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法規內容

法規名稱: 臺中市政府主計處檔案管理作業要點
公發布日: 民國 103 年 07 月 10 日
修正日期: 民國 103 年 11 月 05 日
發文字號: 中市主秘字第1030010823號 函
法規體系: 臺中市法規/主計類
圖表附件:
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壹、總則
一、臺中市政府主計處(以下簡稱本處)為執行檔案法及其相關子法規定
    ,健全檔案管理、促進檔案開放與運用,發揮檔案功能,特依據檔案
    法施行細則第二十六條規定訂定本要點。
二、本要點規範內容涉及檔案點收、分類編案、整理、保管、檢調、應用
    、清理及機密檔案管理,除檔案法及其相關子法或其他法律另有規定
    者外,依本要點之規定。
貳、點收
三、所稱檔案,係指處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附件,
    屬依法定職能運作,產生可供業務參考或權責稽憑之紀錄者。所指之
    歸檔管理程序,係指處理公務或因公務而產生之各類紀錄資料及其附
    件,業經送請核判辦畢並送歸檔之程序。
四、紙本來文經轉製電子型式而完成線上簽核辦畢得不予歸檔,但下列案
    件仍須併同歸檔:
   (一)涉及個人權益者。
   (二)涉及信證稽憑者。
   (三)非屬機關間行文者。
   (四)經本處認定必須歸檔者。
    紙本來文應併同線上簽核案件辦理歸檔者,承辦人員應比照辦畢案件
    之歸檔程序編寫頁碼、年度、分類號及保存年限等,並於公文整合系
    統註記改採線上簽核之紙本來文併同歸檔頁數,辦理線上簽核案件歸
    檔後,將紙本來文交予檔案管理人員點收。
五、送件歸檔:
   (一)承辦人員應於案件辦畢當日內逐件依序彙齊歸檔。因特殊原因
         而未能於當日歸檔者,至遲於五日內歸檔。若有延後歸檔之必
         要時,應由承辦人員簽請科長(主任)核准後,辦理展延。未
         於期限內辦理歸檔,經催告三次以上者,簽請本處處長核處。
   (二)總收發文人員應於公文整合系統內點選送歸檔後列印歸檔清單
         ,將案件送交檔案管理人員點收。檔案管理人員應確實檢核並
         點收完畢,若有數量不符或缺失者,得將案件退回請其補齊歸
         檔。
   (三)總收發文人員於公文整合系統內登打公文頁數時,應記錄公文
         及未成冊附件之總頁數;並於「附件資料登錄」欄內記錄附件
         名稱、型式及數量等相關資訊。
   (四)本處歸檔案件以原件為原則,若因案件須以影本歸檔時,應註
         明「與正本相符」等字樣並簽請本處一層主管核准始得歸檔。
   (五)已歸檔之案件,如須以影本抽換附件續辦之情形,應簽請本處
         一層主管核准始得為之。
   (六)歸檔案件屬紙本型式者,應由承辦人員逐件依下列原則編寫頁
         碼:
         1.依文件產生日期之先後順序,晚者在上,早者在下。
         2.以鉛筆編寫頁碼,先編本文,次編附件,由上而下為之,並
           應於案件首頁下緣明顯處編寫總頁數。文件若採雙面書寫或
           列印者,須有內文始得編碼。
         3.頁面具有人員意思表示者即需編入頁數。
         4.隨文歸檔之信封應編列頁碼。
         5.附件頁碼之編寫,除已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝
           訂者外,應併同本文連續為之。
   (七)歸檔案件頁數過多難以裝訂時,應使用束帶加以綑綁,或放置
         於固定箱盒或套袋。
六、附件歸檔事項:
   (一)附件為書籍型式者,承辦人員應於書籍封面適當位置註明文
        (編)號;如為抽存續辦或難以裝訂之附件,應於首頁或其外
         包裝適當處註明文(編)號。
   (二)附件為照片、微縮、影音、電子或其他方式儲存之媒體者,承
         辦人員應放入附件封套,並於封套外註記名稱、文(編)號、
         年度號、分類號、規格及內容概要。
   (三)附件若由承辦人員另存辦理,應於簽核文件內註明。
   (四)承辦人員所產生之紙本附件以雙面列印為原則。
七、歸檔案件查核依機關檔案點收作業要點第九點規定,歸檔案件如有
    要點所列之一者,檔案管理人員應退回承辦人員補正,並依下列各
    款辦理:
   (一)歸檔案件污損、內容不清或無法讀取須補正時,應由承辦業
         務相關人員查明補註,並在補註處蓋章,經科長(主任)核
         可後,併原案歸檔備查。
   (二)歸檔案件及其附件未以職名章騎縫,應由承辦業務相關人員
         補蓋。
八、確認點收:
   (一)檔案管理人員辦理點收作業,應就歸檔案件及歸檔清單所載
         內容與數量逐一詳細核對,經確認無誤後,於歸檔清單上註
         記點收日期並簽章,或蓋點收章備查。但歸檔清單以電子方
         式為之者,得免註記點收日期及簽章。
   (二)歸檔案件有微縮、影音、電子等媒體型式者,必要時應請承
         辦人員確認其內容無誤後彌封蓋章。
參、分類編案
九、檔案依職掌之業務性質分類、綱、目、節,再依案件之內容編立案
    名及案次號。
十、編立案卷應依下列規定辦理:
   (一)檔案管理人員應依據檔案分類暨保存年限區分表,逐件查核
         案件分類號之正確性,發現承辦人賦予之檔案分類號有誤時
         ,俟向承辦人釐清及確認後,予以更正之。
   (二)歸檔之案件經分類後,檔案管理人員應依據檔案內容查檢,
         如有業務性質相同之檔案,應併於同一案名處理,查無前案
         可併者,應立新案,確立新案名。
   (三)卷次號確立後,檔案管理人員應依案件產生日期之先後賦予
         目次號,並編寫於各案件第一頁頁首適當空白處。
   (四)附件以隨原文裝訂為原則,如難以併同裝訂時,應在原文加
         註或加蓋「附件另存」戳記,並在附件袋標記檔號、收發文
         號及放置區流水號後,再依放置區流水號順序存置;另編目
         時應在相關欄位內註明媒體型式、數量及附件存放位置。
十一、檔案管理人員應將檔案數量,按月作成統計表,陳報本處一層
      主管核閱,作為績效評鑑之依據。
肆、整理
十二、同一案卷內之案件,應按目次號大小,由小至大、由上而下,
      依序排列整齊入卷。案卷卷首應放置目次表。
十三、整理檔案應注意下列事項:
     (一)案卷厚度以三公分為原則。
     (二)檔案上加附之金屬物應予去除,但未裝訂前如確有分件必
           要者,得予保留。
     (三)檔案如有皺摺,應予理平;如有破損,應予修補。
     (四)檔案內容如有字跡模糊者,應洽請原承辦單位查明補註於
           公文用紙,並經科長(主任)核可後併案裝訂。
     (五)檔案應以公文用紙尺度為標準,文件左右底三面邊緣應保
           持整齊;過寬過大者,得予裁切折疊,但不得損及檔案之
           內容;未達規定標準者,得以公文用紙襯貼。
     (六)檔案上之附簽,應附於文件適當位置;附簽規格較小時,
           得以公文用紙襯貼,不得脫離原件。

伍、保管
十四、本處檔案經整理後,應依機關檔案保管作業要點及檔案庫房設
      施基準之規定以下列方式辦理上架:
     (一)依據機關檔案保管作業要點第六點規定意旨,本處永久保
           存與定期保存檔案得分置存放於不同檔案架。
     (二)依據機關檔案保管作業要點第三點規定意旨,本處檔案保
           管依媒體型式不同分類分區管理,紙質類檔案應置於檔案
           架,攝影類、錄影音帶類及電子媒體類應置於防潮箱。
     (三)依檔號大小順序,小者在左,大者在右;由左至右,由上
           至下排列。
     (四)檔案架應預留架位空間,以利後續檔案排架。
     (五)檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示,並定
           期查檢有無標示脫落或需更改等情事。
十五、依據機關檔案保管作業要點第七點第三項規定意旨,檔案應於
      外封盒或封皮白卷背脊處製作背脊標籤保存於檔案庫房,背脊
      標籤應明顯載明檔號、案名及保存年限等事項。
十六、依據檔案庫房設施基準第二點第一項及第二項之規定意旨,檔
      案庫房設置二處,分別存放一般檔案及機密檔案,並與其他辦
      公室為不同空間上之區隔。
十七、依據機關檔案保管作業要點第八點第二項規定意旨,置放檔案
