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臺中市政府主管法規共用系統

列印時間:110.01.23 00:30

法規內容

法規名稱: 臺中市市立高中及國民中小學檔案管理作業要點(改制前)
公發布日: 民國 98 年 05 月 13 日
廢止日期: 民國 99 年 12 月 25 日
發文字號: 中華民國99年12月25日府授法規字第0990000099號
法規體系: 原臺中市法規/教育處
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一、臺中市政府(以下簡稱本府)為健全市立高中及國民中小學(以下簡
    稱各校)檔案管理,發揮檔案功能,特訂定本要點。
二、本要點之主管機關為本府,主管單位為本府教育處。
三、本要點所稱檔案指各校依管理程序,而歸檔管理之文字或非文字資料
    及其附件。 
    各校歸檔案件以正本為原則,有附件者,每一種以一份為限。
四、歸檔案件之點收處理,依下列規定辦理: 
(一)各校業務承辦單位或文書單位應於案件辦畢後五日內逐件依序彙齊
      後,併同歸檔清單送交檔案管理單位歸檔。 
(二)歸檔案件屬紙本型式者,除為書籍型式或難以隨文裝訂者外,應編
      寫頁碼。
五、下列物品不得歸檔: 
(一)現金、有價證券及其他貴重物品。 
(二)司法訴訟有關物證。 
(三)流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品
      。 
(四)易變質而不適長期保存之物品。
六、機密案件之歸檔,依下列規定辦理: 
(一)由承辦人用機密檔案專用封套裝封。 
(二)封面上註明單位名稱、收發來文字號、案由或案名、分類號、頁數
      、件數、附件數、案卷內文件起迄日期、保存年限、機密等級及保
      密期限或解密條件。 
(三)背面封口及信封工字形接縫處加蓋校長、該處室主任及承辦人印章
      後送檔案管理單位辦理歸檔。 
(四)檔案管理人員點收機密案件時,僅得依封套上記載事項檢視,不得
      拆開封套;封套上記載不全者,應退回補正。
七、歸檔案件如有下列情形之一,檔案管理單位應退回承辦單位補正: 
    1.案件或其附件不全,或附件未經簽准而抽存者。 
    2.案件污損或內容不清楚者。 
    3.案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。 
    4.案件未編列文號或文號有誤者。 
    5.案件未填註保存年限或分類號者。 
    6.案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。 
    7.案件未依規定蓋職名章者。 
    8.樣張或已作廢之契約憑證等文件,有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣
      者。 
    9.案件與歸檔清單之登載不符者。 
   10.案件未能以原件歸檔且未經簽奉校長核准者。 
    前項所定情形之補正,應由承辦人查明補註蓋章,併同原案檔歸備查
    。
八、應歸檔而未歸檔之公文及其附件,檔案管理單位至少每週辦理稽催並
    將稽催單送請該處室主任督促歸檔。
九、各校得自訂檔案分類及保存年限區分表,送行政會議通過,由校長發
    布實施。檔案分類及保存年限區分表至少每十年應檢討一次;必要時
    ,得隨時修正之。
十、下列檔案應列為永久保存: 
(一)涉及國家或本機關重要制度、決策及計畫者。 
(二)涉及國家或本機關重要法規之制(訂)定、修正及解釋者。 
(三)涉及本機關組織沿革及主要業務運作者。 
(四)對國家建設或機關施政具有重要利用價值者。 
(五)具有國家或機關重要行政稽憑價值者。 
(六)具有國家、機關、團體或個人重要財產稽憑價值者。 
(七)對國家、機關、社會大眾或個人權益之維護具有重大影響者。 
(八)具有重要科技價值者。 
(九)具有重要歷史或社會文化保存價值者。 
(十)屬重大輿情之特殊個案者。 
(十一)法令規定應永久保存者。 
(十二)其他有關重要事項而具有永久保存價值者。
十一、檔案經檔案管理人員檢查,得將性質相同之檔案,併於同一案名處
      理,無前案可併者,應立新案賦予簡要案名。
十二、檔案管理人員辦理案件層級編目時,應依檔案所載內容及性質擇要
      記錄。
十三、檔案如有破損,依下列規定辦理: 
  (一)破損之案卷,應保持原形並予以適當之修補。 
  (二)破損較大或字跡不清之案卷,應以重抄、影印或照相等方法予以
        重製後,附註「與正本相符」並由承辦人蓋章。
十四、重製檔案,須分別註明原因、日期及份數,陳經校長核定。
十五、檔案遺失,依下列規定辦理: 
  (一)普通檔案,向原承辦單位或其有關單位查抄。 
  (二)對無法查抄之案件,由原承辦單位依據資料或記憶補錄。 
  (三)檔案遺失及處理之經過,須在各種目錄上分別註明,查明責任。
十六、檔案管理人員應依紙質類、攝影類、錄影(音)帶類及電子媒體類
      等不同媒體型式,就其外觀加以檢視,去除不利檔案保存之物品或
      狀態後置入檔案卷夾。
十七、檔案之上架作業,依下列規定辦理: 
  (一)永久保存與定期保存檔案應分置存放。 
  (二)紙質類、攝影類、錄影(音)帶類及電子媒體類等不同媒體型式
        檔案,應置放於檔案庫房,分區保管。 
  (三)有附件之檔案,附件另行存置者,應於附件適當位置標記檔號及
        收發文號,並於原案卷之目次表註明附件數量及存放位置。 
  (四)檔案中有機關首長之原始手諭或特殊歷史意義之文物史料,得另
        立專案保管,並註記其檔號。但原案卷內應放置抄件或影(複)
        本,並於目次表註記原件存放位置。
十八、檔案管理人員應定期檢查檔案排架順序,依需要調整架位。
十九、檔案管理人員應依檔案類目、不同媒體型式或保存年限等項目製作
      檔案保管數量統計表留存,以作為日後檔案管理業務之參考。
二十、檔案之借調,依下列規定辦理: 
  (一)借調檔案以與主管業務有關者為限,因業務需要借調非主管案件 
        時,應先經承辦單位同意或簽請校長核准後,始可借調。但借調
        機密檔案應簽請校長核准後由調案人親自至檔案管理單位簽收。 
  (二)借調檔卷應以一案一單為原則。 
  (三)檔案借調後調案人應負妥善保管及維護案卷完整之責任。 
  (四)借調檔案以一個月為限,期限屆滿如有繼續使用之必要,應敘明
        理由申請展期,經該處室主任核准後,向檔案管理單位辦理展期
        。 
  (五)調案人逾期未歸還其調借之案卷,經函催後無正當理由不歸還時
        ,報請該處室主任協助督促歸還。 
  (六)各處室因應訴願、訴訟案需檢附原卷者,應專案簽奉校長核准後
        ,由檔案管理單位彙整成冊並影印,將影本(加註「影本與正本
        相符」並由承辦人蓋章)及簽呈存檔後始予借調。 
  (七)學校以外機關、民眾借調檔案時應以申請書載明借調法律依據、
        目的及期間向檔案管理單位提出申請,簽請校長核准後辦理。
二十一、人員調職、離職或退休時,人事單位應知會檔案管理單位,如有
        借調檔案,應將所借之案卷全數歸還後始准離(調)職。
二十二、檔案應於每年依下列規定辦理清查一次: 
    (一)依據檔案分類總目錄簿,逐案核對。 
    (二)按照案卷之目次表,逐件清理。 
    (三)保存之檔案,應除去鐵製物(訂書針、迴紋針等)後存放。
二十三、檔案之銷毀,依下列規定辦理: 
    (一)屆滿保存年限之檔案,應先製作擬銷毀檔案目錄,由該處室主
          任審核後並由校長核定後辦理。 
    (二)業務承辦單位應依擬銷毀檔案目錄逐件審查。對延長保存年限
          之案件,認有必要者,應簽註延長年限或具體理由。 
    (三)經校長核定銷毀之檔案,檔案管理單位應制定檔案銷毀計畫。 
    (四)已銷毀之檔案應逐案分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表等有關
          目錄,註記核准銷毀之文號及銷毀日期。 
    (五)銷毀檔案,應會同該校政風(協辦政風)派員監督辦理。 
    (六)機密檔案之銷毀,應依照機密檔案管理辦法之規定辦理。 
    (七)會計憑證之銷毀,應先依會計法規定辦理。
二十四、本府得定期評核各校檔案績效辦理獎懲。
二十五、違反第十五點及第二十點第五款之規定,無正當理由者,依規予
        以議處。
二十六、機密檔案有遺失、污損、抽換、拆散等情事時,檔案管理單位應
        協調各處室查明責任,依規予以議處;其涉及法律責任者,依法
        處理。
二十七、本府對所屬學校之檔案管理工作,得定期或不定期實施業務考核
        、檢查或訪視,以溝通觀念與統一作法。
資料來源:臺中市政府主管法規共用系統