您的瀏覽器不支援JavaScript功能,若網頁功能無法正常使用時,請開啟瀏覽器JavaScript狀態
跳到主要內容區塊
:::

法規內容

法規名稱: 臺中市政府財政局檔案管理作業要點
公發布日: 民國 106 年 01 月 17 日
發文字號: 中市財秘字第1060000789號 函
法規體系: 臺中市法規/財政類
圖表附件:
法規功能按鈕區
總則
一、臺中市政府財政局(以下簡稱本局)為執行檔案法及其相關子法規定
    ,健全檔案管理、促進檔案開放與運用,發揮檔案功能,特依據檔案
    法施行細則第二十六條規定訂定本要點。
二、本要點規範內容涉及檔案點收、分類編案、整理、保管、檢調、應用
    、清理及機密檔案管理,除檔案法及其相關子法或其他法律另有規定
    者外,依本要點之規定。
點收
三、檔案係指處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件,屬依法
    定職能運作,產生可供業務參考或權責稽憑之紀錄者,包括文書、圖
    片、紀錄、照片、錄影(音)、微縮片、電腦處理資料等物品。
    私人或團體所有之文字或非文字資料,本局認為有保存之必要者,得
    請提供,以微縮或其他複製方式編為檔案歸檔。
四、紙本來文經轉製電子型式而完成線上簽核辦畢得不予歸檔,但下列案
    件仍須併同歸檔:
   (一)涉及個人權益者。
   (二)涉及信證稽憑者。
   (三)非屬機關間行文者。
   (四)經本局認定必須歸檔者。
    紙本來文應併同線上簽核案件辦理歸檔者,承辦人員應比照辦畢案件
    之歸檔程序編寫頁碼、分類號及保存年限等,並於公文整合系統註記
    改採線上簽核之紙本來文併同歸檔頁數,辦理線上簽核案件歸檔後,
    將紙本來文交予檔案管理人員點收。
五、送件歸檔
   (一)承辦人員應於案件辦畢當日內逐件依序彙齊歸檔。因特殊原因
         而未能於當日歸檔者,至遲於五日內歸檔。若有延後歸檔之必
         要時,應由承辦人員簽請單位主管核准後,辦理展延。未於期
         限內辦理歸檔,經催告三次以上者,簽請核處申誡一次。
   (二)登記桌人員或總收發文人員應於公文整合系統內點選送歸檔或
         送檔案室後,至遲於兩小時內將案件送交本局秘書室點收。檔
         案管理人員應當場點收完畢,若有數量不符者,得將案件退回
         請其補齊歸檔。
   (三)登記桌人員於公文整合系統內登打公文頁數時,應紀錄公文及
         未成冊附件之總頁數;並於「附件註記」欄內紀錄附件型式及
         數量,「其他應記載事項」應敘明附件成冊未掃描等相關資訊
         。
   (四)本局歸檔案件以原件為原則,若因案件尚未辦結須以影本歸檔
         時應註明「與正本相符」等字樣並簽請該單位主管核准始得歸
         檔。
   (五)已歸檔之案件,如須以影本抽換附件續辦之情形,應簽請單位
         主管核准始得為之。
   (六)歸檔案件屬紙本型式者,應由承辦人員逐件依下列原則編寫頁
         碼:
         1.依文件產生日期之先後順序,晚者在上,早者在下,依序編
           寫頁碼,並於頁面下緣明顯處編寫;文件若採雙面書寫或列
           印者,須有內文始得編碼。
         2.頁面具有人員意思表示者即需編入頁數。
         3.隨文歸檔之信封應編列頁碼。
         4.附件頁碼之編寫,除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝
           訂者外,應併同本文連續為之。
         5.頁碼以鉛筆編寫之。
   (七)歸檔案件頁數過多難以裝訂時,應使用束帶加以綑綁,或放置
         於固定箱盒或套袋。
六、附件歸檔事項
   (一)附件為書籍型式者,應於書籍封面適當位置註明文(編)號;如
         為抽存續辦或難以裝訂之附件,應於首頁或其外包裝適當處註
         明文(編)號。
   (二)附件若由承辦人員另存辦理,應於簽核文件內註明。
   (三)附件以光碟片型式歸檔時,應放入附件封套,並於封套外註記
         名稱、年度號、分類號、文(編)號、規格及內容概要。
   (四)承辦人員所產生之紙本附件以雙面列印為原則。
七、歸檔案件查核依機關檔案點收作業要點第九點規定,歸檔案件如有
    要點所列之一者,檔案管理人員應退回承辦人員補正,並依下列各
    款辦理:
   (一)歸檔案件污損、內容不清或無法讀取須補正時,應由承辦業
         務相關人員查明補註,並在補註處蓋章,經單位主管核可後
         ,併原案歸檔備查。
   (二)案件及附件未以職名章騎縫,檔案管理人員應退回承辦人員
         補正。
八、確認點收:
   (一)檔案管理人員辦理點收作業,應就歸檔案件及歸檔清單所載
         內容與數量逐一詳細核對,經確認無誤後,於歸檔清單上註
         記點收日期並簽章,或蓋點收章備查。但歸檔清單以電子方
         式為之者,得免註記點收日期及簽章。
   (二)歸檔案件有微縮、影音、電子等媒體型式者,必要時應請承
         辦人員確認其內容無誤後彌封蓋章。
九、本局人員調、離職時,人事單位應知會本局秘書室,以查檢其檔
    案應歸檔情形,本局秘書室對於辦畢而未歸檔案件應辦理稽催,
    仍未依規定辦理歸檔者,承辦業務單位應簽請局長議處。
分類編案

十、檔案依職掌之業務性質分類、綱、目、節,再依案件之內容編立
    案名及案次號。
十一、編立案卷應依下列規定辦理:
     (一)檔案管理人員應依據檔案分類暨保存年限區分表逐件查
           核案件分類號之正確性,發現繕寫錯誤時由檔案管理人
           員逕予更正。
     (二)歸檔之案件經分類後,檔案管理人員應依據檔案內容查
           檢,如有業務性質相同之檔案,應併於同一案名處理,
           查無前案可併者,應立新案,確立新案名。
     (三)卷次號確立後,檔案管理人員應依案件產生日期之先後
           賦予目次號,並編寫於各案件第一頁頁首適當空白處。
     (四)已編寫目次號之案件及其附件應於當日送交掃描人員掃
           描為影像檔。其附件因形式或裝訂難以掃描時,應註記
           於目次表之「其他應記載事項」欄內。
     (五)附件以隨原文裝訂為原則,如難以併同裝訂時,應在原
           文加註或加蓋「附件另存」戳記,並在附件袋標記檔號
           、收發文號及放置區流水號後,再依放置區流水號順序
           存置;另編目時應在相關欄位內註明附件之內容名稱、
           媒體型式、數量及附件存放位置。
十二、本局秘書室應將檔案數量,按季作成統計表,陳報局長,作
      為績效評鑑之依據。
整理
十三、同一案卷內之案件,應按目次號大小,由小至大、由上而下
      ,依序排列整齊入卷。案卷卷首應放置目次表。
十四、整理檔案應注意下列事項:
      (一)案卷厚度以三公分為原則。
      (二)檔案上加附之金屬物應予去除,但未裝訂前如確有分件
          必要者,得予保留。
      (三)檔案如有皺摺,應予理平;如有破損,應予修補。
      (四)檔案內容如有字跡模糊者,應洽請原承辦單位查明補註
          於公文用紙,並經單位主管核可後併案裝訂。
      (五)檔案應以公文用紙尺度為標準,文件左右底三面邊緣應
          保持整齊;過寬過大者,得予裁切折疊,但不得損及檔
          案之內容;未達規定標準者,得以公文用紙襯貼。
      (六)檔案上之附簽,應附於文件適當位置;附簽規格較小時
          ,得以公文用紙襯貼,不得脫離原件。
保管
十五、本局檔案經整理後,應依機關檔案保管作業要點及檔案庫房
      設施基準之規定以下列方式辦理上架:
      (一)本局永久保存與定期保存檔案得分置存放於不同檔案架
          。
      (二)本局檔案保管依媒體型式不同分類分區管理,紙質類檔
          案應置於檔案架,攝影類、錄影音帶類及電子媒體類應
          置於防潮箱。
      (三)依檔號大小順序,小者在左,大者在右;由左至右,由
          上至下直立排列。
      (四)檔案架應預留架位空間,以利後續檔案排架。
      (五)檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示,並
          定期查檢有無標示脫落或需更改等情事。
十六、檔案應於外封盒或封皮白卷背脊處製作背脊標籤保存於檔案
      庫房,背脊標籤應明顯載明檔號、案名及保存年限等事項。
十七、檔案庫房設置二處,分別存放一般檔案及機密檔案,並與其
      他辦公室為不同空間上之區隔。
十八、置放檔案之外封盒及封皮白卷皆應符合去酸材質標準。
十九、檔案櫃、架應以標示牌區分年度或檔案類別。
二十、檔案庫房維護與整理由本局秘書室統一管理,針對檔案庫房
      要件每年應檢核一次,並於檔案庫房要件檢核紀錄表內敘明
      檢核狀況。
二十一、檔案庫房採單一出入口管制,並設專人管理,庫房管制人
        員應即時查訪並於異常人員進出庫房紀錄表紀錄之。
二十二、每年應清查保管檔案一次,並將清查結果陳報本局一層主
        管核閱。
二十三、檔案庫房每年應辦理消毒及害蟲防治一次。
二十四、檔案庫房出入口處設置溫、溼度感測器,定期記錄庫房內
        部環境狀況,並與空調除濕系統連結作動,檔案管理人員
        應每週查檢維護設備一次並紀錄。
檢調
二十五、借調單位內檔案以與承辦業務有關者為限,並經單位主管
        核准。
二十六、因業務需要,借調他單位案件時,應先經單位主管核章後
        ,送會原案件承辦業務單位主管同意,或簽請本局一層主
        管核准始得為之。
二十七、借調時應避免使用檔案原件,有借調檔案原件之必要者,
        應簽會本局秘書室並經本局一層主管核准後始得為之。
二十八、有權調閱之機關,調用檔案應備函載明法律依據、調用目
        的及調用期限;法院具有行使強制扣押權得不備函之情形
        時,檔案管理人員以提供複本為原則,若有調用原件之必
        要,應當場清點檔案數量並請調用人簽章。
二十九、調案人歸還檔案原件時,不得有污損、損壞等無法修復之
        情形。
        歸還檔案經查檢有缺頁或缺件時,檔案管理人員應即退回
        予調案人補全;檔案有遭破壞、變更、遺失、無法補全或
        毀損致無法修復情形者,檔案管理人員應於調案記錄註記
        ,並簽請機關長官議處。
三十、檔案遭受破壞時,處理原則如下:
      1.檔案內容破壞或變更者,應先洽請原承辦人員或承辦單位
        補正內容及蓋章,並經權責長官核准後,併同該檔案歸檔
        。
      2.檔案破壞者,由檔案管理人員進行檔案外觀修復後,方予
        歸檔。
      3.檔案遺失、無法補全或毀損致無法修復者,由檔案管理人
        員簽核後,註記於相關檔案目錄或檔案管理資訊系統備查
        。
三十一、本局借調檔案應於十五日內歸還,屆期如需繼續使用,應
        提出展期申請,屬依法調用檔案者,則依來函提出延展之
        核准日期,送權責長官核准,並知會本局秘書室後,始得
        展延。
        前項展期以三次為限,屆滿三次仍須使用檔案者,應先歸
        還本局秘書室並重新辦理借調程序。
三十二、檔案管理人員對於逾期未歸還之檔案應定期辦理稽催。
        經線上稽催三次仍未歸還者,應簽請核處申誡一次。
三十三、本局人員調離職時,人事單位應知會本局秘書室,以查檢
        其借調檔案情形;如有借調檔案應依下列原則處理:
        1.借調本局之檔案應全部歸還,不得轉借。
        2.承辦他機關向本局借調或依法調用之檔案,其未屆滿歸
          還期限時,應依相關規定列為職務移交事項。
應用
三十四、申請閱覽、抄錄或複製本局檔案(以下簡稱閱覽檔案),
        得以線上或書面方式敘明理由向本局提出申請。
三十五、本局應以下列方式辦理申請閱覽檔案之審核:
       (一)本局秘書室審核資格後移請主辦業務單位於收件十
             四日內表示准駁意見,准駁意見應經該業務單位主
             管核准。
       (二)申請人不合規定程式或資料不全者,本局秘書室應
             告知申請人於七日內補正。
       (三)本局秘書室應自受理之日起三十日內通知申請人准
             駁之意旨。前述三十日之計算,如有補正者,自申
             請人補正之日起算。
       (四)業務單位承辦人員辦理檔案應用准駁應依檔案法第
          十八條、政府資訊公開法第十八條、行政程序法第
             四十六條及其他法令之規定辦理,其同意或駁回申
             請時應填具檔案應用審核表併同檔案應用申請書交
             予本局秘書室。若其駁回申請者,應於審核表內敘
             明理由。另經同意部份開放應用者,業務單位應採
            「分離原則」,去除不得公開部分,就其他部分公
             開或提供之。本局秘書室應將檔案部分抽離或遮掩
             情形註記於檔案簽收單告知申請人。
      (五)經業務單位同意閱覽檔案者,本局秘書室得以書面
            或電子傳遞方式通知申請人;並依檔案法施行細則
            20條規定,載明下列事項:
            1.核准應用檔案之意旨。
            2.檔案應用方式、時間及處所。
            3.檔案應用注意事項及收費標準。
            4.應攜帶相關證明文件。
              其經駁回申請者,本局秘書室應於檔案應用申請
              審核通知書內敘明駁回理由及救濟途徑併同檔案
              應用審核表函知申請人。
三十六、申請人至檔案管理單位閱覽檔案時,應出示下列文件經
        檔案管理人員完成登記程序後,始得閱覽檔案:
       (一)審核通知書
       (二)申請人應檢附身分證正、影本,營利事業或機關
             團體應檢附公司(商業)登記證明文件或法人登
             記證明文件(如為影本應加註具結「與正本相符
             ,如有不實願負法律責任」字句並簽章),及負
             責人、代表人或管理人之證明文件。
       (三)有授權或委任代理人者,除前述證件外,尚應檢
             附代理人身分證正、影本及委任書正本。如代理
             人所提示之申請人身分證明為影本,須由申請人
             及代理人切結與正本相符。
三十七、申請檔案閱覽以提供影本為原則,認有閱覽檔案原件
        之必要者,須敘明理由並經本局秘書室審核後送本局
        一層主管核准後始得為之。
三十八、檔案閱覽,除提供檔案複製郵寄服務者外,一律在本
        局檔案應用閱覽區為之,並應當日歸還;閱覽人如需
        暫時離開,應將檔案交予檔案管理人員保管,不得攜
        出閱覽處所。檔案閱覽完畢應予歸還,並由檔案管理
        人員點收。
三十九、閱覽時間除例假日及國定假日外,為星期一至星期五
        上午九時至十一時;下午二時至四時;例假日及國定
        假日不對外開放。
四十、應用本局檔案應以使用本局秘書室提供之設備為原則;
      如有使用自備之手提電腦、輔助閱讀器材或其他器材之
      必要者,應於申請時載明,經許可後始得為之。
四十一、檔案管理人員得適時要求申請人不得攜帶筆、食物、
        飲料、刀片、墨汁及修正液等易污損或破壞檔案之物
        品。
四十二、申請閱覽、抄錄或複製檔案之費用,除其他法令另有
        規定外,依國家發展委員會檔案管理局訂定之「檔案
        閱覽抄錄複製收費標準」規定收費。
四十三、本局秘書室於收取閱覽費用時應開立收據。
清理(銷毀、移轉)

四十四、本局秘書室每年須辦理定期保存檔案之清查,清查
        範圍依年度訂定之。
四十五、已屆保存年限之檔案,本局秘書室應製作檔案銷毀
        目錄,送會相關業務單位表示意見並簽章,各單位
        認有延長保存年限之必要者,應加註延長年限及理
        由,未說明理由者一律視為同意銷毀。
        前項檔案銷毀目錄以案卷層級著錄為原則。
四十六、本局檔案銷毀目錄應函送文化局轉臺灣文獻館檢選
        。
四十七、經核准銷毀之檔案應先集中放置於本局檔案庫房內
        待銷毀存放區。
四十八、檔案之銷毀,應由檔案管理人員會同政風室指派專
        人全程監毀。
四十九、已銷毀之檔案,應分別於檔案銷毀目錄及案卷目次
        表註記核准銷毀之文號、銷毀日期,已編目建檔者
        ,應於檔案管理資訊系統相關欄位註記核准銷毀之
        文號、銷毀日期。經臺灣文獻館檢選並移交之檔案
        亦應完成相關註記,已編目建檔者,應於檔案管理
        資訊系統註記「提供史政機關」及其名稱,以案件
        層級辦理銷毀者,另依相關程序辦理。
        全卷銷毀者,應註記於檔案銷毀目錄封面及檔案分
        類總目錄表,案卷目次表得免註記。
五十、已銷毀檔案之目錄應併為核准銷毀文件之附件永久保
      存。
五十一、屆移轉年限之永久保存檔案,應辦理檔案保存價值
        鑑定並製作鑑定報告後,編製檔案移轉目錄。
        本局應將檔案移轉目錄併同鑑定報告,送本府秘書
        處函轉檔案管理局審核,並依審核結果修正後,轉
        出移轉檔案目錄,依檔案管理規劃時程辦理移轉。
五十二、檔案移轉交接紀錄應由本局之點交人員、經辦人員
        、業務主管及機關首長簽名或蓋章,並加蓋機關印
        信後,隨同檔案及檔案移轉目錄辦理移轉。 
        檔案交接紀錄及移轉目錄由檔案管理局與本局各執
        乙份存查。
機密檔案管理

五十三、本局所稱機密檔案,指依法規定列為公務機密之密
        件。
五十四、業務單位承辦人員應使用本局機密檔案專用封套裝
        封,並填寫封套上所列資訊項目,封口由承辦人會
        同單位主管彌封簽章後,送本局秘書室辦理歸檔。
        封套所列案由不得略記為「密不錄由」,應記載不
        涉及機密內容之描述。
五十五、機密檔案應存放於機密檔案庫房內,並另備專用密
        件櫃保管之。
五十六、機密檔案庫房採單一出入口管制。
五十七、機密檔案由檔案管理單位指定專人管理。
五十八、借調單位內密件應經業務承辦單位主管核准,他單
        位密件應送會原承辦業務單位主管同意,或經本局
        一層主管核准。
        機密檔案之檢調程序依前項規定外,依本要點第二
        十八點、第三十一點及第三十二點有關調用及檢調
        期限之規定。
五十九、本局秘書室應定期辦理清查機密檔案。業務承辦單
        位應配合辦理機密檔案之機密等級變更或解密事宜
        ,並得視該機密文書原核定層級送業務主管或一層
        主管核准。
        經解密之檔案,由案件業務承辦人員填寫案由。歸
        檔時,其密件公文信封套應編入頁數。檔管人員應
        依實體內容修正檔案目錄著錄資訊並依一般檔案管
        理。
附則
六十、本局檔案管理人員,應定時觀摩各機關檔案管理作業
      ,精進檔案管理與作業品質。