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檢送「臺中市政府水利局歸檔案件與附件頁碼編寫注意事項」自102年4月23日生效,請查照。

主管機關: 臺中市政府水利局
發文機關: 臺中市政府水利局
發文日期: 106.09.12
發文字號: 中市水秘字第1060071386號 函
異動性質: 訂定
旨: 檢送「臺中市政府水利局歸檔案件與附件頁碼編寫注意事項」自102年4月23日生效,請查照。
法規名稱: 臺中市政府水利局歸檔案件與附件頁碼編寫注意事項
法規內文:
臺中市政府水利局歸檔案件與附件頁碼編寫注意事項
中華民國102年4月23日中市水秘字第1020018714號函訂定
一、歸檔案件以原件為原則,有附件者,每一種以一份為限。
    (一)未以原件歸檔者,應由承辦單位於影本空白處簽註無法以原件歸
        檔原因,並經權責長官核准後,辦理歸檔。
    (二)擬辦公文,應扼要說明案件背景,並檢附前案供參,及避免將前
        案影本納為公文附件歸檔。
    (三)對於來文之附件,屬隨文轉發者,無需影印歸檔。
    (四)機關間紙本來文經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢者,其紙
        本來文如無重複歸檔之必要者,得不歸檔,由業務單位自行判定
        保存年限並自行保管;惟涉及個人權益或信證稽憑之機關間行文
        及非屬機關間之紙本來文,經改為線上簽核辦畢者,其紙本來文
        仍須歸檔管理。
    (五)線上簽核辦畢案件,不須列印紙本歸檔。
二、歸檔案件,應由承辦人員逐件依下列原則編寫頁碼、年度號、檔案分
    類號及保存年限:
    (一)依文件產生日期先後順序,晚者在上,早者在下,依序以鉛筆於
        每頁正下方位置逐頁編寫,文件為雙面書寫或列印者,亦同,並
        於案件首頁右下角編寫總頁數;統一以阿拉伯數字1,2,3…
        …編寫,先編本文,續編附件,簽稿並陳者,以簽為上,稿為下
        編寫,將總頁數登錄於公文整合系統中;有附件者應隨文歸檔,
        並將名稱登錄於公文整合系統。
    (二)附件頁碼之編寫,除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者
        外,應併同其本文連續為之。
    (三)隨文歸檔之信封應編列頁碼。
    (四)案件應依本局「檔案分類及保存年限區分表」由承辦人員於公文
        首頁右上角填妥年度號、分類號及保存年限。
三、案件附件有下列相關物品者,不得辦理歸檔:
    (一)現金、有價證券及其他貴重物品。
    (二)司法訴訟有關物證。
    (三)流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物
        品。
    (四)易變質而不適長期保存之物品。
四、公文用紙含申請書、表單及附件,統一為A4或A3規格。如需附便簽紙
    ,請承辦人員黏貼於適當位置並預留裝訂處;如附件紙張過小(如身
    分證影本、照片)請承辦人員黏貼於A4紙張上連同公文送交歸檔。
    (一)檔案之大小長短,應以公文紙規格為準,文件過長過寬者,得予
        裁切或摺疊,以求整齊,但不得損及原文及批註簽章等。
    (二)公文附件為A3規格者,應以「蝴蝶頁」方式折齊,頁碼以一頁計
        。
    (三)歸檔公文及附件禁止使用資源回收用紙;傳真紙應先影印後再歸
        檔。
五、歸檔案件除本文外,應基於業務參考價值或權責稽憑之需辦理歸檔;
    附件歸檔原則如下:
    (一)附件屬抽存續辦者,承辦人員應於本文敘明,並於附件註記文號
        及辦畢日期,簽奉機關權責長官核准;俟其辦畢後,承辦人員應
        依規定辦理附件歸檔事宜。
    (二)附件以隨文裝訂為原則,如難以併同裝訂時,應在原稿註記「附
        件另存」,並於附件本身標記名稱及收發文號。
    (三)附件為書籍經指定保存單位或為應公開之陳列品(如海報)等,不
        需辦理歸檔。
    (四)歸檔案件有書籍型式之附件時,承辦人員應於書籍封面右下角載
        明文(編)號。
    (五)歸檔案件之附件有特殊媒體型式者,如影音、光碟片、電子或其
        他方式儲存之媒體時,承辦人員應於其媒體或外包裝載明名稱、
        文號、規格、製作者、製作日期、分類號、保存年限及內容概要
        。
    (六)已歸檔案件因錯誤需辦理抽換附件時,承辦人員應先辦理調案,
        再簽註抽換緣由及更正頁碼,簽請原核准長官核章後,始可辦理
        歸檔。
六、機密案件歸檔時,承辦人員應使用本局機密檔案專用封套裝封,並填
    寫封套上所列資訊項目,封套所列案由不得略記為「密不錄由」,應
    記載不涉及機密內容之描述,封口由承辦人會同單位內科長(主任)彌
    封簽章後,送檔案管理單位辦理歸檔。
七、一般信封或封套得不歸檔,惟具行政稽憑及法律信證價值之封套者例
    外。
八、公文裝訂時,請承辦人員齊左、齊下緣裝訂。案件厚度較薄者,以訂
    書針裝訂左上角,並以一個為限,承辦人員請自行拔除多餘的訂書針
    ;案件厚度較厚者,以長尾夾或黏扣帶(魔鬼氈)處理,避免損及檔案
    。
九、公文案件如需併他案處理,請承辦人員於案件左下角註記併案之文號
    。
十、歸檔案件有下列情形之一者,退還承辦人員補正後再歸檔:
    (一)案件或其附件不全或附件未隨文歸檔,或附件未經簽准而抽存。
    (二)案件汙損、內容不清楚或無法讀取。
    (三)案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會。
    (四)未於稿面適當位置列明收發文日期、字號或文號有誤。
    (五)案件未填註分類號、案次號或保存年限。
    (六)案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤。
    (七)文稿有二頁以上者應裝訂妥當,並於騎縫處蓋(印)騎縫章或職名
        章。
    (八)樣張或已作廢之契約憑證等文件,有漏蓋「樣張」或「註銷」字
        樣。
    (九)案件與歸檔清單之登載不符。
    (十)案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准。
    (十一)有特殊媒體型式,未依規定載明其應記載事項。
    前項第二款所訂情形之補正,應由承辦業務相關人員查明補註蓋章,
    並經機關權責長官核可後,併同原案歸檔備查。
十一、辦畢案件有延後歸檔之必要者,應由承辦人員簽請機關權責長官核
      准,並知會檔案管理單位。

圖表附件: