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壹、依據及適用範圍
一、臺中縣政府 (以下簡稱本府) ，為統一本縣公文處理，增進各級人員
自我管理精神，提高行政效率，特依照行院研究發展考核委員會頒「
文書流程管理手冊」規定訂定本要點。本要點未規定事項，依其他有
關法令之規定辦理。
二、本要點適用於下列機關 (以下簡稱各機關) ：
(一) 本府及所屬各機關。
(二) 本縣鄉鎮市公所及所屬各機關。
(三) 本縣縣立學校。
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貳、處理時限
一、各類公文之處理時限如下：
(一) 一般公文
1.最速件：一日。
2.速件：三日。
3.普通件：六日。
4.限期公文：
(1) 來文或依其他規定訂有期限的公文，應依其規定期限辦理，其
處理時限包含假日計算在內。
(2) 來文訂有期限者，如受文機關收文時已逾文中所訂期限者，該
文得以普通件處理時限辦理。
(3) 變更來文所訂期限者，應聯繫來文機關確認。
5.涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且需三十日以上始可辦結
的複雜案件，得申請為專案管制案件。
6.專案管制案件或其他特殊性案件之處理時限，各機關得視事實需
要自行訂定。
(二) 人民申請案件，應按其性質、區分類別、項目，分定處理時限，予
以管制。
(三) 人民陳情案件，依行政程序法第七章及行政機關處理人民陳情案件
要點之規定辦理。
(四) 訴願案件，應依訴願法之規定辦理。
二、併辦案件以首件收文進行管制，其餘併辦公文雖得於簽准後存查銷號
，但應附隨首件收文併檔處理。
三、除最速件隨到隨辦外，速件、普通件應依據時限，參照本機關處理各
階段流程，由各機關訂定每一過程之可使用時間，作為稽催的準據。
四、各機關公文處理之時限及逾期積壓責任之議處，應依公文處理時限暨
逾限懲處標準表 (附式一) 規定辦理。
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參、管制範圍
一、全程管制
必須遵守公文處理時限規定，從收文至發文 (或存查) ，全程列入管
制。
二、全面管制
(一) 各機關內各單位均應列入管制範圍，即無論總收、總發文件，或單
位收文、單位發文、創簽、創稿 (或存查) 均應列入管制。
(二) 各機關均應實施文書管理，以求全面配合。
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肆、公文稽催
一、單位主管督導催辦
(一) 在權責內核准展期案件，對逾時案件未辦展期者，應督促承辦人妥
適處理。
(二) 確實掌握所屬人員的可使用時間資料，於期限屆滿前督促辦結，以
有效預留其他流程的處理時間。
(三) 部屬差假時，應督促職務代理人確實負起代理責任，於時效內辦妥
公文。
(四) 職務代理人因特殊情形，無法代為處理時，應責由主管課長 (或指
定人員) 負責處理，職務代理人或其主管課長均因差假不能處理公
文時，應由單位主管或其代理人，負全責作適當處理。
(五) 對涉及兩個以上單位的案件，宜與相關單位商定作業原則後再行處
理，避免因往來會辦而延誤時效。
二、研考單位管制
(一) 每週應查詢登記桌一次，發現錯誤，應指導改正，並不定期列印逾
期未結經催辦二次紀錄表查催，承辦單位仍延不辦理及答復原因者
，以故意積壓公文論，簽報議處並限期清理，追蹤至結案為止。
(二) 對超過辦理期限一個月以上案件，應予清查並作個案分析，防止積
案發生。
(三) 必要時會同有關人員實施抽查，如發現應辦而存查案件，除退回承
辦單位辦理外，並按情節輕重簽處。
(四) 檢討稽催作業缺失，提請改進。
三、承辦人員責任
(一) 對經辦文件，自收文起至發文止，應負文件全程各階段查詢 (催)
之責。如查催發生困難時，應即簽報。
(二) 接獲研考單位 (人員) 逾期未結案件報表，應逐案查復，迅予清理
，不得延宕。
(三) 對有時效性案件應親自持會，同一案件請二個以上單位核會時，宜
複製 (影印) 同時送會。
(四) 無論送會或受會均應管制時間，按速件處理，如不能依限退回時，
受會單位應將原因、理由及預定會畢時間通知送會單位。
(五) 公文未經收發登錄不得私自收受，亦不得利用存查銷號再以創稿發
文。
四、登記員責任
(一) 每週應列印逾期未結案件事前檢查週報表 (附式二) ，陳單位主管
參處。
(二) 管制登記單位內每一案件的處理過程與使用時間。
(三) 對承辦人員將屆預定辦結期限之案件，適時告知提醒承辦人，並提
供單位主管查催資料。
(四) 配合研考單位辦理調卷分析需要，提供必要的資料。
五、展期申請
(一) 案件不能於規定時間內辦出時，承辦人應在屆滿辦理期限以前，申
請展期，以二次為限，每次展期不得超過六天，由單位主管核准，
因情形特殊展期必須超一個月以上時，應簽請機關首長核准，並會
知研考單位列入管制。
(二) 來文定有期限，因展期不能按期辦結時，應先行協調通知來文機關
。
(三) 展期必須確屬需要，各權責主管應確實審核或提示處理原則。
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伍、專案管制案件
