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法規內容

法規名稱: 臺中市政府法制局檔案管理作業規範
公發布日: 民國 103 年 07 月 07 日
修正日期: 民國 103 年 10 月 31 日
發文字號: 中市法秘字第1030021616號 函
法規體系: 臺中市法規/法制類
圖表附件:
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壹、總則
一、臺中市政府法制局(以下簡稱本局)為提升檔案管理品質,健全檔案
    管理制度,增進檔案點收、立案、編目、保管、檢調、清理等效能,
    特訂定本作業規範。

貳、點收
二、文書或承辦人員應將辦畢案件於五日內逐件依序彙齊後,併同歸檔清
    單送交檔案管理人員歸檔。但下列物品,不得歸檔:
    (一)現金、有價證券及其他貴重物品。
    (二)流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物
        品。
    (三)易變質而不適長期保存之物品。
    歸檔清單保存年限為五年。
三、承辦或文書人員應先查檢擬歸檔案件是否辦畢及填列分類號與保存年
    限,未填列者,應退請承辦人員補填,其作業原則如下:
    (一)歸檔案件以原件為原則,有附件者,每一種以一份為限,未以原
        件歸檔者,應敘明具體事由簽陳承辦單位主管或權責長官核准後
        ,併案辦理歸檔。
    (二)附件屬抽存續辦者,承辦人員應於本文敘明,並於附件註記文(
        編)號,簽奉承辦單位主管或權責長官核准;俟其辦畢後,承辦
        人員應依規定辦理附件歸檔事宜。
    (三)附件為書籍經指定保存單位或為應公開之陳列品(如海報),得
        不辦理歸檔。
    (四)歸檔案件屬紙本型式者,承辦人員應將同一案件逐件逐頁編碼,
        附件已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者,免併本文連續
        編寫頁碼。
    (五)紙本來文經轉製為電子型式而完成線上簽核辦畢,該紙本來文屬
        歸檔範圍者,應併同線上簽核案件辦理歸檔。
四、檔案管理人員應依歸檔清單查檢歸檔案件,有下列情形者,應退還文
    書或承辦人員補正,再依歸檔程序送交檔案管理人員重新辦理點收:
    (一)案件或其附件不全,或附件未經簽准而抽存者。
    (二)案件污損、內容不清楚或無法讀取者。
    (三)案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。
    (四)案件未編列文(編)號或文(編)號有誤者。
    (五)案件未填註分類號或保存年限者。
    (六)案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。
    (七)案件或附件未依規定蓋騎縫章或職名章者。
    (八)案件與歸檔清單之登載不符者。
    (九)案件未能以原件歸檔且未經簽奉機關承辦單位主管或權責長官核
        准者。
    前項第二款所定情形之補正,應由承辦業務相關人員查明補註蓋章,
    並經承辦單位主管或權責長官核可後,併同原案歸檔備查。
    第一項第七款所定騎縫章,得以騎縫密碼機加蓋機關英文縮寫點陣式
    騎縫或逕於頁面側邊作一次性騎縫。

五、歸檔文件應以原件為之,如因故遺失則由承辦單位商請原發文機關另
    行補發與原案相同之函件,交文書人員登錄原收文號續辦後歸檔。
六、檔案管理人員應每年彙集統計檔案歸檔案件數量,並製作歸檔案件統
    計表,簽報承辦單位主管或權責長官核閱,作為日後檔案管理業務之
    參考。
參、立案及編目
七、檔案分類應依本局檔案分類及保年限區分表,並依業務性質分類、綱
    、目、節,再依案件之內容編立案名及案次號。
八、編立案卷應依下列規定辦理:
    (一)歸檔之案件經分類後,檔案管理人員應依據檔案內容檢查,如有
        業務性質相同之檔案,應併於同一案名處理,查無前案可併者,
        應立新案,確立新案名。
    (二)檔案卷次號確立後,檔案管理人員應依案件產生日期之先後賦予
        目次號,並編寫於各案件第一頁適當空白處。
    (三)檔案附件以與原件併同裝訂為原則;如難以併同裝訂時,應在原
        文加蓋「附件另存」戳記,於附件適當位置標示檔號後另行存置
        ,並於原件目次表註明附件存放位置。
九、檔案管理人員應將檔案編目數量,每年作成統計表陳報承辦單位主管
    或權責長官,作為績效評鑑之參考。
肆、整理保管
十、整理檔案應注意下列事項:
    (一)案卷厚度以三公分為原則。
    (二)檔案上加附之金屬物原則應予去除,但未裝訂前如確有分件必要
        者,得予保留。
    (三)檔案如有皺摺,應予理平;如有破損,應予修補。
    (四)檔案內容如有字跡模糊者,應洽請原承辦單位查明補註於公文用
        紙,並經承辦單位主管或權責長官核可後併案裝訂。
    (五)檔案應以公文用紙尺度為標準,文件左右底三面邊緣應保持整齊
        ;過寬過大者,得予裁切折疊,但不得損及檔案之內容;未達規
        定標準者,應以公文用紙襯貼。
十一、檔案經整理後,應依下列方式辦理上架:
      (一)永久保存與定期保存檔案得分置存放。
      (二)檔案應依紙質類、攝影類、錄影(音)帶類及電子媒體類等不
          同媒體型式分區分類保管。
      (三)按檔號大小順序,小者在左,大者在右;由左至右,由上至下
          直立排列。
      (四)檔案架應預留架位空間,以利後續檔案排架。
      (五)檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示,並定期查
          檢有無標示脫落或需更改等情事。
十二、機密檔案應與一般檔案分別存放,並應存放於具安全防護功能之檔
      案櫃妥善保管,裝置密鎖存放之,並由檔案管理人員負責管理並經
      常檢查。
十三、檔案庫房宜採單一出入口門禁管制,非檔案管理人員,未經許可者
      ,不得擅自進入。
伍、檢調
十四、借調檔案以與承辦業務有關者為限,並經單位主管核准。
      因業務需要,借調非主管案件時,先經本單位主管核章後,送會承
      辦業務主管同意。
十五、申請借調檔案時,應以案件或案卷為申請單位,並由調案人填具調
      案單,載明下列事項,經承辦單位主管或權責長官核准後,送檔案
      管理人員調取:
      (一)調案人姓名及單位。
      (二)檔號或文號。
      (三)案由或案名。
      (四)調案申請日期。
十六、依法有權調用檔案之機關,調用檔案時,應備函載明法律依據、調
      用目的及調用期間,由業務承辦單位依來函簽辦,未定調用期間者
      以二年為限。屆期需繼續使用者,應填具調檔公文展期申請表申請
      展期,並經單位主管或權責長官核准。每次展期日數同調用期限。
十七、機關間借調檔案,應備函提出請求,並經權責長官核准後辦理。
十八、借調檔案應於十五日內歸還。期滿仍有必要繼續使用者,應提出展
      期申請,並經單位主管或權責長官核准,知會檔案管理人員後,始
      得為之。每次展期日數同借調期限。
      前項展期次數以三次為限。展期次數超過三次,仍需使用檔案者,
      應先行歸還檔案後,再依規定辦理借調。
陸、清理(銷毀)
十九、每年應依年度檔案管理計畫及銷毀計畫,辦理檔案清理及銷毀。
二十、機密檔案未經解密,不得銷毀。
二十一、對已屆保存年限之檔案,應由檔案管理人員製作檔案銷毀目錄,
        送會相關業務單位表示意見;各單位認有延長保存年限之必要者
        ,應簽註延長年限及理由,並將檔案銷毀目錄函送本府文化局轉
        臺灣文獻館檢選,經檢選之檔案,應分別於檔案銷毀目錄及計畫
        註記。
二十二、擬銷毀之檔案,應將檔案銷毀計畫、檔案銷毀目錄或檔案鑑定報
        告,層報本府秘書處彙整送交國家發展委員會檔案管理局審核。
        延長保存年限或執行銷毀作業應依國家發展委員會檔案管理局審
        復意見辦理。