      之外封盒及封皮白卷皆應符合去酸材質標準。
十八、依據機關檔案保管作業要點第十二點規定意旨,檔案櫃、架應
      以標示牌區分年度或檔案類別。
十九、依據機關檔案保管作業要點第十四點第一項規定意旨,檔案庫
      房維護與整理由檔案管理人員統一管理,針對檔案庫房要件每
      年應檢核一次,並於檔案庫房要件檢核紀錄表內敘明檢核狀況。
二十、依據機關檔案保管作業要點第十四點第二項規定意旨,檔案庫
      房採單一出入口管制,並設有庫房門禁紀錄,進入庫房須登記
      控管。
二十一、依據機關檔案保管作業要點第十五點規定意旨,有關庫房內
        嚴禁之行為,庫房單一出入口處須設有「檔案庫房嚴禁行為」
        標示庫房內嚴禁之行為警示。
二十二、依據機關檔案保管作業要點第十六點規定意旨,每年應清查
        保管檔案一次,並將清查結果陳報本處一層主管核閱。
二十三、檔案庫房每年應視環境狀況辦理消毒及害蟲防治。
二十四、依據檔案庫房設施基準第十三點第二項規定意旨,檔案庫房
        出入口處設置溫、溼度感測器,定期記錄庫房內部環境狀況
        ,並設置空氣清淨機與除濕機,檔案管理人員應每日查檢維
        護設備一次並記錄。
陸、檢調
二十五、依據機關檔案檢調作業要點第二點第一項規定意旨,借調單
        位內檔案以與承辦業務有關者為限,並經本處一層主管核准。
        依據機關檔案檢調作業要點第二點第二項規定意旨,因業務
        需要,借調他單位案件時,應先經單位內科長(主任)核章
        後,送會原案件承辦業務單位科長(主任)同意,並簽請本
        處一層主管核准始得為之。
二十六、依據機關檔案檢調作業要點第三點規定意旨,借調時應避免
        使用檔案原件;有借調檔案原件之必要者,調案人應以線上
        或紙本申請時敘明借調原件之理由,經檔案管理單位表示意
        見後始得調取檔案原件,調案人借調原件不得更改文件內容。
二十七、以整卷或整案借調檔案原件時,應簽會檔案管理單位表示意
        見並經本處一層主管核准後始得為之。
二十八、依據機關檔案檢調作業要點第八點規定意旨,有權調閱之機
        關,調用檔案應備函載明法律依據、調用目的及調用期限;
        法院具有行使強制扣押權得不備函之情形時,檔案管理人員
        以提供複本為原則,若有調用原件之必要,應當場清點檔案
        數量並請調用人簽章。
二十九、借調或調用之檔案應妥慎保管,不得遺失、轉借、轉抄,或
        有拆散、污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破
        壞檔案或變更檔案內容之情事。
        檔案遭受破壞時,其處理原則如下:
        (一)歸還檔案經查檢有缺頁或缺件時,檔案管理人員應即退
            回予調案人補全。
        (二)檔案內容破壞或變更者,應先洽請原承辦人員或承辦單
            位相關人員補正內容及蓋章,並經權責長官核准後,併
            同該檔案歸檔。
        (三)檔案破損者,由檔案管理人員進行檔案外觀修補後,方
            予歸檔。
        (四)檔案遺失、無法補全或毁損致無法修護者,由檔案管理
            人員於目次表註記檔案狀況,並簽請核處調案人。
三十、依據機關檔案檢調作業要點第十二點第一項規定意旨,本處人
      員借調檔案應於十五日內歸還,他機關借調或調用檔案應於期
      限內歸還。屆期如需繼續使用,應提出展期申請,依原借調或
      調用程序申請核准,並知會檔案管理人員後,始得展延。
      前項展期以三次為限,屆滿三次仍須借調檔案者,應先歸還檔
      案並重新辦理借調或調用程序。
三十一、依據機關檔案檢調作業要點第十三點規定意旨,檔案管理人
        員對於逾期未歸還之檔案應定期辦理稽催,經稽催三次仍未
        歸還者,應簽請本處處長核處。
三十二、本處人員調、離職時,人事單位應加會檔案管理人員,以查
        檢其借調檔案情形,其借調之檔案應全部歸還,不得轉借。
        但屬他機關向本處借調或依法調用之檔案,未屆借調期限者
        ,應依相關規定列為職務移交事項。
柒、應用
三十三、依據檔案法施行細則第十八條第二項之規定意旨,申請閱覽
