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法規內容

法規名稱: 臺中市政府文化局檔案管理作業要點
公發布日: 民國 105 年 04 月 22 日
發文字號: 中市文秘字第1050008450號 函
法規體系: 臺中市法規/文化類
圖表附件:
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壹、總則
一、臺中市政府文化局(以下簡稱本局) 為執行檔案法及其相關子法規定
    ,健全檔案管理、發揮檔案功能,促進檔案開放與運用,特依據檔
    案法施行細則第二十六條規定訂定本要點。
二、本要點規範內容包含檔案點收、分類編案、整理、檢調、清理及機
    密檔案管理,除檔案法及其相關子法或其他法律另有規定者外,依
    本要點之規定。
貳、點收
三、承辦人員應於案件辦畢當日內逐件依序彙齊歸檔。因特殊原因而未
    能於當日歸檔者,至遲於五日內歸檔。若超過五日仍有延後歸檔之
    必要時,應由承辦人員簽請單位主管核准後,辦理展延。
四、本局辦畢案件,歸檔時併同存查或發文歸檔清單,送檔案管理單位
    點收。歸檔清單一式二份,於檔案管理單位簽收後,各執一份備查。
五、登記桌人員或總收發文人員應於公文整合系統內點選送歸檔或送檔
    案室後,檔案管理人員應進行點收,若有數量不符者,得將案件退
    回登記桌或總收發文請其補齊歸檔。
六、登記桌人員或總收發文人員於公文整合系統內登打公文頁數時,應
    紀錄公文及未成冊附件之總頁數;並於「附件註記」欄內記錄附件
    型式及數量。
七、本局歸檔案件以原件為原則,若因案件尚未辦結須以影本歸檔時應
    註明「與正本相符」等字樣並簽請該單位主管核可後始得歸檔。
八、歸檔案件屬紙本型式者,應由承辦人員逐件依下列原則辦理:
   (一) 依文件產生日期之先後順序,後者在上,先者在下,依序並編
        寫頁碼,並於頁面下緣明顯處編寫;文件若採雙面書寫或列印
        者,須有內文始得編碼。
   (二) 歸檔案件污損、內容不清或無法讀取須補正時,應由承辦業務
        相關人員查明補註,並在補註處蓋章,經單位主管核可後,併
        原案歸檔備查。
   (三) 頁面具有人員意思表示者即需編入頁數。
   (四) 隨文歸檔之信封應編列頁碼。
   (五) 附件頁碼之編寫,除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂
        者外,應併同本文連續為之。
   (六) 歸檔案件及附件應蓋有承辦人職名章之騎縫,如為裝訂成冊之
        附件,承辦人得逕於頁面側邊作一次性騎縫。
九、歸檔案件頁數過多難以裝訂時,應使用束帶加以綑綁,或放置於固
    定箱盒或套袋。
十、附件歸檔事項
   (一) 附件為書籍型式者,應於書籍封面適當位置註明文號;如為抽
        存續辦或難以裝訂之附件,應於首頁或其外包裝適當處註明文
        號。
   (二) 附件若由承辦人員另存辦理,應於簽核文件內註明。
   (三) 附件以光碟片型式歸檔時,應放入附件封套,並於封套外註記
        年度號、分類號及文號。
   (四) 承辦人員所產生之紙本附件以雙面列印為原則。
十一、檔案管理人員辦理點收作業,應就歸檔案件及歸檔清單所載內容
      與數量逐一詳細核對,經確認無誤後,於歸檔清單上註記點收日
      期並簽章,或蓋點收章備查。但歸檔清單以電子方式為之者,得
      免註記點收日期及簽章。

參、分類編案
十二、編立案卷應依下列規定辦理:
     (一) 檔案管理人員應依據檔案分類暨保存年限區分表逐件查核案
          件分類號之正確性,發現繕寫錯誤時俟向承辦人釐清及確認
          後,予以更正之。
     (二) 卷次號確立後,檔案管理人員應依案件產生日期之先後賦予
          目次號,並編寫於各案件第一頁頁首適當空白處。
     (三) 附件以隨原文裝訂為原則,如難以併同裝訂時,應在原文加
          註或加蓋「附件另存」戳記,並在附件袋標記檔號、收發文
          號及放置區流水號後,再依放置區流水號順序存置;另編目
          時應在相關欄位內註明媒體型式、數量及附件存放位置。

肆、整理
十三、整理檔案應注意下列事項:
     (一) 案卷厚度以三公分為原則。
     (二) 檔案上加附之金屬物應予去除,但未裝訂前如確有分件必要
          者,得予保留。
     (三) 檔案如有皺摺,應予理平;如有破損,應予修補。
     (四) 檔案內容如有字跡模糊者,應洽請原承辦單位查明補註於公
          文用紙,並經該單位主管核可後併案裝訂。
     (五) 檔案應以公文用紙尺度為標準,文件左右底三面邊緣應保持
          整齊;過寬過大者,得予裁切折疊,但不得損及檔案之內容
          ;未達規定標準者,得以公文用紙襯貼。
     (六) 檔案上之附簽,應附於文件適當位置;附簽規格較小時,得
          以公文用紙襯貼,不得脫離原件。
伍、檢調
十四、借調檔案以與承辦業務有關者為限,並經單位主管核准。因業務
      需要,借調非主管案件時,先經本單位主管核章後,送會承辦業
      務主管同意,或簽請本局權責長官核准。
十五、借調機密檔案者,應先經業務承辦單位主管同意;但屬國家機密
      者,除辦理該機密事項業務者外,應經原核定機關或其上級機關
      有核定權責人員書面授權或核准。
      機關間借調檔案,應備函提出請求,並經本局權責長官核准後辦
      理。
      機關間借調機密檔案,應以書面提出請求,經該機密核定機關首
      長或其授權人員核准後,始得辦理。
十六、申請借調檔案時,應以案件或案卷為單元,並由調案人填具調案
      單。
      檔案管理人員依核准之調案單檢出借調檔案,應以提供複製品者
      為原則。
十七、借調或調用之檔案應妥慎保管,不得遺失、轉借、轉抄,或有拆
      散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或
      變更檔案內容之情事。
      有前項情形時,其處理原則如下:
     (一) 歸還檔案經查檢有缺頁或缺件時,檔案管理人員應即退回調
          案人補全。
     (二) 檔案內容有塗銷或變更者,應先洽請原承辦人員或承辦單位
          相關人員補正內容及蓋章,並經權責長官核准後,併同該檔
          案歸檔。
     (三) 檔案破損者,由檔案管理人員進行檔案外觀修補後,方予歸
          檔。
     (四) 檔案遺失、無法補全或毁損致無法修護者,由檔案管理人員
          於目次表註記檔案狀況,並簽請議處。
十八、本局人員調、離職時,其借調之檔案應全部歸還,不得轉借。但
      屬他機關向本局借調或依法調用之檔案,未屆借調期限者,應依
      相關規定列為職務移交事項。
陸、清理
十九、檔案管理單位每年須辦理定期保存檔案之清查,清查範圍依年度
      訂定之,並將檔案清查結果陳報本局權責長官核閱。
二十、已屆保存年限之檔案,檔案管理單位應製作檔案銷毀目錄,送會
      相關業務單位表示意見並簽章,各單位認有延長保存年限之必要
      者,應加註延長年限及理由,未說明理由者一律視為同意銷毀。
      前項檔案銷毀目錄以案卷層級著錄為原則。
二十一、本局各單位應逐案核審檔案銷毀目錄,並就下列查檢事項,進
        行檔案存毀判定:
       (一) 檔案是否已屆機關共通性檔案保存年限基準(GRS)、業
            務相關法規或內部作業規範規定之保存年限。
       (二) 機密檔案是否已解密;會計憑證、報告、帳簿類檔案是否
            已依會計法規定,經該管上級機關與審計機關同意銷毀。
       (三) 檔案是否有機關檔案銷毀目錄審核作業須知所列之留存案
            例。
       (四) 檔案內容所涉業務是否已結案、具內外在使用需要、涉民
            眾重大權益、債權債務關係或仍具參考價值。
二十二、已銷毀檔案之目錄,應併同核准銷毀文件永久保存。
柒、機密檔案管理
二十三、本局所稱機密檔案,指依法規定列為公務機密之密件。
二十四、依據機密檔案管理辦法第四條第一項及第二項規定,業務單位
        承辦人員應使用本局機密檔案專用封套裝封,並填寫封套上所
        列資訊項目,封口由承辦人會同單位主管彌封簽章後,送檔案
        管理單位辦理歸檔。封套所列案由不得略記為「密不錄由」,
        應記載不涉及機密內容之描述。
二十五、依據機密檔案管理辦法第六條規定,機密檔案應存放於專用密
        件櫃保管之。
二十六、本局機密檔案歸還時,調案人應在機密檔案專用封套簽章後密
        封,並加註歸還日期。機密檔案若有遺失、污損、抽換、拆散
        等情事時,檔案管理單位應協調權責單位查明責任,依規定議
        處;其涉及法律責任者,並依法處理。