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檢送「臺中市政府水利局機密文書等級變更或註銷作業程序」並自102年5月13日起生效,請查照。

主管機關: 臺中市政府水利局
發文機關: 臺中市政府水利局
發文日期: 106.09.12
發文字號: 中市水秘字第1060071386號 函
異動性質: 訂定
旨: 檢送「臺中市政府水利局機密文書等級變更或註銷作業程序」並自102年5月13日起生效,請查照。
法規名稱: 臺中市政府水利局機密文書等級變更或註銷作業程序
法規內文:
臺中市政府水利局機密文書機密等級變更或註銷作業程序
中華民國102年5月13日中市水秘字第1020023873號函訂定
一、為統一臺中市政府水利局(以下簡稱本局)機密文書清查、機密等級變
    更及解密作業,以提昇檔案管理效能,特訂定本作業程序。
二、檔案管理人員應定期清查機密文書,並製作待解密清單,會辦各業務
    單位就解密條件成就、保密期限屆滿或未列解密條件者進行檢討,並
    由承辦人員依法令辦理機密等級變更或解密手續。
三、承辦人員辦理機密等級變更或註銷程序如下:
    (一)保密期限已屆(如本件於某年某月某日解密)或已標示解密條件
        者,承辦人員應調出原案件審查,並確認符合解密條件者,應填
        寫本局機密文書機密等級變更或註銷紀錄單(以下簡稱紀錄單)
       (附表一)陳奉主管核定後,浮貼或裝訂於案件首頁。
    (二)原來文機關以機密文書機密等級變更或註銷通知單(以下簡稱通
        知單)(附表二)通知註銷或變更機密等級者,承辦人應調出原
        案件審查,並填寫紀錄單陳奉主管核定後,浮貼或裝訂於案件首
        頁。
    (三)經核定變更機密等級之案件,須將原案件之原密等及保密期限以
        雙線劃去後,註明新密等及保密期限並蓋章;註銷機密等級或自
        動解密之案件,須將原案件之原密等及保密期限以雙線劃去並蓋
        章。
    (四)原來文未標示解密條件或保密期限或標示之解密條件未明者,應
        擬具機密文書機密等級變更或註銷建議單(以下簡稱建議單)
        (附表三),陳奉主管核定後繕發,並建議該案之原來文機關辦理
        密等變更或解密。
    (五)發(創)文案件之機密等級變更或註銷後,應擬具通知單,陳奉主
        管核定後繕發,並通知該案之原受文機關。自動解密案件則免發
        通知單。
    (六)發(創)文案件未標示解密條件或保密期限者,處理程序如下︰
        1.承辦人員應調出原案件審查,擬具本局機密文書機密等級變更
          或註銷處理意見表(附表四),陳奉主管核定後辦理密等變更或
           解密後繕發通知單,並通知該案之原受文機關。
        2.收到原受文機關建議單,承辦人應調出原卷審查,於原件填寫
          解密條件或保密期限陳送主管核定後,函復原受文機關。
    (七)紀錄單置放案件首頁並註明總頁數,該紀錄單不須編寫頁碼,原
        案件未編頁碼者須補編之。
    (八)如維持原密等或變更密等條件或繕發建議單後未獲原來文機關以
        通知單答覆者,原案件送還機密檔案管理人員時,仍須以機密檔
        案封套裝封。
四、機密文書經檢討後,檔案管理人員處理程序如下:
    (一)收到承辦人員送還之檢討完成案件,須於公文管理系統註記該文
        書之新機密等級或註銷機密等級成為普通件或其他等情形。
    (二)如屬不解密案件仍須歸入機密檔案管理,屬解密之案件則歸入一
        般檔案管理。

立法理由:
圖表附件: