發文日，若當日已
不及執行發文作業，將以次一上班日為發文日。
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四、屬二層單位發文者，機關首長之署名，請改繕為該主管之職稱姓名。
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五、受文者名稱屬機關、單位者，請配合新版公文製作系統以點選方式行
之 (以避免無法執行公文電子交換作業) 。若非屬可點選之對象，亦
請正確繕打「全銜」，不得以簡稱方式繕打，以避免發生公文誤傳、
誤投等情事。
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六、以電腦製作之定型稿，若為機關對機關行文，其內應避免用列有數項
可供選擇插入符號 (如 v、*、口、O 等非屬本府公文製作系統可使
用之統一內碼字集) 之欄位，致因電腦不能顯示該符號，而無法傳送
。應將非屬選定之事項，逕予刪除。
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七、關於附件部分：
(一) 附件檔名得為中文或英文，檔名長度至多十二碼 (中文一個字代表
二碼，英文一個字代表一碼) 。
(二) 附件除實體物、證照、證書、支票、原始憑證、需蓋印章之表單等
無法以電子交換傳遞者外，應一律以 A4 規格紙張製作，並勿夾雜
非 A4 規格致列印中斷或無法列印。
(三) 附件逾一頁時，應於每頁之頁尾加註頁碼及電子檔名，俾利受文方
識別併文。
(四) 各單位應將其他機關轉來之書面公文及其附件 (十頁以內者) ，利
用掃描器作成 A4 規格之電子檔 (非 A4 規格者以影印機縮印成 A
4 規格再掃描)。
(五) 附件為表單者，應製作成電子檔放置於網頁上，提供受文機關上網
下載使用。
(六) 為避免收文機關收到之電子公文附件，因無發文機關相同字體而產
生缺漏字情形，附件電子檔請統一使用標楷體，或採用原文重現 (
如 PDF、. WDL) 或影像檔 (.GIF、.TIF) 。
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