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法規內容

法規名稱: 臺中市政府及所屬機關處理人民陳情案件作業要點
公發布日: 民國 99 年 12 月 29 日
修正日期: 民國 106 年 11 月 14 日
發文字號: 府授研服字第1060249069號 函
法規體系: 臺中市法規/研究發展考核類
圖表附件:
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一、臺中市政府(以下簡稱本府)為加強本府及所屬各機關(以下簡稱各
    機關)處理人民陳情案件之效率與品質,特依行政程序法第一百七十
    條第一項規定訂定本要點。

二、本要點所稱人民陳情案件,係指人民對於行政興革之建議、行政法令
    之查詢、行政違失之舉發或行政上權益之維護,依行政程序法第一百
    六十九條規定,以書面或言詞向各機關提出之具體陳情。

三、各機關得設代表電子信箱受理電子郵件陳情;惟如寄至機關之個人信
    箱者,得不予受理。

四、人民陳情案件應載明具體陳述事項、姓名及聯絡方式,包括電話、住
    址、傳真號碼及電子郵件等;陳情人如未具名及聯絡方式且無具體事
    由者,各機關得逕為不受理錄案,但應留存紀錄備查。

五、各機關受理人民陳情案件,依下列原則辦理:
  (一)受理民眾陳情應登記編號列管,並應告知列管編號,便於陳情
         人查詢辦理情形。
  (二)受理陳情案件應依案情性質先行分類,同一案件有多項案情,
         分由多個機關承辦時,應分別列管。
  (三)接獲案件如認分文有誤時,應於各機關總收文簽收一日內,以
         電話通知臺中市政府研究發展考核委員會(以下簡稱研考會)或
         填寫改分申請單,敘明理由及建議改分對象後退回改分,以爭
         取時效。
   (四) 改分公文之管制或統計時效起算點,仍以原機關總收文原登錄
         收文日期為準。
    (五) 人民陳情案件若非屬本府機關權責者,應逕移主管機關處理,
         並以原府收文號函知陳情人。
   (六)陳情案件應建立檔案,並定期統計分析。

六、各機關處理人民陳情案件,依下列原則辦理:
  (一)應針對案情內容敘明具體處理意見及法規依據,並採簡明、
         親切、口語化之文字。
  (二)人民陳情案件除常見重複及單純案件外,應陳核至機關首長
         或其授權人員,並依分層負責明細表判行;前揭常見重複及
         單純案件類別應先由機關決定並報送研考會備查。各類案件
         均應以原列管之府收文號簽辦,並視案情需要或陳情人之要
         求,以公文、電話、電子郵件、傳真或其他方式將辦理情形
         答復陳情人,並告知列管編號、承辦人員聯絡方式。
  (三)人民陳情案件若未依規定方式回復,應於簽辦內容及回復內
         容中敘明。
   (四)經本府錄案列管之案件,應確實回復陳情人,並登錄於陳情
         整合平台;陳情人未留聯絡方式或表示不須回復者,仍須於
         陳情整合平台登錄辦理情形。
  (五)人民陳情案件有下列情形之一者,得依行政程序法第一百七
         十三條規定,簽報機關首長同意不予處理:
     1.無具體之內容或未具真實姓名或住址者。
     2.同一事由經予適當處理並已明確答覆後,而仍一再陳情者。
     3.非主管陳情內容之機關,接獲陳情人以同一事由分向各機
      關陳情者。
 (六)經簽准同意不予處理之案件,應依下列程序辦理:
    1.向陳情人說明已為適當處理,婉釋爾後以同一事由再度陳
     情,將不予處理回復,並將處理情形登錄於陳情整合平台。
    2.嗣後陳情人再以同一事由陳情,仍須依規定收文及分案;
     承辦機關無須處理及回復,僅需將簽准不予處理之情形登
     錄於陳情整合平台後,據以結案。
  (七)對同一陳情人持續或大量陳情案件,如認為顯有耗費機關行
     政資源之虞者,得查明相關情事,經會簽研考會,簽奉市長
        同意後,不予受理。
  (八)經簽准同意不予受理案件,應依下列程序辦理:
     1.應向陳情人說明,並通知受理及列管單位。
     2.嗣後陳情人再以前述事由陳情,毋需受理錄案,惟仍應作
      成紀錄以利查考。
  (九)案情特殊、複雜或需詳加調查無法於期限內辦結之案件,應
     個案簽辦展延期限,並將展延理由告知陳情人,以釋其疑慮
        ,經展期之案件,以逾期列計。
 (十)承辦機關函轉附屬或相關機關配合辦理之案件,承辦機關應
    追蹤列管。
 (十一)因法令適用疑義請示上級或相關權責機關之案件,俟釋復
          並答復陳情人後結案,未結案前承辦機關仍應持續追蹤。
 (十二)陳情內容涉及私權事項而非行政機關權責者,應婉轉建議
          陳情人逕向當地調解委員會申請調解或循司法途徑解決。
   (十三) 陳情案件涉及需會勘或稽查者,應由主權責機關協同配合
          機關,統一時間前往,避免擾民。
 (十四)針對檢舉案件如查無檢舉人所陳述之情事,回復時得載明
          如使公務員登載不實或謊報者,須負相關法律責任。
 (十五)各機關受理以外國語言陳情者,應以國際通用語言回復為
          原則。