一、涉及政策、法令或需多方會辦、分辦的繁雜案件，以「案」為管制單
元。
二、專案管制案件成立要件：
(一) 實質要件：需長時間多方面研議且需時三十日以上始可辦結的繁雜
案件，如涉及政策、法令或需多方會辦、分辦始能定案的案件，可
列為「專案管制案件」。
(二) 程序要件：
1.需於原件處理時限屆期前依規定提出申請。
2.如因機關首長或單位主管書面指示而符合專案管制實質要件者，
申請時間不受前項限制。
3.應由主管單位，敘明專案名稱與申請理由，並訂定作業計畫及預
定完成日期，送管制單位審查，簽請機關首長核准後，由管制單
位負責管制，並由主管單位定期提報執行情形至結案為止，如超
過預定完成時間，仍應申請展期。
三、專案管制案件」不列入一般公文數量與時效統計。
四、預計能在三十日內辦結之案件及縣議員質詢案件、人民申請案件、訴
願案件、人民陳情案件，均不另列為「專案管制案件」。各機關應嚴
格審查，以防氾濫，並予詳細登記，以備檢查。
五、經研考單位列管之專案管制案件應由主管機關按時填報執行情形至結
案為止，逾期按情節輕重簽請懲處。
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陸、人民申請案件
一、各機關就民眾需要，依主管權責，受理發給各種證照、證書、證明或
提供服務等文書作業。
二、按其性質由各主管機關自行分類編目，依各類、目作業量繁簡，訂定
處理期限。如辦理過程需時六日以上者，應分別訂定處理過程各階段
的期限，並明白公告，同時應注意下列事項：
(一) 處理期限時效標準必須肯定，如三日、五日等，不得定為二至四日
、五至七日等。
(二) 如同一性質的項目，而處理過程有不同時，應區分為兩個項目，分
別訂定處理時限。
(三) 涉及兩個機關以上的人民申請案件，必須會同訂定處理期限，以求
全面配合。
三、補 (退) 件及會查 (勘) 作業：案件不合法定程式或手續時，主辦單
位應詳細說明一次通知補正；案件未能於機關公告之處理時限內辦結
，得依分層負責簽請延長。但延長應以一次為限，其申請日數不得超
過原公告處理時限，並應於原處理時限屆滿前將延長之事由通知申請
人。
四、時效計算
(一) 按各類目規定之處理時限，以「依限辦結」與「逾限辦結」為計算
基準。
(二) 時效起算日期除應於當日辦結者外，一律以收件次日起算，並包含
假日計算在內，如因申請人所送表件不全，填寫錯誤等原因，須退
回補正者，從其通知補正至補件所經過時間得予扣除；至於其他情
形不屬行政程序法第五十一條第五項規定之「其他不可歸責之事由
」，不得扣除其所經過之期間。
(三) 在規定處理期限內辦結者列為「依限辦結」。
(四) 超過規定處理期限辦結者列為「逾限辦結」。
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柒、公文檢核
一、各機關主辦研考業務單位 (人員) 每月應實施公文總檢查一次，列印
上月份公文處理成績月報表 (附式三) 及申請案件辦理情形統計表 (
附式四) 按月提出本機關業務會報或相當性質之會議報告，並於每月
十五日前陳報上級機關核備。
二、各機關研考單位每月公文總檢查後，對逾期公文應調卷分析各階段處
理時間，並送積壓責任人員申復理由，判明積壓責任後，陳報機關首
長核辦。
三、各機關對所屬機關之公文登錄及管考作業每年應定期檢核一次。
四、各機關對所屬機關公文登錄成績甚差或異常者，得隨時派員輔導或實
施作業講習。
五、有關文書流程管理稽核之資訊作業規範，由各機關研考、資訊單位會
同訂定之。
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捌、獎懲
一、各機關對各級處理公文人員，應嚴加考核，如有違反本要點規定或下
列情事者，由各該機關研考單位 (人員) 適時簽報首長議處：
(一) 無故積壓公文情形嚴重者。
(二) 無故拒收公文或對承辦公文延不簽收逾二日者。
(三) 對逾期待辦之案件，經催辦仍未辦理者。
(四) 應辦案件而簽存查或先存查再以創號發文經糾正再犯者。
(五) 逕收來文或交辦案件應登記而未送經文書人員登記者。
(六) 對公文登記及查催資料作不實之登錄或未經權責主管核准擅改紀錄
者。
(七) 專案管制申請未符程序及實質要件而有延誤時效情形重大者。
(八) 人民或法人團體申請案件因缺漏要件無法辦理時，未即一次詳加註
明通知補正者。
二、公文處理之考核項目，規定如下：
(一) 速度。
(二) 數量。
(三) 熟練。
(四) 品質及內容。
三、公文處理人員適用之獎勵種類規定如下：
(一) 嘉獎一或二次。
(二) 記功一次。
四、公文處理人員適用之懲處種類規定如下：
(一) 申誡一或二次。
(二) 記過一或二次。
(三) 記大過一次。
五、各機關主辦研考業務單位 (人員) ，對公文處理之定期考核結果，每
半年應統計評定各級承辦員成績優劣，並依獎懲評分標準表 (附式一
及附式五之一至五之四) 擬具獎懲類別，簽報機關首長核定後辦理。
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玖、本要點經縣長核定後實施。
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