        、抄錄或複製本處檔案(以下簡稱閱覽檔案),得以線上或
        書面方式敘明理由向本處提出申請。
三十四、本處受理檔案應用申請案件,經秘書室收文掛號後,依檔案
        性質分由各業務單位以下列方式辦理審核:
       (一)業務承辦單位辦理檔案應用申請案,應先檢視申請書內
             容,依機關檔案檢調作業要點規定向檔案管理單位辦理
             調案,並擬妥審核通知書併同申請書簽陳本處權責長官
             核示後通知申請人。
       (二)依據檔案法施行細則第十九條第一項規定意旨,申請人
             不合規定程式或資料不全者,業務承辦單位應告知申請
             人於七日內補正。
       (三)申請案件之准駁,應依檔案法第十八條、政府資訊公開
             法第十八條、行政程序法第四十六條及其他法令之規定
             辦理,自受理之日起三十日內為之,如須補正資料者,
             自申請人完成補正之日起算。
       (四)業務單位同意檔案部份開放應用者,應採「分離原則」
             ,去除不 得公開部分,就其他部分公開或提供之。紙
             質類檔案在不影響內容判讀原則下,得以下列方式處理:
             1.檔案可拆卷者,將不宜公開之部分抽離後提供應用。
             2.檔案不可拆卷者,將不宜公開之部分適當隱藏或遮蓋
               後影印提供應用。
             業務單位應將檔案部分抽離或遮掩情形註記於檔案應用
             簽收單告知申請人。      
       (五)經業務單位同意閱覽檔案者,得以線上、郵寄或傳真方
             式通知申請人並載明下列事項:
             1.核准應用檔案之意旨。
             2.檔案應用方式、時間及處所。
             3.檔案應用注意事項及收費標準。
             4.應攜帶相關證明文件。
       (六)經業務單位駁回申請者,應於「檔案應用申請審核通知
             書」內敘明救濟途徑併同檔案應用審核表函知申請人。
三十五、申請人至本局閱覽檔案時,應出示下列文件經業務單位人員
        完成登記程序後,始得閱覽檔案:
       (一)審核通知書。
       (二)申請人應檢附身分證正、影本,營利事業或機關團體應
             檢附公司(商業)登記證明文件或法人登記證明文件
            (如為影本應加註具結「與正本相符,如有不實願負法
             律責任」字句並簽章),及負責人、代表人或管理人之
             證明文件。
       (三)有授權或委任代理人者,除前述證件外,尚應檢附代理
             人身分證正、影本及委任書正本。如代理人所提示之申
             請人身分證明為影本,須由申請人及代理人切結與正本
             相符。
三十六、申請檔案閱覽以提供複製品為原則,認有閱覽檔案原件之必
        要者,須敘明理由並經業務單位審核後送本處一層主管核准
        後始得為之。
三十七、檔案閱覽,除提供檔案複製郵寄服務者外,一律在本處檔案
        應用閱覽區為之,並應當日歸還;閱覽人如需暫時離開,應
        將檔案交予業務承辦單位人員保管,不得攜出閱覽處所。檔
        案閱覽完畢應予歸還,並由業務承辦人員點收。
三十八、閱覽時間除例假日及國定假日外,為星期一至星期五上午九
        時至十二時,下午一時至五時;如有其他特殊原因停止開放
        時,另行公告周知。
三十九、申請人未按既定時間至本處閱覽檔案者,業務承辦單位應與
        申請人另約定時間再行提供。
四十、應用本處檔案應以使用本處提供之設備為原則;如有使用自備
      之手提電腦、輔助閱讀器材或其他器材之必要者,應於申請時
      載明,經許可後始得為之。
四十一、檔案管理人員得適時要求申請人不得攜帶筆、食物、飲料、
        刀片、墨汁及修正液等易污損或破壞檔案之物品。
四十二、申請閱覽、抄錄或複製檔案之費用,除其他法令另有規定外
        ,依國家發展委員會檔案管理局訂定之「檔案閱覽抄錄複製
        收費標準」規定收費。
四十三、本處秘書室於收取閱覽費用時應開立收據。
捌、清理(銷毀、移轉)
四十四、檔案管理單位每年須辦理定期保存檔案之清查,清查範圍依
        年度清查計畫訂定之。
四十五、依據機關檔案保存年限及銷毀辦法第八條規定意旨,已屆保
        存年限之檔案,檔案管理單位應製作檔案銷毀目錄,送會相
        關業務單位表示意見並簽章,各單位認有延長保存年限之必
        要者,應加註延長年限及理由,未說明理由者一律視為同意
        銷毀。
 前項檔案銷毀目錄以案卷層級著錄為原則。
四十六、本處各業務單位應逐案核審檔案銷毀目錄,並就下列查檢事
        項,進行檔案存毀判定:
       (一)檔案是否已屆機關共通性檔案保存年限基準(GRS)、
             業務相關法規或內部作業規範規定之保存年限。
       (二)機密檔案是否已解密;會計憑証、報告、帳簿類檔案
             是否已依會計法規定,經該管上級機關與審計機關同
             意銷毀。
       (三)檔案是否有機關檔案銷毀目錄審核作業須知所列之留
             存案例。
       (四)檔案內容所涉業務是否已結案、具內外在使用需要、
             涉民眾重大權益、債權債務關係或仍具參考價值。
四十七、依據機關檔案保存年限及銷毀辦法第九條規定意旨,本處檔
        案銷毀目錄得先函送臺中市政府文化局轉史政機關檢選。
四十八、依據機關檔案保存年限及銷毀辦法第十二條第一項規定意旨
        ,經核准銷毀之檔案應先集中放置於本處檔案庫房內待銷毀
        存放區。
四十九、依據機關檔案保存年限及銷毀辦法第十二條第二項規定意旨
        ,檔案之銷毀,應由檔案管理人員會同相關單位人員全程監
        控。
五十、依據機關檔案保存年限及銷毀辦法第十七條規定意旨,已銷毀
      之檔案,應分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表註記核准銷毀之
      文號及銷毀日期,已編目建檔者,應於檔案管理資訊系統相關
      欄位註記核准銷毀之文號、銷毀日期。經史政機關檢選並移交
      之檔案亦應完成相關註記,已編目建檔者,應於檔案管理資訊
      系統註記「提供史政機關」及其名稱。以案件層級辦理銷毀者
      ,另依相關程序辦理。
      全卷銷毀者,應註記於檔案銷毀目錄封面及檔案分類總目錄表
      ,案卷目次表得免註記。
五十一、依據機關檔案保存年限及銷毀辦法第十八條規定,已銷毀檔
      案之目錄應併為核准銷毀文件之附件永久保存。

玖、機密檔案管理
五十二、本處所稱機密檔案,指依法規定列為公務機密之密件。
五十三、依據機密檔案管理辦法第四條第一項及第二項規定意旨,業
        務單位承辦人員應使用本處機密檔案專用封套裝封,並填寫
        封套上所列資訊項目,封口彌封及封套接縫處由承辦人簽章
        後,送檔案管理單位辦理歸檔。封套所列案由不得略記為「
        密不錄由」,應記載不涉及機密內容之描述。
五十四、依據機密檔案管理辦法第六條規定意旨,機密檔案應與一般
        檔案分別存放,並另備專用密件櫃內保管之,每月至少應檢
        查一次。
五十五、依據機密檔案管理辦法第七條規定意旨,機密檔案庫房採單
        一出入口管制,檔案管理人員得管制人員、物品進出,並於
        紀錄表記錄之。
五十六、依據機密檔案管理辦法第八條規定意旨,機密檔案由本處首
        長指定專人或由檔案管理人員管理。
五十七、依據機密檔案管理辦法第九條規定意旨,借調單位內密件應
        經本處一層主管核准,他單位密件應先經原承辦業務單位科
        長(主任)同意,並經本處一層主管核准。
        機密檔案之檢調程序依前項規定外,依本要點第二十八點、
        第三十點及第三十一點有關調用及檢調期限之規定。
五十八、依據機密檔案管理辦法第二十二條規定意旨,業務承辦單位
        應主動辦理機密檔案之機密等級變更或解密事宜。
        檔案清理時,檔案管理人員應主動通知業務單位辦理機密檔
        案之機密等級變更或解密事宜。
        經解密之檔案,由案件業務承辦人員於「公文整合系統」填
        寫案由。歸檔時,其密件公文信封套應編入頁數並加蓋騎縫
        章。檔案管理人員應修正該檔案目錄著錄內容。