七、人民陳情案件有保密必要者,應依個人資料保護法及臺中市政府
    受理檢舉陳情案件保密實施要點規定,以保密方式處理,不得公
    開。

八、人民陳情案件之處理期限不得超過三十個日曆天,其期限之起算
    均自收文次日起算;依其性質區分為下列三類:
   (一)第一類:檢舉類,處理期限十四個工作天。
   (二)第二類:非檢舉類,處理期限六個工作天。
   (三)第三類:簽奉市長核准之專案列管案件,處理期限三十個
         日曆天。

九、展期申請:
    人民陳情案件未能於規定時間內辦結者,承辦人應於期限屆滿前
    辦理展期,以原限辦日數為得展延天數,各類陳情案件辦理展期
    之規定如下:
   (一)檢舉類:以一次為限,並經機關首長或其授權人員核准。
   (二)非檢舉類:以二次為限,並經機關首長或其授權人員核准
         。
   (三)前兩款若需再展延者,須經市長核准。
    (四) 簽奉市長核准之專案列管案件,不得展延。
   (五)依本點規定申請之展延案件,應將展期單逕送列管單位俾
         憑辦理。

十、人民陳情案件因天災人禍等不可歸責承辦機關之事由,致相關
    資訊系統服務中斷或暫停者,得扣除等待修復期間。

十一、各機關應成立人民陳情案件管考小組,指定專人辦理下列事
      項:
  (一)負責內部處理陳情案件之追蹤管制及結案。
  (二)對於逾期尚未辦結、漏至系統登錄或展期案件應列管追
         蹤、確實稽催。
  (三)定期召開人民陳情案件管考小組會議,檢討陳情案件數
         量、處理品質、業務類別、迭次陳情案件等,加以分析
         檢討,就政策面提出具體改善建議或方案,供機關首長
         及相關單位參採。
  (四)平時應主動協助及督促機關同仁,熟悉處理人民陳情案
         件作業流程及系統操作。

十二、人民陳情案件解除列管認定標準如下:
  (一)上級機關交付列管案件或人民陳情案,應具體函復陳情
        人並副知上級機關後,解除列管。
  (二)承辦機關轉請隸屬之下級機關或相關機關處理者,應彙
        整該下級機關或相關機關回復內容並由承辦機關回復陳
        情人後,解除列管。
  (三)有關施政建議或建請權責機關之獎勵案,於承辦機關回
        復陳情人錄案參採或褒揚後,解除列管。
  (四)涉及二個機關以上權責,若原承辦機關未申請加分其他
        機關者,應彙整相關機關處理情形並回復陳情人後,解
        除列管。
  (五)陳情案件需經會勘或會議決議者,承辦機關應將會勘紀
        錄或會議結論回復陳情人並至系統登錄後,解除列管。
  (六)陳情案件有下列情形之一者,承辦機關應通知陳情人依
        各該相關法定程序辦理:
    1.檢察、警察、調查機關進行偵查中者。
    2.訴訟繫屬中或提起行政救濟者。
    3.經判決或決定確定,或完成法定程序者。
    (七) 涉及重大行政違失責任,由政風機關查處中,簽奉市
         長同意由該機關自行列管者。

十三、各機關對於處理人民陳情案件績效優良者,得予以獎勵:
  (一)陳情案件處理速度、品質、數量、內容難易度等各方面
        均有優良表現者。
  (二)登錄、統計、分析、稽催等作業詳盡確實且對陳情案件
        管制之落實推動有重大貢獻者。
  (三)陳情案件管制制度之革新或改進建議,經採行確具績效
        者。
  (四)經考評成績優良者。

十四、各機關對於處理人民陳情案件有下列情形者,得按情節輕
      重簽報議處:
  (一)無故積壓案件情形嚴重者。
  (二)對逾期未至系統登錄辦理情形之案件,經催辦仍未處理
        者。
  (三)登錄不確實、統計不確實、未實施各種分析致陳情案件
        辦理原
    則不能落實且可歸責於該員者。
  (四)對於研考人員之稽催未儘速處理者。
  (五)無故未回復陳情人案件辦理情形者。
  (六)未依本要點改分規定辦理,嚴重影響案件處理時效者。
  (七)輕易結案或推諉卸責,致影響陳情人權益者。
  (八)無正當理由,違反本要點相關規定,情節重大者。

十五、本府及各機關每年至少應辦理一次自我考評及教育訓練。
 

十六、本要點如有未盡事宜,依行政院及所屬各機關處理人民
      陳情案件要點規定辦理。